チームのタスク管理では、メンバーの進捗に応じた柔軟な対応が求められます。そのためには、メンバーやチーム全体の進捗を可視化できる「タスク管理ツール」を活用するのが効果的です。
しかし、「チームのタスクを上手く管理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、チームのタスク管理を成功させるコツやおすすめのタスク管理ツール8選を中心にご紹介します。
- チームのタスク管理を成功させるコツが知りたい
- Excel以外で、チームで使えるタスク管理ツールを探している
- 適切なツールを使ってタスクを管理したい
という方はこの記事を参考にすると、小規模なチームから大規模なチームでも活用できるタスク管理ツールとコツが分かり、上手なタスク管理ができるようになります。
目次
タスク管理とは
ここからは、タスク管理の概要を解説します。これまで、「プロジェクト管理やTo Do管理との違い」や「タスク管理の重要性」を明確に理解していなかった方は必見です。
タスク管理とは？プロジェクト管理・To Do管理との違い
タスク管理・プロジェクト管理・To Do管理は、それぞれ管理する対象や期限が異なります。具体的な違いは以下の通りです。
- タスク管理
- プロジェクト管理
- To Do管理
プロジェクトの成功に必要な”作業”をマネジメントすることが目的です。プロジェクトリーダーは、タスク管理を通して全体の進捗を把握し、チームが効率的に動けるよう調整する必要があります。プロジェクト管理と同様、明確な期限があります。
プロジェクトを成功させるために”チーム全体”をマネジメントすることが目的です。プロジェクトリーダーは、プロジェクト管理を通して「品質」「原価」「納期」の3つの目標を達成しなければなりません。また、期限は明確に決められています。
タスク管理と同様に、プロジェクトの成功に必要な”作業”をマネジメントすることが目的です。しかし、To Doは「いつかやること」であり、明確な期限がありません。
このように、「タスク管理」「プロジェクト管理」「To Do管理」は、管理の対象や期限という点でそれぞれ異なります。しかし、効率よく業務を進めるためにはどれも欠かせないのです。
なぜタスク管理が重要なのか
タスク管理が重要なのは、テレワークでも業務を滞りなく進めるためです。
テレワークを実施する企業では、対面でのコミュニケーションが減って「他のメンバーの進捗を把握しづらい」となりがちです。このように、「誰が、何の仕事を、どこまで進めたのか分からない状態」は、プロジェクトの進行を妨げる原因となります。
そのため、テレワーク下でもプロジェクトの進捗を把握できる「タスク管理ツール」が注目されるようになりました。チーム全体の進捗がリアルタイムで分かれば、タスクの遅れにも迅速に対応でき、業務の停滞を防ぐことができます。
チームでタスクを共有する5つのメリット
ここでは、チームでタスクを共有するメリットを5つご紹介します。以下を周知しておけば、メンバーに「タスク管理の重要性」を理解してもらえます。
（1）期限を守れるようになる
タスクを共有するメリットの1つ目は、期限を守れるようになることです。
チームでタスクを共有すれば、作業の担当者が明確になるため、タスクの抜け漏れを防止できます。また、タスクの指示内容が可視化されるため、「言った言わない」のトラブルを防ぎ、認識齟齬による問題も起こりにくくなるのです。
このように、チームや部署でタスクを共有することで、対応漏れや認識のずれがなくなり、プロジェクトをスケジュール通りに進められます。
（2）コミュニケーションが活発になる
タスクを共有するメリットの2つ目は、チームでのコミュニケーションが活発になることです。
チーム内でタスクを共有して頻繁にやりとりをしていれば、進捗が遅れていてもすぐに気づけるため、問題点を尋ねたりノウハウを教えたりできます。一方、タスク管理を個人に委ねていると、各々が報告しない限りコミュニケーションが生まれません。
つまり、タスクの共有は、テレワークにおける「コミュニケーション不足」という課題の解決にもつながるのです。
（3）メンバーの進捗が見える化される
タスクを共有するメリットの3つ目は、メンバーの進捗が見える化されることです。
タスクをチームで共有すれば、「誰が何を、どこまで進めたのか」が一目で分かり、特定のメンバーに過度な業務負荷がかかる心配もありません。
つまり、タスクの共有はチームをマネジメントしやすくするだけでなく、各メンバーの能力や状況に応じたタスクの振り分けをするためにも必須なのです。
（4）モチベーションの維持につながる
タスクを共有するメリットの4つ目は、モチベーションの維持につながることです。
タスクを管理すると、一つ一つタスクを消化していくという小さな成功体験を積み重ねることができるため、社員の仕事に対するモチベーションが低下するのを防げます。
