プロジェクト管理を成功させるためには、コミュニケーションを活発にとり、メンバーの進捗を見える化することが重要です。とくに、複数のプロジェクトを抱える場合は、タスクを細かく分解して、作業時間を適切に見積もる必要があります。
しかし、「複数のプロジェクトを掛け持ちすると、管理が煩雑になる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、複数のプロジェクトを上手く管理する手順やコツを中心にご紹介します。
- 複数のタスクをうまく管理できるようになりたい
- タスク管理をする上での注意点を知りたい
- プロジェクトを同時に進められるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、複数のプロジェクトを上手く進捗管理する方法が分かり、チームで作業をスムーズに進められるようになります。
目次
複数のプロジェクトを上手く進捗管理するには
チームでプロジェクトを円滑に進めるには、前提として各メンバーの作業状況を共有して、プロジェクト全体の進捗をこまめに把握する必要があります。
プロジェクトを期日通りに完了させるには、期日から逆算してスケジュールを立て、計画と実績を比較しながら作業を進めることが欠かせません。そのため「タスクは適切に処理されているか」「スケジュールに遅れはないか」を常に確認できる体制を整えましょう。
しかし、複数のプロジェクトが同時進行している状況では、情報が乱立して伝達に抜け漏れが生じるリスクが高まります。したがって、複数のプロジェクトをスムーズに進めるには、プロジェクトごとに進捗管理する必要があります。
たとえば、プロジェクト単位でやりとりできる「Stock」のようなツールを使えば適切に進捗を共有できるのです。
複数のプロジェクト管理で生じる課題
ここでは、複数プロジェクトを管理するうえで生じる3つの課題をご紹介します。プロジェクトを確実に遂行するためにも、以下が当てはまるチームは早急に改善しましょう。
作業時間の見積もりが難しい
複数のプロジェクトを管理するうえで困難となるのが、作業時間の見積もりです。
複数のプロジェクトを実施する場合、人的なリソースを考慮する必要があるため、作業時間の正確な見積もりが難しくなります。作業時間の見積もりが甘いと、期日からの正確な逆算ができず、納期遅れにつながってしまうので注意が必要です。
そこで、プロジェクトにおけるタスクを細分化すれば「作業にどれほどの工数がかかるか」が詳細に分かり、時間を適切に見積もれるようになります。また、大きめのタスクには、見直しなどの時間を考慮したうえでスケジュールを立て、納期遅れを防ぎましょう。
タスクが多すぎて管理しきれない
複数のプロジェクトを並行するとタスク管理が困難になります。
複数のプロジェクトを管理すると、こなすべきタスクの内容や担当者が把握しきれなくなり、管理が困難になりがちです。管理が上手くいかなければ、結果としてプロジェクト全体の進捗を確認できず、計画通りに進められなくなってしまいます。
そのため、複数のプロジェクトを管理する場合は、案件ごとに設定されるタスクの”期日”や”担当者”を把握できる体制を作る必要があります。
進捗管理が不十分
進捗管理が不十分になる点も、複数のプロジェクトを並行して管理する際の課題です。
プロジェクトの進捗管理が不十分だと、メンバーがどこまでタスクを消化したのかを把握できず「期限直前までタスクの遅れに気付かなかった」といった重大なトラブルにつながります。
そのため、複数のプロジェクトを抱えている場合、案件ごとにスケジュールをまとめておき、優先順位をつけてタスクを実行していくことが大切です。たとえば、「退勤時に日報で進捗状況を共有し、遅れが発生した場合には原因と解決策をセットで記載する」といった対策が有効です。
複数のプロジェクト管理を成功させる方法
以下では、複数プロジェクトの同時進行を成功させる方法をご紹介します。タスク漏れや納期遅れを防ぎたい担当者の方は必見です。
（1）必要なタスクを洗い出す
まずは、プロジェクトに必要なタスクを洗い出します。
