プロジェクトを管理する手法のひとつにWBSがあります。WBSを作成すれば、タスクの内容やつながりが見える化して、プロジェクト全体の流れを把握できます。
 
一方、一般的にはWBSは馴染みがない手法なので、WBSを作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、WBSの作り方から注意点、メリットを中心に紹介します。
 
  • WBSとタスク管理/ガントチャートの違いを把握したい
  • Excelテンプレートを使って簡単にWBSを作成したい
  • WBSで洗い出したタスクを簡単に管理できる方法を知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、WBSを実際に作れるようになるだけでなく、タスクの抜け漏れをなくす最適な方法も見つかります。


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WBSとは

以下では、「WBSとは何か」「タスク管理やガントチャートとどのように違うのか」を簡単に解説します。WBSを作成する前に知っておくべき基本情報なので必見です。

WBSってなんの略?概要と作成例を紹介

WBS(作業分解構成図)とは「Work(仕事)、Breakdown(分解)、Structure(構造)」の頭文字をとったもので、プロジェクトを細分化して何をすべきかを体系的にまとめる方法です。
 
WBSを作成するとタスクの担当者や期限が見える化するので、メンバーの進捗を把握しやすくなります。また、タスク同士の関連性や繋がりも見えてくるため、優先順位をつけたりディペンデンシー(依存性)を判断したりするのも簡単です。
 
たとえば、品評会プロジェクトのWBSを作成すると以下のようになります。
 
WBSのイメージ図
 
このように、タスクの関連性が見える化するとプロジェクトの全体像が明確になるため、スムーズに作業を進められるのです。

WBSとタスク管理の違い

WBSとタスク管理の違いは「必要とされるタイミング」にあります。
 
具体的には、タスクを洗い出す作業がWBSで、洗い出したタスクが適切に処理されるようにマネジメントするのがタスク管理です。つまり、時系列では、はじめにWBSでタスクを抽出して、次に抽出したタスクを管理していくことになります。
 
WBSとタスク管理はそれぞれの役割が大きく異なりますが、プロジェクトを円滑に進めるうえでどちらも重要です。

WBSとガントチャートの違い

WBSとガントチャートの違いは「タスクの示し方」にあります。
 
ガントチャートはプロジェクトの進行状況を管理する方法のひとつで、縦軸にタスクと担当者、横軸に日時が設定されている図です。「タスクをいつまでに完了すれば良いか」「ほかのタスクとの兼ね合いに問題はないか」などが瞬時に判断できます。
 
そこで、以下のようにWBSとガントチャートを同一のファイルで管理すれば、タスクの抜け漏れがなくなり、進捗を一目で把握できるようになります。
 
WBSとガントチャートをまとめたイメージ図
 
したがって、ガントチャートは細分化されたタスクを視覚的に管理する方法のひとつだと言えます。
 
関連記事: プロジェクト管理|ガントチャートの作り方とおすすめのツールを紹介

WBSと課題管理表の違い

WBSと課題管理表の違いは「扱う内容」にあります。
 
WBSでは、タスクを洗い出してまとめます。一方、課題管理表では、プロジェクトが進行する中で生じた課題を管理するのです。
 
また、プロジェクトの進行過程で課題が生じれば、課題を解決するためのタスクが発生する場合もあります。そのため、課題とタスクを正しく区別して管理していく必要があるのです。
 
関連記事: 【すぐできる】課題管理表の書き方とは?運用のポイントも解説


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WBSの作り方|5ステップ

以下の5つの手順に従うことでWBSを作成できます。以下の手順を参考にして、活用のイメージを掴みましょう。

ステップ1|プロジェクトのゴールを設定する

はじめに、プロジェクトのゴールを設定しましょう。
 
プロジェクトの目的が設定されていない場合、ゴールが不明確なまま作業だけを抽出することになります。その結果、タスクを完了させること自体が目的化しやすくなるのです。
 
タスクを完了させることだけが目的となった場合、メンバー同士の協力意識が薄れてしまい、プロジェクトに悪影響を及ぼしかねません。こうした事態を回避するため、達成すべきゴールを最初に定めましょう。

ステップ2|タスクを洗い出して分解する

次に、タスクの洗い出しと分解をしましょう。
 
タスクを洗い出す段階では優先順位などは考えず、必要なタスクが漏れたり重複したりしないようにひたすら書き出します。タスクの洗い出しは、プロジェクトを「塊」から「個」へ少しずつ分けていくイメージです。
 
