プロジェクトの予算管理が不十分では、支出と収入を正確に把握できず損益を確定しづらくなります。また、最悪の場合、会社の大きな不利益を招く恐れもあるので、予算管理は適切でなければなりません。
とはいえ、管理が属人化しているがゆえに「プロジェクトの予算を正しく把握できていない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトの予算管理に必要な項目やコツをご紹介します。
- 予算管理が属人化しており、作業ごとのコストを正確に把握できていない
- 予算データの入力箇所が多く、現場の業務負荷が大きい
- 誰でもストレスなく予算管理できる仕組みを整えたい
という方はこの記事を参考にすると、プロジェクト予算管理の項目やコツが正しく分かり、自社の不利益を防げるようになります。
目次
プロジェクトの予算管理とは
以下では、プロジェクト予算管理の概要・メリットをご紹介します。これまで予算管理の意義や効果を把握していなかった担当者の方は必見です。
予算管理の概要
予算管理とは、プロジェクトで発生する売り上げやコストを想定したうえで、計画と実績の差分をなくすためにする業務です。
作成した予算計画をもとに支出を管理すれば、作業範囲が明確になるので各作業に適切なリソースを割けます。そのため、リソース不足や予算超過の心配もなくなるのです。
したがって、計画した予算内にコストが収まるようにするためにも、プロジェクトでは必ず適切な予算管理をしましょう。
予算管理のメリット
予算管理を徹底すれば、綿密な予算計画が立てられて自社の不利益を防げます。
適切に予算管理をすると「自社が使える予算の全体像」が可視化されます。そのため、現状使用できる予算から逆算してプロジェクトを進められるようになり、綿密かつ正確な予算計画が立てられるのです。
以上のような状態を維持すれば、”収支の把握を誤って大きな損失が出た”となる恐れもありません。
予算管理の必要項目
ここでは、予算管理の必要項目をご紹介します。管理方法のばらつきを防ぐためにも、以下の項目を漏れなく取り入れましょう。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 売上 |
|
| 外注費予算 |
|
| 経費予算 |
|
| 工数予算 |
|
- 予算を編成する
- 予算に基づきプロジェクトを実施する
- 計画と実績の差分を検知する
- 分析をもとに予算管理を改善する
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
以上の項目をもとに社内で予算管理表を作成すれば、各予算が発生した際に適切な対応ができます。
4ステップ｜予算管理のプロセスとは
以下では、予算管理のプロセスを4ステップでご紹介します。以下のプロセスを全社に共有し、正しい方法で予算管理しましょう。
まずは、プロジェクトの目的を明確にしたうえで予算を編成します。一度編成したらチーム内で議論し、改善すべき点を洗い出しましょう。
作成した予算計画に基づいてプロジェクトを進め、作業が行き詰まる場合には原因を探ります。
定期的に予算計画と実績の差分を検知して「なぜ差分が生じたのか」を分析します。また、これまでのプロジェクトを振り返り、予算配分が適切だったかを検証したうえで次月の予算配分を検討しましょう。
分析結果をもとに予算管理を改善し、現場へフィードバックします。現場とコミュニケーションを頻繁にとればリアルタイムで現状が分かるので、仮にトラブルが発生した際にも迅速に対応できます。
以上のステップを踏めば、予算の状況が常に可視化されるだけでなく、改善が必要な場合はすぐにリソースの追加や配分の変更ができるようになります。
プロジェクト予算管理における3つの課題
ここでは、プロジェクト予算管理における3つの課題をご紹介します。以下に当てはまるチームは早急に管理体制を改善しましょう。
（1）現状のコストを把握できない
まずは、現状のコストを把握できないことが挙げられます。
たとえば、作業工数の管理が属人化している場合、作業ごとの費用が分かりづらくなるので全体の予算も不透明になってしまいます。また、予算の全体像を掴めなければ各作業におけるリソースの配分も不十分となりかねません。
工数や作業金額を含む予算の把握に時間をかけるべきではないので、いつでも手軽に現状のコストを確かめられる環境を整えるべきです。
（2）情報へアクセスできない
情報へアクセスできないのも、予算管理の課題です。
個人のデスクトップで予算管理している場合、”経費をすぐに抽出したいが予算の記載場所が分からない”となる恐れがあります。あとから必要な情報を探すのに無駄な時間がかかれば、ストレスの原因にもなってしまうので注意です。
そのため、「プロジェクトに関連する過去の情報・資料は〇〇のフォルダにまとめる」のようにルールを決めて管理を一元化しましょう。
