近年、プロジェクトの複雑化に伴い「プロジェクト工数管理」が注目されています。プロジェクトの工数管理とは、メンバーごとの作業時間や進捗、負荷状況を可視化し、納期遅延や業務偏りを防ぐための管理手法のことです。
しかし、「工数管理ルールを作っても入力が定着しない」「Excelでは最新状況を把握しづらい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、工数管理の手順や見積もり方、工数管理ツール選定の比較軸、おすすめの工数管理ツール7選を中心にご紹介します。
- 工数管理ルールを作ったものの定着せず、管理負担だけ増えていることに悩むPM
- メンバーごとの負荷状況を把握できず、特定の人に業務が偏ってしまうリーダー
- Excelやスプレッドシートでの工数管理に限界を感じている業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、工数管理は「進捗・負荷・課題をリアルタイムで共有できる仕組み」として運用すべきと理解でき、自社に最適なプロジェクト工数管理ツールが選べるようになります。
目次
工数管理とは
工数管理とは、プロジェクトにおける作業時間や人員負荷を可視化し、進捗やコストを適切に管理するための取り組みです。
プロジェクトでは、担当者ごとの作業量や進捗状況を把握する必要があります。そのため、工数管理では「何に・誰が・どれだけ時間を使っているか」を記録し、チーム全体で状況を共有できる状態を作ることが重要です。
たとえば、リフォーム工事の案件で、担当者の書類作成に予定以上の時間がかかっている場合、状況を共有できていれば、周りのメンバーが早い段階でフォローに入ることが可能です。その結果、お客様への対応や納期が遅れるのを防げるのです。
したがって、工数管理は単なる作業時間の集計ではなく、進捗・負荷・課題をリアルタイムで把握し、プロジェクトを円滑に進めるために欠かせない管理手法だといえます。
工数管理の手順・正しい見積もり方
以下では、工数管理の手順・正しい見積もり方を紹介します。工数管理の具体的なやり方が分からない方は必見です。
工数管理の手順
工数管理の手順は主に「工数表の作成」「実際の工数を入力」「工数の集計と改善を実施する」の3ステップを踏みます。
- 工数表の作成
まずは、プロジェクト管理者が工数表の入力ルールや管理項目を決めます。担当業務やスケジュールに合わせて、「誰でも迷わず入力できる形式」にしましょう。 - 実際の工数を入力していく
次に、メンバーが日々の業務ごとに実際の作業時間を入力します。たとえば、「書類作成に30分」「打ち合わせに1時間」といった形で記録しましょう。 - 工数の集計と改善を実施する
最後に、メンバーが入力した内容を確認し、どのプロジェクトにどれだけ時間がかかっているのか確認していきます。時間がかかりすぎている作業の原因を見つけることで、次からの業務をよりスムーズに進められるようになります。
このように、管理者が工数表を作成し、従業員が入力しやすい仕組みを整え、入力データを集計・改善しながら必要に応じて軌道修正をするのが基本の手順となります。
工数管理における見積もり方法
工数管理における作業時間の見積もりは、以下の手順で進めます。
- 作業項目の洗い出し
プロジェクト管理に必要な作業を分類ごとに細かく洗い出し、一覧化します。過去の類似プロジェクトを参考にすることで、失敗を防ぎながら見積もりを実施しましょう。 - 作業項目ごとの工数計算
洗い出した作業ごとに必要時間を算出します。たとえば、1ヶ月間のプロジェクトで週1回30分の会議に5人参加する場合、出席者（5人） × 時間（0.5時間） × 週（4週）=10時間という結果になります。 - 工数の把握と調整
計算した工数を確認した後、不要な作業は削除し、足りない作業は追加して最適化していきます。 - 見積もりのレビューと見直し
算出した工数をほかのチームや経験者とレビューし、精度を高めるために必要に応じて修正します。
このように、作業項目の洗い出しからレビューまでの流れを守ることで、工数見積もりの精度を高め、プロジェクトの成功率を向上できます。
工数管理にツールを使うメリット
工数管理ツールを使うメリットは、3つに整理できます。
- プロジェクトの進捗や負荷をリアルタイムで把握できる
Excel管理では、ファイル更新の手間があり、最新情報が反映されにくいです。一方、工数管理ツールは「誰がどれだけ業務を抱えているか」が一目瞭然です。 - 見積もり精度を改善できる
