プロジェクトを円滑に進めるには、各メンバーの状況を正確に把握する必要があります。とくに、複数の部署が参加するプロジェクトでは、進捗をこまめに共有して、連携しやすい環境をつくらなければなりません。
しかし、「プロジェクトの進め方が個人任せになっており、進捗を正確に把握できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトのうまい進め方や成功に導くコツを中心に紹介します。
- プロジェクトを立ち上げたが、思うように進まず困っている
- プロジェクト管理に便利なツールがあれば使いたい
- プロジェクトを円滑に進める方法を確立して、社内に浸透させたい
という方はこの記事を参考にすると、プロジェクトをうまく進める方法が分かり、プロジェクトを期日までに完遂できるようになります。
目次
プロジェクト成功の定義とは？
プロジェクトで最大限の成果を生み出すためには「成功の定義づけ」が重要ですが、そもそもどのように定義したら良いのか分からない、という企業も少なくありません。
一方、「成功の定義」が明確な企業では、以下2点を総合的に評価して、成功したか否を判断していると言えます。
- プロジェクト立ち上げ時に計画したQCDを死守できたか
- 設定したQCDは適切であったか
QCDとは「品質（Quality）、コスト（Cost）、納期（Delivery）」を指し、これらの要素を適切に管理することで、作業のパフォーマンスが最も高くなるとされています。そのため、成功の定義が明確でない企業は、QCDを意識してプロジェクトを進めましょう。
【分かりやすい】プロジェクトの基本的な進め方
以下では、プロジェクトの進め方を5ステップでご紹介します。メンバー間で進め方を統一して、メンバー間の連携を促しましょう。
ステップ1｜プロジェクトを立ち上げる
はじめに、プロジェクトを立ち上げます。
プロジェクトを成功させるには、立ち上げの段階でプロジェクトの方向性を決めておく必要があります。そのため、顧客からの要望などをもとにプロジェクトの目的を議論して、共通認識をつくりましょう。
また、プロジェクトの期日や予算、人員なども検討して、それぞれどの程度必要になるかを立ち上げの段階で見積もらなければなりません。
ステップ2｜具体的な計画を立てる
次に、プロジェクトの具体的な計画を立てます。
進行計画を立てるには、WBS（プロジェクトに必要な工数を洗い出した構成図）を作成して、タスクの「担当者と期限」を紐づけることが大切です。タスクの責任の所在を明らかにしておけば、万が一、トラブルが発生したときでも迅速な対応が可能になります。
このように、タスクを詳細まで決めておけば工数の算出も正確になり、実現性の高いスケジュールをつくれます。
ステップ3｜計画をもとにプロジェクトを進める
次に、計画をもとにプロジェクトを進めます。
プロジェクトをうまく進めるには、メンバーの作業状況を正確に把握しなければなりません。「計画通りにタスクをこなせているか」を定期的に確認して、遅れが発生している場合はすぐに対応できるようにしましょう。
そして、タスクの進捗をリアルタイムで把握するためには「ITツール」が必要です。たとえば、自身のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で確認できる「Stock」なら、メンバーがITに詳しくなくてもすぐに使いこなせます。
ステップ4｜トラブルや仕様の変更に対応する
プロジェクトの進行中には、トラブルや仕様の変更にも対応します。
たとえば、顧客からシステムの仕様変更を依頼された場合には、すぐにメンバーへ共有して対応する必要があります。普段からメンバー間でスムーズな情報共有ができていれば、イレギュラーな状況にも迅速に対応することが可能です。
また、トラブル対応の履歴を残しておけば、社内ノウハウとして今後に活かせます。そのため、タスクだけでなく、プロジェクトに関するあらゆる情報を一元管理できる仕組みを整えなければならないのです。
ステップ5｜プロジェクトを振り返る
最後に、プロジェクトが完了したあとに振り返りをします。
具体的には、以降のプロジェクトで「継続したいこと」、「改善したいこと」に分けて洗い出しましょう。また、洗い出された項目はカテゴリごとにまとめ、ノウハウとして活かせるようにツールで管理します。
ただし、ワードやエクセルなどを管理するストレージツールは、目的のファイルを探すのに手間がかかり、使いづらさから次第に使われなくなります。そのため、瞬時に目的の情報を探し出せてストレスがかからないツールを使うべきなのです。
プロジェクトをスケジュール通りに進める4つのコツ
以下では、プロジェクトをうまく進めるために押さえるべきコツを紹介します。進捗が悪い場合は、コツを運用に取り入れてプロジェクトを円滑に進められるようにしましょう。
（1）タスクを徹底的に洗い出す
はじめに、タスクを徹底的に洗い出しましょう。
プロジェクトをタスクまで分解して、タスクの工数や作業内容を明確に定義すれば、プロジェクトを円滑に進められます。また、ガントチャートやロジックツリーなどのフレームワークを使って、タスク同士のつながりも可視化しておきましょう。
たとえば、「タスクAが終わっていなければ、着手できないタスクB」もあり、タスク同士のつながりを意識しないと正確なスケジュールは組めません。それゆえに、タスクの洗い出しだけでなく、どのような順番で処理するかも検討すべきです。
（2）作業の優先順位を明確にする
作業の優先順位を明確にすることも、コツのひとつです。
とくに、複数のプロジェクトを並行して管理する場合、どのタスクから着手すべきか分からなくなる可能性があります。そのため、プロジェクトのタスクを洗い出したうえで、優先順位を明確にしなければならないのです。
タスクは「緊急度（対応に必要な時間）」と「重要度」を軸に優先順位付けをします。たとえば、5分以内に完了できるタスクはすぐに対応して、次に重要度の高いタスクに取りかかるようにしましょう。
