プロジェクトをうまく進めるには、プロジェクトの立ち上げから完了までの「進め方」や「コツ」を押さえる必要があります。とくに、複数のメンバーが参加する場合は、適切にマネジメントして、チームでスムーズに進行することが求められるのです。
しかし、「プロジェクトが円滑に進むか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトをうまく進めるコツやフレームワークを中心に紹介します。
- チームのプロジェクトが思うように進行しない
- プロジェクトの基本的な進め方やコツを知りたい
- プロジェクトを円滑に進められるように環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、プロジェクトの進め方が分かり、プロジェクトを円滑に遂行できるようになります。
目次
プロジェクト成功の定義とは？
プロジェクトを進めるときは、以下2点の成功の定義を念頭に置きましょう。
- プロジェクト立ち上げ時に計画したQCDを達成できたか
- 設定したQCDは適切であったか
QCDとは「品質（Quality）、コスト（Cost）、納期（Delivery）」を指し、作業のパフォーマンスを測る指標です。プロジェクトを進めるうえでは、QCDの各要素のバランスを踏まえて、それぞれの目標を達成することが求められます。
【5ステップ】基本的なプロジェクトの進め方
以下では、プロジェクトの進め方を5ステップでご紹介します。メンバー間で進め方を統一して、プロジェクトチームの連携を促しましょう。
ステップ1｜プロジェクトを立ち上げる
はじめに、プロジェクトを立ち上げます。
プロジェクトを成功させるには、立ち上げの段階でプロジェクトの方向性を決めておく必要があります。そのため、企業の現状や顧客からの要望などをもとに「目的」を明確にして、プロジェクトを策定しましょう。
また、プロジェクトの期日や予算、人員なども検討して、立ち上げの段階で見積もると議論をスムーズに進められます。
ステップ2｜具体的な計画を立てる
次に、プロジェクトの具体的な計画を立てます。
進行計画を立てるには、WBS（プロジェクトに必要なタスクを洗い出した構成図）を作成して、タスクの「担当者と期限」を紐づけることが大切です。タスクの責任の所在を明らかにしておけば、進行中にトラブルが発生したときでも迅速な対応が可能になります。
このように、タスクを詳細まで決めておけば工数の算出も正確になり、実現性の高いスケジュールをつくれます。
ステップ3｜プロジェクトを実行する
計画を立てたら、プロジェクトを実行します。
プロジェクトをうまく進めるには、メンバー間でコミュニケーションを密に取り、連携を取ることが不可欠です。そこで、メッセージ機能を搭載した「プロジェクト管理ツール」を使うと、効率よく作業を進められます。
また、メンバーの作業に抜け漏れがあると、プロジェクト全体が滞る可能性があるので、適切に管理して確実に遂行しましょう。
ステップ4｜進捗に合わせて調整する
メンバーの進捗に合わせて、プロジェクトを調整します。
プロジェクトの進行中は、定期的にメンバー間で進捗を共有して、「プロジェクト全体が計画通りに進んでいるか」を確認しましょう。また、万が一遅れが発生している場合は、原因を明らかにして迅速に対応しなければなりません。
このように、プロジェクトを進めるには、進捗共有を徹底して計画の全体像を掴むことが重要です。そこで、自身のタスクだけでなく、ほかのメンバーのタスクも一覧で表示される「Stock」を使えば、リアルタイムで進捗を把握できます。
ステップ5｜プロジェクトを振り返る
最後に、プロジェクトが完了したあとに振り返りをします。
具体的には、プロジェクトを振り返って、「良かった点」や「改善したい点」に分けて評価しましょう。また、評価した点はドキュメントにまとめて、ノウハウとして今後のプロジェクトに活かせるように管理します。
ただし、ワードやエクセルなどは、情報を整理しづらく管理が煩雑になりやすいため、過去のファイルを見つけるのに時間がかかります。そのため、「ノート感覚で情報を書き込めて、目的の情報を瞬時に探し出せるツール」でプロジェクト情報を管理するべきです。
【必見】プロジェクト進行を支援するおすすめのツール
以下では、プロジェクトの進行を支援するおすすめのツールを紹介します。
プロジェクトをうまく進めるには「徹底したタスク管理」と「定期的な進捗共有」が不可欠だと言えます。また、プロジェクトは到着して終わりではなく、良い点・改善点を振り返って次のプロジェクトに活かすことが重要です。