したがって、タスク管理は単なる仕事の抜け漏れの防止だけでなく、タスクの達成感により社員のモチベーションを保つ点でも効果的です。
（5）業務の属人化を防げる
タスクを共有するメリットの5つ目は、業務の属人化を防げることです。
タスクをチームで共有することで、業務の進行状況だけでなく、進め方やノウハウも可視化されます。そのため、担当者の不在時にも他のメンバーがスムーズに業務を引き継ぎ、チーム全体でカバーしやすくなるのです。
また、新しいメンバーが加わった時も、過去のタスクや進め方を参照できるため、負担の少ない引き継ぎが可能になります。つまり、タスクの共有は、チーム全体で業務を継続的に回すための仕組みづくりにも役立つのです。
タスク管理ツールの基本機能
チームマネジメントに役立つタスク管理ツールの基本機能は以下の7つです。
| ＜基本機能＞ | ＜機能の詳細＞ |
|---|---|
|
タスクの登録 |
タスクを作成する機能です。 |
|
タスクの削除 |
誤って登録したタスクを削除する機能です。 |
|
タスクの期限 |
タスクの期限を設定する機能です。タスクのやり忘れを防止できます。 |
|
タスクのステータス |
タスクのステータス（進捗）を記録・把握する機能です。 |
|
タスクの検索 |
確認したいタスクを探し出す機能です。 |
|
タスクの依頼 |
部下にタスクを割り振れる機能です。 |
|
タスクの共有 |
個々に割り振られたタスクをチームで共有する機能です。 |
以上の機能に過不足がないツールであれば、あとから機能を追加したり操作を覚えたりする手間がかかりません。
【脱Excel】チーム・部下のタスク管理におすすめのツール8選
以下では、チーム・部下のタスク管理におすすめのツール8選をご紹介します。
タスク管理ツールを使えば、チームの進捗が可視化されたりコミュニケーションが活発になったりするメリットがあります。ただし、「機能が多くて便利そうだから」という理由でツールを選ぶのはおすすめできません。
なぜなら、多機能なツールはITに詳しくないメンバーが正しく使いこなせず、タスクの抜け漏れが起こる恐れがあるからです。ツールは全メンバーが使えなくては意味がないため「誰でもストレスなく操作できる、シンプルなツール」を選びましょう。
結論、自社で選ぶべきツールは、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、誰でも直感的に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockにはあらゆる情報を残せる「ノート」があり、ノートに紐づけて「タスク」を設定・依頼できます。また、ノートには「メッセージ」も紐づいているので、メンバー間でのやりとりに別のツールを介さず、円滑にチームのタスク管理を進められるのです。
【Stock】チームの負荷配分を簡単に把握できるタスク管理ツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Microsoft Planner】Teamsと連携できるOffice 365のツール
Microsoft Plannerの特徴
- Microsoft社製のアプリ
- スマホアプリからも操作できる
Microsoft PlannerはMicrosoft 365のアプリのため、他のMicrosoft社製アプリと使用感が似ている部分があります。
iPhoneとAndroidに対応したスマートフォン用アプリがあるので、外出先などオフィス以外の場所からでも情報を更新できます。
Microsoft Plannerの機能・使用感
- タスクの状況が自動でレポート化される
- Microsoft Teamsと連携できる
タスクの進捗が円グラフや棒グラフで表示されます。「遅れているタスクの割合」や「タスクを多く抱えているメンバー」をすぐに確認できるので、タスクの配分やメンバーの負担を軽くするための策を講じることが可能です。
「Microsoft Teams」と連携すると、「Microsoft Planner」で管理しているチームのタスクと、個人用アプリ「Microsoft To Do」で作成した個人のタスクなどを集約できます。複数のアプリ内の「自分宛のタスク」を一覧で見られる点が便利です。
Microsoft Plannerの注意点
- 無料プランはない
- 更新に時間がかかるときがある
Microsoft Plannerを利用するには、他のアプリも含まれたMicrosoft 365の有料プランに加入する必要があります。
利用しているユーザーからは「更新に5分程度かかるときがある」という声があります。（引用：ITreview）
Microsoft Plannerの料金体系
以下「Microsoft 365」のビジネス向けプランいずれかを契約すると、Microsoft Plannerも利用できます。
