近年、業務のデジタル化が進む中で、タスクの期日管理に「タスク管理ツール」を導入する企業が増加しています。タスク管理ツールを活用することで、業務の抜け漏れを防ぎ、計画に沿って仕事を確実に進められるのです。
しかしながら、「タスク管理ツールの導入を検討しているが、自社に最適なツールが分からない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、期限・期日管理に役立つタスク管理ツール5選とその選び方を中心にご紹介します。
- 期限に余裕をもってタスクを処理したい
- 期限管理に使えるタスク管理ツールを比較したい
- チームで使いやすいシンプルなツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、社内の期日管理に最適なタスク管理ツールを見つけられます。
目次
タスク管理とは
タスク管理とは、業務をこなすために必要な作業（タスク）を優先度や緊急度を踏まえて適切に管理することです。以下では、「タスク管理のメリット」や「タスク管理とプロジェクト管理の違い」を説明します。
タスク管理とプロジェクト管理の違い
タスク管理とプロジェクト管理では、管理を行う「実施者」と管理の「範囲」に違いがあります。
タスク管理は個人が個々の作業を管理するのに対し、プロジェクト管理はマネージャーやリーダーがプロジェクト全体の進捗を管理します。
そのため、タスク管理は個々の作業の効率化を目的とし、プロジェクト管理は組織的な目標達成のために複数のタスクを統括する目的があります。
エクセルはタスク管理に使えるか
エクセルを使ってタスクの期日管理をすることは、以下の3つの理由から適していません。
- 手動での更新が必要
- 視覚的な把握が難しい
- チームでの共有が困難
エクセルでは、タスクの進捗状況や期限を手動で更新する必要があります。そのため、作業が忙しいと更新を怠りがちになり、情報が古くなってしまうのです。
タスクが増えると、エクセルの表は煩雑になりがちです。視覚的に情報を把握するのが難しくなり、タスクの優先順位や進捗状況が分からなくなってしまいます。
エクセルファイルを複数人で同時に編集するには、Microsoft365のサブスクリプションプランの契約が必要です。そのため、買い切りのExcelの場合だとバージョン管理や情報の一貫性が保ちにくく、チーム全体のタスク共有には不向きなのです。（参考：Micorsoftサポート｜Excelの共同編集について）
以上の理由から、チームでタスクの締め切りを管理する場合はエクセルではなく、専用のタスク管理ツールを利用しましょう。
タスク管理ツールのメリット
期日管理に役立つタスク管理ツールを紹介する前に、まずはタスク管理ツールを使うメリット3つを解説します。以下を周知すれば、アナログな手法でタスクを管理している場合でも、スムーズにツールを導入できます。
メリット1｜タスクの抜け漏れを防げる
タスク管理ツールを活用すれば、タスクの抜け漏れを未然に防げます。
ツールにタスクを登録すると、タスクを見える化できるため、管理が容易になります。たとえば、期限が近づくと通知が届くため、タスクを忘れる心配がありません。
また、ほかの社員が担当するタスクも一覧で確認できるため、チーム全体のタスクに漏れがないかをチェックできます。このように、タスクの抜け漏れによる業務の遅れを防ぐためにも、タスク管理にはツールが必須なのです。
メリット2｜チーム内の情報共有がスムーズになる
タスク管理ツールを導入することでチーム内の情報共有がスムーズになります。
タスク管理ツールを使うと、自身のタスクだけでなく、メンバーのタスクとの関連性や前後関係も把握できるため、スムーズな連携が可能です。また、メッセージや添付ファイルをタスクごとに管理できるので、情報の取りこぼしが減らせます。
このように、タスク管理ツールを使えばチームでの情報共有が活発化し、プロジェクトを円滑に進めることができます。
メリット3｜マネジメントがしやすくなる
タスク管理ツールを上手く活用すれば、チームのマネジメントが容易になります。
チーム全体のタスクを一覧で確かめられるツールを選べば、どこにリソースを割くべきかが明確になります。結果、最適な人員配置や予算、時間の使い方を実現でき、業務量や負荷が偏っている場合も迅速に調整できるのです。
したがって、業務負荷の分散を実現するには、タスク管理ツールが役立つと言えます。
無料あり｜期限・期日管理に役立つタスク管理ツール・アプリ5選
以下では、期日管理に役立つタスク管理ツール・アプリ5選をご紹介します。
タスク管理ツールを選ぶときに重視すべきなのは”操作のシンプルさ”です。多機能なツールは操作が難しく社内に浸透しないリスクがあるほか、機能が少なすぎても社内の進捗管理には向きません。
とくに、「繰り返し設定機能」や「リマインド通知機能」があると業務の抜け漏れが防げるほか、締め切り管理にも役立ちます。したがって、「必要な機能に過不足がなく、操作がシンプルで誰もが簡単に使えるツール」がおすすめです。
結論、期日管理に最適なのは、期限付きのタスクを案件ごとに割り振り、リストでメンバーごとの進捗が確認できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に業務内容を残し、紐付けられた「タスク」で、案件ごとに期日付きのタスクを割り振れます。担当者は一覧でメンバーごとのタスクの進捗を把握可能なうえ、優先度の高いタスクには「スター」が付けられるので抜け漏れを防げます。
