仕事のやり忘れはプロジェクトの遅れを招く可能性があるので、徹底したタスク管理が欠かせません。そこで、今日では多くの企業が「タスク管理アプリ」や「ToDoリストアプリ」を活用し、タスクを確実に管理しています。
一方、タスク管理・Todoリストアプリはさまざまな種類があるため「どのアプリが自社に合うのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのタスク管理・ToDoリストアプリ7選を中心にご紹介します。
- タスクが頭の中やチャットに散らばり、抜け漏れが増えているビジネスパーソン
- Excelでのタスク管理が形骸化しており、進捗を把握しきれない現場リーダー
- タスク管理アプリを導入したいが、自社に合うものがわからない業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社に最適なタスク管理・Todoリストアプリが分かり、プロジェクトをスムーズに進められるようになります。
目次
タスク管理とToDoリストの概要
まず、タスク管理とToDoリストの違いや主な機能について解説します。この2つを深く理解していない方は必見です。
タスク管理とToDoリストの違いとは
タスク管理とToDoリストの違いは、明確な期限の有無です。
タスク管理における「タスク」は、明確な期限が決まった仕事を指すのに対し、ToDoリストは作業の抜け漏れを防いだり、進捗を確認したりするための一覧表を指します。「ToDo」はやるべきことではあるものの、タスクと異なり期限は定まっていません。
両者を混同していると「タスクの期日遅れ」にもなりかねないため、同じアプリ内であってもタスクとToDoは分けて管理すべきなのです。
タスク管理・ToDoリストアプリの主な機能
タスク管理・ToDoリストアプリには、主に以下のような機能が備わっています。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| ToDoリスト作成 | 個人用だけでなく、チーム、プロジェクトごとにToDoリストの作成をすることができます。一覧表示だけでなく、カンバン形式でも表示できるアプリもあります。 |
| リマインダー | 設定した日時にリマインドが届くため、タスクのやり忘れを防げます。 |
| ステータス設定 | 各タスクの進捗状況（対応中、完了など）を設定しておけば、どのタスクを優先的におこなえばよいのかが分かりやすくなります。 |
上記以外にも、タスクやToDoを管理するさまざまな機能がアプリによって備わっています。
【ビジネス向け】タスク管理・ToDoリストアプリの選び方4選
ここでは、タスク管理・ToDoリストアプリの選び方を4つご紹介します。アプリの導入後に「思っていたよりも使い勝手が悪かった」とならないためにも、以下のポイントを押さえましょう。
（1）高機能重視 or シンプルさ重視
まず、タスク管理・ToDoリストアプリを選ぶときは「多機能さを重視するか」「誰でも使いやすいシンプルさを重視するか」を先に整理することが重要です。
たとえば、プロジェクト管理やデータベース機能、外部ツール連携などを重視する場合は、高機能なアプリが向いています。一方で、機能が多すぎると使わない機能まで含まれてしまい「費用の割に活用できていない」という状態になりかねません。
とくに、非IT部門や現場メンバーも利用する場合は、操作の分かりやすさが定着率に大きく影響します。そのため「まずはタスク共有を定着させたい」のか「細かな管理まで実施したい」のかを基準に選びましょう。
（2）PC中心で使う or スマホでも使いやすい
次に「PC中心で使うか」「スマホからも頻繁に使うか」を事前に整理しておきましょう。
たとえば、資料作成やプロジェクト管理など、長時間の作業を前提とする場合は、PC画面で操作しやすいアプリが向いています。一方で、営業や現場業務など外出先でタスク確認する機会が多い場合は、スマホでも直感的に操作できるアプリのほうが使いやすいです。
とくに、スマホ対応が不十分なアプリは「移動中に確認しづらい」「入力が面倒で更新されない」といった問題につながります。そのため、自社の利用シーンを踏まえて選定しましょう。
（3）個人管理向け or チーム共有向け
加えて「個人のToDo整理に使うのか」「チーム全体で進捗共有するのか」を明確にすることも大切です。
たとえば、自身だけの予定や作業を整理したい場合は、シンプルな個人向けアプリでも十分運用可能です。一方で、複数人で業務を進める場合は「誰が・何を・いつまでに対応するのか」を共有できるチーム向けアプリのほうが適しています。
