新入社員への教育や業務の引き継ぎには、マニュアルが必須です。そこで、ExcelなどのMicrosoft365（旧office365）ツールを使ってマニュアルを作る方法もありますが、更新や保管に手間がかかるため、近年ではITツールを活用する企業が増えています。
しかし、ツールにはさまざまな種類があるので、「どれが自社に最適か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのマニュアル作成ツール7選と、ツールの比較ポイントを中心にご紹介します。
- 手順書をつくる手間を解消したい
- 自社に最適なマニュアル作成ツールを見つけたい
- 最も簡単にマニュアルを管理できるツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なマニュアル作成ツールが見つかり、マニュアルを作成・管理する手間を解消できます。
目次
マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールは、マニュアルの作成・管理を電子化するためのツールです。
たとえば、紙でマニュアルを作成すると、印刷コストがかかったり、メンバーへスムーズに共有できなかったりして不便だと言えます。また、管理体制も属人化しやすいため、「マニュアルがどこにあるか分からない」という事態が起こりかねません。
しかし、マニュアル作成ツールを活用すれば、印刷コストが一切かからないうえに、管理場所が一元化されるので必要なマニュアルを見つけやすくなります。このように、作成者・利用者双方の負担を軽減するのがマニュアル作成ツールです。
マニュアル作成ツールの種類
マニュアル作成ツールには3種類あり、それぞれの特徴は以下の通りです。
- テキスト式のマニュアル作成ツール
- 動画式のマニュアル作成ツール
- Q&A式のマニュアル作成ツール
文章で手順が記載されているツールです。文字を打ち込むだけで完成するので作成に手間がかからず、社内に浸透しやすいと言えます。
映像で手順を説明するツールです。視覚的に学べるので、利用者にとっては作業のイメージがつきやすいというメリットがあります。
投稿された質問に回答する形でノウハウを蓄積するツールです。質問をもとにマニュアルを作れるので、実務に有益な情報が集まりやすくなります。
このように、マニュアル作成ツールにはそれぞれに特徴があります。ただし、ツールの種類が業務とかみ合わないと、かえって従業員の負担が大きくなってしまう点に注意しなければなりません。
したがって、「手間なくマニュアルを作成・管理したい」という方は、「Stock」のようなテキスト式のマニュアル作成ツールを導入して、そこに動画を添付するなどの工夫をしましょう。
マニュアルの種類と目的別の選び方
以下には、業務に必要なマニュアルの種類と、作成に適したツールの種類をまとめています。
| ＜マニュアルの種類＞ | ＜内容＞ | ＜適したツール＞ |
|---|---|---|
|
業務マニュアル
（手順書） |
業務全般の手順や方法をまとめたマニュアルです。 |
テキスト式
動画式
Q&A式 |
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作業標準書 |
「商品を梱包する」「食材を切る」など業務マニュアルより細かい業務範囲で、誰もが同じ動きをできるように手順をまとめたものを指します。 |
テキスト式
動画式 |
|
新入社員マニュアル |
新入社員が一通りの業務を覚えるためのマニュアルです。 |
テキスト式
動画式 |
|
製品マニュアル |
製品の特長や仕様をまとめた資料です。営業先で自社の商品を説明する際などに使います。 |
テキスト式 |
|
接客マニュアル |
接客の流れや、効果的なセールストークなどのノウハウをまとめたマニュアルを指します。 |
動画式 |
以上のように、マニュアル自体にも多数の種類があるので、使う場面や目的に応じて適切な形式でマニュアルを残すことが重要です。
なぜマニュアル作成ツールが注目されるのか
マニュアル作成ツールが注目される背景には「働き方改革の促進」があります。自宅やサテライトオフィスなど働く場所が多様化したことで、業務指示を口頭で実施するのが難しくなりました。
このような働き方の変化に伴い「時間や場所を問わずに確認できるマニュアル」の重要性が高まったのです。しかし、紙のマニュアルでは、内容を更新したり、その都度配り直したりする手間がかります。
一方、「マニュアル作成ツール」で作ったマニュアルは自宅からでも確認できるほか、更新や修正はリアルタイムで反映されるので便利です。
マニュアル作成ツールを利用する3つのメリットとは
ここでは、マニュアル作成ツールを使うメリットを3つご紹介します。チーム全体にツールを浸透させるためにも、以下のメリットを把握・共有しましょう。
（1）マニュアルの品質が良くなる
1つ目のメリットは、マニュアルの品質向上につなげられる点です。
マニュアルの内容や手順が分かりづらければ、認識にズレが生じてしまいます。また、マニュアルの形式が作成者ごとに違うと、読み手のストレスになりやすく「マニュアルが読まれない」という事態になりかねません。
そこで、マニュアル作成ツールを活用すれば、テンプレートや基本フォーマットを利用した均一的なマニュアルを作成できるようになります。その結果、作成者ごとに内容や手順のばらつきが出る心配もなくなるのです。
（2）情報共有が活性化する
2つ目に、情報共有の活性化もメリットです。