【Stock】最も簡単に締め切り管理ができるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを使った「タスク管理」の例＞
以下は、Stockでタスク管理をした例になります。
Stockでは、画像のように簡単にタスクを作成できます。タスクは自分だけでなく他のメンバーにも依頼できるほか、期日や繰り返しの設定も可能です。
作成したタスクはStock内で情報を書き込む「ノート」に紐づいて表示されます。そのため、タスクに関連する情報をすぐに確認できるのです。
また、タスクは一覧で確かめられます。タスク一覧では、1日単位でタスクが表示されるので、日割りで作業の計画を立てることが可能です。
たとえば、金曜日が期限のタスクが5つあるときには、タスクを各日に割り当てて1日あたりの業務量を調整することができます。
【Trello】カンバン方式でタスク管理できるツール
＜Trelloの特徴＞
- カンバン方式でタスクを管理する
- タスクをさまざまな方法で確認できる
Trelloはタスクの内容や期日、担当者をカードに入力して、ボードで管理するカンバン方式のタスク管理ツールです。ドラッグ＆ドロップで簡単にカードを配置でき、複雑な操作は不要です。
ボードに加え、カレンダー、タイムラインなど6つの方法でタスクを確かめられます。ただし、無料プランで閲覧できるのはボードのみのため注意しましょう。
＜Trelloの機能・使用感＞
- ボードビュー機能
- ダッシュボード機能
- カレンダー機能
上の画像は、ボードビュー機能の使用感を示しています。全てのタスクのステータスを瞬時に確認でき、それぞれの成果が一目で分かるので、期日管理に最適です。
ダッシュボード機能を使って作業状況をグラフ化すれば、作業に遅れが生じた場合でもスピーディーに察知して対応できます。
メンバーのタスクをカレンダー上で確認できる機能で、既存のタスクと新しいタスクの割り当てのバランスをチーム全体で取ります。カードは期日ごとに整理され、カードに追加されているメンバーやチェックリストを表示できます。
＜Trelloの注意点＞
- 無料版の制限が多い
- 作ったカードを削除できない
無料版ではワークスペース当たりのボード数が10個までとなっているほか、タイムラインビューなど期日管理に便利な多くの機能が制限されます。
利用しているユーザーからは「作ったカードはアーカイブはできるが削除ができない。間違えて作ってしまったときに削除したい。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Trelloの料金体系＞
- FREEプラン：$0
- STANDARDプラン：$6 USD/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUMプラン：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISEプラン：～$17.50 USD /ユーザー/月（年払い）（50ユーザーから）
【Wrike】ガントチャートでタスク管理できるツール
＜Wrikeの特徴＞
- ガントチャートを利用できる
- リクエストフォームでタスクを依頼できる
Wrikeの有料プランを契約すれば、プロジェクトの進捗状況を確かめられるガントチャートを使えます。また、タスクに開始日と終了日を記録すればガントチャートに反映させられます。
Wrikeでのタスクの依頼は、リクエストフォームが窓口になります。リクエストの作成者がタスクに情報を入力し、割り当てると、担当者はリクエストフォームからまとめて受諾します。
＜Wrikeの機能・使用感＞
- ガントチャート機能
- 分析ビュー機能
ガントチャートを使うと、タスクの依存関係を把握しながら全体像を確認でき、期日を意識しながらスムーズにタスクを進められるので、期日管理に有効です。
担当者ごとのタスクの進捗状況をグラフで一覧表示できるので、作業が遅れているメンバーのサポートがしやすくなります。
＜Wrikeの注意点＞
- タスクビューの種類が多く混乱する
- 探しているタスクを見つけづらい
リスト、ボード、テーブル、ガントチャートなど、さまざまなタスクの表示方法があるので、デジタルに不慣れな社員は混乱する可能性があります。
ユーザーのなかには「自分にアサインされていないタスクを探すとき、なかなか見つけられない。」という声があり、使いづらさを感じているようです。（参考：ITreview）
＜Wrikeの料金体系＞
- Free：$0
- Team：$10/ユーザー/月
- Business：$25/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
- Pinnacle：要問い合わせ
【Microsoft Planner】Microsoft 365と連携できるツール
＜Microsoft Plannerの特徴＞
- ほかのMicrosoftツールと連携できる
- カンバン方式のタスク管理ができる
WordやExcelなどのファイルが添付できるほか、Microsoftが提供しているTeamsやTo Doといったさまざまなツールと連携可能です。
