プロジェクトを計画通りに進めるうえで工数管理は必須ですが、管理に手間がかかったり、工数を適切に見積もれなかったりするケースは少なくありません。そこで、工数管理の負担を軽減しつつ、適切に管理できるITツールが注目されています。
しかし、工数管理ができるITツールの種類が多く「どのツールを自社に導入すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、工数管理の手順やおすすめのツール7選を中心にご紹介します。
- 業務達成に向けての手順を把握し、タスクを管理したい
- どの工数管理ツールが自社に合うかわからない
- 誰でも簡単に使うことができる工数管理ツールに出会いたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な工数管理ツールが分かり、プロジェクトの工数管理におけるストレスを解消できるようになります。
目次
工数管理とは
ここでは、工数管理の概要と工数の見積り方をご紹介します。これから本格的に工数管理をはじめる企業は必見です。
工数管理の概要
工数管理とは、プロジェクトにおけるタスク量や作業時間を把握して、計画通りに進んでいるかをチェックすることです。
そもそも工数とは、ある作業を完了するのに必要な「作業量」のことで、必要人員だけでなく、作業にかかる時間も含みます。
工数を適切に管理することで、プロジェクトにかかる人員や時間を把握し、作業速度の向上が期待できます。
工数管理が必要な理由
工数管理は、作業効率の向上や業務改善をするうえで必要です。
工数管理によって作業ごとにかかる時間が明確化されると、必要な人員を適切に配分できます。また、プロジェクトの遂行に必要な時間や人員が可視化されることで、工数見積もりとの差分を比較でき、業務改善にも役立ちます。
このように、作業時間や人員コストを把握できるため、プロジェクトを円滑に進めるうえで工数管理は必須なのです。
工数の見積もり方
工数は「タスク処理にかかる時間×必要な人数」で見積もります。
工数は基本的に「人時」「人日」「人月」の単位で表され、作業時間が時間数で表されるときは「人時」、日数のときは「人日」、月数のときは「人月」となります。
たとえば、タスクAの処理に5人で3日かかる場合、計算式は「3（日数）×5（人数）=15」となり、タスクAの工数は15人日と示されるのです。
工数の見積もりで重要なポイント
工数を見積もるうえでは、以下3つのポイントを意識しましょう。
- 適度なバッファ（ゆとり）を設ける
- タスクを細分化する
- 状況に合わせて工数を調整する
適度なバッファ（ゆとり）を設けて工数を設定しましょう。バッファがなければ不測の事態が起こった場合に対応ができず、納期遅れにつながってしまいます。
タスクを細分化すると、チームやメンバーの作業内容が明確になり工数が設定しやすくなります。
メンバーのスキルやプロジェクトの進捗によって工数を調節すると、効率良くプロジェクトを進められます。
以上のポイントを押さえることで、プロジェクトに活かせる工数管理ができます。意味のない管理にしないためにも、工数は適切に見積もりましょう。
工数管理にツールを使うメリットとは
工数管理にツールを使うメリットは、主に「管理フローの効率化」と「進捗共有のしやすさ」です。以下では、工数管理ツールとExcelの違いや工数管理ツールの種類を解説します。
Excelと工数管理ツールの違い
Excelと工数管理ツールには、以下2つの違いがあります。
- 管理フロー
- 共有方法
Excelはファイル形式なので、更新のたびに開いて保存しなければならず、編集履歴を追うためにバージョン管理も必要です。一方、工数管理ツールはファイルを開かなくても更新ができ、編集履歴もすぐに分かるのでバージョン管理が不要です。
Excelで共有する場合、作成したファイルをメールやチャットに添付して送信する必要があるので、手間がかかるうえにほかの話題と混ざりやすいです。一方、工数管理ツールにはメッセージ機能を備えたものが多く、スムーズに共有できます。
このように、Excelと工数管理ツールには「管理と共有のしやすさ」に大きな違いがあります。したがって、工数管理の負担をなくすためには、ツールの導入が不可欠なのです。
工数管理ツールの種類
工数管理ツールは大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。それぞれのメリットとデメリットは以下の通りです。
| オンプレミス型 | クラウド型 | |
|---|---|---|
| メリット |
|
|
| デメリット |
|
|
以上の点を把握したうえで、自社にマッチしたツールを選びましょう。
無料あり｜プロジェクトの工数管理におすすめのツール7選
以下では、プロジェクトの工数管理におすすめのツール7選をご紹介します。
Excelで工数管理すると、プロジェクトの進捗を確認するたびにファイルを開いたり、共有のために別ツールを使ったりする必要があり、管理の負担が大きいです。一方、工数管理ツールであればファイルを開く手間がないうえ、共有まで一か所で完結します。
ただし、多機能なツールは操作が複雑なものが多く、結果として管理の負担を軽減できません。したがって、「必要な機能に過不足がないシンプルな工数管理ツール」が不可欠なのです。
