「スケジュールが大幅に遅れて、残業や休日出勤をしても納期に間に合わない」など、プロジェクトの炎上は早急に原因を突き止めて対策すべきです。また、メンバーの作業状況を適切に把握すれば炎上そのものを防げます。
とはいえ、炎上プロジェクトの早急な立て直しをしたいが、炎上の原因や解決策が分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトが炎上する原因や火消しの方法を中心にご紹介します。
- 炎上したプロジェクトを鎮火したいが、根本的な原因が分からない
- 火消しの正しい手順を押さえ、早急にプロジェクトを立て直したい
- プロジェクトの炎上を未然に防げる仕組みを整えたい
という方はこの記事を参考にすると、炎上したプロジェクトをスムーズに火消しできるようになるほか、炎上そのものを防ぐ方法も分かります。
目次
プロジェクトの炎上とは？
プロジェクトの炎上とは、案件が計画通りに進まず、進捗や品質、コストなどに重大な問題が発生し、管理不能な状態に陥ることを指します。
炎上の多くは誰も気が付かないうちに発生していることが多く、その結果として周りに多大な迷惑をかけることになります。たとえば、プロジェクトメンバーだけでなく、関係する他の部門や取引先、最終的には顧客にも悪影響を及ぼします。
炎上が深刻化すると、対応に時間がかかるので他の案件の進行も遅れてしまう恐れがあります。プロジェクトの遅延は会社全体の信用損失を招くため、トラブルの早期発見と適切な対応が重要です。
プロジェクトが炎上する原因
ここでは、プロジェクトが炎上する原因を3つご紹介します。炎上によるストレスを招かないためにも、以下の状態を放置しているチームは早急に改善しましょう。
（1）要件定義が不十分
まずは、要件定義が不十分なことが挙げられます。
プロジェクトの要件定義が明確でなければ、顧客との打ち合わせ最中に何度も方針転換が発生し、計画通りに作業を進められなくなります。また、方針転換により作業工数も増えるため、ストレスの原因にもなりかねません。
以上のようにプロジェクトのゴールが不明瞭では、作業工程が定まらず途中で顧客の要望が変化する可能性もあるので、スケジュールに余裕がなくなり炎上を招きます。
（2）スケジュールの見積もりが甘い
スケジュールの見積もりが甘いのも、プロジェクトが炎上する原因です。
納期までのスケジュール設定が疎かでは、納期の直前にタスクの抜け漏れが発覚し、大幅な遅れが発生するリスクがあります。そのため、必ずスケジュールを組む前にタスクを洗い出し、タスクごとに適切な作業時間を見積もるべです。
また、途中で新たなタスクが発生する場合もあるので、スケジュールを組む際はバッファ（ゆとり）を持たせて柔軟に対応できるようにしましょう。
（3）進捗状況が把握できていない
作業の進捗状況を把握できていないのも、プロジェクトの炎上を招きます。
「現時点でメンバーがどれほどタスクを進めているか」が分からなければ、タスクが遅れている場合の発見・対応が遅れてしまいます。また、メンバーのキャパシティを超えたタスク配分をする恐れもあるのです。
以上のような状態を防ぐためにも、メンバー間で情報を共有できる仕組みを整え、作業状況をこまめに報告する旨をチームに教育しましょう。
【3ステップ】炎上プロジェクトの火消し手順
ここでは、炎上プロジェクトの火消し手順を3ステップで解説します。以下の手順を踏めば、早急にプロジェクトを立て直せます。
（1）炎上の原因を把握する
まずは、プロジェクトが炎上している原因を把握します。
たとえば、システム開発においてシステムの複雑さに比べて工数の見積もりが少なく、人員や予算不足に陥っている場合があります。このような場面では、メンバーの増員や予算の拡充のほか、納期の延期交渉といった対策ができます。
以上ように、炎上の原因を詳細に把握すれば対策も明確になるので、課題の根本的解決につながるのです。
（2）火消しに必要なタスクを洗い出す
炎上の原因を特定したら、火消しに必要なタスクをすべて洗い出します。
タスクを洗い出せば「どのタスクが炎上の解決につなげられるか」を明確化できます。また、洗い出したあとは緊急度・重要度に応じて優先順位を付けるのもポイントです。
優先順位が適切に付けられれば火消しに無駄な時間がかかる心配もありません。その結果、ほかの業務にもより多くのリソースを割けるのです。
（3）スケジュールを調整してタスクを振り分ける
最後に、スケジュールを調整してメンバーにタスクを振り分けます。
やみくもにタスクを追加すると負担が増えかねないため、まずはスケジュールを調整するのが大切です。また、タスクを振り分ける際はメンバーの特性やスキル考慮し、実現可能な量を設定する必要があります。
ただし、現状のメンバーだけでタスクを処理できない場合は、人員を追加するなど柔軟な対応をしましょう。
炎上するプロジェクトの兆候とは
プロジェクトが炎上する前には必ず兆候があり、見逃さず迅速に対応することで炎上の深刻化を未然に防ぐことができます。例えば、炎上の兆候として以下のものが挙げられます。
- 進捗の遅延
- コミュニケーションの減少
- リソースの不足
- 要件の変更
予定していたスケジュール通りに進行しない、タスクが繰り返し遅れるなどの遅延が頻発すると、全体の進捗が遅れ、最終的な納期に間に合わなくなるリスクが高まります。