タスクをドラッグ＆ドロップで移動させる直感的な操作で、簡単に”カンバン方式”のタスク管理ができます。
＜Microsoft Plannerの機能・使用感＞
- グラフビュー機能
- スケジュール管理機能
タスクを進捗状況ごとにグラフで表示できるうえ、遅れているタスクも提示してくれるので、期日に遅れる事態を未然に防げます。
グループスケジュール上にタスクを設定すれば、社内や部署全体のタスクの期日を一元管理できます。万が一期限が過ぎても、ボード上で赤く警告されるため、やり残したタスクを見逃すことがありません。
＜Microsoft Plannerの注意点＞
- 表示方法を切り替えられない
- 更新・反映に時間がかかる
タスクを一覧で確認しやすいリスト表示に切り替えられないので、使いにくいと感じる可能性があります。
利用しているユーザーからは「理由は分からないが、更新や反映に5分程度時間がかかるときがある。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Microsoft Plannerの料金体系＞
- Planner Plan 1：1,499円/ユーザー/月(年払い)
- Project Plan 3：4,497円/ユーザー/月(年払い)
- Project Plan 5：8,245円/ユーザー/月(年払い)
【Google ToDo リスト】Googleが提供するタスク管理ツール
＜Google ToDo リストの特徴＞
- あらゆるデバイスから利用できる
- ほかのGoogleツールと連携できる
Googleアカウントを持っていれば、PCはデスクトップアプリから、スマホやタブレットなどはモバイルアプリから使用でき、あらゆるデバイスに対応しています。
たとえば、Googleのメールツール「Gmail」に届いたメールをタスクに登録したり、カレンダーツール「Googleカレンダー」にタスクを反映したりできます。
＜Google ToDo リストの機能・使用感＞
- 繰り返し設定機能
- タスクをシンプルに管理できる
タスクを日・週・月・年単位で繰り返し設定できるので、定期的に必要なタスクを都度入力する手間が軽減されます。
入力項目がタスクのタイトル、内容、日時のみとなっており、操作がシンプルで簡単にタスク管理できます。ドラッグ&ドロップで、期日や優先度順など自由に並び替えできます。
＜Google ToDo リストの注意点＞
- タスクの共有は難しい
- 情報が蓄積されない
タスクをほかのメンバーと共有したり、担当者に割り振ったりできないので、チームのプロジェクト運用や案件管理におけるタスク管理には向いていません。
利用しているユーザーからは「過去リストの検索機能がなく、振り返りができずに困っている。」という声があります。（参考：Google Play）
＜Google ToDo リストの料金体系＞
Google ToDo リストは無料ですべての機能を利用できます。
＜比較表＞期日管理に役立つタスク管理ツール・アプリ一覧
以下は期日管理に役立つタスク管理ツール・アプリ5選の比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Trello | Wrike | Microsoft Planner | Google ToDo リスト | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に締め切り管理ができるアプリ |
カンバン方式でタスク管理できるツール |
ガントチャートでタスク管理できるツール |
Microsoft 365と連携できるツール |
Googleが提供するタスク管理ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
シンプル |
シンプル |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※ただし、Microsoft Teamsとの連携により可能 |
【×】※ただし、Google Chatとの連携により可能 |
| 注意点 |
5人以上での利用が前提 |
特に無料版では、機能が限定的である |
タスクビューの種類が多く混乱する |
表示方法を切り替えられない |
メンバー間でタスクを共有するのは難しい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは$5USD/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは$10/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは1,499円/ユーザー/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
「Wrike」の詳細はこちら |
「Microsoft Planner」の詳細はこちら |
「Google ToDo リスト」の詳細はこちら |
以上の項目を参考に比較検討し、自社に最適なツールを選びましょう。
運用が成功する！タスク管理ツールの選び方5選
ここでは、タスク管理ツールの選び方を5つ解説します。「自社に合わないツールを選定してしまった」とならないためにも、以下の点を必ず押さえましょう。
（1）現場の業務フローに合っているか
