社内業務を効率化するには、社員が業務の流れを把握するための「ワークフロー」を整備することが重要です。ワークフローを可視化すると、担当する業務やタスクが明確になります。
一方、「そもそもワークフローとは何か分からない」「社内のワークフローを整理する方法に悩んでいる」という担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ワークフローの概要やシステム導入のメリット・注意点を中心に解説していきます。
- ワークフローの意味や概要を知りたいビジネスパーソン
- ワークフローの整理を何からやればいいか分からない業務改善担当者
- 紙ベースでの業務に限界を感じ、ワークフローの見直しをしたい管理職
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ワークフロー導入のメリットを押さえながら、社内業務の効率化を実現するヒントを得られます。
目次
【簡単解説】ワークフローとは
ワークフローは「ある業務の一連の流れ」を意味するビジネス用語です。ワークフローを整理すると、業務を進めるときに、担当者やタスクが明確になり、意思決定までの時間を短縮できます。
たとえば、物品を購入するときの、「担当者が購入申請書を作成し、事業部長から承認を得たあと経理が発注をする」という一連の流れが「ワークフロー」にあたります。業務の流れや対応手順を標準化できるのが特徴です。
このように、ワークフローが整備されれば、状況の変化にも柔軟に対応し対処できるようになります。
ワークフローと業務フローの違い
ワークフローと業務フローは「対象とする範囲」や「目的」が異なります。具体的な違いは以下の通りです。
| 対象範囲 | 具体例 | 目的 | |
|---|---|---|---|
| ワークフロー | 申請・承認などの手続き | 社内稟議や経費精算、有給申請 | 迅速な意思決定・手続きの効率化 |
| 業務フロー | 業務全体の作業手順 | 製造プロセス、業務マニュアル | 業務の標準化・効率化 |
このように、ワークフローと業務フローは、どちらも流れを示す言葉ではありますが、対象範囲や目的がそれぞれ異なるため、用途に合わせて使い分けるようにしましょう。
ワークフローを整理しないとどうなる？
ここでは、ワークフローを整理しないと起こり得る事態を紹介します。以下を参考にして、ワークフローを整理する必要性を確認しましょう。
業務が属人化する
ワークフローを整理しないと業務が属人化してしまいます。
手続きの流れが明確・統一されていないと、担当者によって対応方法が異なり、確認作業に時間がかかります。また、担当者が不在・退職したときに、どのような手順で手続きを進めればよいかを判断できません。
加えて、特定の担当者に業務が属人化すると、従業員によって業務量・負担も大きく異なってしまいます。このように、業務の属人化は、スムーズに業務を進められず、業務遅延を引き起こす恐れがあるのです。
無駄な手間が発生する
ワークフローが整理されていないと、無駄な手間も発生します。
なぜなら、承認ルートや対応手順が曖昧だと、確認のし直しや重複作業が起こりやすくなるからです。たとえば、申請先が統一されていない場合、複数の担当者に確認を取り直す必要が生じ、手続きに余計な時間がかかることがあります。
このように、ワークフローが明確でないと、本来する必要のない確認や修正に時間を取られてしまいます。その結果、迅速に対応できず業務の進捗に支障をきたすのです。
リスク管理が不十分になる
ワークフローが整理されていないと、リスクが不十分になる恐れもあります。
承認や確認手順が不明確だと、ミスや不正が発生しても、「どの作業・過程で発生したのか」を確認できません。その結果、原因の振り返り・分析や改善策の検討ができず、同じミスが繰り返し発生してしまうのです。
したがって、業務の流れを明確にして、ミスが起きやすい工程を洗い出し、対応策を検討・共有することが必要になります。
ワークフローを整理する方法2選
ここでは、ワークフローを整理する代表的な2つの方法を、運用面の違いに注目しながら解説します。ワークフローは「作ること」自体は難しくありませんが、実際には「運用し続けること」が最も大きな課題です。
（1）業務の流れをWord/Excelにまとめる
1つ目は、WordやExcelなどの既存ツールに業務の流れをまとめる方法です。手軽に始められるため、多くの企業で最初に検討されます。
具体的には、目的を明確にしたうえでタスクや担当者を洗い出し、フローチャートとして図式化し、関係者に共有することでワークフローを整理できます。
しかし、既存ツールによる管理は「作成」には向いているものの、「継続的な運用」には向いていません。なぜなら、ファイル形式では更新のたびにデータが分散しやすく、どれが最新の情報か分かりにくくなるためです。
