目標設定はタイムマネジメントにおいて不可欠な要素です。具体的な目標を設定しておくと「いつまでに、何をしなければならないのか」を逆算し、効率的に時間を使えるようになります。
しかし、適切な目標設定ができず、タイムマネジメントがうまくいかないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、目標設定後の正しいタイムマネジメントの方法や目標達成のコツを中心にご紹介します。
- タイムマネジメントのための目標の立て方を知りたい
- 目標設定後のタイムマネジメントを成功させる方法が分からない
- 正しいタイムマネジメントで仕事の遅延リスクを減らしたい
という方はこの記事を参考にすると、目標設定と正しいタイムマネジメントの仕方が分かり、タスクを期日までに必ず終わらすことができるようになります。
目次
【意味や使い方解説】タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは、日本語で時間管理を意味する言葉ですが、ビジネスのシーンにおいては与えられた時間を有効に使い、仕事の生産性を向上させるといった意味で使われます。
チームでプロジェクトを進めるときは、複雑なタスクをこなす機会が増えます。しかし、多忙ななか、必要以上に一つのタスクに時間がかけられないので、作業時間を含めたタスク管理をしなければなりません。
そこで、各タスクにかける時間を目標として算出しておけば、タスクに応じてどれほどの時間をかけるべきかが把握できます。このように、タイムマネジメントはビジネスで常に要求される時間管理術なので、実践することに大きな意味を持ちます。
タイムマネジメントで目標設定が必要な理由
タイムマネジメントで目標設定が必要な理由は以下に2つあります。目標設定すべき理由を知って、タイムマネジメントの意義を確認したい方は必見です。
（1）個人とチームの生産性が向上する
タイムマネジメントで目標設定すべき理由の1つ目に「個人・チームの生産性向上」が挙げられます。
目標設定をすると、目標達成までにこなさなければならないタスクが明確に可視化されます。そこで、同時にタスクにかける時間の目安を設けると、適切な時間配分でタスクをすすめることが可能になります。
また、時間管理でタスクの作業時間が短くなると、空いた時間をほかの業務に充てられるため、チームでの仕事の分担もスムーズになります。このように、タイムマネジメントによって個人やチーム単位のタスクを効率よくこなせるようになります。
（2）仕事に対するモチベーションが上がる
タイムマネジメントで目標設定すべき理由の2つ目に、「仕事に対するモチベーションも向上させる」ことがあります。
目標設定により、タスクに優先順位をつけられるため、優先度の高いタスクに注力できます。また、タスクを細分化するので、ひとつあたりのタスクが達成しやすくなり、充実感が生まれやすくなるメリットもあるのです。
このように、目標を設定すれば目の前にあるタスクをこなすだけの「機械的な作業」から脱却でき、メンバーの自発的な作業からモチベーションを向上させられます。
タイムマネジメントを成功させる目標設定の4つのポイント
以下では、タイムマネジメントを成功させる目標設定の4つのポイントについてご紹介します。効率よく時間を管理するためにも、以下を確実に押さえましょう。
（1）目標数値を具体化する
目標設定するうえでまず必要になるのが、目標数値の具体化です。
タスクには明確な数値を決めておくのがおすすめです。たとえば「多くの契約をとる」などの定性的な目標より「今月中に見込み顧客との契約を5件とる」「来週までに10名分の書類を作成する」のように、具体的な数値を設定しましょう。
このように、目標が数値で明確に設定されていると、達成までのペースも掴みやすくなるのです。
（2）期日を具体化する
目標数値を具体化したあとは、期日も明確にしましょう。
期日が曖昧になると、タスクを完了させるまでのペースが掴みづらくなり、着手までに時間がかかる恐れがあります。また、タスクの着手中もメリハリがつかず、無駄に時間をかけてしまう原因になりかねません。
期日を具体化することで、逆算してペースを決められるほか、適度な緊張感を持ってタスクに集中できるようになります。
（3）実現可能な目標を設定する
目標数値と期日を具体化したら、実現可能な目標なのか確認しましょう。
タイムマネジメントは目標を達成できてこそ意味があります。目標数値や期日を具体化しても、達成が難しい目標を設定していたりスケジュールに余裕が無かったりすると、タイムマネジメントは上手くいきません。
したがって、タスクの難易度や各メンバーの能力を考慮して、達成できる目標をたてるようにしましょう。このときに、チーム内でのタスク目標の管理や進捗状況の共有ができる「Stock」のようなツールがあると便利です。
（4）結果目標ではなく、行動目標を立てる
