マイルストーンは、プロジェクトの進捗を管理する「中間目標」を指します。マイルストーンを設けるとスケジュール管理がしやすくなるだけでなく、従業員のモチベーションを保つ役割も担っているのです。
しかし、「マイルストーンを上手く活用できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マイルストーンの概要や書き方のほか、活用事例や管理方法などを中心に紹介します。
- マイルストーンの意味や活用事例を知りたい
- マイルストーンの書き方を踏まえて、プロジェクトを正しく管理したい
- 簡単にマイルストーンを管理できるツールを探している
という方は本記事を参考にすると、マイルストーンの概要が分かるだけでなく、プロジェクト全体の情報を簡単かつ効果的に管理できるようになります。
目次
マイルストーンとは
ここでは、マイルストーンの意味や種類を紹介します。プロジェクト管理における基本知識となるので、プロジェクトリーダーの方は必見です。
マイルストーンの概要
マイルストーンとは、鉄道や道路で中間地点の距離を表すための標石として使われていたもので、一定の距離（マイル）間隔に置かれる標石（ストーン）を指す言葉です。
ビジネスにおいては、プロジェクトの進み具合を管理するための区切りという意味で使われ「中間目標」「ターニングポイント」などと言い換えられます。
マイルストーンによって細かな目標が設定されれば、メンバーは、プロジェクトの方向性を見失わずに進められます。そのため、マイルストーンは長期のプロジェクトや、工程が複雑なプロジェクトにおける、メンバーのモチベーション維持に効果的なのです。
マイルストーンの各シーンでの活用事例
マイルストーンを設定する場面には、大きく分けて2種類あります。
- プロジェクトの期日から逆算して設定する場合
- 業務品質を基準にして設定する場合
アプリ開発などのプロジェクトにおけるマイルストーンは「基本設計をする」「開発に着手する」「動作テストをする」「リリースする」などが挙げられます。各マイルストーンは期日を基準に設定します。
製品の品質管理プロジェクトなどでは「品質基準の策定」「監査方法の決定」「品質監査をする」「問題を修正する」など、品質を基準にマイルストーンを設定します。
このように、どちらのプロセスでマイルストーンを設定するかによって進め方が変わるため、プロジェクトごとに適した方法を用いましょう。
スケジュール・タスク・目標との違いとは
マイルストーンと混合されやすい用語として、スケジュールやタスク、目標があります。以下は、それぞれの言葉との違いです。
- マイルストーンとスケジュールの違い
- マイルストーンとタスクの違い
- マイルストーンと目標の違い
スケジュールは計画における全体の予定であり、マイルストーンは計画の節目となる中間地点です。つまり、両者は全く異なる意味を持ちます。
マイルストーンは目標であり、タスクは作業です。つまり、複数のタスクをこなすことで、到達できる目標地点がマイルストーンと言えます。
マイルストーンも目標の一つですが、プロセスを振り返るときの指標でもあります。つまり、プロジェクトの進捗を明らかにする役割を持つのです。
このように、マイルストーンは「最終目標に対する現在地を知るために設定するもの」であり、プロジェクトメンバーが方向性を見失わないための重要な役割を持っているのです。
マイルストーンを使う3つのメリット
スケジュールを管理するときにマイルストーン（中間目標）をいくつか立てておくと、進捗をこまめにチェックできるようになります。以下は、マイルストーンを使う3つのメリットです。
- スケジュール管理がしやすい
- モチベーションを維持できる
- 品質を管理できる
プロジェクトの規模が大きくなるほど、先行きが不透明になりがちです。そこで、マイルストーンを設定すれば、ゴールまでのステップが明確になり、スケジュール管理がしやすくなります。
長期プロジェクトはゴールまでの道のりが長いため、従業員のモチベーションを維持するのが困難です。そのため、マイルストーンを設定して目指すべき中間目標を共有することが重要です。
業務品質を基準にしてマイルストーンを設定すれば、プロジェクトの段階ごとに細かく品質を管理できます。
このように、マイルストーンを立てれば、プロジェクトを効率よく進められるうえに業務の品質も保てるのです。
マイルストーンの設定手順3ステップ
ここでは、実際にマイルストーンの設定手順を3つのステップで紹介します。以下の手順を参考に、自社のプロジェクト管理を改善しましょう。
（1）期日と最終目標を設定する
はじめに、プロジェクトの最終目標と期限を設定します。
プロジェクトの成功基準が明らかになることで、メンバー全員が同じ認識をもってプロジェクトを進めることができるようになります。そのため、「〇月〇日に製品をリリースする」といった明確な目標を設けましょう。
また、期日を設定する際には、プロジェクトで何らかのトラブルが発生する可能性も考慮して、余裕を持たせた計画を組みましょう。
（2）目標達成に必要な対応を洗い出す
次に、最終目標を達成するために必要な対応やタスクを洗い出します。
