ビジネスにおいて、新規プロジェクトのアイデアや施策をまとめた「企画書」の作成を求められるシーンは多くあります。そして、企画書を通すには、読み手がプロジェクトの概要をイメージできるようにわかりやすくまとめることが重要です。
しかし、「プロジェクトのための、企画書の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、わかりやすいプロジェクト企画書の書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- 例文やテンプレートを参考に、わかりやすい企画書を作りたい
- 初心者でも企画書を上手く書くコツを知りたい
- 簡単に企画書を作成できるツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、わかりやすい企画書の書き方だけでなく、効率よく管理・共有する方法も見つけられます。
目次
企画書とは
企画書とは、新規プロジェクトの立ち上げ時に作成される、プロジェクトの概要や予算、スケジュールなどがまとめられた文書です。
企画書と混同される言葉として「提案書」「プロジェクト憲章」「ビジネスケース」が挙げられますが、それぞれ以下のような違いがあります。
- 企画書
- 提案書
- プロジェクト憲章
- ビジネスケース
主に社内向けで、プロジェクトの詳細な内容を記載する文書
主に社外向けで、プロジェクトの方向性を大まかに説明する文書
プロジェクトの目的を定めた参考資料で、参加者の役割や責任などを示した文書
企画書の後に作成され、会社へもたらす価値や利益を説明するための文書
このように、企画書とその他の文書では、記載する内容や提出先が異なります。企画書を書くうえでは、以上の違いを踏まえて、必要な情報に抜け漏れがないようにしましょう。
＜例文あり＞企画書の書き方とは
ここでは、プロジェクトの企画書を書く手順をご紹介します。以下の手順を参考すると、下記画像のようなわかりやすい企画書を作成できます。
手順1｜現状の課題を記載する
はじめに、現状の課題を記載します。
プロジェクトの方向性を定めるために、自社の現状を分析して問題点を明らかにしましょう。問題点を一通り洗い出したあとは社内リソースや外部環境と照らし合わせて、プロジェクトによって解決する課題を決定します。
取り組む課題が定まったら、プロジェクト企画書に明記して「本プロジェクトが解決する課題」が一目で分かるようにしましょう。
手順2｜企画の概要・目的を記載する
次に、必須事項である企画の目的を記載します。
洗い出した課題を踏まえて、「本プロジェクトにおいて課題点をどのように改善するか」を定める必要があります。また、「最終的にどのような状態を目指すのか」という企画のゴールも可視化しなければなりません。
このように、企画の目的を記載して社内に共有することで、メンバー全員が方向性を理解したうえで議論を積み重ねられます。
手順3｜企画の詳細を記載する
企画の目的が明確に定まったら、具体的な施策を記載します。
ここでは、目的を達成するために、ターゲットに対してどのような取り組みをするかを明確にする必要があります。たとえば、「20代女性をメインターゲットに、インフルエンサーを活用したSNS広告を実施する」などと具体的に記載しましょう。
また、考案した施策によってどの程度効果が見込めるかも定量的に分析すると、説得力のある企画書になります。
手順4｜全体のスケジュールを記載する
次に、プロジェクトを計画的に進めるために、全体のスケジュールを記載します。
「プロジェクト開始から完了までの期間」を納期から逆算して、スケジュールを立てましょう。とくに、社内状況の変化やトラブル発生により想定通りに進まない可能性を考慮して、適度な余裕を持たせながら予定を組むことが重要です。
このように、プロジェクトを納期までに着実に進められるように、企画書には全体のスケジュールを明らかにしましょう。
手順5｜収支計画を記載する
最後に、プロジェクトを実行したときの明確な収支計画を提示します。
施策の内容を踏まえて、「どれくらい投資する必要があるのか、結果としてどれくらい回収できるのか」を明らかにしましょう。また、項目ごとに分けて詳細に記載しておけば、想定外のコストが発生して予算が不足するリスクを抑えられます。
たとえば、支出の項目としては原材料費や人件費、支払手数料などが挙げられます。このように、収支計画はプロジェクト実施の可否を左右する判断材料にもなるので、詳細に記載して無駄なコストを抑えましょう。
初心者必見！わかりやすい企画書を作るコツ
ここでは、わかりやすい企画書を作るコツを4つ解説します。以下のポイントを意識すると、初心者でも読み手が理解しやすい企画書を作成できます。
（1）フレームワークを活用する
1つ目のコツは、フレームワークを活用することです。企画書に便利なフレームワークとして、以下の3つが挙げられます。
＜3C分析＞
3C分析とは、自社（Company）、顧客（Customer）、競合（Competitor）を要素分解して、各要素の関連性を明確にするためのフレームワークです。
3C分析を使えば外部環境（競合・顧客）と内部環境（自社）を踏まえて、抜け漏れのない現状分析ができるようになります。
＜SWOT分析＞
SWOT分析とは、内部環境と外部環境それぞれのプラス要因・マイナス要因を洗い出すためのフレームワークです。
SWOT分析をすることで、自社の強み（Strengths）や弱み（Weaknesses）、外部の機会（Opportunities）や脅威（Threats）が明確になり、効果的な対策を取れるようになります。
＜6W2H＞
6W2Hとは、以下の8つの英単語の頭文字をとった言葉です。
- When：「いつ」実施するのか
- Where：「どこで」実施するのか
- Who：「誰が」提案したのか
- What：「何を」するプロジェクトなのか
- Why：「なぜ」実施するのか
- Whom：「誰に」向けたプロジェクトなのか
- How：「どのように」実行するのか
- How much：「どのくらい」費用がかかるのか
