プロジェクトを遂行するうえで失敗の予兆に早い段階で気づけなければ、タスク漏れや納期遅れといった結果を招いてしまいます。このような事態を防ぐには、プロジェクトの進行中に適切なリスクマネジメントをしなければなりません。
しかし、プロジェクト失敗の予兆に気づくのは難しく、対応が遅れて困っている担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトが失敗する予兆6選と失敗回避の方法を中心に解説します。
- プロジェクト失敗の予兆に気づけず、納期直前になって対応に追われている
- 失敗の予兆を早期に把握し、トラブルを未然防止したい
- そもそも失敗を招かない仕組みを構築したい
という方はこの記事を参考にすると、失敗を簡単に回避できる方法が分かり、プロジェクトを円滑に進められるようになります。
プロジェクトが失敗・頓挫する予兆6選
ここでは、プロジェクトが失敗・頓挫する6つの予兆をご紹介します。プロジェクトを確実に成功させるためにも、以下の点に当てはまる場合は即座に改善しましょう。
（1）十分なコミュニケーションが取れていない
まずは、チームで適切にコミュニケーションが取れていない点が挙げられます。
マネージャーとメンバーでコミュニケーションが不足していると、タスクの進捗状況を正確に把握できません。その結果、仮にタスクがスケジュール通りに進んでいない場合でも、事態の発覚が遅れてしまうのです。
以上のような状況ではプロジェクトをスムーズに進めるのが難しいため、メンバー同士で気軽にコミュニケーションできる環境づくりが大切です。
（2）プロジェクトの要件定義が曖昧
プロジェクトの要件定義が曖昧なのも、プロジェクト失敗につながります。
要件定義が曖昧なままプロジェクトを進めてしまうと、本来の目的を見失って顧客の要望とは異なる商品やサービスを提供する恐れがあります。その結果、プロジェクトの途中で顧客から要件の追加が相次ぎ、納期の遅延を招く事態となりかねません。
また、要件定義が不明瞭であれば作業の抜け漏れも起こりやすくなるので、成果物の品質悪化にもつながってしまいます。このような状況を避けるには、プロジェクト序盤で明確なゴールを共有し、メンバー全員が共通認識を持つ必要があるのです。
（3）スケジュール管理が不十分
プロジェクト失敗の予兆には、スケジュール管理が不十分なこともあります。
メンバーのスケジュールを把握していなければ、仮にタスクが遅延している際にも気づくのが遅れ、迅速な対応ができません。また、スケジュールに変更が生じた際、メンバー全体に情報共有されていなければ現場の混乱を招いてしまいます。
以上のような事態を防ぐには、スケジュール通りに作業が進んでいるかを常に確認し、遅れがあれば速やかにスケジュールを組みなおすべきです。
（4）メンバーの進捗状況を把握できていない
メンバーの進捗状況を把握していないのも、プロジェクト失敗の予兆です。
進捗状況の管理が甘いとスケジュール全体の見通しが立てづらくなるため、納期から逆算して計画を練るのも難しくなってしまいます。
また、メンバーごとに進捗報告の方法やタイミングが異なるのも、管理が煩雑になりストレスです。そのため、進捗報告のルールは必ず社内で統一しましょう。
（5）メンバーごとの作業負荷が重い
メンバーごとの作業負荷が重いのも、プロジェクト失敗の原因となります。
たとえば、一度に複数のタスクを抱える「マルチタスク」の状態になっている場合、該当メンバーの能力によっては別の重要業務に時間を割けなくなる恐れがあります。
以上のような状態を放置すると、ひとつのタスクにおけるクオリティも低下しかねません。そのため、必ずメンバーにとって実現可能な範囲でタスク設定すべきです。
（6）ナレッジ・ノウハウを生かせていない
ナレッジ・ノウハウを生かせていないのも、プロジェクトの失敗を招きます。
ひとつのプロジェクトで得たナレッジ・ノウハウを蓄積していなければ、良かった点・問題点が可視化できず次のプロジェクトに生かせません。その結果、同じ失敗を繰り返す恐れもあるのです。
とはいえ、紙やWord・Excelでナレッジ・ノウハウを蓄積していると、管理が属人化して目的の情報を探すのに時間がかかってしまいます。そこで、あらゆる情報へ瞬時にアクセスできる「Stock」を使えば、次のプロジェクトへの反省点を簡単に引き継げるのです。
プロジェクトの失敗を回避する方法
