ビジネスやプライベートでよく耳にする用語のひとつに「タスク」があります。タスクは仕事や職務、課題を意味する「Task」からきており、何らかの作業を指す用語として使われるのが一般的です。
しかし、タスクは使われる場面や文脈によって意味が変わるうえに、タスクを使った用語や似ている用語も多いため混乱します。それゆえに、「タスクの意味を正確には知らないが、今さら誰にも聞けない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクの意味や使い方、おすすめの管理方法を中心にご紹介します。
- ビジネスマンとして正しいタスクの意味を把握したい
- タスク管理をしないことで発生しうるリスクを知っておきたい
- 誰でも簡単にタスク管理できる方法を押さえたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、タスクに関する多くの用語を理解でき、さらに自社でタスクを管理しない3つのデメリットも分かります。
目次
タスクとは
仕事やプライベートでよく耳にする「タスク」ですが、使う場面やシーンで大きく意味が異なります。そこで、正しく「タスク」の用語を使いこなすために、以下ではタスクの意味や例文、類語などを網羅的にご紹介します。
「タスク」の意味
タスクには「業務上の課題」と「コンピュータの処理作業」の2つの意味があります。
やるべき作業を意味するタスクは、主に期限が決められているものを指します。具体的には「資料を作成する」「先方に連絡する」などの小さい作業をタスクと呼ぶのです。
一方、コンピューター用語のタスクは、パソコンなどが処理できる作業を指す用語です。複数のタスクを処理することをマルチタスクとも呼びます。
以上のように、タスクには2つの意味がありますが、ビジネスソーンでの会話では「仕事でやるべき作業」を指すことが多いです。
「タスク」の使い方・例文
以下では、「タスク」が会話のなかでどのように使われているのかを、ビジネス用語とコンピューター用語に分けてご紹介します。
＜ビジネス用語の例文＞
- 昨日完了できなかったタスクがあるので、今日中に終わらせる。
- タスクを管理するのが苦手なので、タスクが溜まってしまう。
- 適切にタスクを管理すれば、残業を減らせる。
＜コンピュータ用語の例文＞
- windowsのタスクバーを活用すれば、よく使うアプリをすぐに起動できる。
- AndroidもiPhoneもマルチタスクに対応している。
- Androidでホームボタンを上にスワイプすれば、タスクボタンが出現する。
以上のように、同じ「タスク」でも使う場面や文脈によって意味が大きく異なります。
「タスク」を使った用語
以下では、「タスク」を含む代表的な用語をご紹介します。とくに、ビジネスシーンでは頻繁に耳にする用語なので、すべて確認しておきましょう。
- タスク管理
- タスク処理
- タスクチーム
- タスクフォース
- シングルタスク・マルチタスク
「タスク管理」とは、担当するタスクの優先順位や期限、進捗状況を管理することです。タスク管理をすれば、タスクの抜け漏れや遅延などを防げます。
「タスク処理」とは、割り当てられたタスクを消化していくことです。IT用語では、ユーザーがコンピューターに依頼する業務（ジョブ）をこなすために必要なタスクをこなすことを指します。
「タスクチーム」とは、問題解決や特別任務のために臨時で組織されるチームです。特徴としては活動期間が決められていることが挙げられます。
「タスクフォース」は、タスクチームと比較して、緊急性の高い問題に取り組むチームを指します。タスクフォースは機動部隊さながらに、緊急性の高い問題に対して短期的な解決を図ります。
「シングルタスク」とは、1つのタスクに集中して仕事することです。一方、「マルチタスク」は複数のタスクを同時に、または短期的に並行して作業を切り替えながら仕事を進めることを指します。
とくに、「タスク管理」はあらゆる業界・業種で使われており、仕事を円滑に進めるうえで重要な用語のひとつです。
「タスク」の類語
以下では、「タスク」に関連する用語をご紹介します。とくに、仕事で頻繁に使われる用語なのでビジネスマンの方は必見です。
- ToDo
- プロジェクト
- スケジュール
タスクと混同されやすい用語のひとつが「ToDo」です。タスクには期限があるのに対し、ToDoには期限がありません。つまり、ToDoは「いつか実行しなければならないが、締め切りの詳細な日時は決めていない作業」を指します。
プロジェクトとは、何らかの目標を達成するための計画を指します。そして、プロジェクトを成功させるためにはやるべき仕事があり、その一つひとつがタスクです。
スケジュールとは、やるべきタスクを時系列に並べた予定表です。つまり、スケジュールを作成するためには、タスクを完了させるまでの時間を見積もったり、タスクの優先順位を決めたりする必要があります。
とくに、タスクとToDoは「期限の有無」という大きな違いがあるのにも関わらず、混同して使われることが多い用語なので注意しましょう。