とくに、共有機能が弱いアプリでは、進捗確認のたびにチャットや口頭確認が必要になり、情報共有の手間が増えやすいです。そのため「自身だけで使う」のか「チーム全体で状況を可視化したい」のかを基準に選びましょう。
（4）自発的に管理する or リマインダーで管理する
最後に「自身で定期的に確認して管理するのか」「通知やリマインダーで抜け漏れを防ぎたいのか」も確認しましょう。
たとえば、毎日アプリを開いてタスク確認する習慣がある場合は、シンプルな管理機能だけでも十分運用できます。一方で、業務量が多かったり、複数案件を並行して進めたりする場合は、期限前に通知してくれるリマインダー機能があるアプリのほうが安心です。
このように、やるべきことを忘れてしまったり、怠ったりするリスクを減少させるためにも、リマインダー機能のあるアプリを活用することが好ましいです。
【無料で使える】おすすめのビジネス向けタスク管理・ToDoリストアプリ7選
以下では、おすすめのタスク管理・ToDoリストアプリ7選をご紹介します。
タスク管理を頭の中やチャットだけで続けていると「誰が・何を・いつまでに対応するのか」が曖昧になり、対応漏れが起きやすくなります。さらに、担当者しか進捗を把握していなければ、その人が不在時に業務が止まり、チーム全体の生産性低下につながります。
一方で、Excelや無料のメモアプリで管理しても、更新漏れや最新版のズレが発生しやすく、結局「どれを見れば良いかわからない」状態になりがちです。また、多機能なツールは入力や操作が複雑になり、現場に定着しないケースも少なくありません。
つまり「誰でも同じ画面でタスク・進捗・関連情報を確認できるシンプルな仕組み」を整えるべきです。進捗確認や情報共有が一か所にまとまれば、対応漏れや属人化を防ぎながら業務をスムーズに進められます。
この条件に最も当てはまるのが、タスク管理と情報共有を一元化できるシンプルな情報共有ツール「Stock」です。Stockでは、あらゆる情報をリアルタイムで残せる『ノート』に『タスク』が紐づいているので、タスクの背景情報もまとめて共有できます。
【Stock】非IT企業の65歳以上でも使いこなせるタスク管理アプリ
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Backlog】タスクを可視化し一元管理するアプリ
Backlogの特徴・使い方
- プロジェクト管理とタスク管理をまとめて実施できる
Backlogは、タスク管理・進捗確認・ファイル共有を1か所でおこなえるプロジェクト管理ツールです。担当者・期限・優先度を設定して課題を管理できるため、チーム全体で「誰が何をしているか」を把握しやすくなります。 - ガントチャートやカンバンボードで進捗を可視化できる
タスクを一覧だけでなく、ガントチャートやカンバンボード形式でも管理できます。開発チームだけでなく、営業やバックオフィスでも、進捗状況を直感的に共有しながら業務を進められます。
Backlogがおすすめな企業
- チーム単位でタスクを共有したい企業
個人管理ではなく、複数人で案件やタスクを進める企業に向いています。担当者や対応状況を見える化できるため、進捗確認の手間や対応漏れを減らせます。 - IT・制作・開発系の業務を進める企業
Backlogは、課題管理やバージョン管理機能も備えているため、システム開発やWeb制作など、複数工程が発生する業務との相性が良いです。
Backlogの注意点
- シンプルなToDo管理だけをしたい企業には機能が多い
Backlogは多機能なプロジェクト管理ツールのため、個人の簡単なToDo管理だけを目的とする場合は、操作や設定を複雑に感じる可能性があります。 - 欲しい情報にたどり着くまで時間がかかる
Backlogの料金体系
- フリー：0円/月
- スターター：2,970円/月（月払い）
- スタンダード：17,600円/月（月払い）
- プレミアム：29,700円/月（月払い）
- プラチナ：82,500円/月（月払い）
【Google ToDo リスト】oogleサービスと連携できるToDoアプリ
Google ToDo リストの特徴・使い方
- Googleサービスと連携してタスク管理できる
Gmailのメールをドラッグ＆ドロップでタスク化したり、設定した期限をGoogleカレンダーに表示したりできます。メールやカレンダーを確認しながら、そのままタスク登録できる点が便利です。 - サブタスクで細かい作業まで整理できる
作成したタスクにサブタスクを追加できるため「資料作成」「確認依頼」「提出」など、細かな作業単位で進捗を管理できます。
