仕事をスムーズに進めている人は、タスク管理が上手い傾向にあります。適切なタスク管理を行えば、どれだけタスクが多くても、効率的に処理できるようになります。
しかし、「タスク管理が苦手で、何から始めればいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「上手い人が実践しているタスク管理のコツ8選」と「タスク管理を効率化する方法」をご紹介します。
- タスク管理が上手い人の特徴をつかみたい
- 大量のタスクをこなすための管理術を身に着けたい
- 誰でも簡単にタスク管理ができるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、上手い人が実践するタスク管理方法が分かり、ストレスなく仕事を進められるようになります。
目次
タスク管理とは
ここでは、「タスク管理のメリット」や「プロジェクト管理との違い」をご紹介します。作業の進め方に課題を感じている方は必見です。
プロジェクト管理との違い
タスク管理とプロジェクト管理では、期間と規模に違いがあります。
タスク管理は、業務で発生する作業を一つひとつ細分化し、個別のタスクとして管理する手法です。一方、プロジェクト管理は、プロジェクト全体の進行を管理し、メンバーのタスクを振り分けながら、納期に間に合うよう進捗を調整します。
つまり、プロジェクト管理はタスク管理を包括したものであり、中長期的な視点で進めるものです。そのため、タスク管理を徹底すると、プロジェクト管理の成功にもつながります。
タスク管理のメリット
タスク管理を徹底すると、次のようなメリットがあります。
- やるべきことを可視化できる
- チームの進捗が分かりやすい
タスク管理を行うことで、業務量を把握しやすくなります。そのため、「タスクを忘れてた」「何から手を付ければ良いか分からない」といった心配がありません。
タスクを整理・共有することで、チーム全体の進捗状況を可視化できます。万が一、作業が遅れていても、すぐに対応できるため、業務の滞りを防ぐことが可能です。
このように、タスク管理を徹底すると、個人の作業効率が上がるだけでなく、チーム全体のパフォーマンス向上にもつながります。
タスク整理が上手い人・下手な人の特徴
タスク整理が得意な人の特徴は、以下の通りです。
- 優先順位を把握している
- タスク完了までにかかる時間を把握している
- 期限に余裕を持たせている
タスクの重要度や締切を考慮し、優先順位をつけることで、効率的に作業を進められています。
タスク完了までの時間を把握し、締切から逆算して作業に取り組めるため、無理のないスケジュールを立てられています。
突発的な仕事が発生しても対応できるよう、余裕を持ったスケジュールを組んでいます。そのため、想定外のタスクにも柔軟に対応できています。
一方、タスク処理が苦手な人の特徴は、以下の通りです。
- タスクを細分化できていない
- 時間の見積もりが甘い
- マルチタスクを抱えすぎている
タスクの粒度が大きすぎると、具体的に何をすべきかが曖昧になり、作業が進みにくくなります。
タスクにかかる時間を正しく見積もれず、予定がずれ込んでしまうことが多いのが特徴です。
複数のタスクを同時に進めようとするあまり、どの作業も中途半端になり、結果的に処理しきれなくなるケースが多いです。
このように、タスク整理が上手い人は、「優先順位の明確化」「適切なスケジュール管理」「タスクの細分化」を意識しているため、効率的に仕事を進められています。
タスクをこなすのが上手い人が実践するコツ・管理術7選
以下では、タスク管理や整理が上手い人が実践するコツ・管理術7選をご紹介します。「タスク管理を効率化したいが、具体的なやり方が分からない」という方は必見です。
（1）タスクの内容を細分化する
タスク管理の基本として、タスクの内容を細分化することが重要です。
タスクが抽象的なままだと、「何をすれば良いのか」「何をもってタスクを完了したと言えるのか」が曖昧になります。その結果、目標が不明瞭となり、仕事へのモチベーションが低下してしまいます。
したがって、「〇時に株式会社△に連絡をする」や「〇日までに完了させる」など、時間や行動は必ず明確にしましょう。
（2）タスクに優先順位をつけて整理する
次に、「重要性」と「緊急性」の2つの軸を活用して、タスクに優先順位をつけて整理しましょう。
すべてのタスクに均等な労力や時間をかけるのは困難です。以下のマトリクスを活用し、タスクを4つのパターンに分類します。
