社内業務の効率化には、チームのメンバーが業務の流れを把握できる「ワークフロー」が重要です。担当する業務が明確になり、やるべきことが可視化されるようになります。
一方、社内でワークフローが確立されておらず、業務の流れが不透明でバラツキのある職場環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ワークフローの概要やシステム導入によるメリットと課題例を中心に解説していきます。
- 部署やチームごとのワークフローが統一されていないので改善したい
- 業務の流れをスムーズにして効率化を実現したい
- 煩雑な確認作業を効率化できる簡単なワークフローシステムを検討している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ワークフロー導入のメリットを押さえながら、社内業務の効率化を実現するヒントを得られます。
目次
【簡単解説】ワークフローとは
ワークフローは「ある業務の一連の流れ」を意味するビジネス用語です。チームで業務を進める際に、「誰から始まり、誰で完結するのか」が明確になることで、意思決定までの時間を短縮できます。
また、ワークフローと関わりのある「社内稟議」の場面では、稟議書の内容によって申請までのルートが変化することもあります。ワークフローが整備されれば、状況の変化にも柔軟に対応し対処できるようになります。
そして、IT化が進んだ今日では、業務の一連の流れを効率化する「ワークフローシステム」が注目されています。ワークフローシステムが整備されると、フォーマットによる書類作成の簡素化やシステム上で承認・決裁、蓄積された稟議書の検索が容易になり、業務負荷の軽減や承認までのスピード向上に貢献します。
ワークフローシステム導入のメリット
ここでは、ワークフローシステム導入のメリットを解説します。ワークフローシステムを導入している企業は、以下のメリットを常に得ながら効率よく業務を進めているのです。
社員の業務負荷を軽減できる
ワークフローシステムの整備によって、社員への業務負荷の軽減が期待できます。たとえば、以下の例が挙げられます。
- 作業負荷の軽減
- 情報へのアクセスが容易
- 確認工数の削減
紙媒体のアナログな管理から脱却するワークフローシステムは、ツール上で申請や決裁ができます。そのため、相手の作業を待って申請を行う必要がなく、申請に必要な資料作成にかける手間もかかりません。
ワークフローシステムは、過去の稟議書が必要なときも簡単に検索ができる機能が搭載されているものが多く、検索を使ったアクセス性が高いです。
作業の一連の流れが策定されているため、たとえば「承認者がどの書類を確認しなければならないか」などのタスク管理が容易になります。
このようなストレス解消・負荷削減ができるので、申請された稟議書の確認・承認がスピーディーになり、稟議が進まないストレスを発生させません。
決裁までの時間を短縮できる
ワークフローシステムは申請から決裁までの時間短縮に貢献します。
従来の“一から稟議書を作成して印刷する”という手間のかかる業務は、システム上の作成フォーマットを用いれば、時間をかけずに稟議書を作成できます。結果、申請から決裁までのスピードを大きく向上させられるのです。
加えて、作成のフォーマットが策定されれば、書類に記載する必要事項の漏れも防止できるようになります。申請時に「必要な項目が抜けてしまって作り直さなければいけない」事態を発生させず、抜け漏れのない稟議書作成を可能にします。
働き方を多様化できる
ワークフローシステムの導入は多様な働き方を推進します。
紙での申請・承認の流れでは、担当者はオフィスに出社しなければならず、承認者が不在のときは業務が進みません。しかし、承認の度に出社・帰社しなければならない環境は効率が悪く、承認者にも無駄な負担がかかってしまいます。
一方、ワークフローシステムがあれば、パソコンやスマホのデバイスを通じて申請と承認ができるため、テレワークやフレックスタイム制などの多様な働き方にも対応できるのです。
このように、ワークフローシステムを使うと、申請者・承認者ともに業務の無駄を省きつつ、時間を効率良く使いながら業務を進行させられるのです。ただし、「使用するメンバー全員がシステムを使いこなせなければならない点」に注意しましょう。
ワークフローシステムが解決できる課題例
ここでは、ワークフローシステムが解決する職場の課題例を紹介します。以下の課題を抱えている企業は、ワークフローシステムの導入からアプローチして課題を解決していく必要があります。
社内稟議の非効率なプロセス
社内稟議で発生する非効率さはワークフローシステムの導入で解決できます。
社内稟議では、申請者の稟議書作成から各承認者の捺印、最終的な決裁といったプロセスを踏まなければなりません。そして、紙の稟議書では承認者の不在時には帰社を待たなければならないので、意思決定が遅れてしまうのです。
一方、ワークフローシステムを導入したチームは、フォーマットによって簡単に稟議書を作成できるようになります。また、デバイスを通じて稟議書を提出するので、承認者が不在でも稟議が滞る心配がありません。