その結果、現場では古いワークフローが参照されたり、誰も見なくなって形骸化したりするケースが多く、せっかく整理した内容が業務に活かされない状態に陥ります。
（2）ワークフローシステムを導入する
2つ目は、ワークフローシステムを導入して業務の流れを管理する方法です。
ワークフローシステムの大きなメリットは、ワークフローを「更新・共有・検索」まで含めて一貫して管理できる点です。これにより、担当者ごとの判断に依存せず、誰でも同じ手順で業務を進められるようになります。
また、変更が発生した場合でもリアルタイムで反映されるため、常に最新のワークフローを全員が参照でき、運用の形骸化を防げます。
このように、ワークフローの課題は「作り方」ではなく「運用の仕組み」にあるため、継続的に活用するにはツールによる一元管理が不可欠です。
ワークフローシステム導入のメリット
ここでは、ワークフローシステム導入のメリットを解説します。ワークフローシステムを導入している企業は、以下のメリットを常に得ながら効率よく業務を進めているのです。
社員の業務負荷を軽減できる
ワークフローシステムの整備によって、社員への業務負荷の軽減が期待できます。たとえば、以下の例が挙げられます。
- 作業負荷の軽減
紙媒体のアナログな管理から脱却するワークフローシステムは、ツール上で申請や決裁ができます。そのため、相手の作業を待って申請を行う必要がなく、申請に必要な資料作成にかける手間もかかりません。 - 情報へのアクセスが容易
ワークフローシステムは、過去の稟議書が必要なときも簡単に検索ができる機能が搭載されているものが多く、検索を使ったアクセス性が高いです。 - 確認工数の削減
作業の一連の流れが策定されているため、たとえば「承認者がどの書類を確認しなければならないか」などのタスク管理が容易になります。
このようなストレス解消・負荷削減ができるので、申請された稟議書の確認・承認がスピーディーになり、稟議が進まないストレスを発生させません。
進捗が可視化される
ワークフローシステムは、進捗の可視化にも役立ちます。
紙でワークフローを管理していると、実際の申請状況とワークフローを紐づけて管理できません。一方ワークフローシステムは、申請がどの段階まで進んでいるのかをリアルタイムで把握でき、実務に役立てられるのです。
また、進捗が可視化されると、作業が停滞しやすい・ミスが発生しがちな工程が明確になり、ミス・不正も事前に防げるようになります。このように、ワークフローシステムを導入すると、進捗の可視化やミス防止・削減が実現できるのです。
迅速な意思決定ができる
ワークフローシステムは迅速な意思決定に貢献します。
従来の“一から稟議書を作成して印刷する”という手間のかかる業務は、システム上の作成フォーマットを用いれば、時間をかけずに稟議書を作成できます。結果、申請から決裁までのスピードを大きく向上させられるのです。
加えて、作成のフォーマットが策定されたら、書類に記載する必要事項の漏れも防止できるようになります。このように、ワークフローシステムは、抜け漏れのない資料作成や迅速な承認・意思決定に役立つのです。
働き方を多様化できる
ワークフローシステムの導入は多様な働き方を推進します。
紙での申請・承認の流れでは、担当者はオフィスに出社しなければならず、承認者が不在のときは業務が進みません。しかし、承認の度に出社・帰社しなければならない環境は効率が悪く、承認者にも無駄な負担がかかってしまいます。
一方、ワークフローシステムがあれば、パソコンやスマホのデバイスを通じて申請と承認が進められるため、テレワークやフレックスタイム制などの多様な働き方にも対応できるのです。
このように、ワークフローシステムを使うと、申請者・承認者ともに業務の無駄を省きつつ、時間を効率良く使いながら業務を進行させられるのです。ただし、「使用するメンバー全員がシステムを使いこなせなければならない点」に注意しましょう。
ワークフローシステム導入の注意点
ここでは、ワークフローシステムを導入する際の注意点を4つ紹介します。単に機能の多さで選ぶのではなく、実際の運用まで踏まえて判断することが重要です。
情報と業務が分断されてしまう
1つ目は、ワークフローシステムを導入しても、情報と実務が分断されてしまうことです。
ワークフローシステムは申請・承認といったプロセス管理には強い一方で、その後の実務タスクや具体的な業務内容までは管理対象に含まれないケースが多くあります。そのため、承認が完了した時点で情報が止まり、その後の対応は別ツールや個人管理に依存しがちになります。
結果として、「どの承認がどの業務につながっているのか」が追えなくなり、確認や引き継ぎの手間が増加します。業務全体を一元管理できない点は、導入前に必ず認識しておくべき課題です。
操作・初期設定が複雑で現場に定着しない
2つ目は、操作や初期設定の複雑さによって現場に定着しないリスクです。
