多くの企業ではスケジュール管理のためにホワイトボードが用いられています。ホワイトボードでスケジュール管理をすると複数人の予定が一目で分かるメリットがあります。
しかし、アナログであるがゆえに「記入漏れがあって結局本人へ確認している」「手作業での記入が面倒だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オフィス向けのスケジュール管理におすすめのホワイトボード3選やデメリットの解消法を中心にご紹介します。
- 社内のスケジュール管理に使えるホワイトボードが知りたい
- スケジュール管理におけるホワイトボードの使い方が分からない
- 従業員のスケジュールを簡単に確認したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、オフィスに適したホワイトボードを見つけられ、チームのスケジュール管理が楽になる方法も分かります。
目次
ホワイトボードを使ったスケジュール管理とは
ここでは、ホワイトボードを使ったスケジュール管理のメリットと書き方についてご紹介します。オフィス内のスケジュール管理にホワイトボードを使う予定の方は必見です。
ホワイトボードでスケジュール管理するメリット
ホワイトボードを使ったスケジュール管理には、チームのスケジュールを誰もが一目で確かめられる点がメリットです。
ボード上の予定表へそれぞれの予定を記入することで、複数人の都合を把握できるのです。さらに、ホワイトボードを見れば各従業員の空き時間が分かるので、予定を組む際も相手に都合の良い日時を何度も確認する必要がなくなります。
このように、シンプルかつ利便性にも長けていることが、ホワイトボードでのスケジュール管理が多くの企業で活用されている理由です。
ホワイトボードでスケジュール管理する際の書き方
ホワイトボードで社内のスケジュール管理するときには、以下の手順で書きましょう。
- まずはやるべきタスクの締め切りや会議の予定などの、日付・場所・所要時間といった基本情報を個人ごとに確認しましょう。
- 次に、タスクの締め切り日や予定の優先順位をつけ「いつまでに何をやるべきか」を明確にします。
- 次に、カレンダー形式で項目を作成し、ホワイトボードの体裁を整えます。
- 最後に、各メンバーが全員に共有すべきスケジュールを書き出します。担当者ごとに色を変えて記入したり、補足情報をメモできるように余白を作っておいたりすると見やすくなります。
このように、オフィス内のスケジュール管理にホワイトボードを使うときは、誰が何に関するスケジュールを記載したのか分かりやすく書けるようにすることが重要です。
【オフィス向け】スケジュール管理に使えるホワイトボード3選
以下では、スケジュールの管理に使えるおすすめのホワイトボードを3つご紹介します。「ホワイトボードを探しているが、大量の商品をゆっくり比較する暇はない」という担当者の方は必見です。
【DEBIKA】マグネットが使えるホワイトボード
DEBIKAは、半月ごとの記入ができるホワイトボードです。マグネットも貼り付けられるため、重要項目や担当者を明確にしたい場合に有効です。
価格：7,580円（税込）
【脚付きホワイトボード】2か月の予定表入りの脚付きボード
脚付きホワイトボードは、2ヶ月の予定を一目で確かめられるホワイトボードです。マーカーとイレーサーが付属しているので到着後すぐに使えます。
価格：27,990円（税込）（組み立て料金は+2,530 円）
【壁掛けホワイトボード】月間予定が書き込める壁掛けタイプのボード
壁掛けホワイトボードは、マグネット対応の予定表入りホワイトボードです。マーカーやイレーサー、マグネットなどの小物を置ける粉受けが付属しています。
価格：4,490円（税込）
【注意】ホワイトボードでスケジュール管理するデメリットとは
ホワイトボードにはシンプルな使い勝手や利便性といった良さがある一方、デメリットもあります。スケジュール管理に使おうと考えている方は以下の注意点を押さえましょう。
社外にいる場合は記入・確認できない
オフィス用のホワイトボードでは、社外からの記入ができないことがデメリットとして挙げられます。
ホワイトボードを閲覧・記入できるのはオフィス内に限られます。そのため、出張先や自宅など社外にいるときに新しいスケジュールが入った場合、電話やメールで伝えなければなりません。
