プロジェクトの予算管理が不十分では、支出と収入を正確に把握できず損益を確定しづらくなります。また、最悪の場合、会社の大きな不利益を招く恐れもあるので、予算管理は適切でなければなりません。
とはいえ、管理が属人化しているがゆえに「プロジェクトの予算を正しく把握できていない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトの予算管理が失敗する原因や定着させる方法を紹介します。
- Excelでの予算管理が限界を迎えているプロジェクトマネージャー
- 予算変更までの経緯や相談メモがチャットツール上で流れている現場リーダー
- ツールの入力ステップが複雑で管理が形骸化しているIT推進担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、プロジェクトの予算管理で重要な項目や失敗事例が分かり、自社の不利益を防げるようになります。
目次
プロジェクトの予算管理とは
予算管理とは、プロジェクトで発生する売り上げやコストを想定したうえで、計画と実績の差分をなくすためにする業務です。以下では、管理すべき項目と予算管理が重要である理由を紹介します。
管理すべき項目
管理すべき項目は以下の通りです。管理方法のばらつきを防ぐためにも、以下の項目を漏れなく取り入れましょう。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 売上 |
|
| 外注費予算 |
|
| 経費予算 |
|
| 工数予算 |
|
以上の項目をもとに社内で予算管理表を作成すれば、各予算が発生した場合に適切な対応ができます。
予算管理が重要な理由
予算管理が重要な理由は、以下の通りです。
- 早めの対策ができる
予算を管理すれば、「このペースでいくと、〇か月後に予算を使い果たす」と早めに気付け、事前に手を打てます。 - 現場が次の動きをすぐに判断できる
明確な予算枠と現在の消化状況がチームに共有されていれば、「あと〇〇万円使えるから、～を優先的に進めよう」と、スピーディーな意思決定が可能になります。 - トラブル時に適切な対応ができる
「A機能を削って、その分の予算をBのリカバリーに回そう」というリソースの再配分を、データに基づいて判断できます。
適切に予算管理をすると「自社が使える予算の全体像」が可視化されます。そのため、現状使用できる予算から逆算してプロジェクトを進められるようになり、正確な予算計画が立てられるのです。
予算管理での失敗事例
以下では、予算管理での失敗事例を3つ紹介します。以下の内容が自社に当てはまっていないか確認しましょう。
予実差の発見が遅れる
1つ目は、予算と実際の使った金額の差に気づくのが遅れることです。
予算を管理していないと、月末やプロジェクト終了時の「締め作業」のタイミングで初めて、大幅な予算オーバーが発覚するという事態にもなりかねません。
これでは予算管理が、将来の問題を事前に防ぐための仕組みではなく、結果が出たあとに数字を確認するだけの「事後報告」になってしまいます。
予算変更の経緯が分からなくなる
2つ目は、予算変更の経緯が分からなくなることです。
予算の増額や変更の細かい話し合いをチャットなどでやり取りすると、過去の情報が流れてしまいます。後から「予算」「増額」などのキーワードで検索しても、判断にいたる経緯までは追えないことが多いのです。
結果として、過去の失敗やノウハウが蓄積されず、次のプロジェクトでも同じ理由で赤字を繰り返してしまうおそれがあるのです。
管理表が更新されなくなる
3つ目は、管理表が更新されなくなることです。
管理表を綺麗に作りすぎると入力や更新の手間が増え、「忙しいから」という理由で後回しにされます。管理表の入力や更新が後回しにされると、現状と管理表の情報との間に差が生じてしまいかねません。
結果として、せっかく作った管理表が形だけのものになり、実際には機能しなくなってしまうのです。
予算管理はなぜ失敗する？
以下では、予算管理に失敗する原因を3つ紹介します。適切に予算管理するためにも、まずは原因を理解しましょう。
入力負担が大きい
1つ目は、入力負担が大きいことです。
高機能なタスク管理ツールやExcelでは、1つの経費を入力するために、5つのプルダウンを選び、日付や詳細を細かく打ち込む必要があります。
