業界・職種を問わず、仕事の抜け漏れを防ぐためには「タスク管理」が必要です。しかし、営業職や現場対応が多い方はPCを開けない時間も多く、タスクをその場で記録・確認できないことが原因で、抜け漏れが発生しやすいのも実情です。
実際に、「外出先や移動中に受けた仕事の依頼を忘れてしまった」という経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スマホでタスク管理できるおすすめのアプリと選定ポイントを中心にご紹介します。
- スマホのタスク操作方法が分からないユーザー
- スマホにタスク管理アプリを導入したが、結局使いこなせていないユーザー
- スマホで使えるタスク管理ツールの導入を検討している管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、スマホ利用に最適なアプリの選定基準が分かるほか、自社にマッチしたタスク管理アプリも見つかります。
目次
スマホのタスクとは
スマホのタスクとは、スマホで起動しているアプリを指します。スマホのタスクに関連する用語は以下の4つです。
- マルチタスク
- タスク切り替え
- タスクキル
- タスクマネージャー
アプリを一覧表示することです。タスク切り替えやタスクキルができます。
起動中のアプリを簡単に切り替えることです。アプリ一覧から探し出す必要はありません。
起動中のアプリを終了することです。定期的にタスクを削除すれば、バッテリーの消費が抑えられます。
起動中のアプリ、バックグラウンドで作動しているアプリを管理し、確認・終了させる機能のことです。
上記の対応は、iPhone・Androidによってやり方が異なります。
iPhoneでのタスクの表示・切り替え方
以下では、iPhoneでのタスクの表示・切り替え方を紹介します。機種によって操作方法が異なるので、以下の内容を確認しましょう。
iPhoneX以前の場合
上図のように、iPhoneX以前の端末では、ホームボタンを2回連続で押すとタスク（アプリ）が表示されます。また、画面を左右にスライドして任意のタスクをタップすればタスクを切り替えられるほか、上部にスライドすればタスクを終了できます。
iPhoneX以降の場合
上図のように、iPhoneX以降の端末を使っている場合は、画面下部から中央にスライドするとタスク（アプリ）が表示されます。また、タスク切り替えやタスクキルの方法はiPhoneX以前の機種と同様です。
Androidでのタスクの表示・切り替え方
画像引用：Ymobileのよくある質問
Androidを使っている場合は、画面右下側の四角い「タスクボタン」をタップしましょう。Android 10以降は、タスクボタンではなく画面下側をスワイプすることでアプリの切り替えや履歴の確認ができるようになっています。
タスクをホーム画面に表示する方法
以下では、iPhone・Androidそれぞれのタスク表示方法についてご紹介します。タスク管理アプリ（メモ、リマインダーなど）をホーム画面に表示すると、やるべきことを視覚的に認識でき、対応漏れ阻止に役立ちます。
iPhoneの場合
iPhoneの場合、タスクは以下の手順でホーム画面に表示します。画面に固定しておきたいタスク管理アプリを選択しましょう。
※ウィジェット機能は、ios 14以降（iPhone 6s以降）対応です。
- ホーム画面で、タスクを追加したい画面に移動します。
- アプリが揺れ始めるまで、何もない背景部分を長押しします。
- 画面左上の「編集」をタップします。
- 「ウィジェットを追加」をタップします。
- タスク管理アプリを選択します。
- 希望の種類・大きさを選択します。
- 「ウィジェットを追加」をタップします。
- 「完了」をタップします。
Androidの場合
Androidの場合、タスクは以下の手順でホーム画面に表示します。画面に固定しておきたいタスク管理アプリを選択しましょう。
※ウィジェット機能は、バージョンが4.0以降から対応です。
- ホーム画面で、タスクを追加したい画面に移動します。
- 何もない背景部分を長押しします。
- 「ウィジェット」を選択します。
- タスク管理アプリを選択します。
- 希望の種類・大きさを選択します。
- 追加したいウィジェットをホーム画面にそのままドラッグします。
スマホでタスク管理する3つのメリット
以下では、スマホでタスク管理をする3つのメリットをご紹介します。スマホでタスク管理をするメリットを正しく理解すれば「どのように社内展開させるべきか」のイメージが明確になります。
（1）場所を問わずタスクを確認・対応できる
スマホでタスク管理をする最大のメリットは、場所を問わずタスクを確認・対応できる点です。
PC中心の管理では、外出先や移動中にタスクを確認できず、「あとで対応しよう」と思ったまま忘れてしまうケースが少なくありません。
一方、スマホであればいつでもタスクを確認・更新できるため、対応の抜け漏れを防げます。
（2）タスクが発生したらすぐに書き留められる