- Planner Plan 1：1,499円/ユーザー/月（月相当/年払い）
- Planner and Project Plan 3：4,497円/ユーザー/月（月相当/年払い）
- Planner and Project Plan 5：8,245円/ユーザー/月（月相当/年払い）
【Trello】カンバン方式でスケジュール管理できるツール
Trelloの特徴
- カンバン方式が使える
- 業務の生産性を測定する
Trelloではカンバン方式のタスク管理ができ、タスクを付箋のように何度も貼りなおして進捗を管理します。
拡張機能を使えば、タスクごとに作業時間を測定するタイマーをつけて「業務の生産性」を把握できます。
Trelloの機能・使用感
- テンプレートを使える
- 機能を拡張できる
タスクを作成するときに、あらかじめ作成しておいた「テンプレートカード」をコピーして使えます。チェックリストや説明文もコピーされるので、繰り返しタスクを一から作成する手間がかかりません。
拡張機能によって、SlackやJira、メールなどの外部ツールと連携できます。Trelloから直接Slackへメッセージを投稿したり、自動メールを送ったりする場合に便利です。
Trelloの注意点
- 無料版は作れるボードの数が制限されている
- タスクの負荷状況が視覚的に把握しづらい
Trelloの無料版では、ワークスペースあたり最大で10枚のボードまでと制限があります。そのため、タスクが多いプロジェクトなどは有料版の契約が必要です。
利用しているユーザーからは、「各カードに設定した締切日をカレンダー形式で見ることはできますが、より視覚的に、週や月単位でのタスクの負荷状況が把握しやすくなると、個人のスケジュール管理ツールとしてさらに強力になると思います。」という声があります。（引用：ITreview）
Trelloの料金体系
参考：Trelloの料金ページ
- FREE：$0
- STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：～$17.50 USD/ユーザー/月（年払い）
【Todoist】ToDoリストで部下のタスク管理ができるツール
Todoistの特徴
- ToDoリスト形式でタスク管理できる
- ほかのツールと連携できる
タスクが一覧表示されるToDoリストの形式でタスク管理できます。また、ボードでタスクを管理するカンバン方式も利用可能です。
カレンダーやコミュニケーション、音声アシストなどの多様な分野のツールと連携できます。
Todoistの機能・使用感
- サブタスクを設定できる
- 重要タスクが分かりやすい
タスクの中にサブタスクを設定できるので、タスクを完了するまでの流れをメンバーに共有しやすいです。
ホーム画面の［重要］に登録したタスクはハイライト表示されるため、優先度の高いタスクをすぐに把握したい方に便利です。
Todoistの注意点
- チームでのタスク管理には不向き
- 日ごとのタスクの合計時間が表示されない
Todoistは、最上級の「ビジネスプラン」を除いて、1ユーザーしか利用できません。そのため、チームでのタスク管理には向かない可能性がある点に注意しましょう。
利用しているユーザーからは「今日のタスクの所要時間の合計は表示されるが、週間で、その日毎のタスクの所要時間の合計は表示されない」という声があります。例えば、今日が月曜日だとすると、火曜日に設定したタスクの合計時間を確認することができないのです。（参考：ITreview）
Todoistの料金体系
- 初心者プラン：0円
- プロプラン：588円/月（月払い）
- ビジネスプラン：888円/ユーザー/月（月払い）
【Notion】データベースで社内のタスクを管理するツール
Notionの特徴
- データベースを基本とするツール
- アクセス権限が細かい
データベースが基本のツールであり、機能をカスタマイズすれば独自のタスク管理表を作れます。柔軟性が高いため、自分好みのデザインのページを作成可能です。
Notionには「フルアクセス」「編集」「コンテンツ編集」「コメント」「読み取り」「アクセス不可」の6つのアクセス権限があるので、情報によって使い分けられます。
Notionの機能・使用感
- AIによる作業効率化ができる
- グラフ機能が備わっている
「Notion AI」を利用すれば、AIがWikiやプロジェクトに関する情報を瞬時に見つけるため、Q＆Aがスムーズになります。ただし、無料のプランでは体験版AI機能しか備わっていないため、注意が必要です。
「Notion チャート」によって、Notion内のデータベースから、手間をかけずに「棒グラフ」「折れ線グラフ」「ドーナツグラフ」などを作成できます。
Notionの注意点
- 無料プランでは共有が難しい
- 玄人向けな部分がある