複数のプロジェクトを遂行するためには、各プロジェクトに必要なタスクの期限や内容、担当者を把握しなければなりません。このようにタスクを細分化して理解すれば「タスクにどれほどの工数がかかるか」の判断もしやすくなります。
また、メンバーの能力に適したタスクの割り振りも可能になるので、チームで作業を効率よく進められるのです。
（2）タスクに優先順位を付ける
タスクを洗いだしたら、それぞれのタスクに優先順位を付けます。
プロジェクトを円滑に進めるためには、タスクに優先順位を付けることが重要です。タスクは「タスクAを終えなければ、タスクBができない」というように、依存関係が生まれる状況が頻繁に起こります。
そこで、「タスクA→タスクB」の順に優先順位をつければプロセスが明確になり、取り掛かるべき作業が見えてくるのです。しかし、優先度をつけてもタスクの期日管理ができていなければ抜け漏れのリスクを伴います。
そこで、たとえば「Stock」のような簡単にタスクの期日を設定・確認できるツールを使えば、タスク管理も煩雑になりません。
（3）スケジュールを調整する
次に、プロジェクトが最適な日程となるように調整します。
同じ規模のプロジェクトでも、日程の組み方によって進捗度合いは大きく異なります。たとえば、同一メンバーが複数のプロジェクトを担当しており、それぞれの開始日が重なってしまうと大きな負担になるのです。
したがって、メンバーのスケジュールを確認し、作業効率を高められるように調整を試みましょう。時間的余裕が生まれてプロジェクトにも専念しやすくなります。
（4）各プロジェクトの進捗を確認する
最後に、各プロジェクトの進捗を確認します。
プロジェクト管理は計画を策定するだけでなく、計画通りに進行しているかをチェックすることが大切です。とくに、複数のプロジェクトを抱えているケースでは、進捗をこまめに確認することで、作業に遅れが出た場合でも即座に対応できます。
そのため、定期的に進捗報告する機会を設けてコミュニケーションを取り、プロジェクトが計画通りに進んでいるかを必ず確認しましょう。
複数のプロジェクトを管理するときの注意点
ここでは、複数プロジェクトを管理する際の注意点5つをご紹介します。プロジェクトを確実に遂行するためにも、以下の内容は押さえましょう。
（1）目標は具体的に立てる
複数のプロジェクトを管理するには、プロジェクトの初期段階でタスク単位までやるべきことを分解し、目標を具体的に立てる必要があります。
目標を設定しなければ、プロジェクト完了までの所要時間・作業量を見積もることができません。「何を、いつまでに」すべきかを明確にするためにも目標設定は重要な役割を担っているのです。
また、目標が抽象的ではリソースを配分する優先順位が決められず、プロジェクトが失敗するリスクが高まります。そのため、目標を立てたらまずは日付（いつまでに）に落とし込むことから始めましょう。
（2）メンバーとコミュニケーションをとる
複数のプロジェクト管理では、メンバーとの頻繁なコミュニケーションも大切です。
情報が適切に共有されていないと、進捗の把握が困難となるだけでなく、トラブルの発見や報告も遅れてしまいます。そのため、メンバーとこまめにコミュニケーションをとって、トラブルの迅速な発見・報告・対処ができる仕組みをつくりましょう。
ただし、チャットやメールでコミュニケーションを取ると、関連性のない情報や連絡に紛れて管理が困難になり、伝達ミスや確認ミスが生じやすい点に注意が必要です。
（3）マルチタスクを避ける
複数のプロジェクト管理を効率化するには、マルチタスクを避けることも必要です。
複数のプロジェクトを管理していると、同時進行で複数のタスクを処理するマルチタスクになりがちです。しかし、マルチタスクは作業の切り替えや管理が難しく、結果として作業効率が下がりやすくなってしまうので注意しましょう。
そこで、2時間は○○プロジェクトのタスクのみに取り組むなど、ひとつのタスクに集中する「シングルタスク」を意識することが重要です。また、万が一マルチタスクになる場合は、余裕のあるメンバーに割り振るといった工夫も必要になります。
（4）エクセルやガントチャートは使わない
プロジェクト管理にエクセルやガントチャートを使うと管理の負担が大きくなります。