結論、自社で導入すべきなのは、ITに詳しくない65歳の方でも、直感的に使いこなせるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に工数管理表をストックしておけば、メンバーにリアルタイムで共有でき、ノートには「メッセージ」が紐づいているので連絡までとり合えます。また、ノートに紐づいた「タスク」を使うと、各メンバーのタスクの進捗も一目で分かります。
【Stock】ITに詳しくない65歳の社員でも使いこなせるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Asana】目標達成を支援するプロジェクト管理ツール
＜Asanaの特徴＞
- タスク管理の方式を選択できる
- 連携先が豊富にある
タスクを一覧形式で管理する「リスト方式」と、付箋形式で管理する「かんばん方式」から選択できます。
ZoomやGoogleスプレッドシート、Salesforceなど数多くのビジネスツールと連携ができるので、何度も行き来する必要がなくなります。
＜Asanaの機能・使用感＞
- タスクの詳細設定が充実している
- カレンダー機能
Asanaではタスクに登録者や期日だけでなく、優先度をつけたりリンク化して共有したりできます。また、タスクとプロジェクトを紐づけられるため「誰が、いつまでに、どのプロジェクトのタスクに対応するか」が分かりやすいです。
登録したタスクは自動で「カレンダー」に反映されるほか、カレンダー上でタスクを設定することもできます。そのため、タスクをステータスごとに一覧表示するだけでなく、週や曜日と照らし合わせて確認したい方に便利です。
＜Asanaの注意点＞
- 一部の機能が使いづらい
- 無料プランでは10人までしか使えない
「アプリだと機能が制限される」というユーザーの声もあります。（参考：ITreview）
無料プランは10人のユーザー制限があるため、規模が大きなプロジェクトでは課金が必要です。
＜Asanaの料金体系＞
参考：Asanaの料金ページ
- Personal：0円
- Starter：1,475円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：3,300円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
- Enterprise+：要問い合わせ
【Jira Software】課題管理ができる高機能なツール
＜Jira Softwareの特徴＞
- レポート機能が充実している
- カンバンボードが使える
チームのパフォーマンスや作業データをレポートで出力でき、チームの作業効率を上げられます。
タスクを付箋形式で管理できる「カンバンボード」を活用すると、プロジェクトの進捗を一目で把握できます。
＜Jira Softwareの機能・使用感＞
- タスクのラベルやステータスを自由に決められる
- タスクの絞り込み検索機能
「どのプロジェクトのタスクか」を示すラベルや、タスクのステータスを自社のルールに合わせて自由に決められます。そのため、「既存の表示ではタスクの分類が分かりづらい」という場合でも安心です。
「担当者」や「最終更新日」「ラベル」などでタスクを絞り込み検索できるので、大量のタスクを抱えていても、すぐに目的の情報へたどり着けます。
＜Jira Softwareの注意点＞
- AI機能が使えるのはPremiumプラン以上
- 多機能で学習コストが高い
AI機能はデフォルトで備わっておらず、利用するにはPremiumプラン以上でなければなりません。
「操作が複雑で学習コストが高い」、「UIがわかりにくい部分がある」というユーザーもいます。（参考：ITreview）
＜Jira Softwareの料金体系＞
- Free：0円
- Standard：〜1,070円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：〜2,090円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Lychee Redmine】1つ1つ細かく情報を管理するツール
＜Lychee Redmineの特徴＞
- チームの状況や会社の情報が可視化される
- テンプレートが充実している
チーム全体の進捗や情報をグラフや表、ガントチャートなどを使って見える化することで計画を立てることができます。
1から構築する必要がなく、洗い出した工数を整理することが簡単です。
＜Lychee Redmineの機能・使用感＞
- 工数管理とタイムマネジメントが同時にできる
項目ごとに予定時間と実績時間を同時に把握できるので目標に対するギャップを埋めるのに適しています。
＜Lychee Redmineの注意点＞
- 適切に学習する必要がある
「導入は容易なのですが多機能であることから、適切に使えるようにならないと効果が弱くなる」という声があります。（参考：ITreview）
＜Lychee Redmineの料金体系＞
- クラウド版
- オンプレミス版
・フリー：0円
・スタンダード：900円/月（月払い）
・プレミアム：1,400円/月（月払い）
・ビジネス：2,100円/月（月払い）
購入は10ユーザー単位
・スタンダード：800円/月（月払い）
・プレミアム：1,500円/月（月払い）
・ビジネス：2,300円
※購入は10ユーザー単位
【CrowdLog】集計作業の手間を省けるツール
＜CrowdLogの特徴＞