Notionの無料プランで共有できる人数は10人までとなっており、大規模なチームで運用するのは困難です。
利用しているユーザーからは「割と玄人向けな部分が出てきているので、もう少しわかりやすく設計やマニュアルがあると嬉しいです」という意見が見られました。（引用：ITreview）
Notionの料金体系
参考：Notionの料金ページ
- フリー：0円
- プラス：2,000円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,800円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Wrike】豊富な機能が備わったチームのタスク管理ツール
Wrikeの特徴
- テンプレート機能を利用できる
- タスクの表示形式を切り替えられる
プロジェクトに必要なタスクをすべてテンプレートに登録できるので、同様のプロジェクトを始めるときに無駄な作業がなくなります。
タスクを「リスト」「ボード」「テーブル」「ガントチャート」などのさまざまな方法で表示できます。
Wrikeの機能・使用感
- ガントチャート表示ができる
- メンバーの作業量を把握できる
タスクをガントチャートで表示すると、「タスクをやる順番」や「マイルストーン（重要な期限）」を見える化できます。その結果、メンバー全員がプロジェクトのスケジュールを把握しやすくなるのです。
メンバーごとの「タスク数」や「進捗」がグラフで表示されます。そのため、業務負荷が高いメンバーのタスクを他のメンバーに依頼し直すなどして、タスクの配分を調整できるのです。
Wrikeの注意点
- 請求書が米ドル表記
- 投稿者のID確認などができない
日本円での支払いに対応してはいるものの、請求書が米ドル表記になっているためわかりにくい恐れがあります。
利用しているユーザーからは「投稿者のID確認などができない。メールアドレスの正確性が担保できない。」という声があります。（参考：ITreview）
Wrikeの料金体系
参考：Wrikeの料金ページ
- Free：$0
- Team：$10 USD/ユーザー/月
- Business：$25 USD/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
- Pinnacle：要問い合わせ
【Google ToDo リスト】Google Workspaceのタスク管理ツール
Google ToDo リストの特徴
- Googleのあらゆる様々なアプリからタスク登録できる
- スマホ版アプリがある
Google ToDo リストは、Google Workspaceのアプリのひとつです。
「Google カレンダー」や「Google ドライブ」など、Googleの様々なアプリから直接タスクを入力できます。入力したタスクはすべてのアプリに同期されるので、画面を切り替えずに、開いているアプリから予定を確認できます。
スマートフォン用のアプリから、登録したタスクを一覧で確認できます。タスクの追加や編集も可能です。
Google ToDo リストの機能・使用感
- Google カレンダーに反映される
- Google Chatでの内容をすぐにタスク化できる
入力したタスクは「Google カレンダー」に予定として反映されます。たとえば、Google ドライブの画面からタスクを入力してもカレンダーには自動で反映されるので、予定を手動で入力する手間を省けます。
「Google Chat」上で指示された内容も、その場ですぐにタスク化してGoogle ToDoリストへ反映できます。その結果、「言った・言わない」のトラブルも防ぎやすくなります。
Google ToDo リストの注意点
- タスクの共有機能がない
- リマインド機能が弱い
Google ToDo リスト単体では、担当者を設定したり、タスクを共有したりする機能はありません。他のメンバーのタスクを確認できないため、チームマネジメントには向かない可能性があります。
利用しているユーザーからは「アラームを鳴らして欲しい」という声があります。（参考：Google Play）
Google ToDo リストの料金体系
- 無料で利用できます。
【Backlog】タスク情報の確認漏れや遅延を防ぐツール
Backlogの特徴
- 各タスクやプロジェクト全体の進捗を可視化できる
- 人数によって料金が変わらない
ガントチャートを利用することで、タスクの依存関係や優先順位を明確にし、プロジェクトの遅延を防ぐことができます。
スペース課金のため、利用ユーザー数によって料金が変わりません。スタンダードプラン以上だとユーザー数は無制限なので、プロジェクトに関わるメンバーを気軽に追加できます。
Backlogの機能・使用感
- UIが見やすい
- 情報の共同編集が可能
シンプルで親しみやすいデザインを追求しており、プロジェクト管理ツール未経験者でも簡単に使うことができます。
