新入社員への教育や業務の引き継ぎには、マニュアルが必須です。従来は、ExcelやPowerPointでマニュアルを作る方法が主流でしたが、更新や保管に手間がかかるため、近年ではITツールを活用する企業が増えています。
しかし、ツールにはさまざまな種類があるので「どれが自社に最適かわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの社内マニュアル作成ツール8選やツールの選び方を中心にご紹介します。
- ツールを活用してマニュアル作成を効率化したい
- マニュアル作成ツールはいくつもあるため選定ポイントを元に絞り込みたい
- 作成したマニュアルが社内でうまく活用されていない
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なマニュアル作成ツールが分かり、マニュアルの作成・管理にかかる手間を省けるようになります。
目次
マニュアル(手順書)作成ツール/アプリとは
マニュアル作成ツールとは、業務手順書や操作手順書、動画マニュアルなどの作成・管理を支援するツールのことです。
以下では、マニュアル作成ツールが必要とされる背景や、Office製品でマニュアルを作成するデメリットを紹介します。
マニュアル作成ツールが必要とされる背景
マニュアル作成ツールが必要とされるようになった背景には、「リモートワークの普及」や「労働人口の減少」が挙げられます。
リモートワークが普及したことにより、出社せずに業務を進める機会が増加しました。このような状況では、紙のマニュアルを会社に保管するのではなく、リモートワーク中でも見られるように、マニュアルを電子化する必要があります。
また、昨今の慢性的な労働力不足により、多くの企業では社員教育に時間を割くことが難しくなっています。そのため、新入社員が自ら調べて疑問を解決する体制を整え、教育コストを削減する必要があるのです。
このような状況下において、マニュアル作成ツールは大きな役割を持ちます。マニュアルの電子化によって、遠隔地からの閲覧が可能になるほか、ツール内にマニュアルが一元管理されるので目当ての情報を素早く見つけることができるのです。
【脱Excel】Office製品でマニュアルを作成するデメリット
ExcelなどのOffice製品でマニュアルを作成するデメリットは、「共有するのにメールや外部ツールを併用する必要がある」「情報が増えるにつれファイル管理が煩雑になる」という2点です。
株式会社アイディエーションが実施した「マニュアル手順書ツールユーザー満足度調査」によると、仕事でマニュアル作成の経験がある人のうち、約90%の人がWordやPowerPoint等の「Office製品」でマニュアルを作成していると回答しました。
しかし、Office製品はマニュアル管理に特化したツールではありません。そのため、他の業務の資料に埋もれて欲しい情報がどこにあるか探せず、作成したマニュアルがファイルサーバーに放置されているケースも多いのです。
そこで、マニュアル作成ツールを導入すれば、ツール上でマニュアルの作成・共有・管理が完結するため、Office製品のデメリットを解消できます。とくに、超高精度の検索機能がある「ナレカン」であれば、大企業でも管理が煩雑になる心配はありません。
マニュアル作成ツールの種類
マニュアル作成ツールには3種類あり、それぞれの特徴は以下の通りです。
- Q＆A形式のマニュアル作成ツール
- テキスト形式のマニュアル作成ツール
- 動画式のマニュアル作成ツール
投稿された質問に回答する形でノウハウを蓄積するツールです。質問をもとにマニュアルを作れるので、実務に有益な情報が集まりやすくなります。
文章で手順が記載されているツールです。文字を打ち込むだけでマニュアルが完成するため、作成に手間がかかりません。
映像で手順を説明するツールです。視覚的に学べるので、利用者にとっては作業のイメージがしやすいメリットがあります。
このように、マニュアル作成ツールにはそれぞれに特徴があります。ただし、ツールの種類が業務とかみ合わなければ、かえって従業員の負担が大きくなってしまう点に注意しましょう。
たとえば、「マニュアルを残すだけでなく、業務の不明点に関する同じような質問への対応を軽減したい」という方は、「ナレカン」のようなQ＆A形式のマニュアル作成ツールを導入しましょう。
【目的別】作成すべきマニュアルの選び方
マニュアルは、目的に合わせて作成すべき種別が異なります。以下の表を参考に、業務に必要なマニュアルと作成に適したツールを選びましょう。（表は左右にスクロール可）
| 業務マニュアル（手順書） | 作業標準書 | 新入社員マニュアル | 製品マニュアル | 接客マニュアル | |
|---|---|---|---|---|---|
| ＜内容＞ |
業務全般の手順や方法をまとめたマニュアルです。 |
「商品を梱包する」「食材を切る」など、業務マニュアルより細かい業務範囲で、誰もが同じ動きをできるように手順をまとめたものを指します。 |
