プロジェクトの計画やタスクの進捗を見える化する方法のひとつに「ガントチャート」があります。ガントチャートを作成すれば、従業員の作業状況が見えるようになるため、遅れが発生してもスムーズに対応できるのです。
しかし、ガントチャートを作るためには、正しい手順を踏まなければならず時間もかかります。それゆえに、「どのようにガントチャートを作れば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクト管理ができるガントチャートの作成手順とおすすめのテンプレートを中心に紹介します。
- プロジェクトが始まるので、すぐにガントチャートを用意したい
- タスク管理が上手くいかず、遅延や抜け漏れが発生している
- 誰でも簡単にプロジェクト管理できる方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ガントチャートの作り方が分かるだけでなく、すぐに使えるテンプレートも見つかります。
目次
ガントチャートの概要
ここでは、「ガントチャートとは何か」や「WBSとの違いはどこにあるのか」を解説します。以下を参考に、ガントチャートの基本的な概要について理解しましょう。
ガントチャートとは
ガントチャートとは、プロジェクトを管理するときに使われるスケジュール表であり、ガントチャート工程表とも呼ばれます。
上記は、エクセル（Excel）で作成したガントチャートの一例です。縦軸にタスク（作業内容）を、横軸に時間を設定しており、一目見ただけでプロジェクトのスケジュールが分かるようになっています。
このように、プロジェクトの状況を視覚的に把握できるのがガントチャートです。
ガントチャートとWBSの違い
ガントチャートはグラフ形式なのに対して、WBSはリスト形式です。
WBSとは「Work Breakdown Structure」の略であり、プロジェクトのタスクを並べて構造化したものを指します。WBSでは、タスクの担当者を明記するほか、開始日や終了日も明記します。
上図のように、ガントチャートはWBSをもとに構成されています。したがって、ガントチャートの作成にあたっては、事前にWBSを作る必要があるのです。
【知らなきゃ損】シンプルなタスク管理がしたいチームに最適なツール
ここでは、ガントチャートのデメリットをすべて解消するツールを紹介します。
ガントチャートはタスク同士のつながりが不明瞭なうえ、作成するのに時間がかかります。また、ガントチャートを作成するためにツールを導入するのは、導入コストに加えて使い方を周知する教育コストもかかるので効率的とは言えません。
ガントチャートの目的はプロジェクトの進捗管理ですが、時間をかけてガントチャートを作成せずとも「タスク管理できるツール」があれば達成できます。そして、すぐに運用するために「誰でもすぐに使いこなせるツール」であるかも確認しましょう。
結論、プロジェクトの進捗管理に必要なのは、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockにはあらゆる情報を残せる「ノート」があり、ノートには「タスク」が紐づけられているため案件ごとに情報を一か所にまとめられます。また、メンバーの進捗はチームに共有されるので、わざわざ進捗を聞く手間がなくなるのです。
ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
おすすめのガントチャートツール3選
以下では、おすすめのガントチャートツール3選をご紹介します。自社の環境にマッチするツールを選ぶために慎重に比較しましょう。
Backlog
Backlogの特徴
- チームでの利用に適している
- カンバン方式でタスクを適切に管理
Wikiの作成やファイルの共有、コメントに対してのスタンプ機能など、チームのコラボレーションを高める機能が多数備わっています。
タスクが書かれているカードをドラッグ＆ドロップするだけで、簡単に状態を変更できます。「未対応」「処理中」「処理済み」の3つの状態に振り分けられるので、タスクの進捗が一目で分かります。
Backlogの注意点
- エンジニア向けのツール
エンジニア向けに開発されたツールのため、非エンジニアの方が使いこなすには時間がかかり、プロジェクトの進捗に影響を及ぼす可能性が高いです。
Backlogの料金体系
- スタータープラン：2,970円/月
- スタンダードプラン：17,600円/月
- プレミアムプラン：29,700円/月
- プラチナプラン：82,500円/月
Jooto
Jootoの特徴
- ガントチャートがつくれる