目標は結果ベースではなく、行動目標として立てることを心がけましょう。
なぜなら、結果目標の達成は一筋縄ではいかず、途中で挫折してしまいやすいからです。たとえば、「売上を〇倍に伸ばす」などの結果を目的にする結果目標ではなく、その結果に辿り着くためにすべき「〇件の契約を結ぶ」などの行動を目指す行動目標を立てましょう。
このように、結果のための細かい行動目標をたて、小さな成功体験を積み重ねていくことが大きな結果目標の達成につながります。目標設定の際には、自身の目標が結果目標になってないか再度確認することが大切です。
目標達成のためのコツ3選
ここでは、目標達成のためのコツ3選を紹介します。業務パフォーマンスが最大化できているチームは、目標達成において以下のポイントを押さえながらタイムマネジメントをしつつ、タスクを進めているのです。
（1）目標を日々振り返る
目標を達成するためには、目標の日々の振り返りが必須です。
最初に実現可能だと思った目標でも実際にやってみると、達成できなかったり、ハードスケジュールになってしまったりと問題点が発生するケースがあります。そのときに、問題が発生した理由を考察し、次の目標に修正を加えなければ次に目標を立てたときに同じ問題を繰り返してしまいます。
このように、目標は適宜改善していく必要があるので、最低一週間に一回は見直しの時間をとりましょう。目標は目につきやすいところに書き、日々振り返ることで、タイムマネジメントを上手に行うことができるようになります。
（2）簡単なタスクは先延ばしにしない
目標達成には、簡単なタスクを先延ばしにしないことも重要です。
簡単なタスクを先延ばしにして溜め込むと、新しいタスクや複雑なタスクが追加されたときに、対応しきれなくなってしまいます。そのため、細かなタスクも漏れなく管理できる「Stock」のようなツールを使って、タスクを適切に管理する企業も多いのです。
ただし、マルチタスクで仕事を進めると、各タスクのタイムマネジメントがしにくくなるので、簡単なタスクからひとつずつ消化しましょう。
（3）「目標設定」を「目的」にしない
「目標設定」が「目的」にならないようにすることも重要です。
あくまでも目標設定は通過点であり、目標にこだわるあまりタスクが疎かになっては意味がありません。また、各タスクの目標設定ばかりに時間を割いてしまうと、他のタスクに手が回らなくなる恐れもあります。
目標設定が目的とならないように、タイムマネジメントの準備段階から目標達成を達成する意識をもつことが大切です。
目標設定とタイムマネジメントの効率化に最適なツール
以下では、目標設定とタイムマネジメントの効率化に最適なツールをご紹介します。
各メンバーの進捗状況が可視化されていなければ、具体的な目標を決められず、チーム全体のタイムマネジメントも実現しません。したがって、目標達成のためには「ITツール」を活用し、全員の進捗をリアルタイムで共有できる環境を整える必要があるのです。
一方、多機能なツールを導入してしまうと、ITに不慣れなメンバーがタスクを適切に管理できず、チームの担当者も各メンバーのマネジメントが難しくなります。そのため、「誰もが簡単に使いこなせるツール」を選びましょう。
結論、目標設定とタイムマネジメントの効率化に導入すべきツールは、非IT企業の65歳の方でも即日で、情報共有・タスク管理ができる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した各自のスケジュール・業務詳細は、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、ノートに紐づけられる「タスク」で、メンバーごとに詳細な作業内容や進捗が把握できるため、目標設定もしやすく円滑なタイムマネジメントに最適です。
チームの情報を最も簡単に共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タイムマネジメントを成功させるための目標設定まとめ
ここまで、タイムマネジメントを成功させるための目標設定のポイントを中心にご紹介しました。
的確なタイムマネジメントは、目標設定が不可欠なうえ、具体的な目標によって、チームのタスクを効率よく進められるという利点があります。また、目標を明確にすることはメンバーのモチベーション維持につながります。
仕事においてタイムマネジメントを円滑に進めるには、「ITツールでのタスク管理」が必須です。また、メンバー全員が使いこなせるシンプルなツールを選ぶと、導入するときにスムーズに自社へ浸透させられます。
したがって、非IT企業の65歳以上の方でも簡単にタスク管理、タイムマネジメントができるツール「Stock」を使うべきです。実際に、非IT企業を中心として200,000社以上が導入し、タスク管理におけるストレスを解消しています。
ぜひ「Stock」を導入し、タスク管理から効率的なタイムマネジメントを実現しましょう。
