プロジェクトの成果物やプロセスを均質化するには、適切な品質管理が不可欠です。検査の項目や基準を策定して現場に落とし込めば、簡単に品質のばらつきを抑えられます。
一方で、「検査基準や項目が可視化されておらず、作業品質が均一化できていない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトの品質管理のプロセスやポイントを中心に解説します。
- 検査基準や正しいプロセスを押さえて、適切な品質管理をしたい
- 品質管理が定まらず、プロジェクトマネジメントが行き詰まっている
- 誰でも確実かつ効率的に品質管理できる環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、品質管理の適切なプロセスや検査基準が分かり、プロジェクトマネジメントを円滑に遂行できるようになります。
目次
プロジェクトマネジメントにおける品質管理とは
ここでは、プロジェクトマネジメントにおける品質管理の概要を解説します。これまで品質管理とは具体的に誰が何することなのか把握していない担当者の方は必見です。
PMBOKに含まれる「品質管理」
PMBOK（ピンボック）は、プロジェクト管理の手法の一つで、プロジェクトの成果物やプロセスの品質を適切にチェックすることです。上図のように、品質管理はPMBOK（Project Management Body of Knowledge）の10の知識エリアに含まれます。
具体的には、品質管理に関する基準を定めたうえで各作業を点検し、必要に応じてプロセスの改善をします。このように、品質管理はプロジェクトの成否に大きく関わるので、チーム全体で共通認識を持ちながら作業をしていかなければなりません。
プロジェクト管理と品質管理の関係とは
プロジェクト管理（PMBOK）の一環に、品質管理があります。
プロジェクト管理とは、目標を達成するために「人、もの、金」などのリソースを適切にコントロールし、プロジェクト全体を管理することを指します。プロジェクト内で把握すべき事象には、計画立て、進捗管理、リスク管理、品質管理などが含まれます。
なかでも、「品質管理」は製品やサービスの品質を一定に保つために、検査や検証を通して管理することです。顧客へのサービスをビジネスにする企業にとって、適切に品質管理を実施し、粗悪品を出さずに安定した質のものを提供することは大前提となります。
プロジェクトにおけるQMSとは
プロジェクトにおける品質管理の役割の詳細として、QMS（Quality Management System）の構築が挙げられます。
QMSとは、品質管理の目標である「顧客の満足」を満たすシステムを指します。そこで、プロジェクトの品質管理が適切であれば、検査基準や項目だけでなく管理の最終的なゴールも明確化します。
その結果、「不良品率を減らすにはどうすべきか」「顧客が求める要素は何か」といった意識をチームで持てるようになるので、顧客の満足度アップにつなげられるのです。
品質管理でのPMOの必要性
品質管理は、PMO（Project Management Office）が業務の一端として担います。
PMOとは、個々のプロジェクトから独立して、全体的なプロジェクトを支援・管理する専任の部署や事務局のことです。PMOは組織の課題や目標によって業務は様々ですが、一貫して経営戦略の確実な履行とビジネス価値の最大化を目標としています。
また、PMOは、大規模なプロジェクトで目が行き届かないところを支援したり、客観的な立場から課題の解決に注力します。そのため、品質管理においても課題の早期発見と状況の改善に大きな役割を果たすのです。
4ステップ｜品質管理のプロセスとは
ここでは、品質管理のプロセスを4ステップでご紹介します。以下の内容をチームに教育し、管理プロセスのばらつきを防ぎましょう。
（1）方針をすり合わせる
まずは、顧客と品質方針をすり合わせます。
要件定義の段階で顧客と品質方針をすり合わせておけば、顧客の求めるクオリティが明確になります。たとえば、実際に納品する予定の製品を提示すれば、認識齟齬を避けられるうえ細かい機能面も具体的に議論できます。
以上のように、事前に認識の差異をなくしておけば、プロジェクトの途中で大幅に方針転換するリスクを解消でき、顧客の要望に的確に沿えるようになるのです。
（2）計画を策定する
品質方針のすり合わせ後は、計画を策定します。
具体的には、品質計画書の作成やタスクの洗い出しが挙げられます。製品が完成するまでにはいくつものテストや検査をしなければならないので、テスト日や検品日を正確にスケジュールに組み込みましょう。
以上のように、品質管理の計画を立てておけば、プロジェクトの進行時に「今何をするべきか」が明確になります。そのため、テストや検査の抜け漏れを防ぎやすくなるのです。
（3）品質が保証されているかチェックする
次に、品質が保証されているかチェックします。
「顧客が要望する基準を満たしていること」を確認し、基準を下回っている場合には工程を見直しましょう。たとえば、システム開発の場合は動作確認のテストを重ねて、バグやシステムの欠陥の有無を確実に確かめる必要があります。
このようなテストや検査を重ねれば、品質が保証されている証拠が明らかになり、顧客も安心して製品を購入できるようになるのです。
（4）プロセス全体を監視・記録する
最後に、プロセス全体を監視・記録しましょう。