【自社は本当に大丈夫？】タスク管理しない3つのデメリット
仕事で何らかのトラブルを抱える企業では、タスクを適切に管理できていない可能性が高いです。以下では、タスク管理をしてないデメリットをご紹介するので、社内の状況と照らし合わせてみましょう。
（1）やるべきことが分からなくなる
タスク管理ができていない場合、どのタスクから処理すれば良いのか分かりません。
たとえば、タスクには優先すべきものがありますが、タスク管理をしていないと「簡単そうなタスク」ばかりに手を付けるようになるのです。
そのため、「時間がかかる重要なタスク」が後回しにされ、結果的に期限に間に合わず、業務全体に悪影響を及ぼします。
以上のことからも、タスクに優先順位を付けて、取り組むべき順番を適切に決めるためにはタスク管理が必須なのです。
（2）仕事が抜け漏れる
仕事が抜け漏れる可能性もあります。
すべてのタスクを記憶しておくのは、忘れるリスクと常に隣り合わせです。そのため、タスク管理をしていないと、タスクのやり忘れにより仕事が抜け漏れやすくなります。
一方、タスク管理をしているビジネスマンは、アプリですべてのタスクを目に見える形で管理しています。タスクをメモのように残しておけば「作業するのをうっかり忘れていた」という事態にはなりません。
以上のように、タスク管理を始めれば仕事の期限を忘れてしまったり、やるべきことが抜け漏れたりするのを回避できるのです。
（3）言った・言わないで揉める
チームでタスク管理をしないと、言った・言わないという揉め事を避けられません。
たとえば、口頭で仕事のやりとりをしているチームでは、タスクは属人的な管理となっているケースが多いです。
そのため、ミスが発覚した際には、一方は「あのときに仕事を依頼した」と言い、もう一方は「そのような話は聞いていない」となり、責任の押しつけ合いが始まるのです。
以上のことからも、チームで仕事をする場合にはタスク管理は個人だけでなく、チーム全体で抜け漏れがないように共有できる方法を採用しましょう。
関連記事： タスク管理とは？目的や取り組むメリットを紹介
業務を効率化する！タスク機能とは
ここでは、一般的なタスク管理アプリに装備されているタスク機能について説明します。
タスク機能とは、任せられたタスクや期限、担当者などを入力し、タスクを作成できる機能です。アプリによっては、自分がすべきタスクをTo Do Listとして一覧で確認したり、期限が近づくとリマインドしたりする機能もついています。
また、完了したタスクにチェックをつけていくと、タスクの進捗も分かるのです。このように、タスク機能があると、タスクの抜け漏れや重複を防ぐことができます。
なかでも、自身のタスクだけでなく、メンバーのタスクも管理・共有したい場合には「Stock」のようなアプリが最適です。たとえば、タスクの配分に偏りがある場合、すぐに気付いてほかのメンバーに担当を割り振れるので、効率的に業務を進められます。
担当者は必見！初めてタスク管理するチームにおすすめのツール
以下では、誰でも簡単にタスク管理できるおすすめのツールをご紹介します。
紙のメモ帳でタスク管理をする方法もありますが、頻繁にメモ帳を確認する習慣がなければ、仕事の抜け漏れにつながります。また、紙のメモ帳は個人しか見られないので、言った・言わないという行き違いが起こるのです。
そのため、タスク管理には「タスクの期限が通知されるので見落としがなく、タスクに関するやりとりが記録されるツール」を導入しましょう。ただし、機能に過不足のないツールでなければ使いこなせず、逆にタスク管理が非効率になる点に注意です。
結論、非T企業の65歳でも説明なしで操作できる「Stock」のような、タスクの期限が抜け漏れなく通知され、仕事の依頼や連絡をいつでも確かめられるツールが自社にマッチします。
Stockではあらゆる情報を蓄積する「ノート」に「タスク」が紐づいており、タスクはわずかな操作で期限や担当者を設定できます。また、ノートには「メッセージ」も付いているので、タスクに関するやりとりも簡単です。
最も簡単にチームのタスク管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスク管理をする4つの方法
以下では、タスク管理をする4つの方法をご紹介します。一つひとつ丁寧に解説するので、自社に最適なタスク管理の方法を見つけましょう。
（1）手書きで管理する方法
まずは、手書きでタスク管理する方法です。
メモ帳や付箋、ノートにタスクを直接書いて管理します。気づいたときに気軽にタスクを作成できる点がメリットです。
ただし、チームメンバーとタスクを共有する場合、わざわざメンバーのもとへ確認しに行かなければならないため、プロジェクト内のタスク管理には不向きと言えます。
また、タスクを書き込んだメモ帳などを忘れた場合は、タスクを確認できなくなってしまうケースもあります。そのため、手書きによるタスク管理をする際には注意しましょう。
（2）メールやチャットツールで管理する方法