以下は、4パターンに分類したタスクの特徴です。
- 重要○ – 緊急○
- 重要○ – 緊急×
- 重要× – 緊急○
- 重要× – 緊急×
最も優先すべきタスク（例：プロジェクトの進行に関わる業務）
長期的な取り組みが必要なタスク（例：経営課題の解決、事業創出）
即対応が必要なタスク（例：メール返信、訪問者対応）
優先度が低いタスク（例：不要な会議の参加）
このように優先順位を設定することで、限られたリソース（ヒト、モノ、カネ、情報、時間）を有効活用し、スムーズに仕事を進められます。
（3）やらないタスクを決める
タスク管理では、「やらないタスク」の判断も重要です。
すべてのタスクに取り組もうとすると、必要な業務に十分な時間を割くことができません。そのため、重要度・緊急度が低いタスクは、一旦「やらないタスク」として認識し、本当に必要な業務に集中しましょう。
そうすることで、業務の優先順位が明確になり、締め切りまでに余裕を持って対応できるようになります。
（4）必要な情報も一緒に記載する
仕事に必要な情報（資料やデータ）をタスクと一緒にまとめると、作業効率を向上させられます。
情報をタスクに紐づけておけば、作業のたびに探したり担当者に確認したりする手間を省けるため、よりスピーディにタスクを進められます。
ただし、紙のToDoリストや資料では情報が埋もれやすく、探しにくい場合があります。そのため、タスクと情報を一元管理でき、検索で瞬時に必要な情報を見つけられるツールやアプリを活用するのがおすすめです。
例えば、「Stock」のようなノート型のタスク管理ツールを使えば、「顧客との面談議事録」と「タスク」を関連付けて管理でき、面談で発生したタスクを確実に処理できます。
（5）マルチタスクを避ける
複数のタスクを並行して進めるマルチタスクは、一見効率的に思えますが、実は作業効率を下げる原因になります。
マルチタスクでは一度に幅広く作業ができるものの、タスクを切り替えるたびに集中力がリセットされるため、シングルタスクで進めた方が結果的に作業スピードが向上するケースが多いのです。
特に、クリエイティブな業務や論理的な思考が必要な仕事では、一つのタスクに集中した方が高いパフォーマンスを発揮できます。
（6）プロジェクトの全体感を把握する
タスクを管理する際は、個々のタスクだけでなく、プロジェクト全体の流れを意識しましょう。
チーム内のタスクには相互に関連するものが多く、前後の関係を考慮しなければなりません。プロジェクト全体を把握することで、リソースを適切に分配し、効率的に進めることが可能になります。
また、進捗が遅れている部分を早めに察知し、必要なサポートを提供できる点もメリットです。そのため、タスク単体に集中しすぎず、プロジェクト全体の視点を持つようにしましょう。
（7）タスク管理ツール・アプリを活用する
最後に、タスク管理が上手い人はタスク管理ツールを活用しています。
メモや付箋など紙媒体では紛失するリスクが高く、Excel（エクセル）では都度ファイルを開く手間がかかる点は、仕事を進めるうえで非効率です。加えて、アナログなタスク管理では、仕事に関する詳細はメールやチャットで別途共有しなければなりません。
そこで、「タスクに関する情報」「タスク管理」を一元化できるツールを使えば、外部ツールを使うことなく、アプリ一つで仕事の管理が完結します。たとえば、非IT企業の65歳の方が説明なしで使える「Stock」のようなツールなら、シンプルなので操作方法もすぐに覚えられます。
【必見】チームでのタスク管理が簡単に上手くいく方法
以下では、チームのタスクを簡単に管理/整理する方法をご紹介します。
チームで大量のタスクを抱えている場合、紙のメモやWord、Excelを使っタスク管理は、共有や更新が瞬時にできず非効率です。結果、大量のタスクをうまくさばくことができず、対応漏れがあったり、完了までに多大な時間がかかったりしてしまいます。
そこで、タスクの洗い出しと関連情報の記載を一元化できる「タスク管理ツール」を使えば、大量のタスクに追われていても、優先順にタスクを進められます。ただし、多機能なツールでは、従業員が使いこなせないので、誰でも直感的に操作できるツールを選びましょう。
