社員が担当する仕事を管理する手法のひとつにタスクマネジメントがあります。タスクマネジメントをすれば、業務全体の進捗が把握できたり、効率よく業務を進めることができたりなどのメリットが得られます。
一方で、「タスクマネジメントがどのようにチームに貢献するのか具体的にイメージできない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「タスクマネジメントの概要」「成功させる4つの手順」「5つの管理方法」を中心にご紹介します。
- タスクが期限ぎりぎりになってしまう
- 対応すべき業務内容や業務量を把握できていない
- チームのタスクを管理するツールを探している
という担当者の方がこの記事を参考にすれば、タスクマネジメントの概要が理解できるだけでなく、自社で展開する方法も分かります。
目次
タスクマネジメントとは
以下では、タスクマネジメントの意味とメリットを中心にご紹介します。タスクマネジメントの概要を知りたい方は必見です。
タスクマネジメントの意味
タスクマネジメントとは、期限内に仕事を処理できるように管理することです。
タスクの優先順位を設定したり、メンバーにタスクを分担したりする業務全般を指します。タスクマネジメントをすることで、メンバーがどのタスクをこなせば良いかが明確になります。
一方で、プロジェクトの規模が大きくなるほど管理するタスクが増えるので、タスクマネジメントが困難になります。タスクマネジメントに失敗すると、プロジェクト失敗の直接的な原因となる可能性があるのです。
したがって、マネジメント能力自体を鍛えることやタスクマネジメントの効率的な方法を身に付けることが求められます。
タスクとToDoの違い
タスクとToDoは「期日の有無」で違いがあります。
どちらも「やるべき業務」という点では同じですが、タスクは「期限の決まっている業務」を指し、ToDoは「期限の決まっていない業務」を指します。
そのため、期日のあるタスクの方がToDoよりも優先的に管理する必要があるので、タスクマネジメントをする際にも確認に期限を設けることが大切です。
タイムマネジメントとの違い
タイムマネジメントとタスクマネジメントでは、「時間の管理」への向き合い方に違いがあります。
どちらも仕事や目標達成に欠かせない考え方ですが、タイムマネジメントは「どの時間帯に何を行うかを決め、時間の使い方をコントロールすること」を目的としています。一方で、タスクマネジメントは、「タスクを期限内に処理できるように管理すること」であり、タイムマネジメントとは密接な関係にあります。
つまり、タスクマネジメントには時間の管理も含まれるので、業務を滞りなく進めるには、タイムマネジメントが欠かせないのです。
タスクマネジメントを行うメリット
タスクマネジメントを行うメリットには、以下の点が挙げられます。
- 業務全体を把握できる
- タスクの抜け漏れを防止できる
- 業務の優先度を可視化できる
目の前のタスクだけでなく、業務の全体像を確認できます。その結果、進捗状況の把握が簡単になり、トラブルも防ぎやすくなります。
タスクマネジメントをすればタスクが可視化されるので、タスクの抜け漏れが減少します。対応漏れをいち早く確認でき、納期の遅延等を防げるのです。
タスクマネジメントをすることで、重要度の高い業務が可視化されます。
「次にどの業務を行うべきか」が明確になり、効率的に業務を進めることができます。
上記のメリットはあらゆる企業に共通する要素です。そのため、タスクマネジメントは業界や企業規模の大小に限らず必要な管理手法なのです。
タスクマネジメントを成功させる4つの手順
ここでは、タスクマネジメントを成功させる4つの手順をご紹介します。以下の手順で進めるとスムーズなタスク管理が実現できます。
（1）タスクをすべて洗い出す
はじめに、プロジェクトの進行に必要なすべてのタスクを洗い出しましょう。
最初の段階でタスクの洗い出しをしないと、あとから急にタスクが発生したときに適切に対応できず、大きなトラブルを招いてしまう可能性があります。
すべてのタスクを洗い出すためにはアップストリーム型の洗い出し方を活用しましょう。アップストリーム型とは下図のように実際の業務の流れに反して、目的達成に必要な成果からタスクを書き出していく方法です。
アップストリーム型で洗い出しをすれば、目的を達成するために必要なタスクを正確に把握できます。
（2）タスクの優先順位を決める
次に、タスクの優先順位を決めましょう。
すべてのタスクに同等の時間と労力をかけるのは不可能なので、優先的に処理するタスクを決める必要があります。タスクの優先順位は直感ではなく、以下のように縦軸にタスクの重要性、横軸にタスクの緊急性をとったマトリクスを活用します。
タスクの優先順位は基本的に(1)＞(2)＞(3)＞(4)の順番になります。
（3）スケジュールを設定する
優先順位を決定したら、期限や必要人員を考えてスケジュールを組みます。