工数管理のデータが蓄積できれば、現実的な計画を立てられます。担当者の感覚で工数管理が進むことなく、スケジュール遅延や予算超過を減らすことも可能です。 - 工数・進捗・連絡を一元管理できる
工数管理ツールでは、工数だけでなく進捗状況や連絡事項もまとめて一元管理できます。そのため、情報確認のために複数ツールを行き来する必要がなくなります。
中でも、ITが苦手な65歳以上のメンバーでも、即日で操作できるほどシンプルな「Stock」のような工数管理ツールであれば、誰でも簡単にプロジェクトの進捗をリアルタイムで共有できるのでおすすめです。
工数管理ツール選定の比較軸
ここでは、工数管理ツールを比較するときに確認すべきポイントについて解説します。現場に定着するツールを選びたい方は、以下の比較軸を確認しましょう。
（1）ガントチャート型 or カンバン型
1つ目は「ガントチャート型 or カンバン型」かです。
ガントチャート型は、細かなスケジュール管理に適している一方で、入力負担が増える傾向があります。一方、カンバン型は「未対応」「対応中」など、タスクを簡単に可視化できるため、進捗が把握しやすいです。
したがって、工数管理を形骸化させず、チーム全体で運用したい場合には、カンバン型を選びましょう。
（2）他ツール連携重視 or 単体完結
2つ目は「他ツール連携重視 or 単体完結」かです。
工数管理をExcel、連絡をチャット、資料共有をクラウドストレージで実施すると、情報が複数ツールへ分散し、確認漏れや入力ミスが発生しやすくなります。一方、工数・進捗・連絡を一元管理できるツールであれば、情報確認の手間を減らせます。
そのため、現場での確認作業を減らし、スムーズに情報共有したい場合には、単体で完結できるツールを選びましょう。
（3）多機能 or 定着しやすさ重視
3つ目は「多機能 or 定着しやすさ重視」かです。
高機能なツールでも、操作が複雑だったり入力項目が多かったりすると、現場で更新されなくなる恐れがあります。一方で、シンプルなツールであれば操作や教育にかかる手間が減るため、工数管理が形骸化しにくくなり、現場に定着しやすくなります。
したがって、工数管理を形だけで終わらせたくない場合には、定着しやすさを重視しましょう。
無料あり｜プロジェクトの工数管理におすすめのツール7選
以下では、プロジェクトの工数管理に最適なツールをご紹介します。
プロジェクトの工数管理や見積もりが適切にできていないと、状況共有が遅れ、見積もりのズレやプロジェクト遅延にもつながりかねません。それは、工数・進捗・連絡が別々の場所に散らばることが原因です。
とくに、Excelで工数管理を実施した場合、進捗確認のたびにファイルを探したり、最新版を確認したりする負担が増えていきます。さらに、多機能な管理ツールを導入しても、操作が複雑だと現場に定着しません。
そこで重要なのが、工数・進捗・連絡を一か所で管理でき、誰でも簡単に使い続けられるツールを導入することです。シンプルに運用できるツールであれば、入力負担を減らしながら、リアルタイムで状況共有できるため、プロジェクト管理全体を効率化できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、ITに詳しくない65歳の方でも直感的に使いこなせる情報共有ツール「Stock」です。Stockなら、「ノート」に工数管理表をまとめて共有できるうえ、ノートに紐づいた「メッセージ」や「タスク」を活用することで、工数・進捗・連絡を一元管理できます。
Stock｜ITに詳しくない65歳の社員でも使いこなせるツール
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
- タスク設定機能
タスクを設定すると担当者に通知が飛ぶため、「言った・言わない」の防止になります。また、タスクが完了されると通知が届くため、作業が進んでいるかどうかもリアルタイムで確認できます。
＜Stockで工数管理を実施した成功事例＞
サイバーステップ株式会社では、複数プロジェクトの工数管理や情報共有を滞りなく実現するために、「Stock」を活用しています。
同社では、複数のゲーム開発プロジェクトが同時並行で進行しており、従来利用していたチャットツールでは、テーマごとに情報を整理しきれず、必要な情報を探すだけでも大きな負担が発生していました。