（3）定期的に進捗会議を開く
プロジェクトを上手く進めるために、定期的に進捗会議を開くのも有効です。
定期的に進捗共有の機会を設けることで、進捗状況の伝え忘れを防げます。また、議事録を残しておけば「言った、言わない」の問題が発生せず、メンバーが複数人いても共通認識を持てるようになるのです。
しかし、会議を開かなければ進捗共有ができないのは非効率な側面もあります。したがって、日常的な進捗共有には「Stock」のように、その時々の情報をストックできて、メンバーのタスク管理も可能なツールがおすすめです。
（4）スケジュールの進捗を見える化する
プロジェクトをうまく進めるコツのひとつが、進捗状況を見える化することです。
たとえば、タスク管理ツールでメンバーの進捗を可視化すれば、うまくマネジメントができるようになります。また、差し込みでやるべきことが出てきても、スケジュールに余裕のあるメンバーを見つけて、すぐに依頼できるのもメリットです。
このように、タスク管理ツールでメンバーの進捗が可視化されていれば、適切にタスクを割り振れるため業務負荷が偏るのを防げます。
【おすすめ】プロジェクト進行に必須のタスク管理ツール
以下では、プロジェクトを進めるのにおすすめのタスク管理ツールを紹介します。
メンバーの進捗が可視化されなければ、プロジェクトをうまくマネジメントできません。したがって、プロジェクトを円滑に進めるには、リアルタイムでメンバーの進捗を確認できるタスク管理ツールが必須になります。
また、一般的に「ガントチャート」が使われがちですが、”入力する手間”や”複雑な仕組み”から、十分に機能していないケースも多いです。以上のように、扱いづらいツールでは、ITに詳しくないメンバーに次第に使われなくなるので注意しましょう。
そのため、自社が導入すべきなのは、プロジェクトに必要な機能が過不足なく備わっており、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にストックしたプロジェクトの情報は、作業や担当者ごとに「フォルダ」で見やすく整理されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」を使えば、情報が混ざることなく、作業の進み具合を簡単に確認できるのです。
ITに不慣れでも即日で簡単に使えるタスク管理ツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクト管理に役立つフレームワーク3選
プロジェクトを上手く進めるためには「適切な仕組み」を整えることはもちろん、「マネジメントの極意」を理解しておくことも大切です。以下は、プロジェクト管理に役立つフレームワークを3選紹介します。
PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）
PMBOKは、プロジェクトを10の知識と5のプロセスに分類するのが特徴です。
従来は「成果物の作成すること」に重きを置いていましたが、時代の変化に伴い「価値の提供」をプロジェクトの目的とするようになりました。詳細は以下の通りです。
＜10の知識エリアとその詳細＞
＜5のプロセスとその詳細＞
このように、PMBOKのフレームワークに当てはめながらプロジェクト管理をしていけば、立ち上げから終結までを細かくコントロールできるのです。
CCPM（Critical Chain Project Management）
CCPMは、各タスクの納期を可能な限り短く設定して、早くタスクが終わった場合には、余剰分をバッファとして確保しておく手法です。
プロジェクトを進めていくうえで、トラブルが生じて、進捗に遅れ出てしまうケースは少なくありません。そこで、確保しておいたバッファから時間を捻出することで、滞りなくプロジェクトを進めていくことができるのです。
また、タスクの期日を明確に設定しておくことで、メンバーが「タスクに対して、どのくらいの時間かけたのか」まで把握できるようになります。
PPM（Project Portfolio Management）
PPMとは、複数のプロジェクトを同時に管理することで、社内のリソースを満遍なく配分していく手法になります。
たとえば、プロジェクトを進めていくにあたって、「〇〇では人手が足りないのに、△△のプロジェクトでは人手が余っている」というケースは起こりがちです。そこで、PMMを実践すると、プロジェクトをまたいで”リソース”や”予算”をさけるようになります。
ただし、複数のプロジェクトを同時進行させる場合、それぞれの情報が混同しやすい点に注意しなければなりません。そこで、プロジェクト単位で情報をストックできる「ノート」「フォルダ」が備わった「Stock」なら、情報が入り乱れる心配がないので重宝されます。
プロジェクトのうまい進め方やコツまとめ
ここまで、プロジェクトをうまく進めるステップやコツをご紹介しました。
プロジェクトをうまく進めるには、立ち上げから振り返りまでのプロセスでやるべきことが多くあります。とくに、メンバーの進捗を、時間や場所を問わずに確認できる「タスク管理ツール」の導入は必須です。
また、プロジェクトに関するあらゆる情報も蓄積可能なツールであれば、タスクに資料を紐づけられるので、都度ファイルを探し出す手間がかかりません。ただし、メンバー全員がストレスなく使えなければならないため、シンプルなツールであることが大前提です。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をシンプルにストックする「ノート」があり、ノートごとに「タスク」が設定できる『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ、「Stock」を使い、プロジェクトの円滑な進行を実現しましょう。
