ビジネスやプライベートでよく耳にする用語のひとつに「タスク」があります。タスクは仕事や職務、課題を意味する「Task」からきており、何らかの作業を指す用語として使われるのが一般的です。
しかし、タスクは使われる場面や文脈によって意味が変わるうえに、タスクを使った用語や似ている用語も多いため混乱します。それゆえに、「タスクの意味を正確には知らないが、今さら誰にも聞けない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクの意味や使い方、おすすめの管理方法を中心にご紹介します。
- ビジネスマンとして正しいタスクの意味を把握したい
- タスク管理をしないことで発生しうるリスクを知っておきたい
- 誰でも簡単にタスク管理できる方法を押さえたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、タスクに関する多くの用語を理解でき、さらに自社でタスクを管理する3つのメリットも分かります。
目次
タスクとは
仕事やプライベートでよく耳にする「タスク」ですが、使う場面やシーンで大きく意味が異なります。そこで、正しく「タスク」の用語を使いこなすために、以下ではタスクの意味や例文、類語などを網羅的にご紹介します。
「タスク」の意味
タスクには「業務上の課題」と「コンピュータの処理作業」の2つの意味があります。
やるべき作業を意味するタスクは、主に期限が決められているものを指します。具体的には「資料を作成する」「先方に連絡する」などの小さい作業をタスクと呼ぶのです。
一方、コンピューター用語のタスクは、パソコンなどが処理できる作業を指す用語です。複数のタスクを処理することをマルチタスクとも呼びます。
以上のように、タスクには2つの意味がありますが、ビジネスシーンでは「仕事でやるべき作業」を指すことが多いです。
「タスク」の使い方・例文
「タスク」の使い方や例文は、以下のようにビジネス用語とコンピューター用語で使い分ける必要があります。
＜ビジネス用語の例文＞
- 昨日完了できなかったタスクがあるので、今日中に終わらせる。
- タスクを管理するのが苦手なので、タスクが溜まってしまう。
- 適切にタスクを管理すれば、残業を減らせる。
＜コンピュータ用語の例文＞
- windowsのタスクバーを活用すれば、よく使うアプリをすぐに起動できる。
- AndroidもiPhoneもマルチタスクに対応している。
- Androidでホームボタンを上にスワイプすれば、タスクボタンが出現する。
以上のように、同じ「タスク」でも使う場面や文脈によって意味が大きく異なります。
「タスク」を使った用語
「タスク」をを使った代表的な用語として、たとえば以下のものが挙げられます。
- タスク管理
- タスク処理
- タスクチーム
- タスクフォース
- シングルタスク・マルチタスク
「タスク管理」とは、担当するタスクの優先順位や期限、進捗状況を管理することです。タスク管理をすれば、タスクの抜け漏れや遅延などを防げます。
「タスク処理」とは、割り当てられたタスクを消化していくことです。IT用語では、ユーザーがコンピューターに依頼する業務（ジョブ）をこなすために必要なタスクをこなすことを指します。
「タスクチーム」とは、問題解決や特別任務のために臨時で組織されるチームです。特徴としては活動期間が決められていることが挙げられます。
「タスクフォース」は、タスクチームと比較して、緊急性の高い問題に取り組むチームを指します。タスクフォースは機動部隊さながらに、緊急性の高い問題に対して短期的な解決を図ります。
「シングルタスク」とは、1つのタスクに集中して仕事することです。一方、「マルチタスク」は複数のタスクを同時に、または短期的に並行して作業を切り替えながら仕事を進めることを指します。
とくに、「タスク管理」はあらゆる業界・業種で使われており、仕事を円滑に進めるうえで重要な用語のひとつです。
「タスク」の類語
ビジネスで使われる「タスク」に関連する類語として、以下のものが挙げられます。
- ToDo
- プロジェクト
- スケジュール
タスクと混同されやすい用語のひとつが「ToDo」です。タスクには期限があるのに対し、ToDoには期限がありません。つまり、ToDoは「いつか実行しなければならないが、締め切りの詳細な日時は決めていない作業」を指します。
プロジェクトとは、何らかの目標を達成するための計画を指します。そして、プロジェクトを成功させるためにはやるべき仕事があり、その一つひとつがタスクです。