Google ToDo リストがおすすめな企業
- Google Workspaceを日常的に利用している企業
Gmail・Googleカレンダー・Google Chatと連携できるため、すでにGoogle系サービスを利用している企業であればスムーズに導入可能です。 - まずは無料でタスク管理を始めたい企業
Googleアカウントがあれば無料ですぐに使えるため、初めてタスク管理アプリを導入する企業や個人利用にも向いています。
Google ToDo リストの注意点
- タスクの全容を把握しづらい
Google ToDo リストにはタスクを分類する「リスト」がありますが、リストを横断してすべてのタスクを一覧表示させる方法がありません。 - チーム全体のタスク管理には向いていない
Google ToDo リストは個人向けの設計が中心のため、複数人で進捗共有したり、チーム全体のタスクを一覧管理したりする用途には不向きです。
Google ToDo リストの料金体系
- すべての機能を無料で利用できます。
【Google Keep】個人で使えるタスク・ToDo管理アプリ
Google Keepの特徴・使い方
- 付箋形式でタスクを直感的に管理できる
Google Keepは、タスクを書いたメモを付箋のように並べて管理できるため、タスクの概要や期限がホーム画面から直感的に分かります。 - 音声や手書きでもタスクを記録できる
テキストだけでなく、音声入力や手書きメモにも対応しています。移動中や会議中でも、思いついた内容をすぐにメモとして残せます。
Google Keepがおすすめな企業
- 個人単位でシンプルにタスク管理したい企業
Google Keepは、複雑な設定なしで利用できるため、まずは個人単位でシンプルにタスク管理を始めたい企業に向いています。。 - Googleサービスを活用している企業
Googleアカウントがあればすぐ利用でき、Google Workspaceとの相性も良いため、普段からGoogleサービスを使っている企業で導入しやすいです。
Google Keepの注意点
- チーム全体の進捗管理には不向き
Google Keepはメモ管理が中心のツールなので、複数人での進捗共有やプロジェクト単位のタスク管理には向いていません。 - 目的のメモを探しづらい
Google Keepの料金体系
以下はGoogle Keepを提供している、Google Workspaceの料金プランです。
- 無料版：0円
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Microsoft To Do】Outlookタスクと統合できるアプリ
Microsoft To Doの特徴・使い方
- 当日のタスクを整理できる
当日が期限のタスクは自動的に「今日の予定」に表示されるため、優先して対応すべき作業をすぐ確認できます。毎日の業務整理をシンプルに実施したい方に便利です。 - Outlookタスクと連携して使える
同じMicrosoftアカウントでログインすれば「Outlookタスク」と同期できます。メールや予定管理とあわせてタスクを確認したい場合に便利です。
Microsoft To Doがおすすめな企業
- Microsoft 365を利用している企業
OutlookやTeamsなどMicrosoft系サービスと連携しやすいため、すでにMicrosoft 365を導入している企業で使いやすいです。 - 個人単位でタスク整理したい企業
複雑な設定なしで利用できるため、まずは個人のToDo管理から始めたい場合に向いています。
Microsoft To Doの注意点
- 通知設定を手動でおこなう必要がある
タスクを作成しただけでは通知されないため、リマインダーを使いたい場合は詳細画面から個別に設定する必要があります。 - サブタスクの設定に柔軟性がない
Microsoft To Doの料金体系
- 無料プラン：0円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い）
【Notion】データベースでタスク管理するアプリ
Notionの特徴・使い方
- データベースを活用して柔軟にタスク管理できる
Notionは、データベース機能を組み合わせることで、自社に合ったタスク管理の仕組みを作成できます。タスク管理だけでなく、営業資料や議事録などもまとめて管理可能です。 - アクセス権限を細かく設定できる
共有相手ごとに閲覧・編集などの権限を設定できるため、社内外で情報共有するときにも使いやすいです。
Notionがおすすめな企業
