「チームのタスクはAツール、個人のタスクはBツール」と複数のツールでタスク管理するケースがあります。しかし、作業内容を見失ったり、タスクを探し出したりするのに余計な手間がかかります。
そのため、「すべてのタスクを一箇所にまとめられるツールはないのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのタスク管理方法と注意点を中心にご紹介します。
- 個人向けのタスクを管理するための適切な方法を知りたい
- タスク管理ツールを導入すべきか迷っている
- 自社の環境に合うツールを選定するポイントを知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、チームタスクはもちろん社員が個人タスクを簡単に管理できるツールに出会えます。
目次
”チームタスク”と”個人タスク”の違い
仕事のタスクは”チームタスク”と”個人タスク”の2つに分けられます。チームタスクと個人タスクの違いはタスクを担当する社員の数です。
- チームタスク
- 個人タスク
プロジェクトを成功させるためにチーム単位で取り組むタスクを指します。2人以上でタスクを担当するので、メンバー間の円滑な情報共有が必要です。
プロジェクトを成功させるために個人単位で取り組むタスクを指します。全体の進捗に影響を与えないように適切にタスク管理します。
チームタスクは複数人で業務を進めるので「誰が、何を、どこまで終わらせているのか」を正確に把握する必要があります。
同時に、個人タスクの進捗もチーム全体のマネジメントに影響します。そのため、個人タスクもチームで共有したり、タスクの抜け漏れがないように一覧で管理したりできる環境が求められます。
個人向けタスク管理方法3選
以下では、個人向けタスク管理方法3選をご紹介します。以下のなかから自身のタスク管理に適した方法を選択し、プロジェクトを遅らせないようにタスクをこなしましょう。
（1）紙で管理する方法
はじめにご紹介するのは、紙でタスク管理する方法です。
ノートやメモ帳にタスクを記入して管理します。紙とペンがあれば、誰でもすぐに始められるタスク管理方法です。
たとえば、タスクを一覧にまとめて完了したものからチェックする「ToDoリスト」や、付箋にタスクを記入して進捗状況ごとに分ける「カンバン方式」などがあります。
しかし、紙によるタスク管理では、過去のタスクを確認しづらく、チームメンバーへの共有が難しいなどのデメリットがあります。そのため、ビジネスの場面には適しません。
（2）エクセルで管理する方法
エクセルなどの表計算ソフトでタスク管理する方法もあります。
エクセルによるタスク管理では、タスクの量が多くても管理が可能で、進捗状況や期日の確認が簡単にできる点がメリットです。
ただし、タスクを共有したい場合には、その都度ファイルで送信しなければならず、手間がかかります。また、エクセルの操作に慣れていなければ、タスク管理がしづらいという無視できないデメリットがあります。
したがって、ITリテラシーが高く、エクセルを普段から利用している方でなければ、タスク管理自体がタスクとなるリスクに注意しなければなりません。
（3）【おすすめ】タスク管理ツールを用いて管理する方法
最もおすすめの管理方法は、タスク管理ツールの導入です。
タスク管理ツールには、タスクの内容や進捗状況、期限などが一覧で表示されます。そのため、紙やエクセルによる管理に比べて手間がかかりません。
また、タスク管理だけでなく、情報管理やメッセージの機能を備えたツールもあり、ビジネスのタスク管理に必要な機能が過不足なく備わっている点もメリットです。
たとえば、タスクを該当の資料と紐づけられる「Stock」のようなツールを利用すると、タスクの内容をすぐに確認できるようになります。
個人向けタスク管理ツールのメリット
ここでは、個人向けタスク管理ツールのメリットをご紹介します。以下のメリットを理解すると、タスク管理ツールの効果を最大限活用できるため、必ず確認しておきましょう。
タスク管理が簡単にできる
タスク管理が簡単にできる点は、タスク管理ツールの大きなメリットです。
紙やエクセルによる管理は工数がかかるので、タスクが増えると管理自体が面倒になります。たとえば、紙で管理すると該当箇所を探すのに手間がかかり、エクセスは更新するたびにファイルを開いて保存する必要があるのです。
一方、一般的なタスク管理ツールは、わずかな操作で目的のタスクを参照でき、簡単に更新できる特徴があります。このように、ツールを利用すれば、タスク管理にかかる時間を大幅に短縮でき、業務に集中しやすくなるのです。
業務の抜け漏れを未然に防止できる
業務の抜け漏れを未然に防止できる点も、タスク管理ツールのメリットのひとつです。
タスク管理ツールで期限を設定しておくと、抜け漏れをする前に通知されます。つまり、タスクのやり忘れを未然に防止できるのです。
このように、タスク管理ツールの通知機能を活用すると、タスクが遅れて納期に間に合わないといったトラブルは起こりません。
タスクの優先度が一目で分かる
タスク管理ツールには、タスクの優先度が一目で分かるメリットもあります。
紙やエクセルでは色分けしてタスクの優先度を表示するという方法が有効です。しかし、その都度タスクの優先度を設定するのは手間がかかります。
一方、タスク管理ツールであれば、期限が差し迫ったタスクから一覧で表示されるため、わざわざ優先順位を設定する必要がないのです。
このように、タスクの優先度が明確になれば仕事で失敗することも減るため、早急にタスク管理ツールを検討しましょう。
個人向けタスク管理ツールのデメリット
以下では、個人向けタスク管理ツールのデメリットを解説します。デメリットをカバーできるツールでなければ、タスク管理に時間がかかったり無駄なコストがかかったりするため、注意して選定しましょう。
多機能なツールは使いづらい可能性がある
多機能なツールが使いづらい点は、大きなデメリットです。
ITに詳しくない場合、タスク管理ツールを業務で使いこなせるまで時間がかかります。また、利用料金を支払っているのにも関わらず社内で活用されておらず、かえって仕事を圧迫してしまうのは最悪のパターンです。