- 4人までは無料で使える
ガントチャート作成など、プロジェクト管理に役立つ機能が搭載されています。また、操作性に優れたデザインで使いやすい点も特徴です。
4人までは無料で利用でき、基本機能もほとんど使えるため少人数プロジェクトに適しています。
Jootoの注意点
- サービスページが不十分
使い方のデモ動画やサービスページが分かりにくいため、社員に使い方を教えるのに手間がかかったという口コミがあります。
Jootoの料金体系
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：500円/ユーザー/月（月間払い）
- エンタープライズプラン：1,300円/ユーザー/月（月間払い）
- コンサルティングプラン：要問い合わせ
Asana
Asanaの特徴
- 豊富な連携機能
- プロジェクト全体を見える化できる
SlackやGitHubなど多くのツールと連携できます。エンジニアツールとの連携が多いため、IT企業での導入に向いています。
タイムラインのような形式で、タスクごとの関係性を可視化します。タスクの依存関係を確認できるので、スケジュールも立てやすくなります。
Asanaの注意点
- 多機能ゆえに操作が難しい
Asanaは機能が豊富なので、ITに慣れていないメンバーが使いこなせるまでに時間がかかる恐れがあります。
Asanaの料金体系
- Basic：0円/月
- Premium：1,475円/月（月間払い）
- Business：3,300円/月（月間払い）
- Enterprise：要問い合わせ
プロジェクトに役立つツールの選定ポイント3選
以下は、プロジェクトで活躍するツールを選ぶための3つのポイントです。
- スマホでも使える
- 簡単に検索ができる
- 必要な機能に過不足がない
パソコンからしか使えないツールでは不便です。移動中でもスマホで簡単に操作できるツールを選びましょう。
目的の情報へすぐにアクセスできるツールでなければ意味がありません。キーワードで検索をすれば瞬時に見つかるツールが必須です。
多機能なツールは使いこなすのが難しいので、最終的に放置されるケースがあとを絶ちません。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールを選びましょう。
以上の選定ポイントを基準にして、業務環境にマッチするツールを見つけましょう。
【これで解消】ガントチャートに関する5つの疑問に回答！
以下では、多くの方が感じるガントチャートに関する疑問を解消します。
- Q. ガントチャートを活用するコツは？
- Q. ガントチャートの運用方法は？
- Q. エクセルでガントチャートをつくるデメリットは？
- Q. ガントチャートツールの基本機能は？
- Q. タスク管理に最適なツールは？
A. タスクの依存関係を明確にしておきましょう。「タスクAが終わらないとタスクBができない」のようにタスクはつながっているため、関連性の高いタスクは隣り合わせで配列します。
A. ガントチャートは「エクセル」もしくは「専用ツール」で運用します。エクセルはカスタマイズ性が高いことがメリットであり、専用ツールは知識がなくても使える仕様になっているのが特徴です。
A. ファイルを更新するたびに開いたり、バージョン管理をしたりと面倒であるため、次第に形骸化してしまうことがあります。また、スマホの小さな画面では使いづらいこともデメリットです。
A. ガントチャートを作成する機能はもちろんのこと、タスクをドラッグ＆ドロップで並び替えたり、担当者などで絞り込みをしたりする機能も備わっています。
A. 「案件ごとにタスク管理をしたい」「毎週同じ時間に通知が欲しい」など、仕事でタスク管理をする場合には「Stock」のように、必要な機能に過不足がないツールが最適です。
ガントチャートの作り方
ここでは、ガントチャートの作り方を紹介します。以下を参考すれば、余計な手間をかけずにシンプルなガントチャートを作成できます。
（1）縦軸にタスクを記入する
はじめに、縦軸にタスクを記入しましょう。
具体的には、プロジェクトに必要なタスクを洗い出したうえで、ガントチャートの縦軸に記載します。タスクを一通り書き出したあとは、タスクを時系列順に並び変えて、タスクに抜け漏れがないかを確認するのがおすすめです。
タスクが抜け漏れると調整する手間が生まれてしまいます。そのため、最初に「タスクの網羅性」を確認したうえで、次のステップに進むようにしましょう。
（2）横軸に期間を記入する
次に、横軸に期間を記載しましょう。