スケジュールとは、やるべきタスクを時系列に並べた予定表です。つまり、スケジュールを作成するためには、タスクを完了させるまでの時間を見積もったり、タスクの優先順位を決めたりする必要があります。
とくに、タスクとToDoは「期限の有無」という大きな違いがあるのにも関わらず、混同して使われることが多い用語なので注意しましょう。
【業務効率化へ！】タスク管理3つのメリット
タスクを適切に管理できていれば仕事におけるトラブルを減らすことができる可能性が高まります。ここからはタスク管理をすると得られる3つのメリットを紹介していきます。
（1）課題を明確にできる
タスク管理をすることで個人またはチームが解決するべき課題を明確にすることができます。
タスクを明確にすると、何から手をつけたらいいかすぐに把握することができ、効率的に業務を進めることができます。
このように優先度の高いタスクから手をつけて効率的に処理していくためにも、タスク管理は重要と言えます。
（2）仕事の抜けや漏れをなくせる
タスク管理をすることで仕事の抜けや漏れをなくせる可能性があります。
タスクを把握できていれば、仕事のやり忘れを防ぐことができ、期限をより正確に守ったり、やるべきことを抜けや漏れなく行うことに繋がります。
以上のように、タスク管理を始めれば仕事の期限を忘れてしまったり、やるべきことが抜け漏れたりするのを回避できるのです。
（3）記録が残る
タスク管理をきちんとしていれば、やりとりが記録にしっかり残ります。
「誰の意見か」や「誰がいつ指示したのか」が残るので責任の所在などで揉めることがありません。
以上のことからも、チームで仕事をする場合にはタスク管理は個人だけでなく、チーム全体で抜け漏れがないように共有できる方法を採用しましょう。
一般的なツールの「タスク機能」とは
一般的なツールにおけるタスク機能とは、期限や担当者などを入力し、タスクを作成できる機能です。アプリによっては、自分がすべきタスクをTo Do Listとして一覧で確認したり、期限が近づくとリマインドしたりする機能もついています。
また、完了したタスクにチェックをつけていくと、タスクの進捗も分かるのです。このように、タスク機能があると、タスクの抜け漏れや重複を防ぐことができます。
なかでも、自身のタスクだけでなく、メンバーのタスクも管理・共有したい場合には「Stock」のようなアプリが最適です。たとえば、タスクの配分に偏りがある場合、すぐに気付いてほかのメンバーに担当を割り振れるので、効率的に業務を進められます。
担当者は必見！初めてタスク管理するチームにおすすめのツール
以下では、誰でも簡単にタスク管理できるおすすめのツールをご紹介します。
紙のメモ帳でタスク管理をする方法もありますが、頻繁にメモ帳を確認する習慣がなければ、仕事の抜け漏れにつながります。また、紙のメモ帳は個人しか見られないので、言った・言わないという行き違いが起こるのです。
そのため、タスク管理には「タスクの期限が通知されるので見落としがなく、タスクに関するやりとりが記録されるツール」を導入しましょう。ただし、機能に過不足のないツールでなければ使いこなせず、逆にタスク管理が非効率になる点に注意です。
結論、非T企業の65歳でも説明なしで操作できる「Stock」のような、タスクの期限が抜け漏れなく通知され、仕事の依頼や連絡をいつでも確かめられるツールが自社にマッチします。
Stockではあらゆる情報を蓄積する「ノート」に「タスク」が紐づいており、タスクはわずかな操作で期限や担当者を設定できます。また、ノートには「メッセージ」も付いているので、タスクに関するやりとりも簡単です。
最も簡単にチームのタスク管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【メリット・デメリット紹介】タスク管理をする4つの方法
以下では、タスク管理をする4つの方法をご紹介します。一つひとつ丁寧に解説するので、自社に最適なタスク管理の方法を見つけましょう。
（1）手書きで管理する方法
まずは、手書きでタスク管理する方法です。メモ帳や付箋、ノートにタスクを直接書いて管理すると、以下のメリット・デメリットがあります。
◯メリット
- 気づいた時にすぐ書き込める
- 気軽に簡単に作成できる
×デメリット
- チームでの共有が難しい
- 紛失する可能性がある
- 変更や修正しづらい
手軽に使える一方で、手書きでの管理はチームでタスク情報を共有するのには不向きと言えます。よって状況に合わせてタスク管理ツールを選ぶ必要があります。
