プロジェクトをマネジメントするうえで、プロジェクト管理のノウハウや手法をまとめたPMBOK（ピンボック）を把握しておくことは重要です。とくに、システム開発においてはPMBOKを活用した抜け漏れない課題解決が求められます。
とはいえ、PMBOKの知識やノウハウをプロジェクトの課題管理に生かそうとしても、概要や問題点が詳しく分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、PMBOKにおける課題管理の問題点や成功のコツを中心にご紹介します。
- PMBOKで得た知識・ノウハウを実際のプロジェクトに落とし込めていない
- チームの課題管理を成功させ、適切な解決策を講じたい
- 誰でも簡単に課題管理できる環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、PMBOKにおける課題管理の概要を正しく理解でき、実際のプロジェクトにPMBOKのノウハウを生かせるようになります。
目次
PMBOKにおける課題管理とは
PMBOK（ピンボック）は「Project Management Body of Knowledge」の略称で、プロジェクト管理におけるノウハウを体系的にまとめたものです。PMBOKでは、プロジェクトにおける未解決の問題が”課題”として定義されています。
プロジェクトの課題をまとめて管理するためには、下図のように課題管理表を作成し閲覧できるようにしておくのが重要です。
以上のように、PMBOKは10個の知識エリアで構成されていて、各知識エリアを抜け漏れなく満たせばプロジェクトの課題を解決できるのです。
PMBOKの課題管理における3つの問題点
以下では、PMBOK（ピンボック）の課題管理における3つの問題点をご紹介します。プロジェクトの課題を確実に解決するためにも、以下のポイントを押さえましょう。
（1）適切なタスク配分ができていない
PMBOKの課題管理における問題点には、タスク配分が不適切なことがあります。
タスクをこなす能力には個人差があります。そのため、メンバーの特性やスキルを考慮せずにタスクを分配すると、達成困難なタスク量となりかねません。
したがって、適材適所にタスクを配分するためにも、コミュニケーションなどを通じて各メンバーの能力を正確に把握しておきましょう。
（2）プロジェクトの成功条件が可視化されていない
プロジェクトの成功条件が不透明なのも、PMBOKの課題管理における問題点です。
たとえば、百貨店のECサイト作成において、納期が3か月で予算が500万円だとします。このような場合、プロジェクトの成功条件が不透明では”具体的に何をすべきか”も分からないので、社員のモチベーション低下につながってしまいます。
そのため、「一日あたり10万PVを達成する」などサイト作成の目的を明らかにして成功条件を可視化すべきなのです。また、長期プロジェクトの場合はマイルストーン（中間目標）を設定すると、ゴールまでの道筋がより明確化します。
（3）プロジェクトの情報管理がずさん
プロジェクトの情報管理がずさんなのも、課題管理の失敗を招きます。
プロジェクトごとの情報が混在していたり、目的の情報を探すのに時間がかかっていたりする状態では、早急に解決すべき課題への対応も遅れてしまいます。また、紙やExcel・Wordで管理していると、進捗確認のたびにファイルを開かなければならず面倒です。
以上のような状況から脱却するには「プロジェクトに関する情報をひとつに集約できるツール」が欠かせません。たとえば、チャットツールと異なり情報が流れない「Stock」を使うと、プロジェクトで発生した課題をあとから簡単に確かめられます。
PMBOKの課題管理を成功させるただひとつのコツ
PMBOKの課題管理を成功させるただひとつのコツは、プロジェクト管理ツールを活用することです。
プロジェクト管理ツールを使えば、情報の一元化によって管理がメンバーに属人化するのを防げます。また、チャット機能によって情報共有もひとつのツール上で完結するため、プロジェクトごとの課題も即座に共有できるのです。
さらに、各メンバーにおけるタスクの進捗状況もリアルタイムで確かめられるので、仮にタスクが遅れていても対応が遅れる心配もありません。このようなメリットを得られることから、今日では多くの企業がプロジェクト管理ツールを導入・運用しています。
【誰でも使える】大切な情報が流れない課題管理ツール
以下では、大切な情報が流れない課題管理ツールをご紹介します。
PMBOKにおける課題管理をプロジェクトへ落とし込むには、管理項目ごとに情報を分ける必要があります。項目が混在していると、優先して解決すべき課題が分からなくなってしまうからです。
そこで、目的の情報が瞬時に探し出せ、チャットでメンバーとやりとりできる「プロジェクト管理ツール」を活用しましょう。ただし、チャットツールのように情報が流れてしまうツールでは新たな課題が発生しかねません。
したがって、”あらゆる情報を確実にストックできるツール”が必要です。結論、プロジェクトの課題管理には、過去の情報が流れずに蓄積され、情報共有も円滑にできる「Stock」が最適と言えます。
Stockは「ノート」にPMBOKの課題管理に関するノウハウを残せば、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づいて情報が混在しないうえに、ノートは「フォルダ」で管理項目ごとに分類できるのです。
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
PMBOKの課題管理にツールが必要な3つの理由
ここでは、PMBOKの課題管理にツールが必要な3つの理由をご紹介します。これまでツールを使っておらず、課題管理が負担となっていた担当者の方は必見です。
（1）スケジュール調整がしやすくなる
はじめに、ツールを活用するとスケジュール調整がしやすくなります。
プロジェクトの課題は一人では解決できず、チームで連携して対策を講じる必要があります。そこで、ツールを使えばメンバーのスケジュールがリアルタイムで分かるので、会議や打ち合わせの日程調整も簡単にできるのです。
また、ツールのメッセージ機能を活用すれば、些細な連絡のためだけに電話やメールを使う手間もかかりません。
（2）タスクの抜け漏れを防げる
ツールを活用すれば、タスクの抜け漏れも防げます。
口頭でのタスクの割り振りでは「言った」「言わない」の状態になりやすく、”設定されたはずのタスクを忘れていた”といったトラブルも起こり得ます。しかし、ツールを使えば設定したタスクのログが残るので、いつでも正確な期限を把握できるのです。
また、タスクの期限をアラート機能で知らせてくれるツールであれば、ほかの業務に追われている場合でもタスク漏れのリスクを軽減できます。
（3）プロジェクトの情報を集約できる
プロジェクトの情報を集約できるのも、ツールで課題管理すべき理由です。
「案件に関する情報はツールに集約させる」というルールを社内で定めれば、属人的な情報管理を防ぎながら、時間や場所を問わずにアクセスできるようになります。また、情報の一元化によって案件に途中参加したメンバーでも出遅れることがありません。
以上のように、ツールでプロジェクトのナレッジ・ノウハウを蓄積すれば、あとから入ったメンバーの教育コストも抑えられるのです。とくに、あらゆる情報を流れずにストックできる「Stock」を使うと、目的の情報を探す時間もかかりません。
PMBOKにおける課題管理の問題点や成功のコツまとめ
これまで、PMBOK（ピンボック）における課題管理の問題点や成功のコツを中心に解説しました。
PMBOKを課題管理に活かす際は、メンバーの能力に応じて適切なタスク配分をしたり、プロジェクトの成功条件を可視化したりすべきです。また、課題管理を成功させるには、あらゆる情報を一元化できる「プロジェクト管理ツール」が欠かせません。
ただし、チャットツールのように情報が流れたり混在したりするツールでは、解決すべき課題の解決策を瞬時に見つけられず非効率です。そのため、”情報を管理項目ごとにストックできるツール”を使いましょう。
結論、PMBOKで得たナレッジ・ノウハウを簡単に蓄積・共有できる「Stock」が課題管理に最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でPMBOKの課題管理を成功させ、プロジェクトを円滑に進めましょう。