マニュアルは作成して終わりではなく、業務の変化に応じて改訂する必要があります。そこで、紙のマニュアルを使っていると、改訂のたびに各自のファイルを手作業で更新しなければならず、修正を重ねると見づらくなるのです。
しかし、マニュアル作成ツールを利用すればクラウド上のデータを一括で修正できて、追加内容も自動更新されます。そのため、紙よりも情報共有が簡単になるのです。
（3）コストを削減できる
3つ目のメリットとして、人的コストの削減にも役立ちます。
マニュアル作成ツールには、テンプレート機能や基本フォーマットが備わっているので、新規作成のたびに一からつくる必要がありません。とくに、画面キャプチャ（スクリーンショット）ができるツールであれば、画像を使ったマニュアルが簡単につくれます。
このように、マニュアル作成におけるコストや手間を最小限に抑えることで、ほかの業務へあてるリソースを多く確保できるのです。
マニュアル作成ツールの5つの比較ポイント
ここでは、マニュアル作成ツールの比較ポイントを5つご紹介します。「ツールを導入したが効果を得られなかった」というケースを避けるためにも、以下のポイントを意識してツールを選びましょう。
（1）簡単に使えるか
はじめに、簡単に使えるツールであるかチェックしましょう。
多機能なツールはITに詳しくない従業員が使いこなせず、最終的に放置される可能性があります。したがって、直感的に操作できるシンプルなツールであるかは重要です。
また、「思っていた使い勝手と違った」といったミスマッチを防ぐために、無料トライアルで実際に運用してみるのもおすすめです。
以上のように、事前に使用感を確かめて、現場の社員が使いやすいツールを選ぶことが最も重要と言えます。
（2）用途に合っているか
次に、使用用途に合っているかも判断しましょう。
たとえば、テキストだけでは作業をイメージしづらい職種であれば、画像や動画も添付できるツールが必要です。また、営業部門や現場作業が多い仕事であれば、パソコンだけでなくスマホからも簡単に使えるツールが最適だと言えます。
このように、「誰が、どのような場面で使うのか」をあらかじめ確認することで、用途にあったツールを選べるのです。
（3）マニュアルを確認しやすいか
さらに、「マニュアルを確認しやすいか」も、ツールを選ぶうえで重要なポイントです。
マニュアル作成ツールは、パソコンやスマートフォンなどの端末から確認できますが、インターネット環境のない場所では、マニュアルが表示されない場合もあります。そのため、ネット環境が不安定な場合でも、作成したマニュアルを確認できるツールを選択しましょう。
また、マニュアルの内容を読むために、わざわざダウンロードしなければならないのは不便です。したがって、マニュアルを「プレビュー状態」でも確認できるかはポイントになります。
このように、マニュアルの内容を簡単に確認できて、任意のタイミングで出力できる機能があるかを事前に確認しましょう。
（4）テンプレート機能があるか
また、テンプレート機能があるツールを選びましょう。
マニュアル作成ツールの一番のメリットは、テンプレートを使ってマニュアルを簡単に作成できることです。テンプレート機能があれば、必要な情報を打ち込むだけでマニュアルが完成するため、従業員の負担を軽減できます。
したがって、テンプレート機能が付いたマニュアル作成ツールを選択しましょう。たとえば、自社にあったテンプレートを作成しつつ、すぐに呼び出せる「Stock」であれば、短時間でマニュアルを作成できます。
（5）サポートは充実しているか
最後に、導入前や導入後のサポート体制も、ツール選定における重要なポイントです。
とくに、ITに不慣れな職場では、ツールのサポート体制が不十分な場合、導入後の不明点の解決に時間がかかり業務に支障をきたしかねません。
このような非効率な事態を防ぐためにも「導入前に使い方のレクチャーを受けられる」「問い合わせから1営業日以内に返信がある」など、サポートが迅速かつ充実しているツールを選びましょう。
【無料あり】Webマニュアルの作成におすすめのツール7選
ここからは、Webマニュアルの作成に役立つツールを7選紹介します。
マニュアル作成ツールを使えば、紙の印刷コストや共有する手間など、あらゆる負担が軽減されます。また、作成にかかる時間の短縮だけでなく、情報の属人化も防げるのです。
したがって、マニュアルの作成・管理の効率化には、「マニュアル作成ツール」の導入は不可欠です。ただし、操作が難しいツールは社員が使いこなせず、次第に使われなくなってしまうので、「誰でも簡単に使えるシンプルなツール」であることが大前提です。
したがって、マニュアル作成には、必要な機能が過不足なく備わっていて、非IT企業の65歳でも直観的に使いこなせるツール「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」にはテキストや画像を残せるため、誰でも簡単にマニュアルを作成できます。また、「フォルダ」を使ってマニュアルを分かりやすく整理することで、必要なマニュアルにスピーディーにアクセスできるのです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
豊富な機能を備えたマニュアル作成アプリ「Dojoウェブマニュアル」
＜Dojoウェブマニュアルの特徴＞
- モニタリング機能が搭載されている
- 機能が充実している
マニュアルに対する「イイネ」や閲覧者数をカウントでき、マニュアルの利用度や貢献度を一目で分かります。
