プロジェクトを成功させるためには、タスクの整理や進捗の可視化、メンバー間の情報共有などを体系的に管理する「プロジェクト管理」が欠かせません。開発・マーケティング・営業企画など、複数人が関わる業務では、適切な管理方法を選ぶことが成果を大きく左右します。
しかし、「プロジェクト管理が属人化していて、どの手法を選べばよいか分からない」「アジャイルやガントチャートを導入したものの、自社業務に合わず形骸化している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクト管理の基本的な考え方や代表的な管理手法、それぞれの特徴と選び方のポイントを中心にご紹介します。
- プロジェクト管理が属人化し、どの管理手法を選ぶべきか分からない現場リーダー
- 手法は知っているが、自社業務に合わず形骸化している若手PM・サブリーダー
- 炎上案件をきっかけに、進め方そのものを見直したい中小企業の管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、プロジェクトの規模や業務特性に応じて手法をどのように使い分けるべきかを理解でき、自社のプロジェクトに適した管理方法を選べるようになります。
目次
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理とは、プロジェクトの目標達成に向けて、チーム全体の計画や進捗を管理することを指します。
プロジェクト管理では「プロジェクトに必要なタスクや業務がどれほど進んでいるか」「スケジュール通りにタスクが完了しているか」といった確認をします。このような管理をすれば、仮にタスクが遅れている場合でも迅速な対応がしやすくなるのです。
したがって、プロジェクト管理は期日までにチームのタスクを完了するうえで必須の業務と言えます。
なぜプロジェクト管理は失敗するのか
プロジェクト管理が失敗する主な原因は、業務の特性やチーム体制を考慮せずに、管理手法だけを導入してしまう点にあります。
プロジェクト管理には、アジャイルやウォーターフォールなど複数の手法があり、それぞれ適した業務の進め方があります。しかし実務では、流行しているという理由でアジャイルを採用したり、とりあえずガントチャートを作成して管理したりするケースも少なくありません。
手法の特徴や業務プロセスとの相性を整理しないまま導入すると、管理方法が形骸化し、プロジェクト全体の進行を正しく把握できなくなる恐れがあります。
たとえば、要件が頻繁に変化しない業務でアジャイルを導入すると、短いサイクルでの開発や頻繁なミーティングが負担となり、作業効率が低下する場合があります。一方で、変化が多いプロジェクトに対してガントチャート中心の管理を行うと、計画の修正が追いつかず、実際の進捗と計画の差が広がりやすくなります。
プロジェクト管理を成功させるためには、流行している手法をそのまま採用するのではなく、業務の流れやチーム体制に適した管理方法を選択することが重要です。
【図解】プロジェクト管理の手順
プロジェクト管理を実施するときには、以下の手順で進めましょう。
プロジェクトをPDCA（計画・実行・評価・改善）のサイクルで定期的にメンテナンスすることが基本であり、重要なポイントです。
プロジェクトが設けた期限内に完了するために重要なのが、とくに進捗確認です。したがって、プロジェクト管理者はメンバーと日々コミュニケーションを取りながら状況を把握しましょう。
作業構造を管理するプロジェクト管理手法
以下では、作業構造を管理するプロジェクト管理手法紹介します。効率的にプロジェクト管理を進めるためにも、以下の手法を実践しましょう。
WBS
WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトを細かいタスクに分解して構成図を作成する手法で「作業分解構成図」とも呼ばれます。
上図のように、WBSを使うとプロジェクトに必要な細かいタスクを把握できるので、プロジェクト完遂までの大まかな時間と予算も計算しやすくなります。
マインドマップ
マインドマップは、中心となる課題から自由に情報を分岐・派生させる手法です。
上図のように、課題に関する情報を書き出していけば「プロジェクトの期限に余裕を持たせるには何をすべきか」といった事象へのアイデアも出しやすくなります。その結果、目標から逆算して効率的なタスク管理ができるようになるのです。
スケジュールを管理するプロジェクト管理手法
以下では、スケジュール管理に焦点を当てて紹介します。
ガントチャート
ガントチャートは、各タスクの作業開始日と終了日を棒グラフで表す手法です。主に縦軸は作業内容、横軸は時間を示します。
上図のように、ガントチャートを使えばプロジェクト全体の進捗度が一目で分かります。しかし、前後のタスクの進捗に合わせて、都度修正が必要になるので手間がかかると言えます。
