プロジェクトを円滑に進めるためには、タスク管理におけるボトルネックの解消が欠かせません。ボトルネックを解消することで、プロジェクトの進行を阻害するタスクの遅れや抜け漏れなどのトラブルも回避しやすくなります。
とはいえ、「タスク管理のボトルネックをどのように解消すべきかわからず、プロジェクトが上手く進まない状況」に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスク管理におけるボトルネックのリスクと解消法をご紹介します。
- チーム内でタスク管理のボトルネックが発生してしまい、業務が滞っている
- タスク管理のボトルネック発生におけるリスクを把握しておきたい
- タスクを円滑に管理できる対策を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、タスク管理のボトルネックをどのように解消すべきかわかり、ボトルネックの再発も防げるようになります。
目次
タスク管理におけるボトルネックの概要
ここでは、タスク管理におけるボトルネックの概要を説明します。初めに言葉の意味やリスクを認識しましょう。
タスク管理のボトルネックとは
タスク管理におけるボトルネックとは「プロジェクト進行を妨げるもっとも大きな原因」を指します。
もともとは、ボトルの細い首の詰まりやすい箇所を「ボトルネック」と呼んでいますが、タスク管理においては業務の低下や生産性の限界を「ボトルネック」と表現しています。
本来の言葉とは意味が異なるので、とくにビジネスで使うときには注意が必要です。
タスク管理におけるボトルネックのリスクとは
ボトルネックが発生すると各工程が遅れてプロジェクトが円滑に進まなくなってしまうのです。
たとえば、「取引先との打ち合わせがあるにも関わらず、必要な資料を用意できていない」ケースが該当します。
プロジェクトがスムーズに進行しなければ「チーム・自社への案件が減る」などの大きな金銭的損失も生じかねません。また、タスクの些細な遅れでもプロジェクト全体に大きな悪影響を及ぼす恐れもあります。そのため、確実に解消すべきなのです。
タスク管理のボトルネックを解消するメリット3選
ここでは、タスク管理のボトルネックを解消するメリットを3つご紹介します。以下のメリットを得るためにも、チームで発生するタスク管理のボトルネックは把握し、改善しなければなりません。
（1）やるべきタスクを明確にする
タスク管理のボトルネックを解消することで、やるべきタスクを明確にさせられます。
たとえば、「どのタスクから終わらせるべきかわからない」などのボトルネックを解消し、やるべきタスクを明確にすると、緊急性・重要性に応じてタスクの優先順位もつけやすくなります。結果、優先度の高いタスクから終えられるようになるのです。
また、優先すべきタスクが明確になれば「タスクの期日遅れ」のようなトラブルも回避できます。ただし、タスクに優先順位をつけるときは、各社員とチームの作業状況を踏まえるのがポイントです。
（2）スケジュールを短縮できる
タスク管理のボトルネックを解消すれば、スケジュールも短縮できます。
プロジェクトを成功させるためのタスクが明確になると「いつまでに終わらせる必要があるか」といったように各タスクの目標設定もしやすくなります。そして、目標から逆算してタスクを進められるので、スケジュールも短縮させられるのです。
一方、目標が「できるだけ早く終わらせる」のように曖昧な場合は、完了までのペースを把握しづらいため「1週間で80％の完了を目指す」のように具体的に設定しましょう。
（3）社員のモチベーションアップにつながる
ボトルネックの解消は社員のモチベーションアップにもつながります。
タスク管理のボトルネックを解消すると、個人・チームのタスクをスムーズに進められるようになるので、ほかの業務も圧迫しません。また、「時間に追われるストレス」がかからなくなり、社員一人一人のモチベーションアップにもつながります。
このように、タスク管理のボトルネックを解消すれば「時間的な余裕が生まれる」だけでなく「時間的ストレスからの脱却によってモチベーションがアップする」効果も生まれるのです。
タスク管理のボトルネック解消法
ここでは、タスク管理のボトルネックを解消する方法を3つご紹介します。プロジェクトの遅れを防ぐためにも、ボトルネックを発見次第、以下の方法を必ず実践しましょう。