仮に、「機能が多い方が何でもできそう」という定性的な理由で導入した場合、上手く使いこなせずにムダなコストを支払うリスクがあるのです。
したがって、タスク管理ツールには「誰でも簡単に使いこなせるほどのシンプルさ」が求められます。
コストが高くなりやすい
コストが高くなりやすい点もツールのデメリットのひとつです。
とくに、多機能であればあるほどコストがかかりやすく、使っていない機能が多い場合には無駄な支出となってしまうのです。また、複雑なツールを使い慣れて適切なタスク管理ができるまでの時間的コストもかかります。
したがって、コストを抑えるためにも、タスク管理に必要な機能が過不足なく備わったツールが必須です。
【これで解決】デメリットを解消するおすすめのタスク管理ツール
以下では、デメリットを解消するおすすめのタスク管理ツールをご紹介します。
タスク管理ツールは、紙やエクセルと比べて管理がしやすく、タスクの抜け漏れを未然に防いだり、優先度が一目で確認できたりというメリットがあります。
しかし、多機能なツールはITに詳しくない従業員が使いこなせず、結果的に形骸化する可能性もあるのです。また、機能が多い分だけ運用コストがかかるため、予算が少ない企業では長期的な運用が厳しくなります。
したがって、導入すべきツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳が説明なしで使いこなせるシンプルな「Stock」一択です。
Stockにはあらゆる情報を残せる「ノート」に「タスク」が紐づいており、案件や顧客、プロジェクトごとにタスク管理ができます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているため、チャットツールのように複数の話題が混ざる心配がありません。
チームでも簡単にタスク管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスク管理ツールの導入で失敗しないための5つの選定ポイント
ここでは、自社の環境に合うタスク管理ツールを選定するための5つのポイントをご紹介します。以下のポイントを過不足なく満たしたツールを導入しましょう。
（1）個人タスクとチームタスクを管理できる
はじめに、個人タスクとチームタスクの両方を管理できるかを確認しましょう。
具体的には、「従業員自身がタスクを設定できるか」と「タスクの依頼相手を複数人選択できるか」の2つを確認します。
個人タスクだけでなくチームタスクも簡単に設定できれば、面倒な管理や依頼メールが簡略化され、業務時間を短縮可能です。
また、個人タスクとチームタスクに関わらず、自身が担当しているタスクだけを一覧で表示できる機能は必須です。作業内容を見失ったり、タスクを探すのに手間取ったりすることが減ります。
（2）あらゆるデバイスで使えるか
次に、あらゆるデバイスから利用できるタスク管理ツールかを確認すべきです。
マルチデバイス対応であれば通勤時間にはスマホから、職場ではデスクトップパソコンからタスクを確認できます。また、自社が採用するデバイスを買い替えても、問題なく使い続けられるメリットもあるのです。
以上のことからも、タスク管理ツールを長期的に運用したい場合には、あらゆるデバイスに対応しているかを確認しましょう。
（3）低コストで運用できるか
次に、タスク管理ツールを低コストで運用できるかを確認しましょう。
タスク管理ツールではスケジュールはもちろん、資料を添付したりメッセージのやりとりをしたりするので、あらゆるデータが蓄積されます。そのため、長期的な運用を視野に入れておかないと運用コストがかさみ、別ツールへ移行する手間が発生するのです。
また、移行作業にはデータが消失するリスクがあるので、可能な限り避けましょう。そのため、低コストで運用し続けられるタスク管理ツールがおすすめです。
（4）サポート体制が充実しているか
次に、タスク管理ツールのサポート体制が充実しているかを確認します。
とくに、非IT企業でタスク管理ツールを導入する場合には「返信の速さ」と「導入相談の有無」で判断しましょう。たとえば、メールの返信が1営業日以内にあればすぐに疑問を解消でき、導入事例や運用方法を直接相談すれば不安もなくなるのです。
このように、サポート体制が充実しているタスク管理ツールは限られますが、必ずどのようなサポートが受けられるかを確認しましょう。
（5）使い勝手が良いか
最後に、タスク管理ツールの使い勝手が良いかを試してみましょう。
デジタルに詳しくない社員が使いこなせない多機能なツールを導入してしまうと、社員がツールに抵抗感を感じ、社内に浸透しないのです。
そのため、無料から利用できるタスク管理ツールをインストールして、本格的に導入する前に少人数で使い勝手を試す必要があります。
使い勝手が良いツールは、必要な機能を過不足なく備えているのでシンプルです。
個人向けのおすすめタスク管理方法まとめ
これまで、個人向けのおすすめタスク管理方法を中心にご紹介してきました。
タスク管理は、業務時間を短縮するための施策であるため、タスク管理自体が負担にならない効率的な管理方法を取り入れなければなりません。効率的なタスク管理を実現するためにもツールは必須です。
ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、かえって時間や手間がかかる恐れがあります。したがって、導入すべきツールは、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えたシンプルなものでなければなりません。
結論、タスク管理のために導入すべきなのは、デジタルが苦手な65歳でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上が導入しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」をインストールして、個人タスクもチームタスクも適切に管理できる環境をつくりましょう。
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