- 情報管理を1つのツールに集約したい企業
タスク・マニュアル・議事録・営業資料などをまとめて管理できるため、複数ツールを使い分けたくない企業に向いています。 - 自社に合わせて自由に運用を設計したい企業
テンプレートを活用しながら、自社独自の管理画面を作成可能なため、運用方法を柔軟にカスタマイズしたい企業に適しています。
Notionの注意点
- 多機能なため操作に慣れが必要
Notionには豊富な機能がありますが、自由度が高い分、初期設定や運用ルールを決めないと「どのように使えば良いかわからない」状態になりやすいです。 - 目的のページへたどり着きづらい
Notionの料金体系
- フリー：0円/ユーザー/月
- プラス：2,000円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,800円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Todoist】ToDoリスト方式でタスク管理するアプリ
Todoistの特徴・使い方
- リスト形式でシンプルにタスク管理できる
Todoistは、タスクを一覧形式で整理できるタスク管理アプリです。シンプルな画面で管理できるため、個人利用からチーム利用まで幅広く使えます。 - 外部アプリと連携しやすい
SlackやGoogleカレンダーなど、多様な外部アプリと連携できます。普段使っているツールと組み合わせることで、業務フローに合わせて運用しやすいです。
Todoistがおすすめな企業
- 個人とチームの両方でタスク管理したい企業
個人のToDo管理だけでなく、チームメンバーへのタスク依頼や進捗共有にも対応しているため、幅広い業務で利用できます。 - シンプルな操作性を重視する企業
複雑な設定なしで使えるため「まずはタスク管理を定着させたい」という企業にも向いています。
Todoistの注意点
- 無料プランではファイルのアップロード容量が少ない
無料プランではファイルのアップロードが5MBまでしかできないため、ビジネスで活用する場合は有料プランの検討が必要です。 - タスクが見づらい
Todoistの料金体系
- 初心者（無料プラン）：0円
- プロ：672円/月（月払い）
- ビジネス：960円/ユーザー/月（月払い）
＜比較表＞無料で使えるタスク管理・ToDoリストアプリ一覧
以下は、無料で使えるタスク管理・ToDoリストアプリ7選の比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うアプリを見つけましょう。
| Stock【一番おすすめ】 | Backlog | Google ToDoリスト | Google Keep | Microsoft To Do | Notion | Todoist | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | 誰でも簡単にタスク管理できるアプリ | タスクを可視化し一元管理するアプリ | iPhoneとも連携できるToDoアプリ | 個人から使えるタスク・ToDo管理アプリ | Outlookタスクと統合できるアプリ | データベースでタスク管理するアプリ | ToDoリスト方式でタスク管理するアプリ |
| シンプルで簡単 or 多機能 | シンプルで簡単 | 多機能 | シンプルで簡単 | シンプルで簡単 | シンプルで簡単 | 多機能 | 多機能 |
| 個人管理向け or チーム共有向け | 個人管理・チーム共有両対応 | チーム共有向け | 個人管理向け | 個人管理向け | 個人管理向け | チーム共有向け | 個人管理・チーム共有両対応 |
| PC中心で使う or スマホでも使いやすい | スマホでも使いやすい | PC中心で使う | スマホでも使いやすい | スマホでも使いやすい | スマホでも使いやすい | PC中心で使う | スマホでも使いやすい |
| 注意点 | 5名以上での利用が前提 | 欲しい情報にたどり着くまで時間がかかる | タスクの把握がしづらい | チーム全体の進捗管理には不向き | 手動で通知設定をする必要がある | 多機能なため操作が複雑 | タスクが見づらい |
| 料金 |
・無料 ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり ・有料プランは2,970円～/月（月払い） |
・無料 |
・無料プランあり ・有料プランは950円～/月（月払い） |
・無料プランあり ・有料プランは1,079円～/月（月払い） |