プロジェクトの最終目標に向けた対応を洗い出すことで、具体的な工数や必要なリソースが明らかになり、スケジュールが立てやすくなります。
また、どのくらいの期間で実行すべきかを視覚的にまとめたい場合はガントチャートを利用することもおススメです。
（3）具体的なタスクと担当者を設定する
最後に、洗い出した対応を具体的なタスクに分解し、それぞれのタスクに担当者を割り当てます。
マイルストーンは設定して終わりではなく、計画通りに遂行されているかを確認してはじめて効果を発揮します。そのため、負担が一部に偏らないようにタスクをメンバーに配分することで、進捗管理がしやすくなります。
しかし、メンバーが個人でタスクを管理すると、別のツールで進捗を共有する手間がかかってしまいます。そこで、メンバーのタスクが一覧で表示され、メッセージ機能も搭載した「Stock」のようなツールを使って、メンバー全員のタスクを管理しましょう。
マイルストーンを設定する3つの注意点
ここでは、マイルストーンを設定する3つの注意点を解説します。以下を参考にして、マイルストーンを効果的に活用しましょう。
（1）マイルストーンを設定しすぎない
マイルストーンをむやみに設定しないようにしましょう。
マイルストーンを設定しすぎると、プロジェクトの進捗が分かりづらくなります。プロジェクトに必要なマイルストーンは一定ではなく、「ゴールまでにどのステップを達成する必要があるか」という目安によって異なります。したがって、むやみに設定することは避けましょう。
また、メンバーに過剰な負担のかかる目標になっていないかをヒアリングして確認することも重要です。加えて、プロジェクトにおいては特定の業務が終わらないと進められないタスクも発生するので、マイルストーンの前後関係が適切かをチェックしましょう。
（2）マイルストーンとタスクを混同しない
マイルストーンとタスクを混同しないように注意しましょう。
マイルストーンは中間地点であり、タスクは目標に到達するために対応すべき作業を指します。そのため、マイルストーンをタスクとして扱うと、各工程における進捗が不透明になってしまいます。
したがって、マイルストーンとタスクは分けて管理して、プロジェクトの進捗を定期的に振り返れる環境を整えましょう。
（3）プロジェクトの情報を分散させない
プロジェクトを成功させるには、あらゆる情報を分散させず、一元管理する必要があります。
情報が一か所に集約されていれば、すぐに必要な情報へアクセスできるようになるので、資料探しに時間をとられることがなくなります。そのため、情報を一元管理できるプロジェクト管理ツールを導入しましょう。
たとえば、フォルダで情報を階層管理する「Stock」のようなツールを使えば、情報が散在する心配もありません。
【必見】マイルストーンの管理に最適なツール
以下では、マイルストーンの管理に最適なツールを紹介します。
マイルストーンはプロジェクトの進行に合わせて見直し、調整する必要があります。マイルストーンの調整や見直しはチーム全体で共有するべきですが、連絡手段がメールやチャットだと都度送り先を指定しなければならず面倒です。
そこで、プロジェクト管理ツールを利用すれば、メッセージのやりとりとマイルストーンの情報いずれも一か所で管理できるうえ、タスク機能が備わっていればやるべきことの抜け漏れも防げます。ただし、多機能だと使いこなせないので「誰でも簡単に操作できるシンプルなツール」を選びましょう。
したがって、プロジェクト管理に選択すべきツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でもすぐに使えるプロジェクト管理ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストはもちろん、工程表やガントチャートなどのファイルや画像も簡単に添付できます。さらに、仕事の担当者と期限を記録できる「タスク」もノートに紐づいているため、情報が入り乱れる心配がありません。
ITに詳しくないメンバーでも簡単に使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マイルストーンの書き方とおすすめの管理ツールまとめ
これまで、マイルストーンの書き方やおすすめの管理ツールを中心に紹介しました。
マイルストーンは設定して終わりではなく、後から振り返って進捗を把握できるよう、適切に管理する必要があります。しかし、ファイル管理が難しく煩雑になりやすいうえ、共有には別のツールを使わなければなりません。
そこで、プロジェクト管理ツールを使えば、マイルストーンなどプロジェクトに関するあらゆる情報を見やすく残すことができ、共有もスムーズです。ただし、多機能なツールは操作が複雑になりがちなので、「誰でも直感的に操作できるシンプルなツール」が最適です。
以上を踏まえると、自社のプロジェクト管理には、非IT企業の65歳の方でも適切に情報を管理・共有できるシンプルな「Stock」が必須です。実際に、非IT企業を中心に業界・業種を問わず200,000社以上に導入され、情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクトを効率よく進めましょう。