したがって、シンプルにタスクを管理したい場合は「Stock」のような簡単にタスクを期日管理できるツールを使いましょう。
PERT
PERT（Program Evaluation and Review Technique）は、プロジェクト内のタスクや作業の繋がりを図示して、依存関係を把握する手法です。
上図のように、図で表すと視覚的に工程が分かるのはもちろん、各タスクにかかる時間も算出しやすいです。そのため、部署をまたいだ大規模なプロジェクトにも向いています。
CPM（クリティカルパス法）
PERT（Program Evaluation and Review Technique）は、プロジェクト内のタスクや作業の繋がりを図示して、依存関係を把握する手法です。
上図のように、図で表すと視覚的に工程が分かるのはもちろん、各タスクにかかる時間も算出しやすいです。そのため、部署をまたいだ大規模なプロジェクトにも向いています。
リソースを管理するプロジェクト管理手法「CCPM」
CCPM（Critical Chain Project Management）は、プロジェクト各工程の時間や予算を最低限にして、プロジェクト全体で「ゆとり」を持たせられるフレームワークです。
上図のようにCCPMを使えば、トラブルへの対応も柔軟になったり、プロジェクト終盤での見直しに時間を確保したりできます。ただし、基本的に長期プロジェクト向けの手法なので、時間が切迫しがちな短期プロジェクトで使うのは避けましょう。
業務の流れを管理するプロジェクト管理手法「カンバン」
カンバンは、タスクの進行状況を「見える化」しながら業務の流れを管理できるプロジェクト管理手法です。
カンバンを活用すると、タスクの状態を視覚的に把握しながら業務を管理できるため、作業の遅延や負荷の偏りを早期に発見しやすくなります。業務の流れを整理しながら継続的に改善したいチームに適したプロジェクト管理手法といえるでしょう。
複数案件・戦略を管理するプロジェクト管理手法「PPM」
PPM（Project Portfolio Management）は、社内で進行している複数のプロジェクトを一括で管理し、それぞれのリソースの配分を決定するフレームワークです。
上図のように、PPMでは各プロジェクトを市場占有率と市場成長率の2軸に分けて、さらに4象限に分類します。そして、各事象で推薦される「撤退戦略」や「拡大戦略」などを選択しながら最適なリソースの配分を決めることができるフレームワークです。
【判断軸】失敗しないプロジェクト管理手法の選び方
以下では、プロジェクト管理手法を選ぶ際に失敗しないための判断軸について解説します。最適な管理手法を選び、成果につながる運用を実現したい方はぜひ参考にしてください。
定型業務or不確実性が高いか
プロジェクト管理手法は、業務の性質に応じて選ぶことが重要です。
定型業務のように手順や成果物が明確なプロジェクトでは、計画を事前に固めて進める管理手法が適しています。一方で、新規サービス開発や研究開発のように不確実性が高いプロジェクトでは、途中で方向転換しながら進められる柔軟な管理手法が適しています。
たとえば、既存システムの定期更新や社内業務の標準化プロジェクトでは、作業工程を事前に整理して順序立てて進める必要があるため、タスクを階層的に分解するWBSや、工程を可視化するガントチャートが有効です。一方で、顧客ニーズを探りながら進めるアプリ開発では、作業の流れを継続的に調整できるカンバンが成果につながります。
したがって、まずは「業務が定型化されているか」「不確実性が高いか」という観点から、適したプロジェクト管理手法を選びましょう。
少人数チームor大規模組織か
プロジェクト管理手法は、組織の規模や体制に合わせて選ぶべきです。
大規模な組織では、役割分担や意思決定のプロセスが多層化するため、進捗管理や承認フローを明確にした管理手法が必要になります。一方で、少人数のチームでは、意思決定が早いため柔軟に進められる管理手法が適しています。
たとえば、複数の部署が関与する基幹システムの導入プロジェクトでは、作業を細分化して担当範囲を整理するWBSや、全体のスケジュールを共有するガントチャートが適しています。一方で、スタートアップ企業の小規模チームで新機能を開発する場合は、作業の進行状況をボード上で共有するカンバンが適しています。
そのため、プロジェクト管理手法を選ぶ際は、チーム人数や意思決定の流れを踏まえて最適な方法を判断しましょう。
スピード重視or品質・正確性重視か
プロジェクト管理手法は、スピードを重視するのか、品質や正確性を重視するのかによって選ぶ必要があります。
短期間で市場にサービスを投入することが重要なプロジェクトでは、試作と改善を繰り返しながら進める方法が有効です。一方で、ミスが許されないシステムや業務では、品質確認の工程を多く設けた管理手法が求められます。
