プロジェクトを管理する手法のひとつにWBSがあります。WBSを作成すれば、タスクの内容やつながりが見える化して、プロジェクト全体の流れを把握できます。
一方、一般的にはWBSは馴染みがない手法なので、WBSを作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、WBSの作り方から注意点、メリットを中心に紹介します。
- WBSとは何か理解してタスク管理に生かしたい
- 業務効率を上げるためにWBSの作り方を知りたい
- タスク管理に役立つツールがあれば使いたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、WBSを実際に作れるようになるだけでなく、タスクの抜け漏れをなくす最適な方法も見つかります。
目次
WBSとは
以下では、「WBSとは何か」「タスク管理やガントチャートとどのように違うのか」を簡単に解説します。WBSを作成する前に知っておくべき基本情報なので必見です。
WBSは何の略？概要とサンプルを紹介
WBS（作業分解構成図）とは「Work（仕事）、Breakdown（分解）、Structure（構造）」の頭文字をとったもので、プロジェクトを細分化して何をすべきかを体系的にまとめる方法です。
WBSを作成するとタスクの担当者や期限が見える化するので、メンバーの進捗を把握しやすくなります。また、タスク同士の関連性や繋がりも見えてくるため、優先順位をつけたりディペンデンシー（依存性）を判断したりするのも簡単です。
たとえば、品評会プロジェクトのWBSを作成すると以下のようになります。
このように、タスクの関連性が見える化するとプロジェクトの全体像が明確になるため、スムーズに作業を進められるのです。
WBSとタスク管理の違い
WBSとタスク管理の違いは「必要とされるタイミング」にあります。
具体的には、タスクを洗い出す作業がWBSで、洗い出したタスクが適切に処理されるようにマネジメントするのがタスク管理です。つまり、時系列では、はじめにWBSでタスクを抽出して、次に抽出したタスクを管理していくことになります。
WBSとタスク管理はそれぞれの役割が大きく異なりますが、プロジェクトを円滑に進めるうえでどちらも重要です。
WBSとガントチャートの違い
WBSとガントチャートの違いは「タスクの示し方」にあります。
ガントチャートはプロジェクトの進行状況を管理する方法のひとつで、縦軸にタスクと担当者、横軸に日時が設定されている図です。「タスクをいつまでに完了すれば良いか」「ほかのタスクとの兼ね合いに問題はないか」などが瞬時に判断できます。
以上のように、WBSとガントチャートを同一のファイルで管理すれば、進捗を一目で把握することが可能です。つまり、ガントチャートは細分化されたタスクを視覚的に管理する方法のひとつだと言えます。
WBSと課題管理表の違い
WBSと課題管理表の違いは「扱う内容」にあります。
WBSでは、プロジェクトにおける”タスク”を洗い出して、まとめていく手法です。一方、課題管理表では、プロジェクトが進行する中で生じた課題を管理していきます。
また、プロジェクトの進行過程で課題が生じれば、課題を解決するためのタスクが発生する場合もあります。そのため、課題とタスクを正しく区別して管理していく必要があるのです。
WBSとToDoの違い
WBSとToDoの違いは内容の細かさです。
WBSでは、プロジェクトにおいて「誰が」「いつまでに」「何をやるのか」までを詳細に決めていきます。一方、ToDoはただ「やること」を書き出すものなので、WBSのように厳密にタスクの詳細を決める必要がありません。
そのため、ビジネスにおいてタスク管理をする場合は、ToDoよりもWBSが適しているといえるので違いを意識して使い分けをしましょう。
WBSの7×7ルールとは
WBSの7×7ルールとは、ある業務を分解するとき、要素は7つ以内、階層は7階層までにするというルールです。
プロジェクトの規模が大きくなると、要素・階層が多くなりがちです。しかし、数が多くなるにつれて、運用も難しくなるため、7つ以内に留めましょう。
要素・階層が8つ以上になってしまう場合は、プロジェクトを複数に分割したり、分解の粒度が細かすぎないか見直したりすることで解決できます。
WBSを作成する手段
WBSを作成する手段として、主に以下の3つがあります。
- 手書き
- Excel
- ITツール
ペンや紙、ホワイトボードを使って、手書きでWBSを作成します。誰でも簡単に作れる一方、修正に手間がかかったり、共有の際はメールなどで写真を送る必要があったり、多くのデメリットがあります。
Excelであれば、WBS作成用のテンプレートもあるため、手軽にWBSを作成できます。しかし、Excelのファイル管理は煩雑になりやすいうえ、手書きと同様に共有時はメールなどを介して共有する必要があります。
タスク・プロジェクトの管理に特化したITツールを使えば、入力処理などが自動化された環境で見やすいWBSを作成できます。しかし、WBS以外の機能も多く備わっているツールがほとんどなので、ITツールに慣れていない社員は使いづらさを感じる可能性が高いです。
3つの作成手段には、それぞれメリット・デメリットがあるため、自社に適した手段を検討しましょう。
WBSの作成に便利なおすすめのExcelテンプレート
ここでは、Excelで使えるWBSのテンプレートを紹介します。テンプレートを活用してWBSの作成を効率化しましょう。