チーム内や関係者とのコミュニケーションが不足し情報共有が滞ると、プロジェクトの状況把握が難しくなり、誤解や連携ミスが増えます。重要な情報が伝わらない、意思決定が遅れるなど、プロジェクト全体の効率が低下し、問題の早期発見や解決が困難になります。
プロジェクトに必要なスキルを持った人材が足りない、予算が計画通りに確保できないなどの問題が発生すると、プロジェクトの遂行が困難になります。
要件変更が頻発すると、計画の再調整や追加作業が必要になり、スケジュールや予算に大きな影響を与えます。特に、プロジェクトの中盤や終盤での要件変更は、既に進行中の作業や完成品に大きな修正を強いることになり、リスクが高まります。
以上のような兆候が表れた場合、プロジェクトの炎上を防ぐための早期対応が必要になります。常にチームメンバーと状況共有しながら兆候の早期発見に努めましょう。
プロジェクト炎上の予防策
ここでは、プロジェクトの炎上を防ぐコツを4つご紹介します。炎上による無駄な負担を生まないためにも、以下の内容を必ず実践しましょう。
（1）要件設定を確認する
プロジェクト炎上を予防するには、要件設定の確認が不可欠です。
要件設定の確認は、プロジェクトの成功に直結します。要件が明確でないと、プロジェクトの進行中に不明瞭な部分が生じやすく、誤解やミスコミュニケーションが発生しやすくなります。
プロジェクト開始前に要件を明確にし、全ての関係者が共有していることを確認することで、炎上を防ぎプロジェクトを成功に導くことができます。
（2）作業量を適切に振り分ける
作業量を適切に振り分けることも炎上を予防するコツです。
特定の人物に作業が偏っていれば、負担の大きさからスケジュールの遅れを招きかねません。そこで、作業量を均等に配分するには、各メンバーの抱えているタスク量を把握しておくのが重要です。
たとえば、週ごとに進捗会議を開催してメンバーの作業状況を共有すれば、追加タスクの割り振りもスムーズにできます。
（3）スケジュールの管理を適切に行う
スケジュールの管理を適切にするのも炎上を防ぐコツです。
スケジュールを立てる際は、定期的にチェックポイントを設けて計画通りに作業が進んでいるか確かめるのが重要です。さらに「スケジュールに○○時間遅れていれば必ず報告する」といったルールを設ければ、納期直前に遅れが発覚する事態を防げます。
また、スケジュールを詰めすぎるとイレギュラーな事態に対応できないため、各工程には余裕を持たせておきましょう。
（4）コミュニケーションを円滑化する
炎上防止には、コミュニケーションを円滑化するのも重要です。
コミュニケーションが十分にとれていなければ、炎上の原因を発見した際の共有が遅れ、事態の悪化につながってしまいます。また、電話やメールで連絡していると、相手からの返信を待つストレスがかかるので避けるべきです。
しかし、チーム全体でリアルタイムにやりとりできる「プロジェクト管理ツール」であれば、炎上リスクの報告をすぐにできます。とくに、あらゆる情報を簡単に残せる「Stock」を使うと、チャットツールと異なり目的の内容が埋もれる心配もありません。
【これで安心】プロジェクトの炎上回避に最適なツール
以下では、プロジェクトの炎上回避に最適なツールをご紹介します。
プロジェクトが炎上してしまうのは、タスクの進捗状況を迅速に報告できていないのが大きな理由です。また、電話やメールでの情報共有は、リアルタイムではやりとりできない場合もあるので非効率です。
しかし、”プロジェクト管理ツール”を使えば、メッセージ機能によってタスクの進捗を瞬時に確認・共有できるため、事態の悪化を防ぎやすくなります。とはいえ、チャットツールのように情報が流れるツールでは、アクセス性の悪さから炎上リスクを拭えません。
そのため、ツールの選定時は「あらゆる情報が確実にストックされるか」を必須条件とすべきです。結論、誰でも簡単に情報を蓄積でき、メッセージ機能で円滑なやりとりも可能な「Stock」が炎上回避に最適です。
Stockの「ノート」で各自の進捗状況を蓄積すれば、チームへ簡単に共有できます。また、ノートに「タスク」「メッセージ」が紐づいているので情報が錯綜しないだけでなく、炎上の原因となるスケジュール漏れやコミュニケーション不足も防げます。
チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクトの炎上要因と防止のコツまとめ
これまで、プロジェクトの炎上要因や防止のコツを中心にご紹介してきました。
プロジェクトの炎上は、要件定義やスケジュールが甘かったり、作業進捗を把握できていなかったりするのが主な原因です。また、炎上を防ぐには原因を把握したうえで必要なタスクを洗い出すのはもちろん、必ずこまめにコミュニケーションをとりましょう。
そこで、常にリアルタイムでのやりとりができる”プロジェクト管理ツール”があれば、進捗報告の遅れを招きません。ただし、情報が流れるツールではさらなる炎上リスクもあるため「あらゆる情報が確実に蓄積されるツール」を使うべきなのです。
結論、プロジェクトの炎上回避には、ノートへ情報を簡単に残せるうえ、メッセージ機能でコミュニケーションを促進できる「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクトを適切に管理できる環境をつくりましょう。
