プロジェクトを客観的に把握するには、プロジェクト報告書を作成・共有する必要があります。報告書によって進捗が可視化されると同時に、当初の計画通りに進んでいるかも確かめられます。
一方、プロジェクト報告書を作成する担当者によって記載事項や体裁がバラバラで、適切に運用できていない企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトにおける報告書の記載事項とテンプレートをご紹介します。
- プロジェクト報告書を作成する目的を理解し社員の士気を高めたい
- テンプレートを使って報告書の記載事項や体裁をそろえたい
- プロジェクト報告書を社内で簡単に共有したい
という方はこの記事を参考にすると、プロジェクト報告書のテンプレートが見つかるだけでなく、適切に管理する方法も分かります。
目次
プロジェクトの報告書とは
プロジェクトの報告書とは、プロジェクトの進捗や完了を報告し、成果と課題を明らかにして対策を立てる書類です。
プロジェクトは実施するだけでなく、内容を振り返って次の運営に生かす必要があります。そこで、プロジェクトの報告書は報告に使うだけでなく「良い点や改善点の記録を残しておく点」でも不可欠なのです。
そのため、あとから見返すメンバーが理解できるように、簡潔に分かりやすく記載しなければなりません。
報告書を作成する目的とは
以下では、プロジェクト報告書を作成する2つの目的をご紹介します。プロジェクトの状況を、これまで文書に残してこなかった企業は必見です。
プロジェクトを適切に把握するため
報告書はプロジェクトを適切に把握するために作成します。
プロジェクトに遅れが出たとしても、タスクの進捗や時間配分などを把握していなければ、対策が取れません。そこで、報告書があれば現状の課題を俯瞰的に把握できるので、メンバー全員が共通認識を持って問題に取り組めるのです。
また、報告書は、誰が読んでも難なく理解できなければなりません。具体的には、成果と課題を端的に記載し、数値を使って定量的に記載しましょう。
振り返りをプロジェクトに役立てるため
報告書を作成するもうひとつの目的は、今後のプロジェクト運営に役立てるためです。
報告書があれば、計画と現状を照らし合わせて、順調に進行している部分と遅れている部分が正確に分かります。その結果、今後とるべきアクションが明確になり、タスクの振り分けや人員配置の見直しなどの対応ができるのです。
しかし、優れた報告書を作成しても、適切に管理しなければ活用されずに放置されてしまいます。そのため、あらゆる文書を流れずに蓄積できる「Stock」などのツールを利用して、すぐに振り返られる状態にしましょう。
プロジェクト報告書における5つの記載事項
ここでは、プロジェクト報告書における5つの記載事項をご紹介します。実際に「Stock」というツールで簡単な報告書の見本を作ったので、参考にしてみてください。
（1）プロジェクトの概要
まずは、「どのプロジェクトの報告書か」を一目で理解できるように、概要を端的に記載しましょう。概要に記載すべき項目として、以下の3点が挙げられます。
- プロジェクトの背景
- プロジェクトの目的
- 現時点での達成状況
「当該プロジェクトを実行する背景と目的」を冒頭に記載することで、プロジェクト全体の方向付けができます。また、現時点での達成状況があれば、ゴールからの現在地が明らかになるため、具体的な対策も立てやすくなるのです。
（2）稼働状況・進捗率
次に、プロジェクトの稼働状況や進捗率を記載します。
たとえば、システム開発の案件であれば「システムが適切に稼働しているか」「トラブルやバグが発生していないか」「ユーザーからの問い合わせ状況に問題はないか」などを各担当者が報告して、メンバー間で共有することが大切です。
このように、プロジェクトの稼働状況や進捗率が分かれば、万が一進捗が遅れていてもすぐに気づけます。その結果、早い段階で軌道修正ができ、プロジェクトの期日に間に合わせられるのです。
（3）実績・得られたもの
次に、現時点での実績や成果を記載します。
実績は客観的に成果を判断できるように、具体的な数値を使って定量的に示しましょう。たとえば、「業務フローを見直した結果、無駄な作業が効率化してコストが◯％削減された」といった記載が望ましいです。
このように、実績を具体的に記載すれば、あとから評価もしやすくなります。
（4）プロジェクトの評価
次に、プロジェクトの評価点と反省点を記します。
「プロジェクトの運営体制が十分だったか」「人員や予算の配分は適切だったか」「コミュニケーションは円滑だったか」など、自社で評価項目を定めたうえで、各項目を検証してひとつずつ記載しましょう。
また、進捗が遅れた場合には原因を突き止めて、再発防止について議論することが重要です。加えて、進捗に影響した外的な要因などがあれば、詳細に記載しておくと今後のプロジェクト運営に活かせます。
（5）今後の課題と対策
最後に、報告書には今後の課題と対策を記載しましょう。