過去の稟議書に関してもシステム上で管理可能なため、場所や費用をかけずに非効率な稟議プロセスを解消できます。
無駄な金銭コスト
ワークフローシステムは、無駄な金銭コストの削減にも貢献します。
紙の稟議書では作成にかかる紙・印刷代に加えて、ファイリングといった保管にも費用がかかります。とくに、稟議書を作成する機会の多い企業は、都度金銭コストがかかるので、長期的に多大な費用になってしまうのです。
しかし、ワークフローシステムを用いれば、作成から決裁、決裁後の保管までデバイス上で完結するため、稟議に本来かかっていた無駄な金銭コストを大幅に削減可能です。そして、アナログな稟議にかかっていた費用や時間を別業務に回せるようになります。
情報共有不足による業務ミス
あらゆる職場で発生しがちな情報共有不足もワークフローシステムが解決します。
職場で必須の「情報共有」ですが、紙や口頭のアナログな手法では、共有漏れや認識齟齬の問題が発生しやすくなってしまいます。正確な情報が共有されなければ、必然的に業務ミスが発生し業務スピードも低下します。
そこで、ワークフローをIT化させるシステムによって、メンバー間の情報共有を活発化させる必要があるのです。承認ルートがシステムによって確立されると、システム上で必要な情報が必要な人へ「過不足なく」共有されるようになります。
とくに、「Stock」のようにシンプルな情報共有ツールを使うと、業務ミスの発生を防ぎながら、稟議プロセスそのものをシンプルなワークフローへと刷新できます。
【代表例】ワークフローシステム導入後の流れとは
ここでは、ワークフローシステム導入後の具体的な流れについて紹介します。システムで効果的に課題解決や環境改善を図るには、以下の流れを踏襲する必要があります。
- 社内体制の整備
- システムの設定
- 運用後の情報共有
システム導入後にどのチームが利用するかなど、導入の目的を明確化しましょう。システムを利用するタイミングやルールを浸透させることで、各メンバーにおけるシステムへの理解が深まります。
申請者と承認者などの立場によって、閲覧権限などの設定を振り分けましょう。また、正確に動作するかを確認したり、運用上の問題点を見つけたりするためにも、必ず仮運用させる必要があります。
本格的な運用が開始されたら、“システムの使用感”や“導入前に抱えていた課題の解決ができているか”などの情報を共有しましょう。マネジメントでは、システムの導入をゴールにするのではなく、導入後にチームに浸透しているかを観察し、問題点があれば解決しなければなりません。
このように、ワークフローシステムの導入フローでは「システムの理解を深める準備」「運用後の継続的な評価」が適切に行われることで成功させられるのです。
ワークフローを簡単に最適化できるシステムとは
以下では、ワークフローを簡単に最適化するシステムをご紹介します。
業務の一連の流れを可視化できる「ワークフロー」によって、決裁までのスピード感を保ちながら、社員にかかる業務負荷を低減できます。とはいえ、ワークフローを運用で効率化させるには限界があるので、システムを使って効率化させなければなりません。
ただし、複雑で扱いづらいシステムは無駄な教育コストがかかり、稟議フローがシステムによってさらに煩雑となってしまう可能性が高いので、誰もが使えるシンプルさが必須です。そこで、稟議に関わる「情報」が正しく管理できる情報共有ツールを使いましょう。
結論、社内のワークフローを情報共有で簡単に最適化するためには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも使えるほど、シンプルな情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ申請から決裁の情報を残しつつ、整理して任意のメンバーへ共有できます。また、直感的な「フォルダ」で稟議書や申請内容の管理も簡単、かつノートに紐づく「メッセージ」で情報の混在を防ぎながら申請者・承認者間の意思疎通も可能です。
情報共有からワークフローを簡単に改善できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ワークフローシステム導入のメリットと解決できる課題まとめ
ここまで、ワークフローシステム導入のメリットと解決できる課題例を中心に解説してきました。
稟議に関わるワークフローがアナログで煩雑な場合は、業務負荷を軽減させるためにもワークフローの見直しやシステム導入が必須です。システムを用いると、申請から決裁までのプロセスにおける「業務の非効率さ」「無駄なコスト」を削減できるのです。
一方、誰もが使いこなせる「ワークフローに過不足のない機能を持つシステム」を使わなければならない点に注意しましょう。難しいツールではワークフローに使われる「情報」へすぐにアクセスができなくなり、抵抗感が発生して浸透しなくなるからです。
そこで、社内のワークフローを全社で効率化するにはStockのように、ワークフローの改善に必要な「ノート」「メッセージ」「タスク」の過不足がない機能を持つ情報共有ツールが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でワークフローの効率化をスピーディに実現しましょう。