このとき、タスクが抽象的だと工数を正確に判断できないうえ、メンバーの認識のズレが生じるリスクがあります。したがって、「具体的な行動に移せるタスク」になるまで分解することがポイントです。

ステップ3|タスクの順序を設定する

次に、それぞれのタスクを処理する順番を決めます。
 
下図のように、直前のタスクが完了しないと着手できないのか(直列関係)、並行して作業ができるのか(並列関係)に注目し、効率的に進められる順序に並び替えます。
 
タスクの関係性を説明した画像
 
メンバーの負担も考慮しながら、プロジェクトが円滑に進むようにタスクの順番を定めていきましょう。

ステップ4|タスクを構造化する

次に、すべてのタスクを構造化しましょう。タスクの構造化とは、「親タスク、子タスク、孫タスク」の順番で枝分かれするツリー構造にまとめることです。
 
タスクの構造化を説明した画像
 
最下層のタスクがすべて完了することで次の階層のタスクが完了するというように、ロジカルにプロジェクトを進められます。上記で示したように図式化すれば、全体像を体系的に理解できるのでおすすめです。

ステップ5|担当者と期日を設定する

最後に、タスクに担当者と期日を設定しましょう。
 
メンバーの能力や経験を考慮して、パフォーマンスが最大化されるようにタスクを振り当てていきます。その際に、時間のかかるタスクは担当するメンバーを多めに設定しておくと、遅延が発生しても調整ができます。
 
担当するタスクが決まったら、こまめに進捗を共有して、期日遅れやタスク漏れを予防しましょう。
 
ただし、Excelやスプレッドシートで進捗共有する場合、更新のたびにファイルを開く手間がかかります。したがって、スマホやタブレットからも簡単に情報を共有できる「Stock」のようなツールを使用して、進捗を把握する方法がおすすめです。
 
関連記事: プロジェクト管理に必要な項目や具体的な業務フローとは


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WBS作成における3つの注意点

以下では、WBSの作成で気をつけるべき点を解説します。WBSの導入を検討している方は、以下の注意点を必ず確認しましょう。

(1)作業を明確にする

1つ目の注意点として、作業が明確でなければさまざまなトラブルの原因となります。
 
抽象的なタスクはメンバーの混乱を招くばかりか、認識のズレによるミスが起こりかねません。そのため、タスクは具体的な行動に移せるくらいまで分解します
 
しかし、プロジェクトがまだ始まっていない段階では、不確定要素が多いために分解しきれないタスクも多いです。このような場合は、無理やり工数に加えるのではなく、先行きが見えてから対応しましょう。

(2)工数を正確に見積もる

2つ目の注意点として、工数を正確に見積もらなければ、タスクをスムーズにこなせません。
 
余裕を持たせたタスク管理も重要ですが、タスク間には依存関係があります。そのため、余裕を持たせすぎるとほかのタスクが進まない事態に陥るのです。
 
一方、タスクが細分化されていればタスク同士の関連性も明確になるので、正確な工数を見積もれます。そのため、工数の見積もりが上手くいかない場合は、タスクを適切な粒度まで細分化できているかをチェックしましょう。

(3)Excel等のテンプレートを利用する

3つ目の注意点として、体裁のばらつきを防ぐためテンプレートを活用しましょう。
 
プロジェクトごとに一からWBSを作成すると、フォーマットをつくる手間がかかるうえ、体裁がばらついて見づらくなってしまいます。そこで、テンプレートを活用して、効率よくWBSを作成しつつ体裁も統一しましょう
 
また、紙やホワイトボードでは管理や共有が難しいため、Excel等のWBSテンプレートがおすすめです。ただし、Excelでタスク管理すると、スマホやタブレットでは使いにくいうえ、更新するたびにファイルを開いたりバージョン管理したりする手間もかかります。
 
そのため、WBSとして洗い出したタスクを依頼・管理する段階では、Excelではなく、タスク遂行に必要な情報に紐づけてタスクを依頼でき、ファイルを開かずにスマホからも確認できる「Stock」のようなツールを使いましょう。
 
関連記事: 【担当者必見】プロジェクト管理の手法7選や成功のコツを紹介!