- 入力作業が簡単にできる
- 他ツールとの連携
ドラッグ＆ドロップで直感的に工数入力ができるうえ、スマホからも利用可能です。
GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookとも連携しているため、予定の入力なども簡単です。
＜CrowdLogの機能・使用感＞
- 工数の入力形式を選べる
- 強固なセキュリティ機能
工数の入力形式を「カレンダー型」と「リスト型」の2つから選べます。曜日と照らし合わせて工数を確認したい場合と、表計算ツールのように工数を入力したい場合の両方のニーズに対応するのです。
IP制限で外部からの不正アクセスを防いだり、システムの操作ログでログインした人や時間を確かめたりできます。そのため、強固なセキュリティを保てるのです。
＜CrowdLogの注意点＞
- 短期利用はできない
- アプリ版はリリースされていない
CrowdLogの最低利用期間は12か月となっているため「1か月だけ使い勝手を試したい」などの場合は不向きです。
スマホに対応しているもののアプリ版はリリースされていないため、利用しているユーザーからは「ブラウザだとガントチャート等が見にくい」との声があります。（参考：ITreview）
＜CrowdLogの料金体系＞
- ベーシックプラン：要問い合わせ
- プレミアムプラン：要問い合わせ
- 無料トライアルあり
【Backlog】エンジニア向けのタスク・プロジェクト管理ツール
＜Backlogの特徴＞
- プロジェクト全体を管理できる
- バージョン管理もできる
カンバンボードやガントチャート、ToDoリスト機能も搭載されているため、プロジェクト全体の管理を一元化できます。
バージョン管理システムのGitやSubversionが備わっているので、ソースコードを管理したいエンジニアの方でも使いやすいです。
＜Backlogの機能・使用感＞
- ガントチャートの作成負担を省ける
- 通知設定ができる
作業の開始日と完了日を設定すれば、ガントチャートが自動で作成されるので、わざわざ手入力をする必要がありません。また、ガントチャート上では進捗がステータスごとに色分けされるため、視覚的にも分かりやすいです。
タスクを更新したり担当者を決めたりしたときは、該当メンバーに通知されるように設定できます。タスク漏れを防ぎたい方に便利な機能です。
＜Backlogの注意点＞
- エンジニア向けに開発されたツール
- カスタマイズに時間がかかる
Backlogはエンジニア向けの高度な機能が多く、ITに詳しくない場合は、操作に慣れるまで時間がかかる恐れがあります。
「カスタマイズに時間がかかる」、「テンプレートを充実してほしい」という声もあります。（参考：ITreview）
＜Backlogの料金体系＞
- スターター：2,970円/月（月払い）
- スタンダード：17,600円/月（月払い）
- プレミアム：29,700円/月（月払い）
- プラチナ：82,500円/月（月払い）
【freee工数管理】働き方を見える化するツール
＜freee工数管理の特徴＞
- 分析レポートの自動作成機能がある
- カレンダー形式で分かりやすい
工数情報を分析して、タスク別の工数に関するレポートなどを自動作成します。
Googleカレンダーのようなカレンダー形式なので、直感的に利用できます。
＜freee工数管理の機能・使用感＞
- 工数の抜け漏れがすぐに分かる
- 連携機能でタスクの登録作業を効率化できる
工数の抜け漏れがあった場合も、当該メンバーにリマインドが自動で届くので、口頭やメッセージで指摘する手間を省けて便利です。
GoogleカレンダーやOutlookと連携すれば、あらかじめ登録したタスクがfreee工数管理に反映されます。そのため、工数入力を減らしたい方におすすめです。
＜freee工数管理の注意点＞
- メンバーの使える機能が限られる
- あくまで工数管理に特化したツール
freee工数管理では「メンバー」「プロジェクトマネージャー」「システム管理者」で権限が異なっており、メンバーの権限は工数入力のみとなっています。
工数を入力・確認したり、工数データを分析したりするのに特化している反面、ほかのメンバーと円滑にやりとりしたい場合などは別のツールが必要です。
＜freee工数管理の料金体系＞
- 年額プラン
- 月額プラン
・メンバー：500円/ユーザー/月（税抜）
・管理者：2,000円/ユーザー/月（税抜）
・メンバー：600円/ユーザー/月（税抜）
・管理者：2,400円/ユーザー/月（税抜）
＜比較表＞プロジェクトの工数管理におすすめのツール一覧
以下は、プロジェクトの工数管理におすすめのツール7選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | Asana | Jira Software | Lychee Redmine | Crowdlog | Backlog | freee工数管理 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
ITに詳しくない65歳の社員でも使いこなせるツール |
目標達成を支援するプロジェクト管理ツール |
課題管理ができる高機能なツール |
1つ1つ細かく情報を管理するツール |
集計作業の手間を省けるツール |
エンジニア向けのタスク・プロジェクト管理ツール |
