仕事でタスクが溜まると案件全体の遅れにもつながるので、タスクはスムーズに対処していく必要があります。とはいえ、個人やチームがこなせるタスクには限界があります。
実際に「タスクが多すぎる」ことで、個人やチームの仕事が上手く回っていない状況に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のタスクが多すぎるときの対処法5選を中心にご紹介します。
- 仕事量が多く、社員に負荷がかかっている状況を改善したい
- タスクの管理がバラバラで、チーム内の連携が上手くいっていない
- チームのタスクを簡単に管理できるツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、適切なタスク管理の方法が分かり、仕事をスムーズに進められるようになります。
目次
チームのタスクが多すぎるときの対処法5選
ここでは、チームのタスクが多すぎるときの対処法5選を解説します。個人はもちろんチームでも以下の5つを実践し、抱えているタスクを整理しましょう。
（1）タスクをメンバー全員が把握する
まずは、チームで抱えているタスクをメンバー全員が把握しましょう。
個人でタスクを管理していると、各タスクの情報がバラバラで、「誰がどのタスクを抱えているか」を把握できません。一方、チームのタスクが「見える化」されれば、チームメンバーがどのタスクを抱えているのかを簡単に共有できるようになります。
このように、メンバーそれぞれのタスクを整理して可視化させておくと、チームの連携が取りやすくなります。
（2）優先順位を正しく設定する
次に、タスクの優先順位を設定します。優先順位を決めることで、重要なタスクの漏れを防げるからです。
また、優先順位を決めるときは以下のような、タスクを重要度と緊急度の高さで分類する「時間管理のマトリクス」を使いましょう。
振り分け方としては、以下の例が挙げられます。
- （重要であり緊急）：トラブル対応や期日が迫っているタスクなど
- （重要だが緊急ではない）：次のタスクの準備、業務効率化のための施策考案など
- （重要ではないが緊急）：突然の顧客対応やメールの返信など
- （重要ではなく緊急でもない）：業務とは直接関係のないものなど
①の「重要であり緊急」のタスクはすぐに対応しなければなりません。一方、②の「重要だが緊急ではない」タスクは、スムーズに仕事を進めるために、メンバーへタスクを振り分けるのがおすすめです。
以上のように、タスク管理に課題を抱えているチームは「時間管理のマトリクス」を活用し、各タスクの優先順位を決定しましょう。
（3）タスクを適材適所に振り分ける
メンバーの能力を踏まえて、洗い出したタスクを適材適所に振り分けましょう。
たとえば、洗い出したタスクの振り分けが上手くいかなければ、「専門外であったり不得意だったりするタスクに時間をかけて取り組む」非効率な状況が発生します。結果として、ミスも起こりやすく、タスクが終わらなくなってしまうのです。
そのため、効率よく仕事を進められるように人員配置を考慮して、適任者にタスクを振り分けることが重要です。
（4）スケジュールを管理する
タスクに取り組んだり、振り分けたりするうえで「スケジュール管理」は必須です。
たとえば、ほかのメンバーに依頼するときは、「タスクをこなす時間が充分にあるか」のスケジュールを把握したうえで振り分けましょう。また、緊急のタスクにも対応できるように、余裕を持ってスケジュールを決めるのがコツです。
一方、口頭やメッセージのみでのタスク依頼は、抜け漏れが発生する可能性があるので注意する必要があります。
そのため、各メンバーがいつでもタスクを確認できる「Stock」のような、情報の管理・共有ができるツールを使ってスケジュール管理をするのがおすすめです。
（5）ツールでタスク管理する
タスクが多すぎる場合、ツールでタスクを管理すると便利です。
タスク管理ツールには、通知機能やタスク一覧確認機能が備わっています。たとえば、期日の3日前に通知機能を設定することで、抜け漏れを防いだり、メンバーの担当しているタスクを簡単に確認したりできます。
ただし、複雑なタスク管理ツールを導入すると使いこなせない社員が出てしまい情報共有が困難になってしまうので、「機能が過不足なくシンプルなツール」を選びましょう。
【おすすめ】ストレスなくタスクを適切に管理できるツール
以下では、誰でも簡単にタスク管理ができるツールをご紹介します。
タスクを管理するときに、紙などのアナログな手法だとタスク漏れが発生しやすく、Excelだと毎回ファイルを開く必要があるので、「情報へのアクセス」に時間がかかります。そこで、「ITツール」を使って効率的に情報を共有・管理しましょう。
一方、導入するツールには「シンプルさ」が必須です。多機能なツールは教育コストがかかるうえ、ITに詳しくない社員が使いこなせず、ITツールへの大きな抵抗感も生んでしまいます。