テストや検査が社内基準に沿って適切に行われているかを定期的に監視すれば、仮にミスがあった場合の修正も迅速にできます。また、検査記録を蓄積しておけば、プロジェクト終了後の分析や振り返りにも役立ちます。
このような検査のナレッジやノウハウの蓄積は、以降のプロジェクトで同様のトラブルが発生した際に生かせるため忘れずに実行すべきです。
ただし、Excelなどのファイル形式は、すぐに情報を書き込めないうえ、こまめに更新したり逐一共有したりしなければならず不便だと言えます。そこで、昨今では、あらゆる情報を直感的に書き込める「Stock」のようなノート型のツールが重宝されているのです。
品質向上のために意識すべき4つのポイント
ここでは、品質を向上させるために意識すべきポイントを4つご紹介します。プロジェクトを均質化するためにも、以下の点を確実に押さえましょう。
（1）QCの手法を活用する
QCとは「Quality Control」の略で品質管理を指します。品質管理の分析においては、以下7つの手法が役立ちます。
| 道具名 | 詳細 |
|---|---|
| チェックシート（チェックリスト） |
|
| ヒストグラム |
|
| グラフ |
|
| パレート図 |
|
| 散布図 |
|
| フィッシュボーンチャート（特性要因図） |
|
| 管理図 |
|
以上7つの手法を活用すれば、データを効果的に分析しながら品質管理の現状課題を可視化し、品質の向上に努められます。
（2）適切な品質目標を設定する
適切な品質目標を設定することは品質の向上につながります。
まず、適切な品質目標としては、企業の品質方針と合致していて、かつ定量的に数値で表せるものが望ましいです。企業の方針とミスマッチした品質目標では方針の達成に結びつかないうえ、明確な数値目標がなければ達成の有無が分かりにくいためです。
しかし、品質目標が適切なものであれば、正しい方向で何をすべきかが明確になり、作業効率が上がります。そのため、素早い品質の向上に貢献するのです。
（3）進捗状況を常に把握する
進捗状況を常に把握するのも、品質を良くするためのポイントです。
品質管理に注力するには、管理の進捗が順調かを常に確認する必要があります。高品質な製品が完成しても、納期が遅れれば顧客満足度が下がりかねないからです。
また、進捗管理をする際はタスクを洗い出し、優先度の高い検査やテストから手を付けましょう。優先順位を明確に定めておけばスムーズに作業を進められるほか、メンバー同士での連携も取りやすくなります。
（4）プロジェクト管理ツールを導入する
品質の向上には、品質管理を効率化するプロジェクト管理ツールが必須です。
従来のように、メールやWord・Excelでの品質管理では、逐一ファイルを開く手間がかかるうえ、情報共有する際には別のツールを使わなければなりません。
一方、プロジェクト管理ツールであれば管理報告書の作成やデータの共有・蓄積を一元化できるので、品質管理の属人化を防げます。そこで、誰でも簡単に使える「Stock」のようなアプリであれば、ITリテラシーの有無を問わず即日運用できます。
【担当者必見】 品質管理に最適なプロジェクト管理ツール
以下では、品質管理に最適なプロジェクト管理ツールをご紹介します。
メールやWord・Excelを使った品質管理では、テストや検査の数をこなすうちにファイルの数も膨大になるので、必要な情報に素早くアクセスできません。また、情報共有にわざわざ別のツールを使わなければならず面倒です。
一方、ノート形式で情報管理できる「プロジェクト管理ツール」を活用すれば、煩雑なファイル管理から抜け出せるうえ、業務のやりとりも一箇所で完結します。ただし、複雑なツールでは従業員が使いこなせない恐れがあるのです。
結論、プロジェクトの品質管理には、非IT企業の従業員でも即日で使いこなせるほどシンプルで、メッセージでのやり取りもできる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、チェックリストの作成のほかに、グラフや図を添付できるので、品質向上のための策を一元管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」によって、複数の成果物の管理が並行しても話題が入り乱れる心配はありません。
非IT企業の65歳でも即日で使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクト管理における品質管理のプロセスやポイントまとめ
これまで、プロジェクト管理における品質管理のプロセスやポイントを中心にご紹介してきました。
品質管理は、顧客と認識をすり合わせたうえで計画に沿って進める必要があります。また、仮にトラブルが起こった際に迅速に対応するためにも、定期的に品質チェックをしたりプロセス全体を監視・記録したりすべきです。
しかし、テストや検査を重ねるうちにファイル数も膨大になるので、ノート形式での管理が便利です。そこで、「ノートにあらゆる情報を蓄積できるプロジェクト管理ツール」が求められます。
なかでも、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるうえ、プロジェクト管理に必要な機能に過不足ない「Stock」であれば、使い方を一から教える必要がありません。
ぜひ「Stock」でプロジェクトの品質管理を均質化し、顧客満足度アップにつなげましょう。