目安として、2,3ヶ月のプロジェクトの場合は1日単位で、半年を超える長期のプロジェクトの場合は週単位で記載するのが一般的です。プロジェクトの規模に合わせて、適切な期間を設定しましょう。
（3）メンバーにタスクを割り当てる
次に、メンバーにタスクを割り当てましょう。
タスクを割り当てるときの注意点として「メンバーの負担を均等にすること」が挙げられます。タスク量に大幅な差をつけると不満を生む恐れがあるので、メンバーの能力などを加味しながら適切にタスクを配分しましょう。
（4）タスクにかかる日数を予測する
次に、タスクにかかる日数を予測しましょう。
担当者の能力を鑑みて、タスクにかかる工数を計算する必要があります。プロジェクトの期日に間に合わせるうえで重要な指標となるので、これまでの仕事ぶりなどを参考に妥当な期間を設定しましょう。
（5）開始日と終了日を記入する
最後に、横軸へ開始日と終了日を記入しましょう。
具体的には、タスクにかかる日数をもとに、最初のタスクから順に開始日と終了日を設定していきます。このとき、プロジェクトに遅延が発生する可能性を考慮して、余裕を持った期日を設定するようにしましょう。
おすすめの無料エクセルテンプレート
ここでは、エクセル版ガントチャートの無料テンプレートを紹介します。
こちらは、Microsoftが提供している公式のテンプレートです。
入力項目はタスク、担当者、進捗、開始日、終了日と少ないため、作成に時間がかかりません。また、進捗とグラフが連動しているので、ガントチャートを一目見るだけでプロジェクトの状況が把握できます。
ただし、タスクごとに進捗を入力する必要があり、メンバーに使い方を周知しなければならない点に注意しましょう。
ガントチャートを作成するメリットとデメリット
以下では、ガントチャートのメリットとデメリットを解説します。チームで運用をはじめる前に確認をしましょう。
メリット
以下は、ガントチャートを作成する3つのメリットです。
- タスクを可視化できる
- 場所や時間を問わず使える
- カスタマイズできる
ガントチャートはメンバーのタスクが一覧で確認でき、開始日や期限も見える化します。タスクが見える化することで、不測の事態もすぐに察知できるようになるのです。
ガントチャートをアナログ管理せず、エクセルや専用ツールを使えば時間や場所に制約されることがありません。ただし、エクセルはスマホに最適化されていないので使いづらい可能性があります。
エクセルでガントチャートを作成すれば、関数などを活用して自由にアレンジできます。ただし、必要以上に凝ってしまうと管理が大変になり、担当者が変わったタイミングで使われなくなる恐れがあるので注意しましょう。
とくに、エクセルでガントチャートを作成すれば、業務に合わせて柔軟にカスタマイズができるのが大きな利点です。
デメリット
以下は、ガントチャートを作成する3つのデメリットです。
- タスクの工数が把握しづらい
- タスクのつながりが分かりづらい
- 臨機応変な対応が難しい
プロジェクト全体の進捗を把握しやすい反面、単純な棒グラフで表されているので細かい工数が見えづらいです。タスクの具体的な作業内容が把握しできないほか、細かいスケジュールは個人で管理しなければなりません。
ガントチャートでは、タスクのスケジュールが棒グラフで簡易的に表示されます。タスクにはメンバーと協力する必要があるものや、ほかのタスクが完了しなければ着手できないものもありますが、ガントチャートだけでは把握できません。
ガントチャートではタスクの期日を延ばした場合、そのあとに控えるすべてのタスクに影響が出ます。すなわち、ガントチャートを調整する手間が発生するのです。
ガントチャートには以上のようなデメリットがあるため、自社で運用をはじめる場合には慎重に検討しましょう。
おすすめのガントチャートツールまとめ
ここまで、プロジェクト管理ができるガントチャートの作り方とテンプレートを中心に紹介しました。
ガントチャートは、プロジェクト全体のスケジュール管理には役立ちますが、タスク同士の関係や工数が正確に把握できない欠点があります。そのため、シンプルにタスク管理ができるITツールを導入することも視野に入れましょう。
また、短期の案件やプロジェクトを管理したい場合には、直感的に使える「タスク管理ツール」の方が適しています。ガントチャートは次第に管理が面倒になるため、導入前に「本当にガントチャートは必要なのか」を検討しましょう。
結論、タスクをシンプルに管理したいチームには、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクト管理のストレスを解消しましょう。