エクセルでプロジェクトを管理すると、更新する度にファイルを一覧から探して開く手間がかかるので面倒です。また、複雑な関数やマクロを組み込むと、一部のメンバーしかうまく確認できない恐れがあります。
また、ガントチャートは予定の変更があった際には組み直す手間がかかります。したがって、プロジェクト管理の負担を軽減するには使うツール自体の変更を検討しましょう。
（5）プロジェクト管理ツールを使う
プロジェクト管理ツールを活用すれば、情報共有やプロジェクトの進捗状況を簡単に見える化できます。
あらゆる情報を一元管理できるプロジェクト管理ツールがあれば、プロジェクトごとに関連する情報を一か所にまとめられます。また、「タスク管理機能」も備えていれば、複数のプロジェクトを抱える場合でもタスクから漏れることなく最後までこなせるのです。
ただし、誰でも簡単に使いこなせるツールでなければ、社内に浸透しづらく、管理作業の属人化も防げません。したがって、非IT企業の65歳の方でも説明なしで使える「Stock」のようなツールを導入しましょう。
【必見】複数のプロジェクトを成功させるおすすめの管理ツールとは
以下では、複数のプロジェクトを管理するのに最適な情報管理ツールをご紹介します。
エクセルやガントチャートで複数のプロジェクトを管理すると、ファイルを探す手間がかかり、進捗を円滑に更新できません。また、チャットやメールで連絡を取ると、やりとりした情報が流れていきやすく、メッセージを探す手間がかかります。
したがって、複数のプロジェクトを上手く管理するには「あらゆる情報を見やすく管理して、チャット・タスク管理機能も備えたITツール」が不可欠です。しかし、多機能なツールは操作が複雑になりがちなので、誰でも使える簡単なものを選びましょう。
結論、自社で導入すべきなのは、わずかな操作で目的の情報にアクセスできるシンプルなプロジェクト管理ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を残せるうえ、記載した情報は高度な検索機能ですぐに見つけられます。また、「メッセージ」と「タスク」がノートに紐づいているので、やりとりした情報が流れてしまったり、タスクが抜け漏れてしまう事態を防ぐことができるのです。
エクセルよりも簡単にプロジェクトを管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockを使って複数テーマの同時並行に成功した事例
株式会社ニューズベースは、チャットツールで業務を管理していましたが、情報が流れたり話題が錯そうしたりすることで、業務が回らないことに課題を感じていました。
そこで、全メンバーがパソコンの前に常に張り付かなくても情報を追えるように、「Stock」を導入しました。チーム内の情報をテーマごと「ノート」に情報を整理したあと、関連情報を「タスク」や「チャット」でやりとりできる仕組みを整えたのです。
その結果、チャットツールで抱えていた「情報管理のストレス」を解消し、複数のテーマを同時進行しても、快適に業務を進められるようになりました。
複数のプロジェクトを管理する方法やコツまとめ
これまで、複数のプロジェクト管理をする課題や方法、コツを中心にご紹介しました。
エクセルやガントチャートで複数のプロジェクトを管理すると、ファイル管理が複雑になるほか、管理作業の属人化も起こりやすくなります。そのため、シンプルなプロジェクト管理ツールを使って、管理の負担を軽減しましょう。
ただし、チャットのように情報が流れてしまうツールでは、伝達や対応に抜け漏れが起こり、結果として作業が滞る事態につながります。そのため、「あらゆる情報を蓄積して、見やすく管理するツール」が必須です。
結論、複数のプロジェクト管理には、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、案件ごとに「フォルダ」で見やすく階層管理できるシンプルな「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、複数のプロジェクト管理を成功させましょう。