ここでは、プロジェクトの失敗を回避する方法を3つご紹介します。プロジェクト管理に苦手意識がある方は以下の内容を実践しましょう。
方法1｜要件定義を明確にする
プロジェクトの失敗を回避するには、要件定義を明確にすべきです。
たとえば、システム開発の場合は「どのような機能を搭載するのか」「最終的に何を実現させたいのか」「現場に必要な機能は何か」など、案件の目的を明確にしながらチームで認識をすり合わせるのが重要です。
そして、チーム内で要件がまとまったら書面で可視化し、いつでも閲覧できる体制を整えましょう。このような体制があれば、プロジェクトの途中で追加要件が発生してもスケジュールの組み換えが簡単にできます。
方法2｜こまめにコミュニケーションをとる
プロジェクトの失敗防止には、チームでのこまめなコミュニケーションも不可欠です。
チーム内での情報共有が活発であれば、メンバーの特性や強みを理解しながら各人に適切なタスクを割り振れます。また、プロジェクトが遅れていたり急にタスクが発生したりした場合も、対応策をスムーズに提示し合えるのです。
具体的には、Zoomや社内ミーティングで定期的に対面の会議を開いたり、情報共有ツールでチャットやファイルを共有したりしましょう。
方法3｜プロジェクト管理ツールを使う
プロジェクト管理ツールを使うと、より確実にプロジェクトを成功させられます。
プロジェクト管理ツールを活用すれば、チーム全員のスケジュールや進捗状況といった情報が一元管理されます。また、情報共有もひとつのツール上でリアルタイムにできるので、わざわざメールや電話で進捗報告をする必要もありません。
ただし、チャットツールのように情報が流れてしまうツールでは、失敗の予兆に関するメッセージが埋もれて対応が遅れる恐れもあります。したがって、このような状態を防ぐには「あらゆる情報を確実に蓄積できるプロジェクト管理ツール」が求められるのです。
たとえば、プロジェクトの情報をストックするノート機能があり、各ノートにメッセージ・タスク機能が紐づく「Stock」を使うと、情報の管理・共有に負担がかかりません。
【これで安心】プロジェクトの失敗回避に最適なツール
以下では、プロジェクトの失敗回避に最適なツールをご紹介します。
プロジェクトが失敗する予兆に迅速に気づくには、過去のプロジェクトで得たノウハウ・ナレッジを蓄積し、メンバーと綿密に情報共有する必要があります。そのため、あらゆる情報を一元化する”プロジェクト管理ツール”の導入・運用が必須になるのです。
ただし、チャットツールのように情報が埋もれて流れてしまうツールでは、過去の失敗に関する内容がすぐに見つからず、対応が遅れる恐れもあります。したがって、ツールを選定する際は「情報にアクセスしやすく、確実にストックできるか」を判断しましょう。
結論、プロジェクトの失敗を防ぐには、情報が流れないノートがあり、ノートごとにタスク・メッセージを紐づけられる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」でプロジェクトの進捗状況を更新すれば、リアルタイムで共有されるので失敗の予兆をすぐに予見できます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」が紐づいているので、情報が錯綜する心配もありません。
非IT企業の65歳でも使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクトが失敗する予兆と失敗回避の方法まとめ
これまで、プロジェクトが失敗する予兆と失敗回避の方法を中心に解説しました。失敗の回避策は以下の3つです。
- メンバー全員が共通認識を持つために要件定義を明確にする
- トラブルを迅速に発見するためにこまめなコミュニケーションをとる
- プロジェクト管理ツールであらゆる情報を一元化する
以上のうち、とくに「プロジェクト管理ツール」を活用すれば、情報が一元管理されるため過去のナレッジ・ノウハウへも簡単にアクセスできます。また、情報共有も同じツール上でできることから、メールや電話を使う手間も省けるのです。
なかでも、プロジェクトの情報が流れないほか、タスクの確認・共有も円滑にできる「Stock」であれば、誰でもプロジェクトの失敗を防げます。
ぜひ「Stock」でプロジェクトに関する情報を一元管理し、失敗を未然に防ぎましょう。