働き方を見える化するツール |
| シンプルor多機能 |
シンプル |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| タスク機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※課題機能で代替可能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※カレンダーツールと連携すれば利用可 |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※スマホアプリはなし |
【〇】※スマホアプリはなし |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
シンプルなので、工数データを自動集計する機能はない |
無料プランで使えるのは10人まで |
モバイル端末では動作が不安定 |
学習する必要がある |
最低利用期間は12か月 |
エンジニア向けのツールなので、ITに不慣れな人は使いづらい |
メンバーが使える機能は工数入力のみ |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも500円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは1,475円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは〜1,070円/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは～900円/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランなし
・詳細は要問い合わせ |
・無料プランなし
・2,970円～/月（月払い） |
・無料プランなし
・有料プランは500円～/ユーザー/月（税抜） |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Asana」の詳細はこちら |
「Jira Software」の詳細はこちら |
「Lychee Redmine」の詳細はこちら |
「CrowdLog」の詳細はこちら |
「Backlog」の詳細はこちら |
「freee工数管理」の詳細はこちら |
上記のうち、とくに非IT企業でツールを浸透させるには「シンプルで誰でも簡単に工数管理できるか」を軸に選びましょう。
工数管理ツールの比較ポイント
ここでは、工数管理ツールの3つの比較ポイントをご紹介します。ツールの導入後に「思っていた仕様と違っていた」とならないためにも、以下の点を必ず押さえましょう。
（1）予算内に収まっているか
はじめに、料金プランが予算内に収まっているかをチェックしましょう。
工数管理ツールには、大きく分けて「買い切り型」と「サブスクリプション型」の料金プランがあり、自社の運用方法や用途に合わせた選択が重要です。たとえば、サブスクリプション型の場合、利用人数や使える機能ごとに料金が異なるので導入範囲を事前把握しておきましょう。
やみくもに導入して無駄なコストをかけないためにも、導入前に料金プランを必ず確認し、適切な見積もりをすることが大切です。
（2）必要な機能に過不足がないか
次に、必要な機能が備わっているかも重要な点です。
たとえば、工数だけでなくプロジェクト全体を管理する場合、予実管理やレポート機能なども備わったツールを選びましょう。一方、シンプルな管理を求めるのであれば、必要な機能に過不足がないツールが最適です。
そのため、導入目的と照らし合わせて、自社に必要な機能を見極めましょう。
（3）誰でも簡単に使いこなせるか
最も重要な比較ポイントは、メンバーがツールを簡単に使いこなせることです。
工数管理は日常的に実施する業務のため、メンバーが簡単に使えるツールでなければ、かえって負担になってしまいます。また、多機能なツールを全ての人が使いこなすには、機能や運用方法を一から勉強し、教育する必要があるので手間がかかります。
したがって、誰でも即日で使いこなせるシンプルなツールを導入しましょう。たとえば、非IT企業の65歳でもすぐに使える「Stock」のようなツールがベストです。
プロジェクトの工数管理におすすめのツールまとめ
これまで、プロジェクトの工数管理におすすめのツール7選や比較ポイントを中心にご紹介しました。
プロジェクトを円滑に進めるには、見積もった工数をこまめに管理する必要があります。そこで、管理や共有に手間がかかる紙やExcelではなく、工数管理ツールを導入すれば日々の管理作業にかかる負担を軽減できるのです。
そして、工数管理ツールを比較するときは、自社の目的に合った機能が過不足なく備わっているかをチェックしましょう。さらに、社内に浸透させるためには「誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツール」であることも必須条件です。
結論、自社の工数管理には、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも説明なしで使いこなせる「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、プロジェクトにおける工数管理の負担を減らしましょう。
