多くの企業ではスケジュール管理のためにホワイトボードを用いることが一般的です。ホワイトボードでスケジュール管理をすると複数人の予定が一目で分かるうえ、都合の良いタイミングで把握できるというメリットがあります。
しかし、アナログであるがゆえに「記入漏れがあって結局本人へ確認している」「手作業での記入が面倒だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オフィス向けのスケジュール管理におすすめのホワイトボード3選やデメリットの解消法を中心にご紹介します。
- 予定を一目で確認できる状態にしたい
- 部下のスケジュールを一覧で把握したい
- 「だれが何の業務をしているか」を明確にしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、オフィスに適したホワイトボードを見つけられ、チームのスケジュール管理が楽になる方法も分かります。
目次
ホワイトボードを使ったスケジュール管理とは
ホワイトボードを使ったスケジュール管理には、チームのスケジュールを誰もが一目で確かめられるという特徴があります。ボード上の整理された予定表へそれぞれの予定を記入することで、複数人の都合を把握できるのです。
さらに、ホワイトボードを見れば各従業員の空き時間が分かるので、予定を組む際も相手に都合の良い日時を何度も確認する必要がなくなります。
このように、シンプルかつ利便性にも長けていることが、ホワイトボードでのスケジュール管理が多くの企業で活用されている理由です。
スケジュール管理に使えるホワイトボード3選
以下では、スケジュールの管理に使えるおすすめのホワイトボードを3つご紹介します。「ホワイトボードを探しているが、大量の商品をゆっくり比較する暇はない」という担当者の方は必見です。
【DEBIKA】マグネットが使えるホワイトボード
DEBIKAは、半月ごとの記入ができるホワイトボードです。マグネットも貼り付けられるため、重要項目や担当者を明確にしたい場合に有効です。
価格：￥5,800円（税込）
【脚付きホワイトボード】2か月の予定表入りの脚付きボード
脚付きホワイトボードは、2ヶ月の予定を一目で確かめられるホワイトボードです。マーカーとイレーサーが付属しているので到着後すぐに使えます。
価格：21,980 円（税込）（組み立て料金は+2,530 円）
【壁掛けホワイトボード】月間予定が書き込める壁掛けタイプのボード
壁掛けホワイトボードは、マグネット対応の予定表入りホワイトボードです。マーカーやイレーサー、マグネットなどの小物を置ける粉受けが付属しています。
価格：3,890円（税込）
＜従業員向け＞ホワイトボードのデメリット
ホワイトボードにはシンプルな使い勝手や利便性といった良さがありますが、従業員は以下の2点に不満を感じてしまいます。
伝えられる範囲に限界がある
ホワイトボードでは、一度で伝えられる情報量や人数に限界があります。
そのため、予定が詰まっている場合は文字を極端に小さくするか複数のホワイトボードを用意する必要があります。しかし、結果としてホワイトボードの「全員の予定がひと目で確認できる」という利便性が損なわれかねません。
また、従業員が複数のフロアにいる場合や、社外に常駐していてホワイトボードのスケジュール確認ができない場合は、別途メールなどで情報共有する手間がかかります。
このように、ホワイトボードには”伝えられる情報量や人数に限度がある”というデメリットがあるのです。
社外にいる場合は記入できない
オフィス用のホワイトボードでは、社外からの記入ができないこともデメリットです。
ホワイトボードを閲覧・記入できるのはオフィス内に限られます。そのため、出張先や自宅など社外にいるときに新しいスケジュールが入った場合、電話やメールで伝えなければなりません。
しかし、伝えるのは面倒なのでホワイトボード上の予定が更新されなくなり、スケジュール管理の手段として意味をなさないのです。
＜管理者向け＞ホワイトボードのデメリット
以下では、ホワイトボードでスケジュール管理をする担当者や、部下の予定を把握しなければならない方にとってのデメリットをご紹介します。
消した文字は復元できない
ホワイトボードに書かれた文字は復元が難しいです。そのため、誤削除があると「今どこで、何をしているのか」が分からなくなってしまいます。
