プロジェクトをマネジメントするうえで、プロジェクト管理のノウハウや手法をまとめたPMBOK（ピンボック）を把握しておくことは重要です。とくに、システム開発においてはPMBOKを活用した抜け漏れのない課題解決が求められます。
とはいえ、PMBOKの知識やノウハウをプロジェクトの課題管理に生かそうとしても、概要や問題点が詳しく分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、PMBOKにおける課題管理の問題点や成功のコツを中心にご紹介します。
- PMBOKを上手く活用して課題管理を徹底したい
- 課題管理を徹底したいが成功するか不安
- 誰でも簡単に活用できるおすすめのツールが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、PMBOKにおける課題管理の概要を正しく理解でき、実際のプロジェクトにPMBOKのノウハウを生かせるようになります。
目次
PMBOKにおける課題管理とは
ここでは、PMBOKに沿った課題管理を実施するために、PMBOKの概要について解説しています。PIMBOKとはどのようなものか知りたい方は必見です。
PMBOKとは？
PMBOK（ピンボック）は「Project Management Body of Knowledge」の略称で、プロジェクト管理におけるノウハウを体系的にまとめたガイドブックで、2024年7月現在は第7版まで発行されています。
PMBOKでは、プロジェクトを適切に推進していくために検討・解消すべき問題点を「課題」と定義し、文章化して「課題ログ」として一覧表で管理することが推奨されています。
PMBOKにおける課題管理の知識エリア
プロジェクトの課題をまとめて管理するためには、課題管理表を作成し閲覧できるようにしておくことが重要です。そのため、PMBOKを構成する10のプロセスを下図で確認しましょう。
| 特徴 | 目的 | |
|---|---|---|
| 統合管理 |
企業内にあるシステムを一元管理する |
プロジェクトの様々な要素を統合するため全体の成功につながる |
| リスク管理 |
リスクが起こらないようにリスクの原因となりうる要素を未然に防止する |
リスク発生を予測して策を講じる |
| コミュニケーション管理 |
プロジェクト推進のために円滑なコミュニケーションをとる |
コミュニケーションを活発にし情報の認識祖語を無くす |
| 資源管理 |
プロジェクトに必要な資源を調査し計画する |
人的資源には人間関係のスキルも必要になる |
| 品質管理 |
製品の品質に問題がないかを管理する |
品質の安全性維持のために定期的な改善が必要 |
| コスト管理 |
プロジェクトを予算内に完了させるための管理 |
プロジェクト予算の見積もりや調整が必要 |
| スケジュール管理 |
実行する必要がある作業や順序などにかかる時間を管理する |
プロジェクトの進捗に影響する |
| スコープ管理 |
プロジェクトの目標とそれに必要な作業内容を明確化すること |
目的が一致していないとプロジェクトを進められない |
| ステークホルダー管理 |
プロジェクトのステークホルダー（利害関係者）を管理すること |
利害関係者がかかわってくるため非常に重要 |
| 調達管理 |
プロジェクトに必要なリソースを適切に調達すること |
資源を調達するときは仕入先との連携が必要 |
以上のように、PMBOKは10個の知識エリアで構成されていてエリアごとに目的や注意点が異なります。ただ、この知識エリアを抜け漏れなく満たせばプロジェクトの課題を解決できるのです。
PIMBOKを活用すべきプロジェクト管理の3つの問題点
以下では、プロジェクトの課題管理における3つの問題点をご紹介します。PIMBOK（ピンボック）に沿って課題を確実に解決するためにも、以下のポイントを押さえましょう。
（1）プロジェクトの情報管理がずさん
プロジェクト全体の情報管理がずさんだと、課題管理の失敗を招きます。
プロジェクトごとの情報が混在していたり、目的の情報を探すのに時間がかかっていたりする状態では、早急に解決すべき課題への対応が遅れてしまいます。また、紙やExcel・Wordで管理していると、進捗確認のたびにファイルを開かなければならず面倒です。
以上のような状況から脱却するには「プロジェクトに関する情報をひとつに集約できるツール」が必要です。たとえば、チャットツールのように情報が流れない「Stock」を使うと、プロジェクトで発生した課題をあとから振り返って検討できます。
（2）プロジェクトの成功条件が曖昧
PMBOKの課題管理における問題点には、プロジェクトの成功条件が曖昧であることも挙げられます。
たとえば、百貨店のECサイト作成において、納期が3か月で予算が500万円だとします。しかしサイトの目的やターゲットが不明確だと、プロジェクトの成功条件が曖昧になり「具体的に何をすべきか」が分からないので、社員のモチベーション低下につながってしまいます。
そのため、「店舗に来られない地方の顧客向けに通販を強化する」など目的とターゲットを明らかにしたうえで、「一日あたり1万PVを達成する」などの成功条件を可視化すべきです。また、長期プロジェクトの場合はマイルストーン（中間目標）を設定すると、ゴールまでの道筋がより明確化します。
（3）適切なタスク配分ができていない