問題が発生した経緯だけでなく、具体的な対策を併せて記録することで、今後とるべき行動が明確になります。何も対策を検討しないまま放置すると、何度も同じミスを繰り返すことになり致命的です。
ただし、報告書は適切に管理しなければメンバーに活用されません。そこで、「ノート」にあらゆる情報をストックしつつ「フォルダ」別に管理できる「Stock」のようなツールで報告書を保管し、常に社内全体で情報を共有しましょう。
【脱アナログ】最も簡単に報告書の作成・管理ができるツール
以下では、プロジェクト報告書の作成や管理に最適なITツールをご紹介します。
PowerPointやWord、Excelを使えば、テンプレートをダウンロードして簡単に報告書を作成できます。一方で、報告書の共有には別のツールを使う必要があるほか、報告書のデータが増えると管理が煩雑になりやすい点がデメリットです。
そこで、「フォルダで見やすくノートを管理する情報共有ツール」を使えば、報告書を一か所で共有できるうえに、目的の情報もすぐに探し出せます。ただし、多機能で複雑なツールは社内に浸透しにくいので、必要な機能に過不足がないことを確かめましょう。
結論、自社で導入すべきツールは、ITに詳しくない65歳の方でも、直感的に報告書を作成・管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で報告書を作成すれば、メンバーへリアルタイムで共有できるほかに「テンプレート機能」によって体裁も統一できます。さらに、ノートはプロジェクトごとに「フォルダ」で整理できるうえ、高度な「検索機能」によって目的の情報がすぐに見つかります。
非IT企業の65歳の方がすぐに使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクト報告書の使い分け
プロジェクト報告書を作成する際、Word、PowerPoint、Excelのどれが最適なのか分からないという方も多いのではないでしょうか。結論としては、作成したい内容によって使い分ける必要があります。
- Word：報告書の内容を詳細に記載したい場合に適しています
- PowerPoint：大まかな概要をメンバーに認知させたい場合に役立ちます。
- Excel：報告書にデータを集計分析した結果や進捗管理、グラフを記載したい場合に最適です。
このように、Word、PowerPoint、Excelそれぞれの特性を活かして、用途に合わせて使い分けましょう。
プロジェクト報告書のテンプレート3選
以下では、Word（ワード）とPowerPoint（パワーポイント）とExcel（エクセル）の3つのテンプレートをご紹介します。テンプレートがあれば一からフォーマットをつくる手間が省けて、効率よく報告書を作成できます。
【Word】プロジェクト進捗報告書のテンプレート
こちらは、Microsoftが提供するプロジェクト進捗報告書のテンプレートです。
プロジェクトの報告書に必要な項目がシンプルにまとまっており、業界・業種を問わずさまざまな場面で利用できます。カスタマイズ性にも優れているので、用途に合わせて項目を追加・削除しましょう。
【PowerPoint】プロジェクト分析のテンプレート
こちらは、Microsoftが提供するプロジェクト分析のテンプレートです。
プロジェクトの概要を「市場分析」「消費者データ」「成功戦略」などの観点から詳細に記載できます。ただし、課題や対策に関するスライドは用意されていないので、新たに追加する必要があります。
【Excel】プロジェクト完了報告書の書式テンプレート
こちらは、テンプレート・フリーBizが提供するプロジェクト完了報告書のテンプレートです。
報告内容を書くスペースが広いため、内容を詳細に書き留めることができます。また、日本語表記であるため、Microsoftと比べて翻訳する手間が省ける点が便利です。
プロジェクト報告書の記載事項とテンプレートまとめ
これまで、プロジェクト報告書に必要な項目や、おすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
プロジェクト報告書は作成して終わりではなく、社員全員が内容を把握し、今後に役立てていくことで効果を発揮します。そのため、作成はできてもファイル管理が面倒なうえにチャットで共有すると流れてしまうPowerPointやWord、Excelは不便です。
そこで、こうした課題を解消するには、報告書の作成から管理まですべて一か所で完結する”情報共有ツール”が必須です。しかし、多機能なツールをITに詳しくないメンバーが使いこなすのは難しく、最終的に放置されるケースがあとを絶ちません。
よって、プロジェクト報告書を円滑に作成・運用するには、非IT企業の65歳の方でも説明なしで使いこなせる「Stock」が最適です。Stockには情報を整理できる「ノート」のほか、高度な「検索機能」もあるため、目的の報告書へ瞬時にたどり着けます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、プロジェクト報告書を効果的に運用しましょう。