（3）予算管理表の管理が煩雑
予算管理表の管理が煩雑な課題もあります。
たとえば、各部署や支店がそれぞれExcelで予算シートを作成・提出している場合、記載方法がばらばらの管理表をひとつのシートに再入力する手間がかかります。また、記入漏れが発生していれば、修正を促すのにメールや電話をしなくてはなりません。
このように無駄なやりとりが発生する状態を回避するには、共通の予算管理フォームを設けたり、部署や支店ごとにフォルダを分類したりしましょう。
また、予算管理表に紐づけてメッセージが送れる「Stock」を使うと、手作業でフォルダを分ける手間が省けるほか、情報共有に別のツールを使う必要もなくなります。
【すぐにできる】プロジェクト予算管理のコツ
以下では、プロジェクト予算管理のコツを3つご紹介します。「思うような予算管理ができていない」と悩む方は必ず押さえましょう。
（1）予実差を優先的にチェックする
予算管理のコツとして、予実差を優先的にチェックすることが挙げられます。
リソースが不足したり予算が超過したりと、計画と実績に差があれば大きな不利益を生む事態となりかねません。そのため、計画通りに各メンバーの作業が進んでいるかはもちろん、予実差を優先して確認するのが重要です。
加えて「どれほどの乖離が発生したら対策を講じるか」の基準を明確にしましょう。基準を明らかにしておけば、仮に計画と実績に差分が出ても迅速に対応でき、限られた予算内で効率的に作業を進められます。
（2）週ごとに予算管理をする
予算管理は週ごとにするのもコツです。
月ごとの予算管理では、コストの過不足が発生していた際に発見が遅れて、最悪の場合プロジェクトの進捗が滞る恐れもあります。しかし、週ごとに予算を確認すれば、頻繁に変動する市場動向へもよりスムーズに対応できるのです。
以上のように、予算申請のサイクルを早めると現状把握が容易になり、有効な施策を早い段階で講じられます。
（3）プロジェクト管理ツールを導入する
予算管理の負担を減らすには、プロジェクト管理ツールの導入も不可欠です。
紙やWord・Excelといった手法で予算管理していると、予算管理表の入力に無駄な時間がかかるだけでなく、共有も瞬時にできません。しかし、プロジェクト管理ツールであれば入力工数が大幅に省けるほか、リアルタイムでのやりとりも実現します。
しかし、複雑なツールでは従業員が使いこなせない恐れもあるので「シンプルに操作できるツール」を使いましょう。たとえば、誰でも即日で使いこなせる「Stock」で予算管理すると、わざわざ使い方を教える必要がありません。
プロジェクトの予算管理に最適なツール
以下では、プロジェクトの予算管理に最適なツールをご紹介します。
メールやWord・Excelで予算管理をすると、予算申請のたびにファイルが増えて、必要な情報を探し出す手間がかかります。また、予算を報告するのにわざわざ別のツールを使ったり、ファイルを添付したりしなければならず非効率です。
そこで、予算に関わる情報を一元化する「プロジェクト管理ツール」を使えば、情報共有もひとつのツール上でリアルタイムにできます。ただし、多機能なツールは操作が複雑なものが多く、従業員が使いこなせない恐れもあるので避けましょう。
したがって、”誰でも即日で使いこなせるか”を選定基準にすべきなのです。つまり、非IT企業の65歳でも直感的に使いこなせ、必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」で予算の詳細を蓄積し、任意のメンバーへ簡単に共有できます。また、ノートに「タスク」「メッセージ」が紐づいているので情報が混在せず、直感的な「フォルダ」でプロジェクトごとに予算の情報を振り分けられます。
非IT企業の65歳でも即日で使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクトの予算管理に必要な項目やコツまとめ
これまで、プロジェクトの予算管理に必要な項目やコツを中心に解説しました。
プロジェクトでは売り上げや外注費はもちろん、経費や工数費も管理する必要があります。また、予算管理を効率化するには、予実差を常に把握しつつ情報の管理・共有が一箇所で完結する”プロジェクト管理ツール”を活用すべきです。
ただし、多機能で複雑なツールではかえって現場の負担が増え、予算申請にも不備が起こりかねません。そのため、選定するツールは「シンプルで誰でも簡単に操作できるか」が必須条件になるのです。
結論、プロジェクトの予算管理には、ITリテラシーが低くても即日で使えるほどシンプルな「Stock」が最適です。その使い勝手の良さが評価され、現在非IT企業を中心に200,000社以上における情報管理を円滑化しています。
ぜひ「Stock」で予算管理を簡略化し、プロジェクトを成功させましょう。