（2）メールやチャットツールで管理する方法
メールやチャットツールでタスク管理をする方法もあります。メリット・デメリットは以下です。
◯メリット
- 受信したメールをToDoリストに入れたりフラグを立てたりできる
- 対応中のものを未読のままにするなど工夫も可能
- タスク管理機能を持つツールもある
×デメリット
- 整理に時間がかかる
- タスクが流れてしまう
- あとから確認するのが手間
このように整理したり情報をさかのぼったりするなどタスクを設定するまでに時間がかかり非効率的であると言えます。
（3）GoogleスプレッドシートやExcelで管理する方法
GoogleスプレッドシートやExcelもタスク管理の方法として利用できます。使用した場合のメリット・デメリットは以下です。
◯メリット
- 表やフォーマットの作成でタスク管理をしやすくなる
×デメリット
- 表やフォーマットの作成に時間がかかる
- ITリテラシーの高い担当者がいないと運営が頓挫する可能性がある
- 同時編集に適さないツールもある
見やすく情報を管理できる一方、関数を使用すると使いこなせる人が限られるため、チームでの利用が難しい場合があると言えます。
（4）タスク管理ツールで管理する方法
おすすめのタスク管理方法として、タスク管理ツールの導入があります。
◯メリット
- 導入段階でタスク管理できる環境が整備
- チームで簡単にタスク管理が可能
- タスクの期限や進捗状況を簡単に確認できるc
×デメリット
- ツールが多機能だと使いこなせないメンバーが出てくる可能性がある
したがって、誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルなツールの導入が求められます。たとえば、「Stock」のように、非IT企業を中心に導入されている直感的に使いやすいツールがおすすめです。
【必見】上手にタスク管理をするコツ
以下では上手にタスク管理をするコツを2つご紹介します。タスク管理がなかなか上手くいかなくて悩んでいるという方は必見です。
（1）タスクの内容・期日を細分化する
タスク管理のコツの1つ目は、To Do Listを作成する時にタスクの内容や期日を細分化することです。
例えば、「資料を○日までに作成する」というタスクだと、資料を作成するために何をする必要があって、それぞれにどのくらい時間を配分すべきかが分かりません。結果、期限間際に時間が足りなくなってタスクが終わらないという状態に陥りがちです。
そこで、「資料を作成するために××さんにアポをとる」「参考資料を探す」「アウトラインを作る」など資料作成のために必要なプロセスを細分化してタスクにし、各々のタスクに対して余裕を持った期限を設定すると、期日までにタスクを完了できるのです。
（2）適切な方法でタスク管理を行う
タスク管理のコツ2つ目は、適切な方法でタスク管理を行うことです。
せっかくタスクを作成しても、紙媒体でタスク管理をすると紛失したり、破損してしまうリスクがあります。また、デジタルで管理していても、正しく整理できなければ、タスクの抜け漏れを引き起こす恐れもあるのです。
つまり、タスク管理は自社にあった方法で行うことが重要なのです。そこで、「デジタルでタスク管理はしたいけれど、ITに自信がない」という方は、誰でも簡単にタスク管理ができ、ノートとタスクを紐付けて整理できる「Stock」のようなアプリを選びましょう。
タスクの意味や使い方まとめ
これまで、「タスクの意味や使い方、例文」「タスクを管理する3つのメリット」「タスクの管理方法」などを中心にご紹介しました。
タスクには「仕事のやるべき作業」と「コンピュータが処理する作業」の2つの意味があり、その使い方は状況や文脈で大きく異なります。そのため、仕事で認識のズレが起きないように、正しい使い方を覚える必要があるのです。
また、タスクを使った用語の「タスク管理」は仕事のやるべきことを管理することで、自社で実施すれば「どの仕事を担当しているのか瞬時に分かるうえに、抜け漏れる心配も少ない」というメリットがあります。そのため、早急にタスク管理を始めましょう。
結論、企業のタスク管理には非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるうえに、あらゆる社内情報をストックするツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」で誰でも簡単にタスク管理ができる職場環境にしましょう。