新入社員が一通りの業務を覚えるためのマニュアルです。 |
製品の特長や仕様をまとめた資料です。営業先で自社の商品を説明するときなどに使います。 |
接客の流れや、効果的なセールストークなどのノウハウをまとめたマニュアルを指します。 |
| ＜適したツール＞ |
・Q＆A式
・テキスト式
・動画式 |
・テキスト式
・動画式 |
・Q＆A式
・テキスト式
・動画式 |
・Q＆A式
・テキスト式 |
・Q＆A式
・動画式 |
| ＜注目機能＞ |
テンプレート化して誰でも簡単に作成できるタイプがおすすめです。 |
操作するだけで自動的に必要な画面や動作説明文を取得してくれるタイプがおすすめです。 |
技術がなくとも直観的に動画作成をすることができ、音声認識して字幕や翻訳をしてくれるタイプがおすすめです。 |
検索機能があり、各製品の知りたい情報を即座に検索できるタイプがおすすめです。 |
手軽に共有ができ、操作性に特化したタイプがおすすめです。 |
このように、マニュアル自体にも多数の種類があるので、使う場面や目的に応じて適切な形式でマニュアルを残すことが重要です。
マニュアル作成ツールを利用する3つのメリットとは
ここでは、マニュアル作成ツールを使うメリットを3つご紹介します。社内全体にツールを浸透させるためにも、以下のメリットを把握・共有しましょう。
（1）マニュアルの品質が良くなる
1つ目のメリットは、マニュアルの品質向上につなげられる点です。
マニュアルの内容や手順が分かりづらければ、認識にズレが生じてしまいます。また、マニュアルの形式が作成者ごとに違うと、読み手のストレスになりやすく「マニュアルが読まれない」という事態になりかねません。
そこで、マニュアル作成ツールを活用すれば、テンプレートや基本フォーマットを利用した均一的なマニュアルを作成できるようになります。その結果、作成者ごとに内容や手順のばらつきが出る心配もなくなるのです。
（2）情報共有が活性化する
2つ目に、情報共有の活性化もメリットです。
マニュアルは作成して終わりではなく、業務の変化に応じて改訂する必要があります。しかし、ExcelやWordでマニュアルを作成していると、改訂のたびにファイルを更新しなければならず、手間がかかるうえ最新版がどれかわからなくなりがちです。
そこで、マニュアル作成ツールを利用すれば常に最新のマニュアルだけが共有され、ツールによっては既読管理もできます。そのため、ファイルデータより情報共有が簡単になるのです。
（3）作成にかかる手間を削減できる
3つ目のメリットとして、作成にかかる手間の削減にも役立ちます。
マニュアル作成ツールには、テンプレート/フォーマット機能が備わっているので、新規作成のたびに一からつくる必要がありません。また、Q&A形式のマニュアル作成ツールなら社内メンバーからの質問に答えるだけで業務マニュアルが作成できます。
このように、マニュアル作成における手間を最小限に抑えることで、ほかの業務へあてる時間も多く確保できるのです。
Q＆A形式の社内マニュアル作成ツール/アプリ2選
以下では、Q＆A形式の社内マニュアル作成ツール/アプリを2選ご紹介します。
マニュアル作成ツールを使えば、紙に印刷したりメールでファイルを共有したりする負担が軽減されます。特に、Q＆A形式のツールはマニュアルの作成だけでなく、担当者への質問・回答も全社に公開可能なため、社内のナレッジを効率よく蓄積できます。
しかし、検索機能の不十分なツールでは、蓄積されたナレッジの中から必要な情報をなかなか見つけられません。そのため、高度な検索機能を備えたツールを導入して、マニュアルや過去の質問を振り返りやすい環境を整えましょう。
結論、マニュアル作成には、超高精度の検索機能で必要なマニュアルがすぐに見つかるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、テキストや画像を用いたマニュアルを作成でき、ナレカン上で特定の部署や人に疑問点を尋ねれば「質問・回答」をナレッジとして残せます。さらに、「ヒット率100%」の検索機能によって、情報を探し出せるので、繰り返される質疑応答の負担もなくせるのです。
大企業のマニュアル作成・管理に最適のツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
マニュアルを通したチャットができるツール「Qast」
＜Qastの特徴＞
- 用途に合わせて使い分けできる
- タグの自動付与機能がある
社内の疑問は「Q＆A」として、自ら発信するナレッジは 「wiki」として蓄積できます。なお、Q＆Aは匿名で質問や回答ができます。
AIが投稿された内容を分析し、内容にふさわしいタグを自動付与する機能があります。手動でタグ付けする手間を省けるうえ、タグの付与された投稿が増えることで、活用の促進が期待できるのです。
＜Qastの機能・使用感＞
- チャットツール感覚での情報共有
- こましりbox機能