たとえば、スタートアップ企業の新規サービス開発では、作業の進行状況を可視化しながら改善を繰り返せるカンバンが適しています。一方で、金融システムや医療システムの開発では、作業順序や依存関係を整理して計画を立てる必要があるため、工程を管理できるPERTやCPM（クリティカルパス法）を活用したスケジュール管理が有効です。
したがって、プロジェクトの目的が「スピード重視」か「品質重視」かを明確にしたうえで、適切な管理手法を選択しましょう。
成果物の仕様が固まっているor未確定
成果物の仕様がどこまで明確に決まっているかも、プロジェクト管理手法を選ぶ重要な判断軸です。
仕様が最初から詳細まで決まっている場合は、計画通りに工程を進める管理手法が適しています。一方で、仕様が途中で固まる可能性がある場合は、段階的に設計を調整できる管理手法が必要です。
たとえば、既存システムの機能追加では、作業内容が明確なためタスクを分解して整理するWBSを作成し、スケジュール管理にはガントチャートが適しています。一方で、新規サービスの企画段階では、アイデアや要件を整理するためにマインドマップを使い、仕様を段階的に固めていく進め方が有効です。
そのため、プロジェクト開始時点で仕様の確定度を整理し、適切な管理手法を選択することが重要です。
仕様変更が発生するor発生する可能性が低い
仕様変更の発生可能性も、プロジェクト管理手法を選ぶ際の重要な判断基準です。
仕様変更がほとんど発生しないプロジェクトでは、計画に沿って段階的に進める管理方法が適しています。一方で、顧客要望や市場環境の変化によって仕様変更が起こりやすいプロジェクトでは、柔軟に対応できる管理方法が求められます。
たとえば、法律改正に対応するシステム改修では、作業順序を明確にして計画通りに進める必要があるため、スケジュール管理にガントチャートやCPM（クリティカルパス法）を用いる方法が有効です。一方で、ユーザーの利用状況を見ながら改善するWebサービスでは、作業の進行状況を柔軟に調整できるカンバンが適しています。
したがって、仕様変更の可能性を事前に見極めたうえで、柔軟性の高い管理手法か計画重視の管理手法かを選びましょう。
プロジェクト管理を成功させる6つのコツ
ここでは、プロジェクト管理を成功させるコツを6つご紹介します。プロジェクトを確実に遂行するためにも、以下の点を必ず押さえましょう。
（1）プロジェクトの目標を見失わない
まずは、プロジェクトの目標を見失わないことが挙げられます。
チーム内で同一の目標を共有できていないと、認識齟齬が起こってプロジェクトの方向性がぶれる恐れがあります。そのため、共通認識を持てるように具体的な数値目標を設定し、目標から逆算してタスクをこなしていくのが重要です。
また、最終的な目標だけでなく週間目標など短期的な目標を設定すれば、長期プロジェクトでも進捗管理がしやすくなります。
（2）必要なリソースをリスト化する
人・金・モノといった必要なリソースをリスト化するのもコツです。
リソース不足を回避するには、各タスクにどれだけの人員や費用を確保すべきなのかを把握する必要があります。そこで、必要なリソースをリスト化すれば、タスクごとの人員や費用の過不足も一目で分かるのです。
また、より最適な人材や予算を配分するために、リストの作成時は現場担当者の意見を取り入れるのもおすすめです。
（3）工程を細かく分ける
プロジェクトに必要な工程は細かく分けるのが大切です。
工程が大雑把に分けられていると、全体像を把握しづらくこなすべきタスクも不明瞭になってしまいます。最悪の場合、目標設定も曖昧になって期日遅れを招きかねません。
しかし、工程を細分化すれば各業務の量やプロセスが明確になるので、終了までにかかる時間を正確に見積もれるのです。
（4）メンバーとのコミュニケーションを深める
メンバーとのコミュニケーションを深めるのもプロジェクト管理に必要です。
とくに、大規模なチームで情報共有を怠ると全体の進捗管理が滞ってしまいます。たとえば、ある案件の進捗確認が週1回しか行われていない場合、工程の遅れに素早く気づけない恐れもあるのです。
このようなトラブルを回避するためには、メンバー間での綿密なコミュニケーションが大切です。「逐一進捗状況を共有すること」をルール化しておけば、仮にタスクが遅れている場合でも迅速な対応ができるようになります。
（5）リスクマネジメントを行う
プロジェクトの納期を守るためには、リスクマネジメントも欠かせません。
プロジェクト管理では、担当者が急遽変わったり予定よりもタスクが遅延したりするなどのトラブルも起こり得ます。そのため、事前にあらゆるリスクへの対応策を練っておくべきなのです。
たとえば、人材不足が発生すると予想されるタスクには、他部署から応援を要請したり、チーム内の人材の再配分を検討したりするのが有効です。また、仮にトラブルが発生した際には、重要度や緊急度に応じて優先順位をつけながら対処しましょう。
（6）ITツールを活用する
