プロジェクトの進捗管理をすれば、計画に沿ってスムーズにタスクを進められます。また、複数のプロジェクトを抱えている場合でも、管理が適切であればスケジュールの調整やトラブル対応の時間もかかりません。
とはいえ、進捗管理のノウハウが乏しく、プロジェクト全体を可視化できていない担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクト進捗管理の手順や最適なツールをご紹介します。
- プロジェクト進捗管理に適切なツールがわからない
- プロジェクト進捗管理の手順がわからず手間取っている
- 誰でもミスなく進捗管理できる仕組みを整えたい
という方はこの記事を参考にすると、プロジェクトの進捗管理を円滑に進める方法が分かり、納期遅れのリスクを解消できるようになります。
目次
プロジェクトの進捗管理とは
以下では、プロジェクト進捗管理の概要を解説します。これまで進捗管理の目的やメリットが分からなかった方は必見です。
進行管理との違い
進捗管理と進行管理の大きな違いは注目するポイントにあります。
進捗管理は、プロジェクトのゴールに向けてどれだけ前進しているか「進捗度」に注目します。具体的には、進捗管理ではタスクの完了率や達成度を測定し、計画とのギャップを明確化することが求められます。
一方で、進行管理はプロジェクト全体のスケジュールや流れを管理し、プロジェクトが計画通りに進んでいるかを注視します。プロジェクト全体のスケジュールやリソース配分を踏まえて、進行における問題が発生したときの解消が求められる点が特徴です。
進捗管理を見える化するメリット
進捗管理を見える化するメリットには以下の4つがあります。
- 納期の延期を防ぐ
- 問題の早期発見
- 目標達成のモチベーション維持
- 計画の最適化
進捗を可視化することで、チーム全体がプロジェクトの状況を把握できます。そのため、納期直前でタスクの遅れに気付く心配もありません。
進捗を可視化することで、遅れやリスクを素早く検出できます。これにより、トラブルや問題が起きた場合も早期に対処でき、軌道修正がしやすくなります。
進捗の可視化は、チームメンバーに目標達成へのモチベーションを与えます。進捗が目に見える形で示されることで、達成感や進歩を実感しやすくなります。
進捗を見える化することで、プロジェクトを最適化できます。遅れているタスクやリソースの不足を特定することで、「スケジュールに余裕のある社員にほかのメンバーのタスクを巻き取ってもらう」といった柔軟な対応もできます。
以上のメリットを得るためにも、プロジェクトでは進捗を見える化して管理すべきです。
4ステップ｜プロジェクト進捗管理の手順
以下では、プロジェクト進捗管理の手順を4ステップでご紹介します。各段階のポイントを把握すればスムーズに管理を進められます。
（1）現状を把握する
まずは、プロジェクトの現状を把握しましょう。
現状を確認する際は、進捗率だけでなく「問題点はないか」「スケジュールを組みなおす必要はあるか」など、多角的な分析が求められます。
また、メンバーの特性と作業内容が適合しているかチェックし、必要があれば配置転換や人員の追加を検討するのもポイントです。
（2）人的コストを見積もる
次に、プロジェクトにかかる人的コストを見積もります。
「各工程にどれほどの人員が必要か」を正確に見積もれていれば適切なリソース配分ができます。その結果、プロジェクトの途中で時間に追われる心配もなくなるのです。
したがって、特定の作業にリソースが偏り過ぎるような事態を防ぐためにも、進捗管理では必ず事前に人的コストを見積もりましょう。
（3）計画と比較する
進捗管理を実行するにあたっては、計画との比較も重要です。
計画と実際の進捗度合いを比べれば、予実差があってもすぐに埋め合わせができます。また、計画との差分の有無はこまめに共有すると、より迅速な対応が可能です。
加えて、計画から大きくそれないためにも、進捗に応じてスケジュールを調整したりタスクの担当者を変えたりしましょう。
（4）改善に取り組む
最後に、以降のプロジェクトに向けて改善に取り組みましょう。
ひとつの進捗管理で発生した課題を放置してしまうと、以降のプロジェクトで同じミスを繰り返してしまう恐れがあります。そのため、課題を発見したらすぐに共有して改善策を提示し合うべきなのです。
さらに、解決策をノウハウとして蓄積すれば、管理の均質化を図れるだけでなく後任の社員へ逐一説明する手間も省けます。
プロジェクト進捗管理における3つの失敗例
ここでは、プロジェクト進捗管理における3つの失敗例をご紹介します。以下に当てはまるチームは早急に管理方法を見直しましょう。
（1）作業工数の見積もりができていない
まずは、プロジェクトの進捗管理が失敗する例として、作業工数の見積もりができていないことが挙げられます。
工数見積もりの甘さは、メンバーの進捗報告が曖昧で「タスク完了までどれほどかかりそうか」が分かりづらいのが原因です。このような事態を避けるためには、チーム内で進捗報告の基準を設けましょう。