情報を共同で編集できるため、情報を簡単に更新できます。また、更新履歴も確認できるため、誰が更新したのか把握することができます。
Backlogの注意点
- 低価格プランでは使える機能に制限がある
- 重要な連絡が埋もれる場合がある
Backlogでは利用プランによって利用可能な機能に差があります。たとえば、ガントチャートに詳細な項目を設定したい場合は上位プランの契約が必要です。
利用しているユーザーからは「課題の更新やコメントのたびに通知が飛んでくるため、重要な連絡が埋もれてしまうことがある」という声があります。（参考：ITreview）
Backlogの料金体系
- フリー：0円/ユーザー/月
- スターター：2,970円/ユーザー/月
- スタンダード：17,600円/ユーザー/月
- プレミアム：29,700円/ユーザー/月
- プラチナ：82,500円/ユーザー/月
チームで活用できるタスク管理ツール比較表
以下は、チームで活用できるタスク管理ツール8選の比較表です。価格や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | Microsoft Planner | Trello | Todoist | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
チームの負荷配分を簡単に把握できるタスク管理ツール |
Teamsと連携できるOffice 365のツール |
カンバン方式でスケジュール管理できるツール |
ToDoリストで部下のタスク管理ができるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| タスクの繰り返し設定 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| リマインド機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| ガントチャート機能 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】※連携機能を使えば可能 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
無料プランはない |
無料版は作れるボードの数が制限されている |
チームでのタスク管理には不向き |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも500円～/月 |
・無料プランなし
・有料プランは1,499円～/ユーザー/月（月相当/年払い） |
・無料プランあり
・有料プランは$6 USD～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは588円～/月（月払い） |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Microsoft Planner」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
「Todoist」の詳細はこちら |
| Notion | Wrike | Google ToDo リスト | Backlog | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
データベースで社内のタスクを管理するツール |
豊富な機能が備わったチームのタスク管理ツール |
Google Workspaceのタスク管理ツール |
タスク情報の確認漏れや遅延を防ぐツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
| タスクの繰り返し設定 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| リマインド機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| ガントチャート機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】※低価格プランにはなし |
| 注意点 |
共有設定が難しい |
検索機能が不十分 |
タスクの共有機能がない |
低価格プランでは機能制限がある |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは2,000円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは$10 USD～/ユーザー/月 |
・無料 |
・無料プランあり
・有料プランは2,970円～/月（月払い） |
| 公式サイト |
「Notion」の詳細はこちら |