プロジェクト管理を成功させるには、ITツールの活用も必須です。
紙の報告書やWord・Excelといったアナログな手法でプロジェクト管理をしていると、管理が属人化して”目的の情報がどこにあるのか分からない”といった事態になります。また、タスクの進捗もリアルタイムで共有できず非効率です。
一方で、チーム全員のタスクを一元管理できる「ITツール」を活用すれば、情報を探したり進捗を確認・共有したりする時間を大幅に短縮できるのです。
ただし、ツールの操作が複雑だとかえってプロジェクト管理が煩雑になりかねないので、「シンプルで直感的に使えるツール」が必要です。たとえば、ITリテラシー不要で操作可能な「Stock」を使うと、タスクの管理・共有が誰でも簡単にできます。
【すぐ使える】最も簡単にプロジェクト管理できるツール
以下では、最も簡単にプロジェクト管理できるツールについて紹介します。
紙やWord、Excelでの管理を続けていると、必要な情報を探すだけで時間がかかり、進捗状況もリアルタイムに共有できません。その結果、対応漏れや認識ズレが増え、プロジェクト全体の遅延やトラブルにつながります。
複数のプロジェクトを同時に進める現場では、ファイル管理や手動更新だけで正確な状況を保つのは現実的に困難です。また、管理ルールを決めても、操作が難しければ現場に定着せず、属人化が解消されません。
そこで、チームのタスクと情報を一元管理でき、誰でも迷わず使えるシンプルなツールを導入することで、進捗共有と情報整理を同時に解決できます。
こうした条件に最も当てはまるのは、非IT企業の65歳以上でも説明不要で使えるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」です。Stockでは、プロジェクトごとにフォルダを作成し、その中に議事録や進捗メモ、資料などを「ノート」として管理できます。また、ノートには「タスク」を紐づけられるため、プロジェクトの状況を把握しやすくなります。
非IT企業の65歳が即日で使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクト管理に役立つ代表的な資格
以下では、プロジェクト管理に役立つ代表的な資格についてご紹介します。成果を出すために、どの資格を取得すべきか知りたい方は必見です。
現場リーダー向けの資格
まずは、現場リーダーとしてプロジェクトを円滑に進めるための資格を取得することがおすすめです。
なぜなら、現場リーダーはタスク管理やメンバー調整などの実務を担うため、基本的なプロジェクト管理スキルを体系的に理解しておく必要があるからです。独学や経験だけで進めてしまうと、スケジュール遅延や役割の不明確化が起こりやすくなります。
たとえば、IT分野では「ITパスポート」や「基本情報技術者試験」などがあり、プロジェクトの進め方や業務管理の基礎知識を学べます。
したがって、まずは現場での業務に直結する基礎的な資格を取得し、プロジェクト管理の基本スキルを身につけることが重要です。
本格PM向けの資格
次に、本格的にプロジェクトマネージャーを目指す場合は、国際的または高度なPM資格の取得が有効です。
プロジェクトマネージャーは、予算管理・リスク管理・ステークホルダー調整など、プロジェクト全体を統括する役割を担います。そのため、体系化されたプロジェクトマネジメント手法を理解していることが求められます。
具体的には、世界的に認知度が高い「PMP（Project Management Professional）」や、日本の国家資格である「プロジェクトマネージャ試験」などがあります。PMPではPMBOKに基づいた管理手法を学べるため、グローバル企業や大規模プロジェクトでも通用する知識を習得できます。
そのため、プロジェクト全体を統括する立場を目指す場合は、高度なPM資格を取得し、体系的なマネジメント能力を証明することが重要です。
プロジェクト管理の手法やコツまとめ
これまで、プロジェクト管理の手法やコツを中心にご紹介しました。
プロジェクト管理を成功させるには、効率的な手法に加えて目標の明確化や徹底した情報共有が不可欠です。そして、「ITツール」を活用すれば、チーム全体のタスクを一元管理しながら各タスクの進捗もリアルタイムで確認・共有できます。
ただし、操作が複雑なツールを選んでしまうと、社員が適切にプロジェクト管理できず教育コストばかりかかってしまうので注意です。このような事態を防ぐためにも、必ず”誰でも直感的に使いこなせるツールか”を判断基準にしましょう。
結論、選定すべきツールは、ITリテラシーの低い社員でも導入即日で使いこなせるうえ、プロジェクト管理に必要な機能に過不足のない「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でタスクを管理・共有し、プロジェクト管理を成功させましょう。