タスク配分が不適切であることも、PMBOKの課題管理における問題点です。
こなせる業務量や得意分野には個人差があります。そのため、メンバーの特性やスキルを考慮せずにタスクを分配すると最適な人材を配置できず、プロジェクトがスムーズに進行しません。
したがって、適材適所にタスクを配分するためにも、社内コミュニケーションを通じて各メンバーの能力を正確に把握しておきましょう。
PMBOKの課題管理を成功させるコツ
PMBOKの課題管理を成功させるただひとつのコツは、プロジェクト管理ツールを活用することです。
正確なプロジェクト管理には進捗共有が必須です。仮にタスクが予定通りこなせなかったとしてもリアルタイムで共有すればすぐに全体でフォローすることができます。
また、プロジェクト管理ツールを使えば、情報の一元化によって管理がメンバー個人に属人化するのを防げます。さらに、チャット機能のあるツールを選べば、社内コミュニケーションもひとつのツールで完結するため、プロジェクトの進行がスムーズになるのです。
【簡単】PIMBOKに沿った課題管理に役立つツール
以下では、大切な情報が流れない課題管理ツールをご紹介します。
PMBOKに沿った課題管理をプロジェクトで実施するには、課題を文章化してまとめる必要があります。また、課題の解消に向けて情報を整理して検討できるように、社内メンバーとやりとりしながら簡単に内容を振り返りできる状態で管理しておかなくてはなりません。
そこで、目的の情報が瞬時に探し出せ、メッセージでメンバーとやりとりできる「プロジェクト管理ツール」を活用しましょう。ただし、チャットツールのように情報が流れてしまっては、課題を一覧表でまとめられません。
したがって、”あらゆる情報を確実にストックできる情報管理ツール”が必要です。結論、プロジェクトの課題管理には、過去の情報が流れずに蓄積され、情報共有も円滑にできる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にPMBOKの課題管理に沿ったプロジェクトの課題ログを残せば、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」と「タスク」で話題が混ざることなく、各課題の検討を進められるのです。
最も簡単にプロジェクトの課題ログを残せる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
PMBOKの課題管理にツールが必要な3つの理由
ここでは、PMBOKの課題管理にツールが必要な3つの理由をご紹介します。これまでツールを使っておらず、課題管理が負担となっていた担当者の方は必見です。
（1）スケジュール調整がしやすくなる
1つ目は、ツールを活用するとスケジュール調整がしやすくなるからです。
プロジェクトの課題は一人では解決できず、メンバー同士で連携して対策を講じる必要があります。そこで、ツールを使えば各タスクの進捗がリアルタイムで分かるうえ、テキストベースでのやりとりもしやすいので、非対面での会議や打ち合わせが簡単にできるのです。
また、ツールのメッセージ機能を活用すれば、些細な連絡のために電話やメールを使う手間もかかりません。
（2）タスクの抜け漏れを防げる
ツールを活用すれば、タスクの抜け漏れも防げます。
口頭でのタスクの割り振りではメモを取らないと「言った」「言わない」の状態になりやすく、”設定されたはずのタスクを忘れていた”といったトラブルも起こり得ます。しかし、ツールを使えばタスクの期日や担当者などの詳細を設定できるので、タスクの正確な情報をいつでも把握できるのです。
また、タスクの期限をリマインド機能で知らせてくれるツールであれば、ほかの業務に追われている場合でもタスク漏れのリスクを軽減できます。
（3）プロジェクトの情報が見つけやすくなる
プロジェクトの情報が見つけやすくなるのも、ツールで課題管理すべき理由です。
「案件に関する情報はツールに集約させる」というルールを社内で定めれば、属人的な情報管理を防ぎながら、時間や場所を問わず簡単にアクセスできるようになります。また、情報の一元化によって案件に途中参加したメンバーでも情報をまとめて把握できるようになります。
以上のように、ツールでプロジェクトのナレッジ・ノウハウを蓄積すれば、あとから入ったメンバーの教育コストも抑えられるのです。とくに、あらゆる情報を流れずにストックできる「Stock」を使うと、目的の情報を探す時間がかかりません。
PMBOKに沿った課題管理の方法や成功のコツまとめ
これまで、PMBOK（ピンボック）における課題管理の方法や成功のコツを中心に解説しました。
PMBOKを課題管理に活かす際は、メンバーの能力に応じて適切なタスク配分をしたり、プロジェクトの成功条件を可視化したりすべきです。また、課題管理を成功させるには、あらゆる情報を一元化できる「プロジェクト管理ツール」が欠かせません。
ただし、チャットツールのように情報が流れたり混在したりするツールでは、解決すべき課題の解決策を瞬時に見つけられず非効率です。そのため、”情報を管理項目ごとにストックできるツール”を使いましょう。
結論、PMBOKで得たナレッジ・ノウハウを簡単に蓄積・共有できる「Stock」が課題管理に最適です。
ぜひ「Stock」でPMBOKの課題管理を成功させ、プロジェクトを円滑に進めましょう。