シンプルで見やすいWBSのテンプレート
こちらは、「ビズ研」が提供する、シンプルで見やすいWBSのテンプレートです。
タスクの担当者や期限を一目で確認できます。シンプルなデザインで特定の業種向けではないので、どの企業でもすぐに使えることもメリットです。
中間チェックもできるWBSのフォーマット
こちらは、「登録不要のフリーテンプレート」が提供する、中間チェックもできるWBSのフォーマットです。
基本的な項目に加えて、「中間チェック」の項目を用意されており、計画通りに進行しているか確認できます。
Excelのテンプレートは便利な一方、ファイル管理が煩雑になりやすく、共有の際も手間がかかります。そこで、Excelで作成したWBSを「Stock」のような情報管理ツールで管理すれば、Excelを利用するメリットを活かしつつ、デメリットを解消できるのです。
WBSの作り方｜5ステップ
WBSの無料で使えるテンプレートは少ないため、自社に合うテンプレートがない場合は、自身で作成するのがおすすめです。ステップ別に紹介しているので、以下の手順に従い、実際に作成してみましょう。
ステップ1｜プロジェクトのゴールを設定する
はじめに、プロジェクトのゴールを設定します。
プロジェクトの目的が設定されていない場合、ゴールが不明確なまま作業だけを抽出することになります。その結果、タスクを完了させること自体が目的化してしまうのです。
タスクを完了させることだけが目的となった場合、メンバー同士の協力意識が薄れてしまい、プロジェクトに悪影響を及ぼしかねません。こうした事態を回避するため、達成すべきゴールを最初に定めましょう。
ステップ2｜タスクを洗い出して分解する
次に、タスクの洗い出しと分解をしましょう。
タスクを洗い出す段階では優先順位などは考えず、必要なタスクが漏れたり重複したりしないようにひたすら書き出します。タスクの洗い出しは、プロジェクトを「塊」から「個」へ少しずつ分けていくイメージです。
このとき、タスクが抽象的だと工数を正確に判断できないうえ、メンバーの認識のズレが生じるリスクがあります。したがって、「具体的な行動に移せるタスク」になるまで分解することがポイントです。
ステップ3｜タスクの順序を設定する
続いて、それぞれのタスクを処理する順番を決めます。
下図のように、直前のタスクが完了しないと着手できないのか（直列関係）、並行して作業ができるのか（並列関係）に注目し、効率的に進められる順序に並び替えます。
メンバーの負担も考慮しながら、プロジェクトが円滑に進むようにタスクの順番を定めていきましょう。
ステップ4｜タスクを構造化する
次に、すべてのタスクを構造化しましょう。タスクの構造化とは、「親タスク、子タスク、孫タスク」の順番で枝分かれするツリー構造にまとめることです。
最下層のタスクがすべて完了することで次の階層のタスクが完了するというように、ロジカルにプロジェクトを進められます。上記で示したように図式化すれば、全体像を体系的に理解できるのでおすすめです。
ステップ5｜担当者と期日を設定する
最後に、タスクに担当者と期日を設定しましょう。
メンバーの能力や経験を考慮して、パフォーマンスが最大化されるようにタスクを振り当てていきます。担当するタスクが決まったら、こまめに進捗を共有して、期日遅れやタスク漏れを予防しましょう。
ただし、Excelやスプレッドシートは、更新の度にファイルを開くのが手間だったり、スマホからは確認しづらかったりします。したがって、スマホやタブレットからでも、ノート感覚で簡単に、進捗の確認・更新ができる「Stock」のようなツールがおすすめです。
WBS作成における注意点4選
以下では、WBSの作成で気をつけるべき点を解説します。WBSを取り入れるか検討している方は、以下の注意点を必ず確認しましょう。
（1）作業を明確にする
1つ目の注意点として、作業が明確でなければさまざまなトラブルの原因となります。
抽象的なタスクはメンバーの混乱を招くばかりか、認識のズレによるミスが起こりかねないため、タスクは具体的な行動に移せるくらいまで分解します。さらに、作成は複数人で行うと、工程の抜け漏れや重複による無駄な作業を防ぐことが可能です。
しかし、プロジェクトがまだ始まっていない段階では、不確定要素が多いために分解しきれないタスクも多いです。そのため、無理やり工数を変更するのではなく、先行きが見えてから対応しましょう。
（2）基準を用意する
2つ目の注意点として、作業の基準を用意しましょう。
WBSの基準として「8/80 ルール」がよく用いられています。これは、1日（8時間）以内に完了するものは、工程が小さすぎるので他のものと組み合わせ、完了に2週間以上かかるものは、工程が大きすぎるのでさらに細分化するというルールです。
以上のように、基準に基づいてタスクを細分化すれば、タスク同士の関連性が明確になるので正確な工数が見積れます。また、管理精度を一定に保つことができ、進捗管理も順調に進めることができるのです。
（3）都度アップデートする
3つ目の注意点として、WBSを作成したら放置せずに都度アップデートしましょう。
WBSは、作成後にプロジェクトの進捗状況や顧客の対応に応じてタスクが増えたり、優先順位が変わったりすることがあります。そこで、はじめから完璧に作ることはせず、後から簡単に修正ができる状態にしておきましょう。
したがって、WBSは作って終わりにならないためにもすぐに取り出せる場所で管理しつつ、定期的な更新が必要なのです。
（4）フォーマットを利用する