つまり、非IT企業の65歳の方でも、導入したその日からタスク管理できるほどシンプルなツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にやるべき作業を洗い出しつつ、各メンバーに「タスク」を割り振れば、大量のタスクもうまく管理できます。また、ノートには「メッセージ」を紐づけられるので、メンバー間進捗を共有し合いながら、スムーズに業務に取り組めます。
ITに不慣れでもすぐに使いこなせるタスク管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを使ったタスク管理の例＞
以下は、Stockを使ったタスク管理の例です。
Stockでは、日報や議事録といったあらゆる情報を「ノート」に記録できます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」が紐づいているので、タスクの管理から、タスクに関するやりとりまで、一か所で管理できるのです。
タスク管理の効率化にツールが必要な3つの理由
以下では、仕事のタスク管理にツールが必要な3つの理由をご紹介します。アナログな管理に慣れており、未だにメモや付箋など紙媒体でタスクを整理している方は必見です。
（1）入力や作成の手間が省ける
タスク管理ツールを活用すると、入力や作成の手間を大幅に削減できます。
ツールには「テンプレート機能」が備わっているものもあります。そのため、手作業に比べて作成にかかる時間を大幅に短縮でき、修正も数クリックで完了します。
このように、タスクの作成にかかる負担を抑えられれば、本来の業務に集中しやすくなります。
（2）コミュニケーションが円滑になる
タスク管理ツールを導入すると、チーム内のコミュニケーションがスムーズになります。
ほとんどのタスク管理ツールには「メッセージ機能」があり、タスクに関する質問や相談がツール上で完結します。そのため、タスクを確認・共有するのにメールやチャットツールなどの外部ツールを併用する必要がありません。
このように、ツール上で情報共有が完結するため、無駄なやり取りが減り、業務のスピードも向上します。
（3）情報と紐づけて管理できる
タスク管理ツールを使うと、業務に必要な情報（資料やデータ）とタスクを紐づけて管理できます。
一部のタスク管理ツールには、タスクだけでなく業務情報を紐づけられる機能があります。そのため、目的の情報を探すときに、わざわざストレージツールからファイルを探し出す必要がなくなるのです。
なかでも、あらゆる情報を残せる「ノート」があり、ノートごとに「タスク」や「メッセージ」が紐づいている「Stock」のようなツールだと、案件ごとに情報管理ができます。
【やることを整理】タスク管理するときに記録すべき項目
以下は、タスク管理するときに記録すべき項目です。
- 元タスクの情報
- タスク完遂にかかる目安時間
- タスク自体の締め切り
タスクは細分化されているため、やることだけ書いてあると最終的にどの案件につながるのか分かりません。そのため、「どのタスクが、どの役割を果たすのか」は、従業員のモチベーションを保ち、目的や目標が見据え続けるために必要です。
なかには、より高いクオリティにしようと、必要以上に時間をかけてしまう方も少なくありません。そこで、タスク完遂にかける目安時間を明記すると、全体の計画が立てやすく、だらだらと仕事を続けることがありません。
タスクの期限が過ぎてしまうと、先方や会社に大きな損害を生み出しかねないため、期日は必ず記載しましょう。ただし、記載しているだけでは抜け漏れが生じる恐れがあるので、「Stock」のようにタスクと期限が一元管理でき、通知しれくれるツールを使いましょう。
このようにタスクを適切に管理すると、タスクへの理解を深めながらタスクの抜け漏れを防ぐことができるのです。
タスク管理/整理が上手い人が実践するコツ7選まとめ
ここまで、タスク管理/整理が上手い人が実践するコツ7選を中心にご紹介しました。
仕事のタスクを管理するコツとしては、タスクに優先順位をつけてやらないタスクを決めたり、タスクに必要な情報を一緒に記載したりすることが挙げられます。
さらに、タスクに関連する情報を紐づけられる”タスク管理ツール”を使えば、リアルタイムでタスクを確認・共有できます。ただし、多機能なツールでは従業員が使いこなせないため、「ITに詳しくなくても簡単に使いこなせるツール」が必要です。
結論、タスク管理に必要な機能が過不足なく備わっており、非IT企業の65歳以上の方でも説明なしに利用できるツール「Stock」が最適なのです。
ぜひ「Stock」を導入して、アナログで非効率なタスク管理から脱却しましょう。
