今日では、Outlook・Gmailがビジネスメールソフトとして多くの企業で利用されています。Outlook・Gmailにはメールのやりとりができるだけではなく、スケジュール機能もあります。
一方、「全社で使われているが、メール以外の機能はあまり知らない」社員が多く、Outlook・Gmailを使ったスケジュール管理のやり方がわからない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Outlook・Gmailでスケジュール管理をする方法を中心にご紹介します。
- 会社でOutlook・Gmailを使用しているものの、メール以外の機能を活かせていない
- Outlook・Gmailでスケジュール管理できる方法について知りたい
- スケジュールを適切に管理し、チームのタスクを円滑に進めたい
という方はこの記事を参考にすると、Outlook・Gmailでスケジュール管理する具体的な方法と、スケジュール管理の重要性がわかります。
目次
Outlookでスケジュールを管理する方法
ここでは、Outlookでスケジュールを管理する方法についてご紹介します。以下を参考に、予定表からスケジュール設定をしましょう。
自分好みの表示形式を設定する
まずは左上の「予定表アイコン」をクリックし、予定表を開きます。予定表では「月」や「週」など、自分好みの表示形式でスケジュールを設定できます。
「新しい予定」をクリックする
「新しい予定」をクリックし、タイトルや日時を入力します。
予定を作成したら「保存して閉じる」をクリックします。
クリックすると予定が追加されるので、正しくスケジュールに反映されているかを確認しましょう。
Gmailでスケジュールを管理する方法
以下では、Gmailでスケジュールを管理する方法についてご紹介します。こちらも画面を確認しながら手順を押さえましょう。
「カレンダー」をクリックする
Gmailの画面右上の「Googleアプリ」アイコンにあるアプリ一覧から「Googleカレンダー」をクリックします。
予定を入れたい日時をクリックする
カレンダー画面で予定を入れたい日時をクリックすると、スケジュール登録ウインドウが開きます。開いたウインドウにスケジュールのタイトルと開始/終了時刻を設定します。
「保存」をクリックすると、予定がカレンダーに登録されます。
また、カレンダーの表示単位は「日」「月」「週」「年」などから選択できます。
設定後は「メール」「デスクトップ」から、予定が漏れないように通知設定できることもポイントです。
メールでのスケジュール管理が非効率な理由
ここでは、メールでのスケジュール管理が非効率な理由を説明します。
メールを使ったスケジュール管理や情報共有は、特定の人へスケジュールを共有したり、フォルダで管理できたりするので便利ですが、以下のデメリットもあるのです。
（1）共有ができない
メールでのスケジュール管理は、共有ができない非効率さを抱えています。
チームでプロジェクトを進めるときは、各メンバーの情報共有が必須です。しかし、メールでは基本的に送受信者の間だけで情報を共有するので、ほかのメンバーへ伝えるには「Cc」を付ける必要があるなど、複数のメンバーとの情報共有には不向きと言えます。
このように、メールでは全体への情報共有がスムーズにいかず、意思決定が遅れる可能性もあるのです。
（2）直感的に使えない
直感的に使えない点でも、メールでのスケジュール管理は非効率です。
Outlook・Gmailのスケジュールは機能性に優れている一方、スケジュールを作成するまでにかかる工数が多いです。そのため、ITに不慣れな社員が使いこなせず、適切にスケジュール管理できない可能性もあるのです。
そこで、チームのメンバーが簡単にスケジュール管理ができるように、誰でも直感的に使える「Stock」のようなツールを使いましょう。
（3）ほかのメールに埋もれてしまう
確認したいメールが埋もれてしまうことも、非効率である理由のひとつです。
メールで情報をやりとりしていると、メールの量が増えるにつれ探しているメールが埋もれてしまうので、過去の情報を探さなければなりません。
また、あらかじめフォルダ分けされていれば、情報を探しやすくはなるものの、優先度の高いタスクが分からないので「取り組むべきタスク」を確認する手間も発生します。
このように、メールでスケジュールを管理すると、ほかのメールに情報が埋もれてアクセス性が悪くなったり、すぐにタスクをこなせなかったりするため効率が悪くなってしまうのです。
簡単にスケジュール・タスク管理ができるツール
ここでは、簡単にスケジュール・タスク管理ができるツールをご紹介します。
メールでのスケジュール管理は、瞬時にチームへ情報を共有できないほか、メールが増えるにつれ確認したいメールを探さなければなりません。一方、情報共有ツールであれば任意のメンバーへすぐに共有され、情報へのアクセス性も抜群です。
そのため、チームで円滑に情報共有しながらスケジュール管理をするには「ITツール」が必須なのです。ただし、多機能なツールではITに不慣れな社員が使いこなせないので「ITリテラシーを問わず誰でも使いこなせる」ことを基準に選びましょう。
結論、非IT企業のスケジュール管理と情報共有には、「Stock」のような、ITに詳しくない65歳の方でも使いこなせるシンプルな情報共有ツール一択です。
Stockの「ノート」に残したスケジュールは、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使えば、やるべきことの期日も確実に管理できるうえ、メンバー間のやりとりも情報が混在しないのでスムーズになります。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
Outlook・Gmailでスケジュール管理をする方法まとめ
ここまで、Outlook・Gmailでスケジュール管理をする方法を中心にご紹介しました。
Outlookでは「予定表」、Gmailでは「Googleカレンダー」を使うことでスケジュール管理ができます。しかし、いずれも多くの企業で利用されているものの、チームへの情報共有が面倒だったり、メールが流れたりする非効率さを抱えています。
一方、情報共有ツールを活用すれば、チーム全員のスケジュールを一元管理できるため、メールで発生するスケジュール管理の工数を減らせます。ただし、ツールを社内全体に浸透させるには「直感的に使いこなせるか」が重要です。
そこで、自社が導入すべき情報共有ツールは、非IT企業における65歳以上の社員でも即日で使えるStock一択です。実際に、非IT企業を含む150,000社以上が導入し、情報管理・共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、メールにおけるスケジュール管理の煩雑さを解消しましょう。