4つ目の注意点として、体裁のばらつきを防ぐためフォーマットを利用しましょう。
プロジェクトごとに一からWBSを作成すると、フォーマットをつくる手間がかかるうえ、作る人によって体裁がばらついてしまいます。そこで、テンプレートを活用して、効率よくWBSを作成しつつ体裁も統一しましょう。
ただし、Excelのフォーマットはスマホ上では見づらかったり、都度ファイルを開いて中身を確認したりする必要があります。そのため、WBSとして洗い出したタスクを依頼・管理するなら、必要な情報と紐づけてタスクを依頼でき、ファイルを開かずに確認できる「Stock」のようなツールが最適です。
【これで解決】WBSで洗い出したタスクの管理におすすめのツール
以下では、WBSで洗い出したタスクを管理するおすすめのツールを紹介します。
Excel等のテンプレートを活用すると、効率よくWBSを作成しつつ体裁も統一できます。一方で、Excelはファイルを開く手間がかかったり、スマホやタブレットでは使いづらかったりするため、その後のタスク管理には向いていません。
そこで、ITツールを導入すれば、場所や時間を問わずスムーズにタスクを管理できます。ただし、多機能なツールは操作が複雑で社内に浸透しにくいので、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」を選びましょう。
結論、自社が採用すべきなのは、資料やデータに紐づけてタスクを管理できるうえ、非IT企業の65歳以上の方でも直感的に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはプロジェクトに関するあらゆる情報を記録できるうえ、ノートごとに「タスク」を設定できるため情報が分散しません。また、ノートに記載した情報はリアルタイムで共有されるので、メールやチャットを介する手間もなくなるのです。
ITに不慣れでも使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
WBSは意味ない？！作成するメリット5選
結論、WBSはプロジェクト管理の基本になるので「意味あること」だと言えます。以下では、WBSを作成する5つのメリットを解説するので、担当者の方は必見です。
（1）プロジェクト全体の進捗率がわかる
WBSを作成することでプロジェクト全体の進捗率を把握できます。
WBSを作成するとタスクの関連性や繋がりが明確になるので、プロジェクトの全体像を掴みやすくなります。そのため、プロジェクト全体の流れを意識してタスクに取りかかれるのです。
したがって、WBSを作成すればプロジェクトが「見える化」するので、全体の進捗確認をスムーズにでき、業務効率化につながるのです。
（2）やるべき課題が明確になる
やるべき課題が明確になる点もWBSのメリットです。
プロジェクトに必要なタスクを洗い出しておけば、やるべき作業に抜け漏れがなくなるため、差し込みで仕事が増えることも少なくなります。また、「何を、いつまでにすべきか」が一目で分かるため、業務に遅れが生じても迅速にフォローできるのです。
このように、プロジェクトを成功させるために必要なことを定める点において、WBSは重要な役割を担っています。
（3）役割分担ができる
WBSを作成すれば、役割分担がしやすくなります。
WBSで業務を細分化して割り振れば、それぞれの担当者の役割が明確になります。抽象的なタスクでは何をすれば良いのか分からないだけでなく、ほかのメンバーと重複した仕事を進めてしまう恐れがあるのです。
このように、WBSは業務を具体的なタスクに細分化するため、役割と責任の所在も明らかにできます。
（4）スケジュールを予測できる
WBSを作成すればスケジュールの組み立ても簡単です。
細分化されたタスクであれば、「このタスクは◯日の◯時までに完了させる」といった詳細なスケジュールを立てられます。それゆえに、タスクにかかる時間をすべて算出できるので、プロジェクト全体の所要時間を正確に見積もれるのです。
このように、抽象的な仕事であってもWBSで細分化することで、必要な工数を導き出して計画的に進められます。
（5）タスク間の依存関係が見える
WBSによってタスク同士の依存関係も見えてきます。
WBSによってタスクを洗い出し細分化すると、「タスクAを終えないと着手できないタスクB」のような、複雑な関係性も見えてきます。結果、タスク同士の関係性が明らかになれば、全体最適の観点で仕事ができるようになるのです。
以上のように、WBSは担当以外の仕事にも目を向けられるメリットがあるのです。
WBSの作り方・注意点まとめ
これまで、WBSの作り方や注意点、メリットを中心に解説しました。
WBSを使えば、プロジェクトに必要なタスクが洗い出され、プロジェクト全体の流れを把握できます。しかし、WBSで洗い出したタスクを放置していては業務に活かせないので、その後のタスク管理を徹底しなくてはなりません。
そこで、ITツールを導入すれば、時間や場所を問わずスムーズにタスクを共有・管理でき、効率よく作業を進められます。ただし、メンバー全員が利用するので「誰でも簡単に使えるシンプルなツール」を選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、タスク管理の機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、WBSで洗い出したタスクを適切に管理しましょう。