Qastでは、各カテゴリの「メモ」を残して投稿し、メンバーとチャットツール感覚で情報共有できます。何回も同じ質問をして答える手間を省くのに効果的です。
有益な記事を作成するにあたり、どのような困りごとがあるのかを事前に収集する機能です。Qastには、このような質問や投稿を促す機能が多数ありますが、機能が細分化されているのでかえって使いづらく感じる場合もあります。
＜Qastの注意点＞
- セキュリティ重視の企業は上位プランの契約が必要
- 更新状況が分かりづらい
- 検索がヒットしにくい可能性がある
IPアドレス制限やアクセスログなどのセキュリティ対策をする場合、上位プランに登録しなければなりません。
利用しているユーザーからは「更新タイミングがバッティングすると、更新反映されない部分があります。
更新の状況がもう少しわかりやすいと良いです。」という声があります。（引用：ITreview）
利用しているユーザーからは、「情報を絞り込むには詳細検索が必要で、ひと手間かかる」という声があります。（参考：ITreview）
＜Qastの料金＞
初期導入費用＋月額費用がかかります。料金の詳細は、問い合わせが必要です。
無料あり｜テキスト形式の社内マニュアル作成ツール/アプリ3選
以下では、テキスト形式の社内マニュアル作成ツール/アプリを3つご紹介します。文章メインでマニュアルをまとめたい方は必見です。
非IT企業でも簡単に使えるマニュアル作成ツール「Stock」
社内マニュアルをテキストでまとめると、あとから内容を修正しやすい点がメリットです。しかし、テキストしか載せられないツールだとかえって説明が分かりにくくなるので、画像や動画添付にも対応したツールを選びましょう。
「Stock」の「ノート」は画像や動画、ファイルの添付に対応しているほか、テンプレートの追加、呼び出しも簡単にできるので、マニュアル作成に最適です。加えて、ノートに紐付く「メッセージ」で話題の入り乱れないコミュニケーションが実現します。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜i-Share DXの特徴＞
- カテゴリごとに管理できる
- コメント機能がついている
- 30日間無料プラン
i-ShareDXで作成した文書は、2階層に分けて見やすく管理できます。
作成した文書には「承認者」がコメントを残せるので、編集者に指示や修正依頼を送れます。
30日間無料トライアルが可能です。機能制限もないため、利用目的に適しているかを無料で詳細に判断できます。
＜i-Share DXの機能・使用感＞
- テンプレートを作成できる
- 時間や場所を問わず閲覧できる
テンプレートを設定できるので、社内の誰でも同じ書き方でマニュアルを作成できます。また、デザインやレイアウトも統一されるため、見やすい状態でマニュアルをまとめられるのです。
i-Share DXのマニュアルは、PCはもちろん、スマホやタブレットなどあらゆる端末に対応しています。そのため、現場で作業をするメンバーも、時間や場所を問わずに見られるので便利です。
＜i-Share DXの注意点＞
- 過去に作成した文書の登録ができない場合もある
- 動画や画像メインのマニュアル作りには不向き
過去に作成した文章はインポートできる場合とできない場合があるので、確認が必要です。
i-Share DXは基本的にテキスト形式のマニュアル作成に特化しています。そのため、動画や画像メインのマニュアルを作るには機能が不足する点に注意が必要です。
＜i-Share DXの料金＞
初期導入費用＋月額費用がかかります。料金の詳細は、問い合わせが必要です。
個人用・共有用に分けてマニュアルを作成できるツール「Kibela」
＜Kibelaの特徴＞
- リアルタイムで共同編集できる
- さまざまな用途で使える
- 無料でも利用することができる
リアルタイムで共同編集できるので、ボリューミーなマニュアルを分担して作成するのに便利です。
ひとつのツールで、マニュアル作成に加えて議事録や日報、社内ブログなどさまざまな用途で活用できます。
「1ユーザーにつき1GBまで」や「ユーザー数が5名まで」などの制限はあるものの、無期限に利用できる「コミュニティープラン」を利用できます。
＜Kibelaの機能・使用感＞
- 検索機能が充実している
- フォルダに分類することができる
検索窓にカーソルを合わせると「最近の検索条件」が自動的に表示されるので、定期的な検索をストレスなくおこなえます。また、検索結果は「フォルダ」と「記事とコメント」に分けて表示されるため、必要な記事を探しやすいです。
画面左上「フォルダ」の「新しいフォルダを作成する」をクリックするだけでフォルダを作れます。フォルダは階層化できるため、「どこに何の記事があるのか」を把握しやすいです。
＜Kibelaの注意点＞
- ITが苦手な人には操作が難しい傾向にある
- 記入方式が複雑