そこで、テーマごとに情報を整理・蓄積できる点に魅力を感じ、「Stock」を導入しました。ゲームタイトルごとにフォルダを作成し、「開発計画」「プロモーション計画」などをノート単位で管理することで、プロジェクトごとの情報を一元化しています。
その結果、必要な情報へすぐにアクセスできる環境が整い、複数プロジェクトの進捗確認や情報共有にかかる工数を大幅に削減できました。現在では、開発・マーケティング・運営など60〜70名規模で活用しています。
Asana｜目標達成を支援するプロジェクト管理ツール
Asanaの特徴・使い方
- タスクの表示形式を柔軟に切り替えられる
Asanaでは、リスト形式やカンバン形式、カレンダー形式など、プロジェクトに合わせて表示方法を変更できます。そのため、チームごとの業務スタイルに合わせて進捗を管理しやすいです。 - 外部ツールとの連携が充実している
Google WorkspaceやZoom、Slackなど、多くの外部ツールと連携できます。そのため、複数ツールを行き来する手間を減らしながら業務を進められます。
Asanaがおすすめな企業
- 複数プロジェクトを並行管理したい企業
タスクごとの担当者や期限、進捗状況を整理できるため、複数案件を同時に進める企業におすすめです。 - 他ツールと連携しながら運用したい企業
外部連携機能が豊富なので、すでに複数のITツールを利用している企業でも導入しやすいです。
Asanaの注意点
- 他社サービスとの連携が少ない
- 無料プランは人数制限がある
無料プランは利用人数に制限があるため、大人数で運用する場合には有料プランへの切り替えが必要です。
Asanaの料金体系
- Personal：0円
- Starter：1,475円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：3,300円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
Jira Software｜課題管理ができる高機能なツール
Jira Softwareの特徴・使い方
- 課題管理や進捗分析に強い
Jira Softwareは、タスクのステータス管理やレポート機能が充実しています。そのため、開発状況や課題を細かく分析しながらプロジェクトを進められます。 - アジャイル開発に対応している
スクラムボードやバックログ機能を搭載しているため、アジャイル開発をするチームでも活用しやすいです。
Jira Softwareがおすすめな企業
- 開発プロジェクトを細かく管理したい企業
課題管理やステータス管理機能が豊富なので、システム開発や制作業務をする企業に適しています。 - レポート分析を重視する企業
進捗データや作業状況を分析できるため、数値をもとに改善したい企業にもおすすめです。
Jira Softwareの注意点
- 操作が複雑で難しい
- AI機能は上位プラン限定
AI機能を利用するにはPremiumプラン以上への加入が必要です。
Jira Softwareの料金体系
- Free：0円
- Standard：〜1,240円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：〜2,500円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
Lychee Redmine｜工数や進捗を細かく管理できるツール
Lychee Redmineの特徴・使い方
- 工数と進捗をまとめて管理できる
予定工数と実績工数を比較しながら進捗を確認可能なため、プロジェクト全体の状況を把握しやすいです。 - ガントチャート機能が充実している
ガントチャートを使ってスケジュールを可視化できるため、タスクの遅延や負荷状況を確認しやすいです。
Lychee Redmineがおすすめな企業
- プロジェクトコストを細かく分析したい企業
ただ進捗を追うだけでなく、メンバーごとの稼働時間から「この案件は本当に利益が出ているか（赤字になっていないか）」を正確に把握したい企業に向いています。 - ガントチャート管理を重視する企業
「前の作業が遅れると、後ろの作業にどう影響するか」を一目で把握したい企業に適しています。
Lychee Redmineの注意点
- 入力負担が増えやすい
管理項目が多いため、運用ルールを整理しないと現場の入力負担が増える恐れがあります。 - UIがわかりにくい
Lychee Redmineの料金体系