スマホでタスク管理をする2つ目のメリットは、タスクが発生した瞬間にその場で記録できる点です。
スマホは常に手元にあるため、外出先や移動中でもすぐにタスクを登録できます。PCでの管理のように「あとでまとめて入力する」必要がないため、記録漏れそのものを防げます。
とくに、口頭で依頼を受ける機会が多い業務では、その場で記録できるかどうかは、タスク漏れを防ぐ重要なポイントです。たとえば、「Stock」のように、「スマホからでも簡単にタスク設定のできるアプリ」を使用すると、タスク漏れの防止につながります。
（3）通知機能でタスクを確実に思い出せる
スマホでタスク管理をするメリットとして、通知機能によってタスクを確実に思い出せる点も挙げられます。
メモやExcelでの管理では、自分で確認しない限りタスクに気づけません。そのため、忙しい状況では見落としてしまうことがあります。
一方、スマホのタスク管理アプリであれば、期限前に通知を受け取れるため、重要なタスクを忘れるリスクを大きく減らせます。
タスク管理アプリの選定ポイント3選
以下では、自社に合うタスク管理アプリの選定ポイントを解説します。タスク管理アプリの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
（1）マルチデバイス対応か
はじめに、マルチデバイス対応であるかを確認しましょう。
マルチデバイス対応とは、PCやスマホなど複数のデバイスで同じサービスを同じように利用できる状態を指します。
たとえば、アプリがPCしか対応していない場合、出先ではアプリを利用できません。一方、マルチデバイス対応の場合、「通勤中にスマホで編集した内容を会社のPCで確認する」といったことが可能になり、時間や場所に縛られずに業務を進めることができます。
（2）タスクと情報を紐づけられるか
次に、タスクと情報を紐づけて管理できるかを確認しましょう。
タスクを処理するときには、タスクの詳細や必要書類、各種データなどの「関連情報」が不可欠です。しかし、社内サーバーやストレージアプリにファイル形式で保存すると、タスクと情報を紐づけられず、都度ファイルを開く手間もかかってしまいます。
一方、タスクと情報を紐づけられる「Stock」のようなアプリを使うと、資料を探し出す時間が省けるだけでなく、複数のアプリを併用する必要がないので運用費用も削減できます。
（3）誰でも簡単に使いこなせるか
最後に、誰でも簡単に使いこなせるかを確認しましょう。
複雑なアプリでは、ITに詳しくない社員が使いこなすことができません。その結果、次第に社員が使わなくなり「無駄な月額料金だけを払い続ける状態」になる恐れがあります。
このようなケースにならないためにも、必要な機能に過不足がないシンプルなタスク管理アプリを選ぶべきです。
【無料から使える】スマホでのタスク管理に最適なアプリ
ここでは、スマホでのタスク管理に最適なITツールをご紹介します。
スマホでのタスク管理では、いつでもどこでも手軽にタスクを管理できるというメリットがあります。一方、スマホの既存の機能のみでタスク管理をしていると、PCと連携できなかったり、タスクと情報を紐づけられなかったりするデメリットがあります。
そこで、マルチデバイス対応でありながらタスクと情報を紐づけられるツールを導入するべきです。しかし、複雑で多機能なタスク管理ツールでは、ITに詳しくないメンバーが使いこなせず、結果的にチーム内に定着しない恐れがあります。
そのため、タスク管理に必要な最低限の機能を持ったシンプルなツールが良いでしょう。シンプルなツールであれば、ツールの使用方法を詳しく説明する手間もなく、すぐに使い始めることができます。
こうした条件を満たすのが、スマホとPC両方に対応しており、タスクと情報を紐づけることのできる、シンプルな情報共有ツール「Stock」です。「Stock」では、タスクごとに期日や担当者を設定できるため、一目でタスクを把握することができます。
スマホからでも効率よくタスクを管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
スマホのタスクの概要とおすすめアプリまとめ
これまで、スマホのタスクの概要とおすすめのアプリを中心にご紹介しました。
スマホのタスクは、機種によって表示方法が異なるので注意が必要です。また、昨今ではスマホのアプリを使い、効率的に仕事のタスクを管理する企業も増えています。
スマホのタスク管理アプリを使えば、時間や場所を問わずタスクを確認できたり、情報が探しやすくなったりするメリットがあります。ただし、「マルチデバイス対応か」や「タスクと情報を紐づけられるか」は必ず確認しましょう。
さらに、アプリの操作が複雑であれば、ITに慣れていないメンバーが正しく使いこなせません。したがって、タスク管理には必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使えるシンプルなアプリ「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内のタスク管理を効率化しましょう。