上記の項目に沿って企画書を作成すると、情報が整理されて、充実した内容の企画書を作れます。
（2）図やグラフを挿入する
2つ目のコツは、図やグラフを挿入することです。
テキストばかりの冗長な企画書は、読むのに時間がかかり、読み手にとってストレスとなる可能性があります。そこで、図やグラフを使うと、視覚的にわかりやすくなり、一目で情報が伝わるのです。
また、データに基づいたグラフであれば定量的に根拠が述べられるので、企画の説得力が増します。したがって、読者に納得感を与えるためにも、テキストとのバランスを考慮しながら図表を活用しましょう。
（3）端的にわかりやすくまとめる
3つ目のコツは、内容をシンプルにまとめることです。
情報量が多すぎる企画書は、プロジェクトの要点や利点が伝わりづらく、優れた施策であっても支持を得られない恐れがあります。とくに、決裁者は他の社員の企画書も読まなければならないので、要点を簡潔にまとめる必要があるのです。
このように、企画書を作成するときは、読み手を意識してシンプルにまとめ、プロジェクトを効果的にアピールできるようにしましょう。
（4）テンプレートを活用する
4つ目のコツは、テンプレートを活用することです。
テンプレートを活用すると、あらかじめ項目が記載されているので、「何を書くべきか分からない」という方でもすぐに作成に取りかかれます。また、社内で共通のテンプレートを用意すれば、レイアウトが統一されて、読み手が企画書を確認しやすくなるのです。
ただし、WordやPowerPointのテンプレートを使う場合、逐一ファイルを探す手間がかかります。そこで、わずかな操作でテンプレートを呼び出せる「Stock」のようなツールを使えば、より効率的に企画書を作れるのです。
【必見】初心者でも簡単にプロジェクト企画書を作れるツール
以下では、初心者でも簡単にプロジェクト企画書を作れるツールをご紹介します。
WordやPowerPointを使うと、テンプレートで簡単にプロジェクトの企画書を作成できます。ただし、提出にはメールやチャットを使うためほかのメッセージに埋もれるほか、ファイル管理が煩雑になりやすく、過去の企画書をすぐに取り出せません。
そこで、「企画書の作成・共有・管理を一か所で完結できるITツール」を使うと、ストレスなく企画書を運用できます。ただし、多機能で操作が複雑なツールは使いこなすのが難しく、結果として使われなくなる恐れがあるのです。
したがって、企画書の作成に最適なのは、企画書の作成・管理・共有に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、あらかじめ登録した「テンプレート」で簡単に企画書を作れるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、わかりやすい「フォルダ」や高度な「検索機能」も備えているので、過去の企画書もすぐに取り出せるのです。
誰でも簡単にプロジェクト企画書を作成・管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクトの企画書テンプレート4選
ここでは、Word・Excel・PowerPointの企画書テンプレート4選をご紹介します。テンプレートごとにデザインや項目が異なるので、自社に合ったものを選びましょう。
テキストを中心にシンプルに書けるテンプレート
こちらは「ビズ研」が提供するシンプルな企画書テンプレートです。
企画書に必要な基本項目を一枚でまとめられる汎用性の高いテンプレートで、さまざまなプロジェクトに活用できます。ただし、文章での記載が前提となるため、図や表を使って詳細に記したい場合には不向きです。
図や表を使ってアピールできるテンプレート
こちらは「Microsoft」が提供するスライド形式の企画書テンプレートです。
PowerPointのテンプレートなので、図や表を使って詳細にプロジェクトの概要を説明できます。項目が指定されておらずカスタマイズ性が高い反面、作成には比較的工数がかかる点に注意しましょう。
5W2Hを使って記載できるテンプレート
こちらは「フリーテンプレート」が提供する2枚形式の企画書テンプレートです。
5W2Hに沿って企画の概要を記載するシンプルな形式となっています。なお、ターゲットを詳細に説明したい場合は「Whom（誰に）」も追加しましょう。
自由にカスタマイズできる提案書のテンプレート
こちらは「〔文書〕テンプレートの無料ダウンロード」が提供するシンプルな提案書のテンプレートです。
必要最低限の項目のみが記載されたシンプルなテンプレートで、企画書だけでなく提案書としても活用できます。また、項目は自由に追加・削除可能なので、自社に合った形で運用可能です。
ただし、WordやPowerPointでテンプレートを管理すると、使うたびにファイルを開いてコピーする手間がかかります。そこで、数クリックでテンプレートを呼び出せる「Stock」のようなツールを導入すれば、企画書を効率よく作成できます。
わかりやすいプロジェクト企画書の書き方やテンプレートまとめ
これまで、わかりやすいプロジェクト企画書の書き方や、テンプレートを中心にご紹介しました。
プロジェクト企画書は、読み手が納得しやすいように分かりやすくシンプルにまとめる必要があります。そこで、テンプレートを使えば、社内の企画書をシンプルな書式で統一できるうえ、効率よく企画書をつくれるのです。
ただし、WordやPowerPointで作成した企画書はメールやチャットを使って共有しなければならず、ファイルが増えると管理が煩雑になりがちです。したがって、「企画書の作成・共有・管理を一元化するツール」を導入しましょう。
結論、テンプレートで作成した企画書が、リアルタイムで共有される情報管理ツール「Stock」が最適です。Stockはシンプルなため、IT初心者の方でも直感的に使いこなせます。
ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクト企画書の作成から管理までを効率化しましょう。