しかし、伝えるのは面倒なのでホワイトボード上の予定が更新されなくなり、スケジュール管理の手段として意味をなさないのです。
消した文字は復元できない
ホワイトボードに書かれた文字は復元できないため、情報を長く残しておくには不向きな点がデメリットです。
ホワイトボードは簡単に修正できて便利な一方、誤って消してしまうと正しいスケジュールが分からなくなってしまいます。
正確な予定が分からないと”プロジェクトのスケジュール調整ができない”、”会議の時間を決められない”といった状況になりかねません。
リアルタイムの進捗が分からない
ホワイトボードでスケジュール管理をすると、リアルタイムの進捗状況が分かりづらい点もデメリットです。
ホワイトボードに書かれたスケジュールを見て分かるのは、あくまで予定にすぎません。そのため、「実際は何の業務をしているのか」「予定通りに終わりそうか」といった状況は本人へ直接確かめなければならないのです。
また、急な日程変更を反映し忘れて”変更後のスケジュールを認識しておらず、ダブルブッキングしてしまった”という事態にもなりやすいのです。
ホワイトボードのデメリットを解消するたった一つの方法
結論、ホワイトボードのデメリットを解消する方法は、ITツールの導入・運用の一択です。ホワイトボードでスケジュール管理をすると、以下のようなデメリットが発生します。
- 社外にいる場合は記入・確認できない
- 消した文字は復元できない
- リアルタイムの進捗が分からない
したがって、これらのデメリットを解消するには「オンライン上で予定からリアルタイムの進捗状況まですべて管理できるITツール」を導入しましょう。
たとえば、”編集履歴から過去のバージョンを復元できる”という機能が搭載されたツールを使えば、ホワイトボードの「消した文字を復元できない」というデメリットが解消されます。
また、オンラインで時間や場所を問わずスケジュールを確かめられるうえに、変更内容はスマホからも簡単に入力できるので、ホワイトボードによるスケジュール管理からの脱却に最適な方法なのです。
従業員との情報共有をリアルタイムで行えるツール
以下では、ホワイトボードのデメリットを解消し、従業員の進捗状況をいつでも把握できるITツールをご紹介します。
ホワイトボードによるスケジュール管理では、一度に把握できる情報が限られます。また、分かるのはあくまで”予定”のみであり、詳細な業務内容や進捗状況は不透明です。
このように進捗状況が分かりづらいと「プロジェクトが遅延していた」「部下が予定変更しているのに気づけなかった」という事態になりかねません。したがって、ホワイトボードなどのアナログから脱却し、オンライン上でスケジュール調整をしましょう。
結論、ホワイトボードに代わって導入すべきは、部下のタスクを瞬時に把握できて、スケジュールや業務情報がリアルタイムで更新される「Stock」一択です。
Stockは「ノート」へ詳細な予定を記入できるうえ、ノートに紐づいた「メッセージ」で急な予定変更もすぐに上司へ伝えられます。また、予定に合わせてタスクを作成したり、上司から部下へ作業を依頼したりできる「タスク」もあるのです。
チームのスケジュールを最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ホワイトボードによるスケジュール管理まとめ
これまで、スケジュール管理におすすめのホワイトボードや、アナログなスケジュール管理からの脱却方法を中心にご紹介しました。
ホワイトボードには「誰もが一目で情報を確かめられる」「シンプルにスケジュール管理できる」という特徴があります。しかし、アナログゆえに実際の業務状況や急なスケジュール変更を把握しづらいです。
以上のようなホワイトボードのデメリットは、オンライン上でリアルタイムに業務状況を共有できるITツールによって解消されます。ただし、ツールの操作が難しいと社内へ浸透しづらいため「簡単に使いこなせるツール」を選びましょう。
したがって、65歳以上の従業員でも簡単にタスクやスケジュールを管理できるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入してホワイトボードでのスケジュール管理によるデメリットを解消しましょう。