ワークフローシステムは機能が豊富な反面、設定項目が多く、運用開始までに時間がかかる傾向があります。また、画面構成や操作が複雑な場合、現場メンバーが使いこなせず、結果的に一部の人しか使わない状態になりやすくなります。
そのため、導入時には「誰でも直感的に使えるか」が非常に重要な選定基準になります。
導入・運用コストがかかる
3つ目は、導入および運用コストの負担です。
ワークフローシステムは初期費用や月額費用に加えて、社内展開のための教育コストも発生します。また、運用ルールの整備や定着支援にも時間がかかるため、実質的な負担は想定以上になるケースも少なくありません。
そのため、費用対効果だけでなく「運用にどれだけ人的リソースを割く必要があるか」も重要な判断軸になります。
更新・変更に手間がかかる
4つ目は、運用開始後の変更対応の手間です。
組織変更や業務プロセスの見直しが発生した場合、その都度ワークフロー設定の修正が必要になります。設定が複雑なシステムほど、この変更作業が負担となり、改善スピードが遅くなる傾向があります。
その結果、実際の業務フローとシステム上の設定がズレたまま運用される状態になり、形骸化につながります。
このような課題を避けるためには、「Stock」のようにノート形式で柔軟に更新でき、タスクまで一体で管理できるシンプルなツールを選ぶことも有効です。
ワークフロー管理の限界を補完できるツール
以下では、ワークフローでは管理しきれない部分までカバーするツールをご紹介します。
ワークフローは業務の流れを整理するうえで有効ですが、すべての業務をカバーできるわけではありません。特に、判断の背景情報、承認後の実務タスク、例外対応やイレギュラー処理のような情報は、ワークフローだけでは取りこぼされやすくなります。
その結果、ワークフローで承認は進んでも「実際の業務の流れ」が分断され、現場では情報の抜けや確認漏れが発生してしまうのです。
この課題を解決するために重要なのは、複雑なワークフローシステムを導入することではなく、実務まで含めてシンプルに運用できる仕組みを選ぶことです。
なかでも情報共有ツール「Stock」は、業務に関する情報を「ノート」にまとめてリアルタイムで共有できるツールです。さらに「ノート」に紐づく「タスク」機能により、担当者や期限まで一体で管理できます。大規模なワークフローシステムのような複雑な設定は不要で、現場レベルの運用にそのままフィットし、実務を分断させないのが特徴です。
ワークフローとタスクを紐づけて管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ワークフローシステムが解決できる課題例
ワークフローシステムを導入すると、社内のさまざまな問題を解決できます。具体的な課題・解決例は以下の3つです。
- 社内稟議の非効率なプロセス
紙の稟議では担当者の不在時に承認を進められず意思決定が遅れてしまいます。一方、ワークフローシステムを導入すると、デバイスを通じて稟議書を提出するので、承認者が不在でも稟議が滞る心配がなくなるのです。 - 無駄な金銭コスト
紙で申請・手続きをすると作成にかかる紙・印刷代に加えて、保管にも費用がかかります。しかし、ワークフローシステムを用いれば、作成から決裁、決裁後の保管までデバイス上で完結するため、金銭・管理コストを大幅に削減できるのです。 - 情報共有不足による業務ミス
情報共有は、アナログな手法だと、共有漏れや認識齟齬により正確な情報が共有されにくく、ミスが多発します。そこで、承認ルート・やり取りがシステムによって可視化されると、後から振り返りもしやすくなりミスを防げるのです。
また、「Stock」のように誰でも簡単に使いこなせる情報共有ツールを使うと、業務ミスの発生を防ぎながら、申請・承認のプロセスそのものをシンプルなワークフローへと刷新できます。
ワークフローを整理する方法とシステム導入のメリット・注意点まとめ
ここまで、ワークフローを整理する方法とシステム導入のメリット・注意点について解説してきました。
ワークフローを整備することで業務の流れは可視化され、意思決定のスピードも向上します。そのため、多くの企業ではワークフローシステムの導入が選択肢になります。
しかし実際には、大規模なワークフローシステムは機能が多く、導入・運用コストも高いため、中小企業では使いこなせず形骸化してしまうケースも少なくありません。そこで、中小企業や現場の業務改善には、シンプルに使えて低コストで運用できるツールを選ぶことが重要です。
中でも情報共有ツール「Stock」は、「ノート」に業務情報をまとめてリアルタイムで共有でき、さらに「タスク」機能で担当者や期限まで一体で管理できます。ワークフローシステムのような複雑な設定は不要で、シンプルに業務フローを整理しながら実務までそのままつなげられるのが特徴です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、無理なく持続的な業務の見える化を実現しましょう。