Markdown、リッチテキストエディタ、PlantUMLで作成するので、ITが苦手な人は使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「HTML・Markdown形式のサンプルが一覧で見られるページへのリンクが、投稿内容に貼ってあると便利だと思います」という声があり、HTMLやMarkdown形式での記載の難しさが伺えます。（参考：ITreview）
＜Kibelaの料金＞
参考：Kibelaの料金ページ
- コミュニティープラン：0円
- スタンダードプラン：550円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：1,650円/ユーザー/月（年間契約）
無料あり｜動画形式の社内マニュアル作成ツール/アプリ3選
以下では、動画形式の社内マニュアル作成ツール/アプリを3つご紹介します。とくに、オンライン研修で使えるツールを探している方におすすめです。
多機能なマニュアル作成アプリ「Dojoウェブマニュアル」
＜Dojoウェブマニュアルの特徴＞
- モニタリング機能が搭載されている
- 機能が充実している
- 無料でも使いやすい
マニュアルに対する「イイネ」や閲覧者数をカウントできるので、マニュアルの利用度や貢献度が一目で分かります。
動画編集機能（画像トリミングや図形の追加など）や自動翻訳機能など、さまざまな便利機能がついています。
「Dojoウェブマニュアルフリー」プランでは、無期間で、100MBまでマニュアルデータを格納できます。（最新スマホ撮影の画像30枚、動画1本(30秒)程度が目安）
＜Dojoウェブマニュアルの機能・使用感＞
- スマートフォン版アプリがある
- AIによるチェックが受けられる
スマホ版アプリがあるので、現場で業務をしながらマニュアルを作成・確認できます。スマホで撮った写真をそのまま添付できる点も便利です。
ChatGPTが備わっており、マニュアルに対してアドバイスが受けられます。マニュアルの品質が気になる方におすすめの機能です。
＜Dojoウェブマニュアルの注意点＞
- 年間契約が必須になる
- 直感的な操作がしづらい
年間契約が必須なので、使用人数によっては予算オーバーとなる可能性があります。
利用しているユーザーからは「もっと直感的な操作のしやすさに磨きをかけてもらえるとDojoを利用するためのマニュアルをDojoでつくる、といった作業が不要になると思います。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Dojoウェブマニュアルの料金＞
- 無料プラン：0円（3か月）
- ベーシックプラン：37,500円（税抜）/月（年間契約）
- ビジネスプラン：75,000円（税抜）/月（年間契約）
- エンタープライズプラン：要問合せ
ビジネス・エンタープライズプランには、別途500,000円（税抜）の初期費用がかかります。
業務マニュアルをスムーズに共有できるアプリ「Teachme Biz」
＜Teachme Bizの特徴＞
- 1つの動画から画像を切り抜ける
- 翻訳機能が充実している
- 14日間無料で利用できる
1つの動画から、使いたいシーンを画像として切り抜くことができるので、写真を撮るために作業を停止する煩わしさがありません。
20言語から選択してマニュアルを自動翻訳することができます。さらに、辞書機能が搭載されているため、誤翻訳されやすい固有名詞も適切に表現できます。
無期限の無料プランはないものの、14日間無料で「ベーシック」と同じ機能を利用することができます。
＜Teachme Bizの機能・使用感＞
- マニュアルをタスクとして配信する機能がある
- 画像・動画を使ったマニュアル作成に強みがある
「タスク名」「期限」「マニュアル」を入力して「タスク作成」をすると、設定先の従業員に通知が届きます。その結果、たとえば従業員がマニュアルを見たかをすぐに確認できるため、進捗管理がしやすくなるのです。
複数枚の画像を貼って手順を明確に示したり、動画で業務の流れを説明したりするマニュアルを簡単に作れます。ただし、動画撮影と編集の基本的な知識がないと運用が難しい点に注意が必要です。
＜Teachme Bizの注意点＞
- 効果的な運用をするまでに時間がかかる
- フォルダが分かりにくい
導入までのステップが多く「とりあえずマニュアルを作成したい」という企業には不向きな傾向にあります。
利用しているユーザーからは「フォルダが乱立しているので、ぱっと見でどのようなフォルダなのかが分かりにくい」という声があります。（参考：ITreview）
＜Teachme Bizの料金＞
- スタータープラン：59,800円/月
- ベーシックプラン：119,800円/月
- エンタープライズプラン：319,800円/月
いずれのプランでも、別途初期費用が発生します。料金詳細は、問合せが必要です。
スマホで簡単に動画マニュアルを作成できるアプリ「tebiki」
＜tebikiの特徴＞