結果、現場から「管理のための管理業務が増えて、本業を圧迫している」と不満が出たり、そもそも社内のIT初心者が使いこなせなかったりして、ツールが放置されてしまうのです。
情報が複数ツールに分散している
2つ目は、情報が複数ツールに分散していることです。
数値は「Excel」、タスクは「Trello」、相談や合意形成は「Slack」のように、1つのプロジェクトに関わる情報が分散していると、予算のズレを確認するために3つのツールを確認するしかなくなります。
その結果、情報を探す手間がかかってしまい、メンバーが必要な譲歩にアクセスできない状態が生じるのです。
数値だけ管理している
3つ目は、数値だけ管理していることです。
「予算が20万円オーバーしている」という数値だけの記録では、「なぜオーバーしたのか」「そのときクライアントとどんな交渉があったのか」が読み取れません。
予算管理で重要なのは、数値の背景にある「経緯」の共有です。数値と経緯を切り離して管理すると、次の対策が打てなくなるのです。
予算管理を定着させる2つの方法
以下では、予算管理を定着させる方法を2つ紹介します。以下を実践し、適切な予算管理を実現しましょう。
（1）シンプルなツールを導入する
1つ目は、シンプルなツールを導入することです。
新入社員でもITが苦手なベテランでも、マニュアルなしで即日使い始められるほどのシンプルさを持つツールを選ぶことが重要です。
たとえば、情報共有ツール「Stock」なら、予算管理において重要な情報共有に必要な機能を過不足なく備えており、非IT企業の65歳以上の社員でもスムーズに使えるほど操作が簡単です。
（2）数値と経緯を同じツールに蓄積する
2つ目は、数値と経緯を同じツールに蓄積することです。
「現在の予算数値」と「その数値に至った打合せメモ・決定事項」を、同一画面にセットで記しましょう。記録用のツールは、チャットのように情報が流れ去らず、Excelよりも文字を入力しやすい「ノート型」の構造をとっているものがおすすめです。
数値と経緯が1箇所にまとまっていれば、ツールを行き来するストレスを解消できるのです。
【必見】予算管理の形骸化を防ぐ方法
以下では、予算管理の形骸化を防ぐ方法を紹介します。
メールやWord・Excelで予算管理をすると、予算申請のたびにファイルが増えて、必要な情報を探し出す手間がかかります。また、予算を報告するのにわざわざ別のツールを使ったり、ファイルを添付したりしなければならず非効率です。
しかし、操作が複雑で多機能なツールを導入しても、ITに苦手意識のあるメンバーからは使われなくなります。このようなツールは、社内に定着しないのです。
そこで重要なのが、操作が簡単で情報をスムーズに管理・共有できるツールを導入することです。多くの企業では予算額だけを管理しがちですが、実際には予算が増減した経緯も同時に残さなければ、後から原因を追跡できません。
こうした条件に最も当てはまるのが、非IT企業の65歳でも直感的に使いこなせる「Stock」です。Stockの「ノート」には、予算額や見積書、進捗状況などをまとめて蓄積できます。また、ノートごとに紐づく「メッセージ」で、「なぜ予算を変更したのか」といった経緯も同じ場所に残せるので、予算のズレや判断ミスを防ぎやすくなるのです。
非IT企業の65歳でも即日で使えるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのメッセージ機能＞
以上の画像のように、「この話はこのチャット」「また別の話は別のチャット」と情報を分けて連絡を取れます。そのため、従来のチャットツールのように1つのチャットの中だけで複数の話題が飛び交い、重要な決定事項が埋もれることはありません。
プロジェクトの予算管理の失敗事例・定着させる方法まとめ
これまで、プロジェクトの予算管理の失敗事例や失敗する原因、定着させる方法を中心に解説しました。
予算管理は、入力負担が大きかったり、情報が複数ツールに分散していたり、数値だけを管理していたりすると失敗します。
予算管理を社内で定着させるには、IT初心者でもマニュアルなしで即日使い始められるほどのシンプルさを持つツールに、数値と経緯を蓄積することが必要です。
結論、プロジェクトの予算管理には、操作が簡単で、関連する情報を一括で管理できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、予算管理の形骸化を防ぎましょう。