そこで、タスクを適切に管理するために自社が導入すべきツールは、非IT企業の65歳の方でも簡単にタスク・情報を管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には仕事の情報を簡単に残せるうえ、Excelなどのファイルも添付して共有できます。また、ノートには「タスク」や「メッセージ」を紐づけられるので、依頼されたタスクの情報を、簡単に確認しながら業務を進められます。
最も簡単にタスク管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク管理機能＞
- タスク一覧確認
- 通知
Stockでは、一覧には自分が担当しているタスクだけでなく、ほかのメンバーが担当しているタスクも表示できます。
Stockには「メンバーがタスクを作成・終了したとき」や「未終了のタスクの期限が近くなったとき」に通知を送る機能があります。
チームの仕事が多すぎる状況を放置する3つのデメリット
タスクが多すぎる状況を放置していると、以下のようなデメリットが発生します。事態を未然に防ぐためにも、必ず確認しておきましょう。
- 従業員の心身の健康を害する
- 退職者が増える
- 業務効率が落ちる
タスクが多すぎて残業が続くと、睡眠不足や栄養不足などの原因で、身体的な悪影響を及ぼします。また、精神的にも追い込まれ、イライラしたりパニックになったりと、心身ともに不健康な状態になりかねないのです。
タスクが多すぎる状況は、心身の健康の悪化とともに、モチベーションの低下にもつながります。仕事の忙しさやプライベート時間の不足などによってストレスが溜まり、退職を希望する社員が増える恐れがあります。
大量のタスクを同時に進行していると、タスクの優先順位を正しく把握できずに集中力が分散してしまい、業務効率が落ちてしまう可能性があります。個人の業務効率の低下はチーム全体の進捗にも影響するため、早急に改善する必要があります。
このように、チームのタスクが多すぎる状況を放置してしまうと、従業員個人から会社全体まで、様々な悪影響を及ぼします。したがって、時間がない中でも簡単にタスク管理ができるITツールを活用して、労働環境を整えましょう。
タスクが多いときにスピードが落ちるチームの3つの特徴
タスクが多くても、スピードが落ちるチームと落ちないチームがあります。ここでは「タスクが多いときにスピードが落ちてしまうチームの特徴」をご紹介します。
自社のメンバー・チームが以下に当てはまる場合は、早急な対策が必要です。
（1）仕事量がキャパシティを超えている
仕事量がメンバーのキャパシティを超えていると、業務スピードが落ちてしまいます。
社員一人ひとりができる仕事量には限界があるので、あまりにもタスクが多いと心身の健康に悪影響を及ぼします。また、すべての業務をひとりでこなそうとすると、必要以上に時間がかかったり、中途半端に同時進行したりして仕事の質も低下します。
そのため、タスクが多いときこそ、各メンバーの能力を踏まえて適切な量の仕事を割り振りましょう。
（2）仕事の振り分けができていない
日々増え続ける仕事をうまくメンバーに振り分けられていないと、業務のスピードが落ちてしまいます。
たとえメンバーにタスクを依頼しても、該当のタスクをこなせる能力や経験がなければ仕事を進められません。したがって、チームのメンバーができる仕事とできない仕事を踏まえて、仕事を振り分ける必要があります。
一方、タスクに関する情報が属人的になっているケースもあります。その場合、まずは個人のタスク処理状況を共有したうえで、新しい仕事を振り分けましょう。
（3）情報のアクセスに時間がかかっている
情報のアクセスに時間がかかっているのも、スピードが落ちるチームの特徴です。
必要な情報の共有・管理が属人化していたり情報共有の連携がうまくいっていなかったりすると、PCから目的の情報を探し出すのに時間がかかり、チームの業務スピードを上げるのは難しくなります。
したがって、オンライン上で情報共有・管理ができ、すぐに必要な情報を探し出せる「Stock」のようなITツールを使って、効率よく業務を進めましょう。
仕事のタスクが多すぎるときの対処法まとめ
ここまで、タスクが多すぎるときの対処法5選を中心に解説しました。
中小企業の場合は一人あたりのタスクも多いので、タスクの正しい管理・共有が後回しになりやすいです。そのため、「時間管理のマトリクス」でタスクの優先順位を決めたり、タスクを適切に振り分けたりして、やるべきことを明確にしましょう。
一方、タスク管理が属人的だと、振り分けられたタスクや引き継いだ業務を上手く進められません。そのため、口頭やメモなど「抜け漏れが発生しやすい方法」ではなく、シンプルな情報共有ツールでタスクを共有・管理する必要があります。
たとえば、今回ご紹介したStockであれば、ITに詳しくない社員でもすぐに使いこなせるので、タスクが多すぎても適切に管理できます。実際に、企業規模・業界問わず200,000社以上のチームが導入し、情報共有・タスク管理のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で多すぎるタスクを適切に管理して、業務を円滑に進めましょう。