複数の部下を抱える管理者にとっては、部下の予定が分からないと”プロジェクトのスケジュール調整ができない”、”会議の時間を決められない”といった状況になりかねません。
スペースの確保や持ち運びが必要
ホワイトボードは設置するスペースの確保や持ち運びが必要です。
プロジェクトの人数が多く、大型のホワイトボードを使う場合は、事前に設置スペースを確保しなければなりません。また、一つのフロアでの共有が難しい場合は、持ち運ぶ必要があります。
さらに、オフィスが狭く大型のホワイトボードの設置が困難な場合や、持ち運ぶ人員が不足している場合、伝えたい情報が多くても小型のボードにせざるを得ません。このように、オフィスの広さや人員を選ぶという点もデメリットになるのです。
リアルタイムな進捗が分からない
ホワイトボードでスケジュール管理をすると、リアルタイムの進捗状況が分かりづらいのも難点です。
通常、ホワイトボードを見て分かるのはあくまで予定にすぎません。そのため、「実際は何の業務をしているのか」「予定通りに終わりそうか」といった状況は本人へ直接確かめなければならないのです。
また、急な日程変更を反映し忘れて”変更後のスケジュールを上司が認識しておらず、ダブルブッキングしてしまった”という事態にもなりやすいです。
ホワイトボードでの管理から脱却するたった一つの方法
結論、ホワイトボードでのスケジュール管理から脱却する方法は、ITツールの導入・運用の一択です。ホワイトボードでスケジュール管理をすると、以下のようなデメリットが発生します。
- 消した文字は復元できない
- スペースの確保や持ち運びが必要
- リアルタイムな進捗が分からない
したがって、これらのデメリットをカバーするには「オンライン上で予定からリアルタイムの進捗状況まですべて管理できるITツール」を導入しましょう。
たとえば、”編集履歴から過去のバージョンを復元できる”という機能が搭載されたツールを使えば、ホワイトボードの「消した文字を復元できない」というデメリットが解消されます。
また、オンラインで時間や場所を問わずスケジュールを確かめられるうえに、変更内容はスマホからも簡単に入力できるので、ホワイトボードによるスケジュール管理からの脱却に最適な方法なのです。
従業員の進捗状況がリアルタイムで分かるツール
以下では、ホワイトボードのデメリットを解消し、従業員の進捗状況をいつでも把握できるITツールをご紹介します。
ホワイトボードによるスケジュール管理では、一度に把握できる情報が限られます。また、分かるのはあくまで”予定”のみであり、詳細な業務内容や進捗状況は不透明です。
このように部下の状況が分かりづらいと「プロジェクトが遅延していた」「部下が予定変更しているのに気づけなかった」という事態になりかねません。したがって、ホワイトボードなどのアナログから脱却し、オンライン上でスケジュール調整をしましょう。
結論、ホワイトボードに代わって導入すべきは、部下のタスクを瞬時に把握できて、スケジュールや業務情報がリアルタイムで更新される「Stock」一択です。
Stockは「ノート」へ詳細な予定を記入できるうえ、ノートに紐づいた「メッセージ」で急な予定変更もすぐに上司へ伝えられます。また、予定に合わせてタスクを作成したり、上司から部下へ作業を依頼したりできる「タスク」もあるのです。
チームのスケジュールを最も簡単に管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
ホワイトボードによるスケジュール管理まとめ
これまで、スケジュール管理におすすめのホワイトボードや、アナログなスケジュール管理からの脱却方法を中心にご紹介しました。
ホワイトボードには「誰もが一目で情報を確かめられる」「シンプルにスケジュール管理できる」という特徴があります。しかし、アナログゆえに実際の業務状況や急なスケジュール変更を把握しづらいです。
以上のようなホワイトボードのデメリットは、オンライン上でリアルタイムに業務状況を共有できるITツールによって解消されます。ただし、ツールの操作が難しいと社内へ浸透しづらいため「簡単に使いこなせるツール」を選びましょう。
今回ご紹介した「Stock」は、65歳以上の従業員でも簡単にタスクやスケジュールを管理できるツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してホワイトボードでのスケジュール管理によるデメリットを解消しましょう。