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【これで解決】あらゆるタスクを簡単に管理できる方法とは

以下では、WBSで洗い出したタスクを管理するおすすめのツールを紹介します。
 
Excel等のテンプレートを活用すると、効率よくWBSを作成しつつ体裁も統一できます。一方で、Excelはファイルを開く手間がかかったり、スマホやタブレットでは使いづらかったりするため、その後のタスク管理には向いていません。
 
そこで、ITツールを導入すれば、場所や時間を問わずスムーズにタスクを管理できます。ただし、多機能なツールは操作が複雑で社内に浸透しにくいので、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」を選びましょう。
 
結論、自社が採用すべきなのは、資料やデータに紐づけてタスクを管理できるうえ、非IT企業の65歳以上の方でも直感的に使える「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」にはプロジェクトに関するあらゆる情報をストックできるうえ、ノートごとに「タスク」を設定できるため情報が分散する心配もありせん。また、ノートに記載した情報はリアルタイムで共有されるので、メールやチャットを介する手間もなくなるのです。

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Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

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<Stockの口コミ・評判>

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WBSの作成に便利なExcelテンプレート

ここでは、Excelで使えるWBSのテンプレートを紹介します。
 
WBSのテンプレート
 
上記のフォーマットであれば、タスクの担当者や期限を一目で確認できます。特定の業種向けのフォーマットではないので、どの企業でもすぐに使えることもメリットです。
 


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WBSは意味ない?!作成するメリット5選

以下では、WBSを作成する5つのメリットを解説します。WBSはプロジェクト管理の基本になるので必見です。

(1)プロジェクト全体を把握できる

WBSを作成することでプロジェクト全体を把握できます。
 
WBSを作成するとタスクの関連性や繋がりが明確になるので、プロジェクトの全体像を掴みやすくなります。そのため、プロジェクト全体の流れを意識してタスクに取りかかれるのです。
 
このように、WBSを作成すればプロジェクトが見える化するので仕事をスムーズに進められます。

(2)やるべき課題が明確になる

やるべき課題が明確になる点もWBSのメリットです。
 
プロジェクトに必要なタスクを洗い出しておけば、やるべき作業に抜け漏れがなくなるため、差し込みで仕事が増えることも少なくなります。また、「何を、いつまでにすべきか」が一目で分かるため、業務に遅れが生じても迅速にフォローできるのです。
 
このように、プロジェクトを成功させるために必要なことを定める点において、WBSは重要な役割を担っています。

(3)役割分担ができる

WBSを作成すれば、役割分担ができるようになります。
 
WBSで業務を細分化して割り振れば、それぞれの担当者の役割が明確になります。抽象的なタスクでは何をすれば良いのか分からないだけでなく、ほかのメンバーと重複した仕事を進めてしまう恐れがあるのです。
 
このように、WBSは業務を具体的なタスクに細分化するため、役割と責任の所在も明らかにできます。

(4)スケジュールを予測できる

WBSを作成すればスケジュールの組み立ても簡単です。
 
細分化されたタスクであれば、「このタスクは◯日の◯時までに完了させる」といった詳細なスケジュールを立てられます。それゆえに、タスクにかかる時間をすべて算出できるので、プロジェクト全体の所要時間を正確に見積もれるのです。
 
このように、抽象的な仕事であってもWBSで細分化することで、必要な工数を導き出して計画的に進められます。

(5)タスク間の関係性が見える

WBSによってタスク同士の関係も見えてきます。
 
WBSによってタスクを洗い出し細分化すると、「タスクAを終えないと着手できないタスクB」のような、複雑な関係性も見えてきます。こうして、タスク同士の関係性が明らかになれば、全体最適の観点で仕事ができるようになるのです
 
以上のように、WBSは担当以外の仕事にも目を向けられるメリットがあるのです。
 
関連記事: プロジェクトスケジュールの作成・管理における3つのポイントを解説!


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WBSの作り方・注意点・違いまとめ

これまで、WBSの作り方や注意点、メリットを中心に解説しました。
 
WBSを使えば、プロジェクトに必要なタスクが洗い出され、プロジェクト全体の流れを把握できます。しかし、WBSで洗い出したタスクを放置していては意味がないので、その後のタスク管理を徹底しましょう。
 
そこで、ITツールを導入すれば、時間や場所を問わずスムーズにタスクを共有・管理でき、効率よく作業を進められます。ただし、メンバー全員が利用するので「誰でも簡単に使えるシンプルなツール」を選ぶべきです。
 
結論、自社が導入すべきなのは、タスク管理の機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、WBSで洗い出したタスクを適切に管理しましょう。


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関連記事: プロジェクト管理とは?手法やツール、管理すべき項目も紹介!
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。