「Wrike」の詳細はこちら |
「Google ToDo リスト」の詳細はこちら |
「Backlog」の詳細はこちら |
上記のうち、多機能すぎるツールを導入すると、ITに詳しくない一部のメンバーは使いこなせない恐れがあります。一方で、機能が少なすぎると十分な効果を得られないため、「必要な機能に過不足がなく、シンプルな操作性のタスク管理ツール」を選びましょう。
タスク管理ツールの3つの選定ポイント
ここでは、タスク管理ツールの選定ポイントを3つご紹介します。自社に最適なツールを見つけたい方は必見です。
（1）ノート機能はあるか
1つ目に、ノート機能が搭載されているか確認しましょう。
タスク管理で見落としがちなポイントが「関連する情報も一緒にまとめられるか」です。関連情報を管理できないツールであれば、必要な資料やデータをほかの場所から探し出す必要があります。
一方、タスク管理が上手いチームは、タスクと関連情報を紐づけて一元管理しています。そこで、関連情報をまとめた「ノート」にタスクを紐づけられれば、タスクの背景情報をすぐに確認できるため、スムーズなタスク処理が実現するのです。
（2）メッセージ機能はあるか
2つ目に、メッセージ機能が搭載されている点も重要です。
メンバーの進捗が遅れていても、メッセージ機能があれば問題点をすぐに確認できます。また、別のチャットツールを併用する必要がないので、運用コストも大幅に削減できるのです。
このように、メッセージ機能のあるタスク管理ツールを活用して、タスクに関連するやりとりもひとつのツール上で完結させましょう。とくに、タスクに紐づけて会話できるツールなら、話題が混ざらずスムーズに業務を進められます。
（3）タスクの依頼・確認が簡単か
3つ目に、「タスクの依頼・確認が簡単か」も重要なポイントです。
タスクの依頼や確認を簡単にできないツールは、チームメンバーが使いづらく、次第に利用されなくなる原因となります。その結果、割り振られたタスクの確認漏れや認識の齟齬が生じ、進捗が遅れる可能性があるのです。
そのため、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、タスクの検索や依頼が瞬時にできる「Stock」のように、シンプルな操作性のツールを選ぶ必要があります。
タスク管理が上手い人になるためのタスク管理ツールの使い方
ここでは、タスク管理が上手い人になるためのタスク管理ツールの使い方をご紹介します。タスク管理の効果を得るために、以下のポイントを押さえましょう。
ポイント1｜タスクを細分化する
1つ目のポイントは、すべてのタスクを細分化することです。
タスクの抽象度が高いと、タスクを実行するときに「何からはじめれば良いのか分からない」と混乱してしまいます。たとえば、「ファイルデータの処理」というタスクでは、どのデータを処理すべきか分からないため、タスク管理ツールを使って特定のデータごとにタスクを設定すべきです。
このように、タスクの細分化をすれば「何を、どのように進めれば良いか」を明確に判断できるようになります。
ポイント2｜タスクを適切に配分する
2つ目のポイントは、タスクを適切に配分することです。具体的には、以下の3つのポイントを押さえるのが有効です。
- メンバーのスキルレベルを把握する
- タスクに適切な期限を設定する
- タスクに優先順位をつける
とくに、「タスクに優先順位をつける」のは重要です。すべてのタスクに同じ労力は割けないので、優先度が高いタスクはタスク管理ツールで優先度を明確にするのが良いです。
ポイント3｜定期的にタスクを見直す
3つ目のポイントは、定期的にタスクを見直すことです。
タスク管理ツールで定期的にタスクを見直すことで、タスクの期限を意識するようになるため、無駄なく作業することが可能です。
さらに、定期的にタスクを見直すことでタスク管理の質が確実に向上します。仕事を始める前にタスクの抜け漏れや期限の変更、不要になったタスクを整理することでスムーズに業務を進められます。
チーム・部署のタスク管理におすすめのツール8選まとめ
これまで、チーム・部署のタスク管理におすすめのタスク管理ツール8選や、選定ポイントを中心にご紹介しました。
チームのタスク管理を効率化するには、タスクの検索や依頼がしやすいだけでなく、「タスクの背景情報を確認するためのノート」と「タスクに関するやり取りができるメッセージ」の2つの機能を備えたツールが必要です。
ただし、多機能なツールは操作が複雑なケースも多いため、「ITに詳しくなくても簡単に使えるか」は必ず確認しましょう。
結論、チームでのタスク管理には、「タスク」「ノート」「メッセージ」の機能を備え、非IT企業の65歳以上の方でも直感的に使いこなせるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、効率的なタスク管理でプロジェクトを成功させましょう。