動画編集機能（画像トリミングや図形の追加など）や自動翻訳機機能など、さまざまな便利機能がついています。
＜Dojoウェブマニュアルの機能・使用感＞
- スマートフォン版アプリがある
スマホ版アプリがあるので、現場で業務をしながらマニュアルを作成・確認できます。スマホで撮った写真をそのまま添付できる点も便利です。
＜Dojoウェブマニュアルの注意点＞
- 年間契約が必須になる
- 直感的な操作がしづらい
年間契約が必須となるので、使用人数によっては予算オーバーとなる可能性があります。
利用しているユーザーからは「もっと直感的な操作のしやすさに磨きをかけてもらえるとDojoを利用するためのマニュアルをDojoでつくる、といった作業が不要になると思います。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Dojoウェブマニュアルの料金＞
- 5人まで：無料
- 250人まで：41,250円/月
- 500人まで：77,000円/月
- 1,000人まで：143,000円/月
- 2,000人まで：264,000円/月
- 3,000人まで：363,000円/月
- 4,000人まで：440,000円/月
- 5,000人まで：495,000円/月
＜i-Share DXの特徴＞
- カテゴリごとに管理できる
- コメント機能がついている
i-ShareDXで作成した文書は、2階層に分けて見やすく管理できます。
作成した文書には「承認者」がコメントを残すことができるので、編集者に指示や修正依頼を送れます。
＜i-ShareDXの機能・使用感＞
- テンプレートを作成できる
テンプレートを設定できるので、社内の誰でも同じ書き方でマニュアルを作成できます。また、デザインやレイアウトも統一されるため、見やすい状態でマニュアルをまとめられます。
＜i-Share DXの注意点＞
- 過去に作成した文書の登録ができない場合もある
過去に作成した文章はインポートできる場合とできない場合があるので、確認が必要です。
＜i-Share DXの料金＞
価格・プラン詳細については、問い合わせが必要です。
個人用・共有用に分けてマニュアルを作成できるツール「Kibela」
＜Kibelaの特徴＞
- リアルタイムで共同編集できる
- さまざまな用途で使える
リアルタイムで共同編集できるので、ボリューミーなマニュアルを分担して作成するのに便利です。
ひとつのツールで、議事録や日報、社内ブログなどさまざまな用途で活用できます。
＜Kibelaの機能・使用感＞
- 検索機能が充実している
検索窓にカーソルを合わせると「最近の検索条件」が自動的に表示されるので、定期的な検索をストレスなくおこなえます。また、検索結果は「フォルダ」と「記事とコメント」に分けて表示されるため、必要な記事を探しやすいです。
＜Kibelaの注意点＞
- ITが苦手な人には操作が難しい傾向にある
- 記入方式が複雑
Markdown、リッチテキストエディタ、PlantUMLで作成するので、ITが苦手な人は使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「HTML・Markdown形式のサンプルが一覧で見られるページへのリンクが、投稿内容に貼ってあると便利だと思います」という声があり、HTMLやMarkdown形式での記載の難しさが伺えます。（参考：ITreview）
＜Kibelaの料金＞
- コミュニティープラン：無料
- スタンダードプラン：550円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：1,650円/ユーザー/月
業務マニュアルをスムーズに共有できるアプリ「Teachme Biz」
＜Teachme Bizの特徴＞
- 1つの動画から画像を切り抜ける
- 翻訳機能が充実している
1つの動画から、使いたいシーンを画像として切り抜くことができるので、写真を撮るために作業を停止する煩わしさがありません。
辞書機能が搭載されているので、誤翻訳されやすい固有名詞も適切に表現できます。
＜Teachme Bizの機能・使用感＞
- 画像・動画を使ったマニュアル作成に強みがある
複数枚の画像を貼って手順を明確に示したり、動画で業務の流れを説明したりするマニュアルを簡単に作れます。ただし、動画撮影と編集の基本的な知識がないと運用が難しい点に注意が必要です。
＜Teachme Bizの注意点＞
- 効果的な運用をするまでに時間がかかる
- 手順ごとの字数制限がある
導入までのステップが多く「とりあえずマニュアルを作成したい」という企業には不向きな傾向にあります。
利用しているユーザーからは「ステップごとの文字数の上限が少ない。もう少し文字数を増やしてほしい。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Teachme Bizの料金＞
- スタータープラン：59,800円/月
- ベーシックプラン：119,800円/月
- エンタープライズプラン：319,800円/月
スマホで簡単に動画マニュアルを作成できるツール「tebiki」
＜tebikiの特徴＞
- 自動字幕・多言語に対応している
- 教育効果や習熟度が把握できる
動画内の音声を自動で字幕に変換する機能があり、100以上の言語に対応しているためボタン1つで翻訳が完了します。
「誰が、いつ、どのくらいマニュアルを見たのか」が一目で把握できるので、理解度テストや教育の効果検証にも貢献します。