選定ポイントの1つ目は、現場の業務フローに合っているかです。
現場の仕事の進め方に対応できるかを確認し、タスクの粒度、担当者の関わり方、進捗管理の方法が自社とマッチするかを確かめましょう。たとえば、案件管理の場合は、「メッセージ機能」や「タスク管理機能」のほかに高精度の「検索機能」が備わっていると便利です。
以上のように、自社に必要な機能を見極め、業務フローに合うツールを選定することが重要です。
（2）低コストで運用できるか
2つ目に、低コストで長期的に運用できるかを確認しましょう。
タスク管理ツールの料金は、ツールによって大きく異なります。とくに、高性能で豊富な機能を備えたツールは料金が高くなりやすく、長期的に運用できない可能性があるので注意しましょう。
また、オンラインでサービスを利用するクラウド型と、社内にサーバーを構築するオンプレミス型でも費用が異なります。クラウド型は専門知識が不要なうえ、高額な初期費用がかからないツールが多いのでおすすめです。
（3）通知機能があるか
3つ目に、通知機能があるかを確認しましょう。
とくに、「リマインダーや通知機能を柔軟に設定できるか」が重要です。繰り返しタスクの設定や、リマインダーの通知設定ができるツールを選ぶと、タスクの抜け漏れが減らせます。
したがって、通知機能の有無だけでなく、適切に通知設定できるツールを選びましょう。
（4）サポートは充実しているか
4つ目に、サポート体制が充実しているかを確認しましょう。
タスク管理ツールを導入するうえでの相談や、導入後のトラブルや不明点にすぐに対応してくれるサポート体制があれば安心です。たとえば、1営業日以内にメールで返信が来るようなサポートがあると、プロジェクトへの影響を最小限に抑えられます。
タスク管理ツールは長期的な運用が前提になるので、サポートが充実しており安心して使い続けられることが重要なのです。
（5）誰でも簡単に使いこなせるか
5つ目に、誰でも簡単に使いこなせるタスク管理ツールを選びましょう。
「有名だから」「多機能だから」などの理由でツールを選んでしまうと、自社の環境には合わない可能性があります。とくに、非IT企業の場合、多機能なタスク管理ツールではデジタルに慣れていない社員が使いこなせません。
そのため、社員がストレスなく運用できるタスク管理ツールを選ぶべきです。なかでも、操作がシンプルかつ、必要な機能が過不足なく搭載された「Stock」であれば誰でも即日で使えるので社内に浸透しやすいです。
タスクの期日管理が上手い人のタスクマネジメント方法3選
以下では、タスクの期日管理が上手い人のタスクマネジメント方法3選をご紹介します。タスク管理に苦手意識のある方や「いつも期限に追われている」という方は必見です。
方法1｜洗い出したタスクを行動レベルに分解する
1つ目に、タスク管理が上手い人は、洗い出したタスクを具体的にする方法を取り入れています。
たとえば、「顧客対応をする」という業務がある場合は「10時に○○さんに△の件についてのメールをする」など、時間や行動を具体的にします。また、時間を明確に示すことで期限を意識できるのです。
また、タスクを具体的にすることは複数人で動く場合や部下にタスクを割り振る場合でも、「誰でも理解しすぐに行動に移せる」という点で重要です。したがって、タスクに着手しやすくするためにも、何をするのかを具体的にしましょう。
方法2｜タスクに優先度をつける
2つ目は、タスクに優先度を付ける方法です。
タスクに優先度を付ける時には、多くの人が「早めに終わらせる」「後回しにする」の二択にしてしまいがちです。しかし、以下の4つに振り分けることで、優先順位を明確にすることができます。
- 重要かつ緊急
- 重要ではないが緊急
- 重要だが緊急ではない
- 重要でも緊急でもない
このように、「重要度」と「緊急度」によって優先順位をつけましょう。とくに、重要度が高い場合は期限を定めたり、他にどのメンバーが関わるのかの定義づけをしておくと分かりやすいです。
方法3｜タスクに必要な情報を紐付ける
3つ目は、タスクに必要な情報を紐付けることです。
タスクを実行する上で必要な情報や資料は、一緒に紐付けておくことで「確認したい情報が見つからない」という事態を回避でき、結果として円滑な業務進行につながります。そこで、タスクに必要な情報を紐付けておくには、情報共有ツールの活用がおすすめです。
とくに、プロジェクトや案件ごとの情報をまとめた「ノート」に期限付きの「タスク」を紐付けられる「Stock」のようなツールであれば、効率よくタスクを消化できます。
期日管理におすすめのタスク管理ツール5選まとめ
これまで、期日管理におすすめのタスク管理ツール5選や選び方をご紹介しました。
タスクを期限内で効率よく終わらせるには、「必要な情報をタスクに紐付けられるタスク管理ツール」を導入しましょう。ツールを選ぶときには、”現場の業務フローに合っていること”や”誰でも簡単に使いこなせること”を重要視することが大切です。
また、社内でのタスク管理に必要な「重要なタスクを目立たせる」「メッセージでタスクに関するやりとりができる」といった機能がついているものであれば、タスク管理に感じているストレスが大幅に解消されます。
結論、自社のタスク期日管理には、非IT企業の65歳以上の社員でも即日でタスクを作成・共有・管理できるツール「Stock」が最適なのです。
ぜひ「Stock」で期日までに確実にタスクを完了できる環境を整えましょう。