- フリー：0円
- スタンダード：900円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアム：1,400円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：2,100円/ユーザー/月（月払い）
CrowdLog｜集計作業の手間を省ける工数管理ツール
CrowdLogの特徴・使い方
- 工数集計を効率化できる
入力した工数データを自動集計できるため、プロジェクト別の予実管理や利益率分析を効率化できます。 - カレンダー連携に対応している
GoogleカレンダーやOutlookと連携可能なため、予定入力の手間を削減できます。
CrowdLogがおすすめな企業
- 工数集計に時間がかかっている企業
工数データを自動で集計・分析したい企業におすすめです。 - 利益率を可視化したい企業
案件別の原価管理や利益分析をしたい企業にも向いています。
CrowdLogの注意点
- 短期利用には向いていない
最低利用期間が設定されているため、短期間だけ試したい場合には注意が必要です。 - 操作性にバラつきがある
CrowdLogの料金体系
- ベーシックプラン：要問い合わせ
- プレミアムプラン：要問い合わせ
- 無料トライアルあり
Backlog｜エンジニア向けのタスク・プロジェクト管理ツール
Backlogの特徴・使い方
- タスク・ファイル・ソースコードを一元管理できる
Backlogでは、タスク管理だけでなくWikiやGit管理にも対応しているため、開発関連の情報をまとめて管理できます。 - ガントチャートを自動作成できる
タスクの開始日と終了日を設定すると、ガントチャートを自動生成できます。そのため、進捗状況を視覚的に把握しやすいです。
Backlogがおすすめな企業
- 開発チームを含む企業
Git管理などエンジニア向け機能が充実しているため、システム開発をする企業に適しています。 - プロジェクト情報を一元管理したい企業
タスク・資料・ソースコードをまとめて管理したい企業にもおすすめです。
Backlogの注意点
- ITツールに不慣れな人には難しい場合がある
開発向け機能が豊富なため、非エンジニアメンバーには操作が複雑に感じられる場合があります。 - プロジェクトを横断したタスク設定ができない
Backlogの料金体系
- スターター：2,970円/月（月払い）
- スタンダード：17,600円/月（月払い）
- プレミアム：29,700円/月（月払い）
- プラチナ：82,500円/月（月払い）
freee工数管理｜働き方を見える化できる工数管理ツール
freee工数管理の特徴・使い方
- カレンダー形式で直感的に入力できる
Googleカレンダーのような画面で工数を入力できるため、初心者でも操作しやすいです。 - 分析レポートを自動作成できる
入力した工数データを分析し、業務別やプロジェクト別のレポートを自動作成できます。
freee工数管理がおすすめな企業
- まずはシンプルに工数管理を始めたい企業
直感的に入力できるため、工数管理を初めて導入する企業に向いています。 - 業務負荷を可視化したい企業
工数データを分析しながら、メンバーごとの稼働状況を把握したい企業におすすめです。
freee工数管理の注意点
- 情報共有機能は限定的
工数入力・分析には強い一方、チャットやタスク管理機能は限定的なため、別ツールとの併用が必要になる場合があります。 - 権限によって利用機能が異なる
メンバー権限では工数入力のみ利用可能となっており、管理機能には制限があります。
freee工数管理の料金体系
- メンバー：500円/ユーザー/月（年額契約時）
- プロジェクトマネージャー：2,000円/ユーザー/月（年額契約時）
- システム管理者：2,000円/ユーザー/月（年額契約時）
＜比較表＞プロジェクトの工数管理におすすめのツール一覧
以下は、プロジェクトの工数管理におすすめのツール7選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | Asana | Jira Software | Lychee Redmine | CrowdLog | Backlog | freee工数管理 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | ITに詳しくない65歳の社員でも使いこなせるツール | 目標達成を支援するプロジェクト管理ツール | 課題管理ができる高機能なツール | 1つ1つ細かく情報を管理するツール | 集計作業の手間を省けるツール | エンジニア向けのタスク・プロジェクト管理ツール | 働き方を見える化するツール |