方法1｜クリティカルパス法を活用する
タスク管理のボトルネックを解消する方法としてまず効果的なのが、クリティカルパス法の活用です。
クリティカルパス法とは、プロジェクトの各工程を時系列で並べる管理方法です。クリティカルパス法を活用すれば、一連のタスクで最も時間がかかる部分を把握でき、タスクの進捗が予定より遅れていないかを常に確かめられます。
とくに、期日直前に「タスクの進捗が予定より遅かった」とならないためにも、タスクはクリティカルパス法で管理して、各タスクにかかる時間の見積もりを徹底しましょう。
方法2｜チームでの情報共有を活発化する
チームの情報共有を活発化するのも、タスク管理におけるボトルネックの解消方法です。
チーム間の情報共有が消極的になると、タスク管理のボトルネックが発生しても各メンバーが把握できず、カバーすることも難しくなります。結果、対応が遅れてしまいプロジェクトの進行も阻害しかねません。
一方、情報共有が活発であれば、タスク管理にボトルネックがあった場合でも瞬時に共有し、チームでカバーできます。さらに、ボトルネックの事例をノウハウとして記録・共有すれば、ボトルネックの再発も防ぎやすくなるのです。
方法3｜クラウドツールを導入・運用する
タスク管理のボトルネックの解消には、クラウドツールの導入・運用も欠かせません。
クラウドツールの最大のメリットは、チーム全体のタスクをリアルタイムで確認しながら、メンバー間の情報共有もスムーズに行うことができる点です。そのため、「各メンバーのタスクの進捗がわからず、抜け漏れや遅れに気づけない」事態を防げます。
ただし、多機能なツールでは教育の手間やタスクの管理・共有にミスが生じ、かえってプロジェクトの進行が遅れてしまう可能性もあります。そこで、誰でも即日で扱える「Stock」のようなツールを使うと、タスク管理のボトルネック解消も簡単です。
タスク管理のボトルネックを解消するツール
以下では、タスク管理のボトルネックを簡単に解消するツールをご紹介します。
タスク管理のボトルネックを解消するには、クリティカルパス法や活発な情報共有が重要です。一方、チームのタスクを統合・管理しながら情報共有の活性化も図れる「クラウドツール」の導入・運用も欠かせない方法なのです。
ただし、多機能なツールでは、タスクの管理ミスや情報共有の停滞を招き、別のボトルネックも発生しかねません。そのため、ツールを選定するときは「誰もが使いこなせる操作性か」を軸にしましょう。
結論として、このような状況を打破するために非IT企業における65歳以上の社員でも、簡単にタスクの管理・共有ができる「Stock」の利用が必須です。
Stockの「ノート」に残した情報は、任意のチームへすぐに共有されます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」が紐づけられるので、各タスクの情報が混ざらず管理でき、ボトルネックとなる「タスク管理や情報共有のミスが起こるリスク」も防げます。
チームのタスクを最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスク管理におけるボトルネックのリスクや解消法まとめ
ここまでタスク管理におけるボトルネックのリスクや、効果的な解消法を中心にご紹介してきました。
タスク管理のボトルネックを放置してしまうと、各タスクの遅れからプロジェクトの進行も阻害しかねません。このような事態を防ぐには、クリティカルパス法の実践に加えて、活発な情報共有によるタスクの進捗管理が必須です。
また、チームの情報共有を活性化させるためには「クラウドツール」の活用も不可欠です。クラウドツールを使えば、チーム全体のタスクをまとめて管理でき、各メンバー・チームの進捗状況もリアルタイムで確かめられます。
ただし、多機能なツールでは操作ミスが起こりやすいので、必ず「どのような人でも簡単に使えるツール」を選びましょう。結論、タスク管理のボトルネックを解消するには、誰もが即日でタスクの管理・共有ができるStockの導入一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、チームにおけるタスク管理のボトルネックを解消しましょう。