- 自動字幕・多言語に対応している
- 教育効果や習熟度が把握できる
動画内の音声を自動で字幕に変換する機能があり、100以上の言語に対応しているためボタン1つで翻訳が完了します。
レポート機能で「誰が、いつ、どのくらいマニュアルを見たのか」が一目で把握できるので、理解度テストや教育の効果検証にも貢献します。
＜tebikiの機能・使用感＞
- 画面録画機能がある
- 動画編集機能が優れている
画面録画にも対応しているので、現場の作業だけでなく事務作業のマニュアル化にも役立ちます。さらに、マウスポインタの動きも動画に反映できるため、PCで操作手順を説明するときも簡単です。
動画編集に関する知識がなくても、直感的に自動生成文字を「挿入」したり、動画と動画を「つなぎ合わせ」したりできます。
＜tebikiの注意点＞
- 文字ベースのマニュアルはつくれない
- 動画のダウンロードに制限がある
動画マニュアル作成に特化したツールのため、文字をベースとしたマニュアルを作成したい方には不向きな可能性があります。
動画のダウンロードは「ビジネスプラン」「エンタープライズプラン」のみ利用可能な機能です。利用しているユーザーからは「作成・公開した動画のダウンロードができると助かります。」という声もあるので、プラン選びに注意が必要です。（参考：ITreview）
＜tebikiの料金＞
料金の詳細は、問い合わせが必要です。
【比較表】社内のマニュアル作成におすすめのツール・アプリ一覧
以下は、紹介したツールの比較表です。ツールによって特徴が異なるので、比較検討して自社にあったツールを見つけましょう。（各表は左右にスクロール可）
＜Q＆A形式の社内マニュアル作成ツール＞
| ナレカン【一番おすすめ】 | Qast | |
|---|---|---|
| 特徴 |
大企業のマニュアル作成・管理に適したツール |
マニュアルを通したチャットができるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
| 動画・画像の添付 |
【〇】 |
【〇】 |
| テンプレート機能 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人での利用は不可 |
セキュリティ重視の企業は上位プランの契約が必要 |
| アプリの有無 |
【〇】 |
【〇】 |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Qast」の詳細はこちら |
＜テキスト形式の社内マニュアル作成ツール＞
| Stock【おすすめ】 | i-Share DX | Kibela | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業でも簡単に使えるマニュアル作成ツール |
社内の業務マニュアルを改善するツール |
個人用・共有用に分けてマニュアルを作成できるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| 動画・画像の添付 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| テンプレート機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| アプリの有無 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
過去に作成した文書をインポートできない場合もある |
Markdown形式など記入方式が複雑 |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも500円～/ユーザー/月 |
・要問い合わせ |
・無料プランあり
・有料プランは550円～/ユーザー/月 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「i-Share DX」の詳細はこちら |
「Kibela」の詳細はこちら |
＜動画形式の社内マニュアル作成アプリ＞
| Dojoウェブマニュアル | Teachme Biz | tebiki | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
多機能なマニュアル作成アプリ |
業務マニュアルをスムーズに共有できるアプリ |
スマホで簡単に動画マニュアルを作成できるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 動画・画像の添付 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| テンプレート機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| アプリの有無 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