| 多機能 or 定着しやすさ重視 | 定着しやすさ重視 | 多機能 | 多機能 | 多機能 | 多機能 | 多機能 | 多機能 |
| ガントチャート型 or カンバン型 | 【カンバン型】 | 【カンバン型】 | 【カンバン型】※スクラム形式 | 【ガントチャート型】 | 【ガントチャート型】 | 【ガントチャート型】 | 【カレンダー型】 |
| 他ツール連携重視 or 単体で完結 | 【単体で完結】 | 【他ツール連携重視】 | 【他ツール連携重視】 | 【単体で完結】 | 【他ツール連携重視】 | 【単体で完結】 | 【他ツール連携重視】 |
| 注意点 | 5名以上での利用が前提 | 無料プランで使えるのは10人まで | 操作に慣れるまで時間がかかる | 入力項目が多く、運用負担が増えやすい | 最低利用期間は12か月 | ITに不慣れな人には使いづらい | 工数管理以外は別ツールが必要 |
| 料金 |
・無料 ・有料プランでも650円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり ・有料プランは1,475円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり ・有料プランは〜1,240円/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり ・有料プランは900円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランなし ・詳細は要問い合わせ |
・無料プランなし ・2,970円～/月（月払い） |
・無料プランなし ・有料プランは500円～/ユーザー/月（税抜） |
| 公式サイト | 「Stock」の詳細はこちら |
「Asana」の詳細はこちら
|
「Jira Software」の詳細はこちら
|
「Lychee Redmine」の詳細はこちら
|
「CrowdLog」の詳細はこちら
|
「Backlog」の詳細はこちら
|
「freee工数管理」の詳細はこちら
|
上記のように、工数管理ツールは「多機能さ」だけでなく「現場に定着しやすいか」という観点でも比較することが重要です。とくに、非IT企業では入力負担が大きいツールほど形骸化しやすいため、シンプルに運用できるツールを選びましょう。
工数管理のコツ・ポイント
工数管理ツールを定着させるには、「入力の手間を最小化すること」と「現場がメリットを実感できる状態を作ること」が重要です。
工数管理は、入力作業が煩雑だと現場に負担感が生まれ、記録漏れや更新遅れが発生しやすくなります。また「何のために入力するのか」が共有されていない場合、形だけの運用になり、正確なデータが集まりません。
たとえば、プロジェクト単位でテンプレートを用意したり、スマホやチャットから簡単に入力できるツールを導入したりすると、記録の負担を軽減可能です。その結果、「どの工程で遅延が発生しているか」も把握しやすくなります。
そのため、単に記録を義務化するのではなく、現場が無理なく入力できる環境を整えましょう。
プロジェクトの工数管理におすすめのツールまとめ
これまで、工数管理ツール選定の比較軸、ツール7選を中心にご紹介しました。
工数管理では「誰が・何に・どれだけ時間を使っているか」を可視化し、進捗遅延や業務負荷の偏りを防ぐことが重要です。また、入力負担が大きいツールは現場に定着しにくいため、工数・進捗・連絡を一元管理できるシンプルなツールを選ぶ必要があります。
とくに、Excelや複数ツールで工数管理を続けると、情報確認や進捗共有に余計な手間がかかります。そのため、現場が無理なく使い続けられる情報共有ツールを導入し、リアルタイムで状況を把握できる環境を整えましょう。
なかでも、複数プロジェクトの工数・進捗・連絡をまとめて管理したい企業には、ITに詳しくない65歳の社員でも簡単に使える情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、工数管理の負担を減らしながらプロジェクト全体をスムーズに運営しましょう。