とくに長期プロジェクトの場合は、タスクを細分化しないと正確な見積もりが困難です。
（2）進捗管理表が活用されていない
次に、進捗管理表が活用されていないのも失敗を招きます。
進捗管理表があれば「どのタスクがどれほど進んでいるか」が一目で分かり、新規のタスクが発生した際でもすぐに確認できます。しかし、進捗管理表を更新しなければ情報の正確性も薄れるので、最終的には活用されなくなってしまうのです。
したがって、活用される進捗管理表にするには、編集・更新をこまめにしながら常に最新情報を保つ必要があります。
（3）情報共有が適切にされていない
最後に、進捗管理が失敗するのは情報共有が適切にされていないこともあります。
口頭で情報伝達をするだけでは、進捗状況が属人化してチーム内で作業状況の認識を合わせるのが難しくなります。そこで、チーム全員が共通の認識を持つためには、進捗に関わる情報はいつでも見返せるように蓄積すべきなのです。
以上のような環境を整えるには、あらゆる情報を一元管理しながら円滑なやりとりも可能な「進捗管理ツール」が求められます。なかでも、チャットツールと異なり情報が流れない「Stock」であれば、ストレスなく作業状況を確認・共有できます。
プロジェクト進捗管理を成功させる手法
ここでは、プロジェクト進捗管理を成功させる手法を3つご紹介します。以下の手法を実践し、進捗管理を効率的に進めましょう。
手法1｜タスクを細分化する
はじめに、プロジェクトの進捗管理を成功させるにはタスクを細分化するのが大切です。
ひとつのタスクにかかる時間が分かれば、作業全体にかかる時間も把握しやすくなります。そのためには、タスクを細分化して正確に見積もるべきです。
また、下図のようなガントチャートを作成すると、現時点における各タスクの進捗状況が直感的に分かります。
手法2｜進捗をこまめに共有する
次に、進捗をこまめに共有するのも進捗管理の成功につながります。
進捗をこまめに共有すれば、仮にタスクがスケジュールから遅れていても発見・対応がすぐにできます。そのため、「納期直前までタスクの遅れに気付かず、慌ててスケジュール調整や人員の変更をする心配」もありません。
したがって、毎日の進捗報告をルール化したり定期的に進捗会議を開いたりしながら、こまめな現状把握をしましょう。
手法3｜進捗管理ツールを活用する
最後に、進捗管理ツールの活用も欠かせません。
進捗管理ツールを使えば、WordやExcelと異なり内容確認の度にファイルを開く工数がかからず、情報共有もひとつのツールで完結します。さらに、すべての情報が一元管理されることから、複数プロジェクトの工数管理にも負担がかかりません。
ただし、チャットツールのように情報が埋もれて流れるツールでは、進捗を瞬時に確かめられないストレスがかかってしまいます。そのため、”あらゆる情報が流れず確実にストックできるツール”を使うべきなのです。
たとえば、ノートで誰でも簡単に情報を残せる「Stock」を使うと、進行の計画から改善までのやりとりがスムーズにできます。
【担当者必見】プロジェクトの進捗管理に最適なツール
以下では、プロジェクトの進捗管理に最適なツールをご紹介します。
紙やWord・Excelで進捗管理をしていると、情報の管理が属人化するだけでなく共有もスムーズにできません。このような状態を放置してしまうと、作業工数を正確に見積もれずに納期遅れを招く恐れもあります。
そこで、あらゆる情報を一元管理しながらメッセージでやりとりできる「進捗管理ツール」を使えば、作業状況が簡単に可視化されます。しかし、チャットツールのように目的の情報が流れてしまうツールでは、かえって進捗管理が手間になる恐れもあるのです。
したがって、進捗管理を効率化するには、ノートであらゆる情報を確実に蓄積できる「Stock」が最適です。
Stockは「ノート」へ直感的に情報を書き込めるほか、プロジェクトに関する画像やファイルもまとめてストックできます。さらに、ノートに「メッセージ」「タスク」が紐づいているので情報が錯綜せず、進捗の確認漏れが起こるリスクもありません。
チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクト進捗管理の手順や手法まとめ
これまで、プロジェクトの進捗管理の手順や手法を中心にご紹介してきました。
進捗管理を進める際は、現状を把握したうえでコストを正確に見積もり、計画との差分を常に確かめる必要があります。また、以降のプロジェクトで同じミスを起こさないためにも、必ず改善策をノウハウとして蓄積すべきです。
しかし、紙やWord・Excelで進捗管理していると、管理が属人化するうえ共有にも時間がかかってしまいます。そのため、情報の一元管理と円滑なやりとりを両立する”進捗管理ツール”が求められるのです。
結論、負担なく進捗管理するにはITが苦手でも直感的に使いこなせて、簡単に進捗共有できるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、プロジェクトの進捗を正しく管理しましょう。