有料プランは年間契約が必須 |
運用開始までに時間がかかる |
文字ベースのマニュアルはつくれない |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは37,500円（税抜）〜/月 |
・無料プランなし
・有料プランは59,800円～/月 |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「Dojoウェブマニュアル」の詳細はこちら |
「Teachme Biz」の詳細はこちら |
「tebiki」の詳細はこちら |
以上のように、複数のツールがあるときは、比較軸をもとに選定することが大切です。「ナレカン」では、担当者がお悩みをヒヤリング後、マニュアル作成ツールの一般的な比較軸をご紹介するので、ツール選びを成功させたい方はお問い合わせください。
マニュアル作成ツールの5つの比較ポイント
ここでは、マニュアル作成ツールの比較ポイントを5つご紹介します。「ツールを導入したが効果を得られなかった」というケースを避けるためにも、以下のポイントを意識してツールを選びましょう。
（1）簡単に操作できるか
はじめに、簡単に操作できるツールであるかチェックしましょう。
多機能なツールはITに詳しくない従業員が使いこなせず、最終的に放置される可能性があります。したがって、直感的に操作できるシンプルなツールであるかは重要です。
また、「思っていた使い勝手と違った」といったミスマッチを防ぐために、無料トライアルで実際に運用してみるのもおすすめです。このように、事前に使用感を確かめて、現場の社員が使いやすいツールを選びましょう。
（2）用途に合っているか
次に、使用用途に合っているかも判断しましょう。
たとえば、テキストだけでは作業をイメージしづらい職種であれば、画像や動画も添付できるツールが必要です。また、営業部門や現場作業が多い仕事であれば、パソコンだけでなくスマホからも簡単に使えるツールが最適だと言えます。
このように、「誰が、どのような場面で使うのか」をあらかじめ確認することで、用途にあったツールを選べるのです。
（3）マニュアルを確認しやすいか
次に、「マニュアルを確認しやすいか」も、ツールを選ぶうえで重要なポイントです。
マニュアル作成ツールは、パソコンやスマホなどの端末から確認できますが、インターネット環境のない場所では、マニュアルが表示されない場合もあります。そのため、ネット環境が不安定な場合でも、マニュアルを確認できるツールを選びましょう。
また、マニュアルを読むためにわざわざダウンロードしなければならないのは不便なため、「プレビュー状態」でも見られる点も大切です。このように、マニュアルの内容を簡単に確認できて、任意のタイミングで出力できる機能があるかを事前に確認しましょう。
（4）テンプレート機能があるか
次に、テンプレート機能があるかも確かめましょう。
テンプレート機能があれば、必要な情報を打ち込むだけでマニュアルが完成するため、従業員の負担を軽減できます。また、項目の抜け漏れも防げるので、不備のないマニュアルを作れるのです。
したがって、テンプレート機能が付いたマニュアル作成ツールを選択しましょう。たとえば、自社にあったテンプレートを作成しつつ、すぐに呼び出せる「ナレカン」であれば、短時間でマニュアルを作成できます。
（5）サポートは充実しているか
最後に、導入前や導入後のサポート体制も、ツールを選ぶうえで重要です。
とくに、ITに不慣れな職場では、ツールのサポート体制が不十分な場合、導入後の不明点の解決に時間がかかる恐れがあります。その結果、業務の停滞を招きかねません。
このような非効率な事態を防ぐためにも「導入前に使い方のレクチャーを受けられる」「問い合わせから1営業日以内に返信がある」など、サポートが迅速かつ充実しているツールを選びましょう。
おすすめの社内マニュアル作成ツールまとめ
これまで、おすすめの社内マニュアル作成ツール8選や、ツールの比較ポイントを中心にご紹介しました。
マニュアル作成ツールがあれば、マニュアルを一から作成したり、メンバーに共有したりする手間が解消します。さらに、Q&A形式で業務ノウハウやマニュアルなどのナレッジを蓄積できるツールなら、マニュアル作成の負担が軽減します。
ただし、蓄積したナレッジに誰もが簡単にアクセスできる状態にしておかなくてはなりません。したがって、ツールを選ぶときは「検索スキルによらず、欲しい情報にアクセスできるか」を必ず考慮しましょう。
結論、自社に導入すべきツールは、超高精度の検索機能で必要な情報に確実にたどり着ける「ナレカン」一択です。ナレカンでは専属担当者が、ツール選びから、導入～定着までを継続してサポートするので、各企業に合ったマニュアル運用を実現できます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内マニュアルの作成から管理にかかる負担を解消しましょう。
