プロジェクトを円滑に進めるためには、タスク管理におけるボトルネックの解消が欠かせません。ボトルネックを解消することで、プロジェクトの進行を阻害するタスクの遅れや抜け漏れなどのトラブルも回避しやすくなります。
とはいえ、「タスク管理のボトルネックをどのように解消すべきかわからず、プロジェクトが上手く進まない状況」に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスク管理におけるボトルネックが生むリスクと解消法をご紹介します。
- チーム内でタスク管理のボトルネックが発生して悩んでいるリーダー
- タスク管理のボトルネック発生におけるリスクを把握しておきたいプロジェクトマネージャー
- タスクを円滑に管理できる対策を知りたい業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、タスク管理のボトルネックをどのように解消すべきかわかり、ボトルネックの再発も防げるようになります。
目次
タスク管理におけるボトルネックの概要
ここでは、タスク管理におけるボトルネックの概要を説明します。初めに言葉の意味やリスクを認識しましょう。
タスク管理のボトルネックとは
タスク管理におけるボトルネックとは「プロジェクト進行を妨げるもっとも大きな原因」を指します。
もともとは、ボトルの細い首の詰まりやすい箇所を「ボトルネック」と呼んでいますが、タスク管理においては業務の低下や生産性の限界を「ボトルネック」と表現しています。
本来の言葉とは意味が異なるので、とくにビジネスで使うときには注意が必要です。
タスク管理におけるボトルネックのリスク
タスク管理においてボトルネックが生じると、各工程が遅れてプロジェクトが円滑に進まなくなってしまいます。
たとえば、「取引先との打ち合わせがあるにも関わらず、必要な資料を用意できていない」ケースが該当します。
プロジェクトがスムーズに進行しなければ「チーム・自社への案件が減る」などの大きな金銭的損失も生じかねません。また、タスクの些細な遅れでもプロジェクト全体に大きな悪影響を及ぼす恐れもあります。そのため、確実に解消すべきなのです。
タスク管理のボトルネックを解消するためには、その原因を知る必要があります。
ボトルネックの原因は「人」ではなく「構造」
タスク管理でボトルネックが発生する原因は、特定の「人」ではなく、タスク管理の「構造」です。
タスク管理で問題が起きると、「担当者の能力不足」や「対応が遅い」など、個人に原因を求めてしまいがちです。しかし実際には、タスクの共有方法や進捗の確認方法、役割分担の仕組みなど、業務の進め方そのものに原因があるケースが多くあります。
もし原因を「人」に求めてしまうと、解決策は「担当者を変える」「注意する」といった対処に限られてしまいます。このような方法では再現性がなく、組織全体の改善にはつながりません。その結果、同じボトルネックが繰り返し発生してしまいます。
だからこそ、構造に原因があると捉えることで、タスクの共有方法や管理方法を見直すなど、組織として再発を防ぐ改善策を検討できるようになります。
ボトルネック解消の具体的アプローチ
ここでは、タスク管理のボトルネックを解消する具体的な方法を3つご紹介します。プロジェクトの遅れを防ぐためにも、ボトルネックを発見次第、以下の方法を必ず実践しましょう。
方法1｜クリティカルパス法で詰まりを可視化
タスク管理のボトルネックを解消する方法としてまず効果的なのが、クリティカルパス法の活用です。
クリティカルパス法とは、プロジェクトの各工程を時系列で並べる管理方法です。クリティカルパス法を活用すれば、一連のタスクで最も時間がかかる部分を把握でき、タスクの進捗が予定より遅れていないかを常に確かめられます。
とくに、期日直前に「タスクの進捗が予定より遅かった」とならないためにも、タスクはクリティカルパス法で管理して、各タスクにかかる時間の見積もりを徹底しましょう。
方法2｜チームでの情報共有を活発化する
チームの情報共有を活発化するのも、タスク管理におけるボトルネックの解消方法です。
チーム間の情報共有が消極的になると、タスク管理のボトルネックが発生しても各メンバーが把握できず、カバーすることも難しくなります。結果、対応が遅れてしまいプロジェクトの進行も阻害しかねません。
一方、情報共有が活発であれば、タスク管理にボトルネックがあった場合でも瞬時に共有し、チームでカバーできます。さらに、ボトルネックの事例をノウハウとして記録・共有すれば、ボトルネックの再発も防ぎやすくなるのです。
方法3｜ITツールを導入・運用する
タスク管理のボトルネックの解消には、ITツールの導入・運用も欠かせません。
ITツールの最大のメリットは、チーム全体のタスクをリアルタイムで確認しながら、メンバー間の情報共有もスムーズに行うことができる点です。そのため、「各メンバーのタスクの進捗がわからず、抜け漏れや遅れに気づけない」事態を防げます。
ただし、多機能なツールでは教育の手間やタスクの管理・共有にミスが生じ、かえってプロジェクトの進行が遅れてしまう可能性もあります。そこで、誰でも即日で扱える「Stock」のようなツールを使うと、タスク管理のボトルネック解消も簡単です。
タスク管理のボトルネックを解消するメリット3選
ここでは、タスク管理のボトルネックを解消するメリットを3つご紹介します。以下のメリットを得るためにも、チームで発生するタスク管理のボトルネックは把握し、改善しなければなりません。