タスクの期限をギリギリに設定してしまうと気持ちにゆとりがなくなったり、突発的なタスクが入った際に対応できなくなったりしてしまいます。
そのため、スケジュールを組む際には日程に余裕を持たせることが重要です。
（4）タスクを割り振り、共有する
スケジュールを組んだら、タスクを割り振り、実際に業務に取り掛かりましょう。
チームのタスクマネジメントをするためには、社員一人ひとりが担当するタスクの進捗をリアルタイムで把握する必要があります。したがって、タスクを割り振るのと同時に誰でも簡単にタスク管理・共有ができる仕組みを整えることも重要なのです。
たとえば、「Stock」のようなITツールでタスク管理すれば、チームメンバー全員のタスクを一覧で確認できます。
タスクマネジメントをサポートする5つの管理方法
以下では、効率的なタスクマネジメントをサポートする5つの方法の特徴とメリット・デメリットを解説します。業界・業種問わずに使える方法なので必見です。
（1）メモ帳
手軽にタスクマネジメントができる方法のひとつにメモ帳があります。以下は、メモ帳でタスクマネジメントするメリットとデメリットです。
- メリット
– 使い方を覚える必要がない
– 独自のやり方やカスタマイズができる
- デメリット
– 持ち運びが必要なので忘れないようにする必要がある
– 気軽に修正ができない
– 書いたこと自体を忘れてしまう
– ほかの社員に共有できない
メモ帳はタスクマネジメントを気軽に始められる方法ですが、タスクを忘れてしまったり共有ができなかったりするデメリットもあらかじめ理解しておく必要があります。
（2）電子メール
電子メールの受信ボックスを活用してタスクマネジメントする方法があります。
紙のメモ帳では共有が困難でしたが、メールのCcやBccを活用すれば共有も可能です。以下は、電子メールでタスクマネジメントするメリットとデメリットです。
- メリット
– 使い慣れたメールで管理できる
– 返信から質問やタスクの完了を知らせられる
- デメリット
– 別のコミュニケーションツールを利用していると情報が分散する
– メール以外のタスクが管理できない
– リアルタイムで進捗把握できない
– メールが増えると管理が困難になる
メールはほかの連絡手段と併用すると、情報が分散して「あのタスクはどこを確認すれば良いのか」と混乱を招きます。また、メール以外のタスクは管理できないので利用用途は限定的です。
（3）表計算ソフト
Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトは、タスクの一覧管理に向いています。以下は、表計算ソフトでタスクマネジメントするメリットとデメリットです。
- メリット
– タスクを一覧で管理できる
– ほかの業務でも利用しているので慣れている
- デメリット
– （Excelの通常利用では）リアルタイムで進捗共有できない
– （Excelの通常利用では）複数人で同時編集できない
– ファイルやURL管理が面倒
– 期限までに通知されないので忘れてしまう
チームでタスクマネジメントする場合には、ファイル形式でタスク管理表を共有する必要があります。しかし、情報がリアルタイムで反映されず、複数人で編集すると正常に保存されない場合があるのです。
また、表計算ツールにはタスクの期限を通知する機能はないのでタスクのやり忘れは防げません。表計算ツールでタスクマネジメントする場合には、以上のようなデメリットがあることを理解した上で導入を検討しましょう。
（4）カンバン方式
タスクマネジメントの方法の1つにカンバン方式があります。
まず、「ToDo(未完)」、「Doing(作業中)」、「Done(完了)」の3つに分割します。そのあとプロジェクト完了に必要なタスクを書き出し、タスクの状況に合わせてステータスを変えていきます。以下がメリットとデメリットです。
- メリット
– 自分のやるべきことを状況別に把握できる
– チームで持つタスクを一覧で確認可能
- デメリット
– ステータスを変える手間がかかる
– 1つあたりのタスクの重さの把握がしづらい
かんばん方式は各タスクの状況を把握するのに適していますが、タスクの重要度は別途管理する工夫が求められます。
（5）タスク管理ツール・アプリ
タスクマネジメントをもっとも効率的にできるのがタスク管理ツールです。
タスクマネジメントに特化したツールを導入すれば、環境を一から構築する必要はありません。以下は、タスク管理ツールでタスクマネジメントするメリットとデメリットです。
- メリット
– 効率的にタスク管理できる
– 豊富な機能が利用できる
– チームのタスクマネジメントに最適
- デメリット
– デジタルに詳しくないと使いこなすのに時間がかかる
– 機能が多すぎると社内に浸透しない
– 運用コストがかかる
多機能なタスク管理ツールは便利ですが、デジタルに詳しくない社員が使いこなすのは困難です。そのため、多機能ツールの高い運用コストを支払いながらも社内に浸透しないという問題を抱えてしまいます。