メールやチャットツールでタスク管理をする方法もあります。
メールでは、受信したメールをToDoリストに入れたり、フラグを立てたりすることで、タスク管理ができます。チャットツールの場合、対応中のタスクを未読のままにするなどの方法でタスク管理が可能であり、なかにはタスク管理機能を持つツールもあります。
しかし、メールでは整理するために時間がかかるというデメリットがあり、チャットツールはタスクが溜まると流れてあとから確認できなくなるリスクがあります。
メールの整理やチャットをさかのぼるなど、タスクの設定自体がタスクとなっていては非効率的です。該当のような状況である場合には、メールやチャットツールによるタスク管理は避けるべきです。
（3）GoogleスプレッドシートやExcelで管理する方法
GoogleスプレッドシートやExcelもタスク管理の方法として利用できます。
表やフォーマットを作成すれば、すぐにタスク管理を始められます。タスクの優先度や担当者によってセルの色を変更したり、期限や進行状況を記載したりできます。
しかし、表やフォーマットを作成するには表計算ソフトの使用に慣れている必要があり、ITリテラシーの高い担当者がいない場合には運用が頓挫するリスクがあります。
また、Googleスプレッドシートは同時編集に対応していますが、Excelは基本的に難しいため、チームのタスク管理には向かない点に注意しなければなりません。
（4）タスク管理ツールで管理する方法
おすすめのタスク管理方法として、タスク管理ツールの導入があります。
タスク管理ツールは、導入段階でタスク管理ができる環境が整備されており、チームのタスク管理に最適です。タスクの期限や担当者の設定はもちろん、ほかのメンバーの進捗状況も簡単に確認できます。
ただし、多機能なツールはデジタルに詳しくない社員が使いこなせない可能性があります。タスク管理はチーム全体でするため、ツールを使いこなせないメンバーがいては意味がありません。
したがって、誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルなツールの導入が求められます。たとえば、今回ご紹介した「Stock」は非IT企業を中心に200,000社以上の導入実績を誇る、シンプルで使いやすいツールです。
【必見】上手にタスク管理をするコツ
以下では上手にタスク管理をするコツを2つご紹介します。タスク管理がなかなか上手くいかなくて悩んでいるという方は必見です。
（1）タスクの内容・期日を細分化する
タスク管理のコツの1つ目は、To Do Listを作成する時にタスクの内容や期日を細分化することです。
例えば、「資料を○日までに作成する」というタスクだと、資料を作成するために何をする必要があって、それぞれにどのくらい時間を配分すべきかが分かりません。結果、期限間際に時間が足りなくなってタスクが終わらないという状態に陥りがちです。
そこで、「資料を作成するために××さんにアポをとる」「参考資料を探す」「アウトラインを作る」など資料作成のために必要なプロセスを細分化してタスクにし、各々のタスクに対して余裕を持った期限を設定すると、期日までにタスクを完了できるのです。
（2）適切な方法でタスク管理を行う
タスク管理のコツ2つ目は、適切な方法でタスク管理を行うことです。
せっかくタスクを作成しても、紙媒体でタスク管理をすると紛失したり、破損してしまうリスクがあります。また、デジタルで管理していても、正しく整理できなければ、タスクの抜け漏れを引き起こす恐れもあるのです。
つまり、タスク管理は自社にあった方法で行うことが重要なのです。そこで、「デジタルでタスク管理はしたいけれど、ITに自信がない」という方は、誰でも簡単にタスク管理ができ、ノートとタスクを紐付けて整理できる「Stock」のようなアプリを選びましょう。
タスクの意味や使い方まとめ
これまで、「タスクの意味や使い方、例文」「タスクを管理しない3つのデメリット」「タスクの管理方法」などを中心にご紹介しました。
タスクには「仕事のやるべき作業」と「コンピュータが処理する作業」の2つの意味があり、その使い方は状況や文脈で大きく異なります。そのため、仕事で認識のズレが起きないように、正しい使い方を覚える必要があるのです。
また、タスクを使った用語の「タスク管理」は仕事のやるべきことを管理することで、自社で実施すれば「どの仕事を担当しているのか瞬時に分かるうえに、抜け漏れる心配も少ない」というメリットがあります。そのため、早急にタスク管理を始めましょう。
たとえば、企業のタスク管理をサポートするツール「Stock」であれば、非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるうえに、あらゆる社内情報をストックする機能もあるので一石二鳥です。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」で誰でも簡単にタスク管理ができる職場環境にしましょう。