（1）やるべきタスクを明確にできる
タスク管理のボトルネックを解消することで、やるべきタスクを明確にさせられます。
たとえば、「どのタスクから終わらせるべきかわからない」などのボトルネックを解消し、やるべきタスクを明確にすると、緊急性・重要性に応じてタスクの優先順位もつけやすくなります。結果、優先度の高いタスクから終えられるようになるのです。
また、優先すべきタスクが明確になれば「タスクの期日遅れ」のようなトラブルも回避できます。ただし、タスクに優先順位をつけるときは、各社員とチームの作業状況を踏まえるのがポイントです。
（2）スケジュールを短縮できる
タスク管理のボトルネックを解消すれば、スケジュールも短縮できます。
プロジェクトを成功させるためのタスクが明確になると「いつまでに終わらせる必要があるか」といったように各タスクの目標設定もしやすくなります。そして、目標から逆算してタスクを進められるので、スケジュールも短縮させられるのです。
一方、目標が「できるだけ早く終わらせる」のように曖昧な場合は、完了までのペースを把握しづらいため「1週間で80％の完了を目指す」のように具体的に設定しましょう。
（3）社員のモチベーションアップにつながる
ボトルネックの解消は社員のモチベーションアップにもつながります。
タスク管理のボトルネックを解消すると、個人・チームのタスクをスムーズに進められるようになるので、ほかの業務も圧迫しません。また、「時間に追われるストレス」がかからなくなり、社員一人一人のモチベーションアップにもつながります。
このように、タスク管理のボトルネックを解消すれば「時間的な余裕が生まれる」だけでなく「時間的ストレスからの脱却によってモチベーションがアップする」効果も生まれるのです。
誰でも使えてタスク管理のボトルネックを解消できるツール
以下では、タスク管理のボトルネックを簡単に解消できるツールをご紹介します。
タスク管理のボトルネックを放置すると、各工程の進捗が滞り、プロジェクトが円滑に進まなくなります。すると、作業の手戻りが発生したり、納期の遅延につながったりするなど、業務全体に大きな影響を及ぼしかねません。
そのため、クリティカルパス法を活用して重要な工程を把握したり、情報共有を活発にして進捗を確認しやすくしたりする取り組みが有効です。しかし、こうした方法を継続的に運用するためには、タスクの状況をチーム全体で把握できる「仕組み」を整えることが重要になります。
そこでおすすめなのが、タスク管理を円滑にするITツールの導入です。ITツールを活用すれば、チーム全体のタスクの進捗をリアルタイムで確認でき、進捗の抜け漏れや遅れに気づかない事態を防げます。
ここで特におすすめしたいのがITツールに不慣れな人でも簡単にタスクの管理・共有ができる「Stock」です。Stockでは、話題ごとに「ノート」を作成して情報をまとめられ、チームメンバーへすぐに共有されます。さらに、ノートに「タスク」を紐づけられるため、タスクごとの関連情報が整理され、進捗の見落としや情報共有のミスを防げます。
「Stock」なら、構造を変えて属人化ゼロに
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」の導入によってボトルネックを解消した企業事例
業務機器メンテナンスサービス業の株式会社SUPER ENGINEERでは、ナレッジ共有を効率化するために「Stock」を活用しています。
同社では、各機器をどのように整備するかのナレッジを、自社内で整備する必要性に迫られていました。以前はチャットツールを試しましたが、記載した情報はことごとく流れていくので必要な情報を探すことができず、社内では整備に関する質問が一日に40件も飛び交っていました。
そこで、社内の整備に関するナレッジを、とにかく簡単に残せるツールはないかと探したところ、「Stock」を見つけ、すぐに導入を決めました。
その結果、「整備で分からないことがあれば、まず『Stock』で調べる」ということが定着し、社内で飛び交う整備に関する質問は1日に40件から10件以下になりました。また代表取締役の松田様は、今まで社員からの整備に関する質問に対応する時間はこれまで1日に6時間もかかっていましたが、「Stock」導入により1.5時間にまで短縮されました。
タスク管理におけるボトルネックの解消方法まとめ
ここまでタスク管理におけるボトルネックのリスクや、効果的な解消法を中心にご紹介してきました。
タスク管理のボトルネックを放置してしまうと、各タスクの遅れからプロジェクトの進行も阻害しかねません。このような事態を防ぐために、タスク管理の構造を変えてみましょう。
また、そのためには「ITツール」の活用が不可欠です。ITツールを使えば、チーム全体のタスクをまとめて管理でき、各メンバー・チームの進捗状況もリアルタイムで確かめられます。
ただし、多機能なツールでは操作ミスが起こりやすいので、必ず「どのような人でも簡単に使えるツール」を選びましょう。結論、タスク管理のボトルネックを解消するには、誰もが即日でタスクの管理・共有ができるStockの導入一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、チームにおけるタスク管理のボトルネックを解消しましょう。