一方で、デメリットをカバーするタスク管理ツールのひとつに「Stock」があります。Stockはデジタルが苦手な社員でもすぐに使いこなせるほどシンプルであり、無料から利用できるうえに有料プランも低コストで運用可能なツールです。
【必見】能力に関係なくタスクマネジメントを行えるツール
以下では、能力に関係なくタスクマネジメントを行えるツールをご紹介します。
タスクマネジメントを行うことより「やるべきことが曖昧で、期限ぎりぎりになってしまう」状況の解消につながります。しかし、タスク量が多かったりタスク管理に苦手意識があると、人によってはうまくいかないケースも起こりがちです。
そこで、「タスク管理アプリ」を活用すると、期限の通知や管理機能で、能力に関係なくタスクマネジメントが進めやすくなります。ただし、操作が難しいツールは使うのが面倒になってしまうので、操作が直感的な点も重視して選びましょう。
結論、タスクマネジメントには非IT企業の65歳以上のメンバーでも使えるほど簡単でシンプルなツール「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」にあらゆる業務内容を簡単にまとめられます。また、「タスク」はリマインド機能があるうえ、ノートにタスクが紐づけられるので、やるべきことの詳細も確認しやすいのです。
非IT企業の65歳がすぐに使いこなせる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
自社に合うタスク管理ツールの3つの選定基準
これまでご紹介したタスクマネジメントの方法のなかで、もっとも効率的かつ簡単なのがタスク管理ツールです。そこで以下では、自社に合うタスク管理ツールの3つの選定ポイントをご紹介します。
(1) タスクの検索や依頼が簡単にできるか
はじめに、タスクの検索と依頼が簡単にできるかを確認しましょう。
「タスクの検索」は、膨大なタスクのなかから確認したいものだけをピックアップする機能です。たとえば、ある部下のタスクだけを確認したい場合、”担当者”の条件で検索して一覧で確認できれば、ストレスのないマネジメントが可能です。
また、「タスクの依頼」は数クリックでタスクを社員に割り振れる機能です。これまでは、口頭やメール、チャットツールでタスクの伝達ミスが多発していましたが、タスクマネジメントに特化したタスク管理ツールであれば解決します。
以上のように、タスクの検索と依頼機能は効率的なタスク管理に欠かせません。
(2) タスクと資料をまとめて管理できるか
次に、タスクに関連する資料も一緒に管理できるかチェックします。
これまでタスクに関連する資料は、クラウドストレージなどにファイル形式で管理されていました。しかし、何階層にも分類されたフォルダから必要なファイルを探すのは時間がかかります。
そのため、ひとつのツールで資料からタスクまですべて管理できるツールを導入すれば、業務もスムーズになるのです。さらに、資料とタスクが紐づけられれば、上司は部下の仕事を簡単に把握できるようになります。
このように、タスクだけでなく資料等もまとめて管理できる「Stock」のようなツールがあれば、これまで感じていた情報管理の悩みも一気に解消されるのです。
(3) 直感で操作できるほどシンプルか
最後に、シンプルで直感的に操作できるかをチェックしましょう。
機能が豊富なツールは便利に見えますが、デジタルに詳しくない社員は上手く活用できません。タスクマネジメントでは部下一人ひとりの進捗を確認する必要があるので、誰かが使いこなせない複雑なツールでは意味がないのです。
逆に、必要な機能を過不足なく搭載しているタスク管理ツールは、”何の機能がどこにあるのか”が一目瞭然で使いやすいため、社内研修にかかる教育担当者の負担が最小限で済みます。
以上のように、タスク管理ツールを選定するときにはシンプルで直感的に操作できるかどうかを必ずチェックしましょう。
タスクマネジメントの管理方法4選とおすすめツールまとめ
これまで「タスクマネジメントの概要」「成功させる4つの手順」「4つの管理方法」を中心にご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
- タスクマネジメントは期限がある仕事を適切に処理できるように管理すること
- タスクマネジメントの成功にはタスクの優先順位を決めるなどの4つの手順が重要
- タスクマネジメントには「タスク管理ツール」が必須
タスク管理ツールであれば何を導入しても良いわけではないので、自社のITリテラシーに適したツールであるかを確認しましょう。
結論、タスクマネジメントに最も適したツールはは、必要な機能に過不足がなく、直感的に操作できるシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して効率的なタスクマネジメントを実現し、業務をスムーズにできるような環境を整えましょう。