・無料プランあり ・有料プランは2,000円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり ・有料プランは672円～/月（月払い） |
| 公式サイト | 「Stock」の詳細はこちら | 「Backlog」の詳細はこちら |
「Google ToDo リスト」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「Microsoft To Do」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Todoist」の詳細はこちら |
このように、アプリによって特徴は異なるので「欲しい機能があるか」「ストレスなく使いこなせるか」などを考慮して選ぶことが重要です。
タスク管理・ToDoリストアプリを導入するメリット3選
以下では、タスク管理・ToDoリストアプリを導入するメリット3選をご紹介します。これまでアナログな手法でタスク管理していた方は必見です。
（1）タスクを整理できる
タスク管理アプリのメリットとして、タスクを整理しやすい点が挙げられます。
メールやExcelでタスク管理している場合、内容を確認するたびにファイルをクリックしなければならず面倒です。しかし、アプリを使えばタスクを一覧で確認可能なうえに、タスクの並び替えや分類もできるので、タスクが乱立しません。
つまり、アプリを使ってタスクを整理することで、自身やほかのメンバーのタスクを確認しやすくなり、業務を円滑に進められるのです。
（2）タスクの抜け漏れがなくなる
タスク管理アプリを活用すれば、タスクの抜け漏れがなくなります。
手書きのノートやExcelによるタスク管理では、メモをとらなければタスクの期限を忘れるリスクがあります。一方、多くのアプリにはタスクの期限に近づくと通知してくれる機能があるので、抜け漏れの心配がありません。
このように、タスク管理アプリを使うことで、大量のタスクを抱える場合でも「期日遅れのトラブル」を防げるのです。
（3）タスクを瞬時に共有できる
最後に、タスクを瞬時に共有できることもアプリのメリットです。
プロジェクトを管理するうえでは、各メンバーの進捗を把握する必要があります。そこで、タスク管理アプリを活用すれば、メンバー全員の進捗がリアルタイムで把握できるため、仕事の割り振りがしやすくなるのです。
また、スマホからも使える「Stock」のようなアプリなら、社外にいる場合でもタスクの確認・割り振りが簡単です。
タスク管理・ToDoリストアプリでタスク管理をする3つのコツ
タスク管理・ToDoリストアプリを使って効率的にタスク管理するには、以下3つのコツがあります。
- タスクを正しく抽出する
プロジェクトや業務全体を見通して、タスクを正しく抽出しましょう。先々のタスクを把握できていないと、業務が行き当たりばったりになってしまいます。加えて、大きなタスクは細分化しておけば、各タスクにかかる時間を把握しやすくなります。 - タスクの優先順位を決める
プロジェクトの目的にとって重要なタスクや、緊急で取りかかるべきタスクなど、それぞれの優先順位を明確にしましょう。また、優先順位と一緒にタスクごとの期限を設けることも、タスクを着実に処理するうえで役立ちます。 - タスクの背景情報をまとめて共有する
タスクを依頼するときに関連資料や過去の議事録をまとめて共有すれば、背景情報をあとから探す手間が省けるため、すぐにタスクへ取りかかれます。
このように、タスク管理を効率的に実施するには「タスクの整理」「優先順位付け」「背景情報の共有」をセットで実施することが重要です。
おすすめの無料タスク管理・ToDoリストアプリまとめ
これまで、おすすめのタスク管理・ToDoリストアプリ7選や、選定ポイントを中心にご紹介しました。
タスク管理・ToDoリストアプリを選ぶときは「マルチデバイス対応で、端末を問わずタスクを確認できるか」や「タスクと関連資料をまとめて共有できるか」を確かめましょう。以上の機能があれば、情報の分散や抜け漏れを防ぎやすくなります。
ただし、多機能で複雑なアプリでは、メンバーが正しく使いこなせない恐れがあります。そのため「誰でも直感的にタスク管理できるアプリ」を選ばなければなりません。
結論、タスク管理をシンプルかつ確実に定着させたい企業には、必要な機能に過不足がなく、ITに不慣れな65歳の方でも簡単に使えるアプリ「Stock」がおすすめです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、簡単かつ確実にタスク管理できる環境を整えましょう。