＜tebikiの機能・使用感＞
- 画面録画機能がある
画面録画にも対応しているので、現場の作業だけでなく事務作業のマニュアル化にも役立ちます。マウスポインタの動きも動画に反映できるので、PC操作の手順を分かりやすくマニュアル化できるのです。
＜tebikiの注意点＞
- 文字ベースのマニュアルはつくれない
- 動画のダウンロードはできない
動画マニュアル作成のためのツールのため、文字をベースとしたマニュアルを作成したい方には不向きな可能性があります。
利用しているユーザーからは「作成・公開した動画のダウンロードができると助かります。」という声があります。（参考：ITreview）
＜tebikiの料金＞
料金については、問い合わせが必要です。
Q＆A形式でマニュアル作成できるアプリ「Qast」
＜Qastの特徴＞
- 用途に合わせて使い分けできる
- 表作成機能がついている
社内の疑問は「Q＆A」として、自ら発信するナレッジは 「wiki」として蓄積できます。なお、Q＆Aは匿名で質問や回答ができます。
記事内で表を作成できる機能が備わっているので、何かを比較するときやチェックリストとしても使えます。
＜Qastの機能・使用感＞
- こましりbox機能
有益な記事を作成するにあたり、どのような困りごとがあるのかを事前に収集する機能です。Qastには、このような質問や投稿を促す機能が多数ありますが、機能が細分化されて使いづらく感じる場合もあります。
＜Qastの注意点＞
- セキュリティ重視の企業には不向きな可能性あり
- 質問内容が重複するケースもある
IPアドレス制限やアクセスログなどのセキュリティ対策をする場合、上位プランに登録しなければなりません。
利用しているユーザーからは「質問者が事前にナレッジを確認してくれればよいが、確認せずに同じ質問をしてくることがある」という声があります。（引用：ITreview）
＜Qastの料金＞
料金の詳細ついては、問い合わせが必要です。
【比較表】社内のマニュアル作成におすすめのツール
以下は、紹介したツールの比較表です。ツールによって特徴が異なるので、比較検討して自社にあったツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Dojoウェブマニュアル | i-Share DX | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
チームの情報を最も簡単に残せるツール |
豊富な機能を備えたマニュアル作成アプリ |
クオリティの高い手順書を作成できるツール |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、マークダウンを使った記載には対応していない |
有料プランは年間契約が必須 |
過去に作成した文書をインポートできない場合もある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは41,250円/月～ |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Dojoウェブマニュアル」の詳細はこちら |
「i-Share DX」の詳細はこちら |
| Kibela | Teachme Biz | tebiki | Qast | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
個人用・共有用に分けてマニュアルを作成できるツール |
業務マニュアルをスムーズに共有できるアプリ |
スマホで簡単に動画マニュアルを作成できるツール |
Q＆A形式でマニュアル作成できるアプリ |
| 注意点 |
Markdown形式など記入方式が複雑 |
運用開始までに時間がかかる |
文字ベースのマニュアルはつくれない |
セキュリティ重視の企業には不向きな可能性がある |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは550円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは59,800円/月～ |
・要問い合わせ |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「Kibela」の詳細はこちら |
「Teachme Biz」の詳細はこちら |
「tebiki」の詳細はこちら |
「Qast」の詳細はこちら |
おすすめの社内マニュアル作成ツールまとめ
これまで、おすすめのマニュアル作成ツールやメリットを中心にご紹介しました。
マニュアル作成ツールがあれば、マニュアルを一から作成したり、メンバーに共有したりする手間が解消します。さらに、時間や場所にとらわれずに使えるツールであれば、外出先でもマニュアルを確認もできるのです。
ただし、多機能なツールではITに慣れていない従業員が使いこなせず、運用が続かない恐れもあります。したがって、ツールを選定するときは「ITに詳しくない社員でも、マニュアルを簡単に作成・管理できるか」を必ず考慮しましょう。
結論、マニュアルの作成・管理の効率化には、あらゆる情報を「ノート」にまとめるだけでチームへ簡単に共有できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、マニュアルを作成・管理する負担を解消しましょう。