そのため、あらゆる情報を残すことができ、タスクも一貫して管理できるツールを導入すべきです。ただし、ITに詳しくないメンバーが使いこなせず、情報共有が滞りかねないので、シンプルであるかを重視しましょう。
結論、プロジェクトの進行に必要なのは、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使いこなせる情報・タスク管理ツール「Stock」一択です。
Stockでは、作業内容を記載した「ノート」と「タスク」を紐づけて管理可能なうえ、一覧表示で各メンバーの進捗も分かります。また、ノートには「メッセージ」も紐づけられるので、メンバーから作業依頼が届いた瞬間にタスクを設定でき、対応漏れも防げます。
プロジェクトのタスク・進捗管理に最適なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク機能＞
Stockのタスク機能を使えば、業務における「やるべきこと」を忘れずに管理できます。さらに、ほかのメンバーのタスクが一覧で表示されるので進捗を把握でき、チーム間で連携が取りやすくなるのです。
Stockは誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツールなので、ぜひ使用感を試してみましょう。
プロジェクトをうまく進める5つのコツ
ここでは、プロジェクトをうまく進めるためのコツを5つ紹介します。「プロジェクトがうまくいかない」と悩む方は必見です。
（1）タスクを分解する
1つ目のコツは、タスクを分解することです
タスクを分解すれば、工数や作業内容が明確になり、適切なスケジュールを組めます。また、「タスクAが終わっていなければ、着手できないタスクB」といった依存関係も把握できるので、スムーズに作業を進められるのです。
このように、プロジェクトの計画時に洗い出したタスクは細かく分解して、滞りなく進められるようにしましょう。
（2）目標を共有する
2つ目のコツは、目標を共有することです。
プロジェクトの目標を共有しなければ、メンバーが作業の目的を理解できず、誤った方法で進めてしまう可能性があります。また、プロジェクト達成のイメージを掴めないので、モチベーションの低下にもつながるのです。
したがって、プロジェクトの目標を設定したら、チーム全体に共有しましょう。
（3）作業の優先順位を明確にする
3つ目のコツは、作業の優先順位を明確にすることです。
作業の優先順位が曖昧だと、どれから着手すべきか分からず、重要ではない作業に無駄な時間を費やしてしまう事態につながります。そのため、分解したタスクには、「依存関係」や「緊急度」に基づいて優先順位をつけましょう。
また、タスクに優先順位をつけたら、適切に管理してタスク漏れを防がなければなりません。そこで、スマホやPCでリマインド通知を受け取れる「Stock」のようなツールでタスクを管理すれば、作業を忘れずにこなせるのです。
（4）スケジュールに余裕を持たせる
4つ目のコツは、スケジュールに余裕を持たせることです。
プロジェクトを進めるなかで、予期せぬトラブルが起こるケースは少なくありません。したがって、プロジェクトのスケジュールを立てるときは、不測の事態に備えて余裕を持たせましょう。
ただし、余裕を持たせ過ぎると、生産性やモチベーションが下がる原因となるので、適度なスケジュール設計が必要です。
（5）定期的な進捗共有を徹底する
5つ目のコツは、進捗共有を徹底することです。
定期的に進捗を共有すれば、ほかのメンバーの作業内容が分かり、チーム全体でスムーズに作業を進められます。また、「進捗が早いメンバーが遅いメンバーをサポートする」といった連携も取れるようになるのです。
したがって、プロジェクトの実行時は、定期的な進捗共有を徹底しましょう。たとえば、メンバー間でやりとりできる「メッセージ機能」と、チームメンバーの作業を一覧で確認できる「タスク機能」を搭載した「Stock」を使えば、チームの連携を強化できます。
プロジェクト管理に役立つフレームワーク3選
プロジェクトをうまく進めるためには「適切な仕組み」を整えるのはもちろん、「マネジメントの極意」を理解しておくことも大切です。以下は、プロジェクト管理に役立つフレームワークを3つ紹介します。
PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）
PMBOKは、プロジェクトマネジメントの手法やプロセスをまとめた知識体系です。
PMBOKでは、プロジェクトにおいてマネジメントすべき「10の知識エリア」と、プロジェクトの進め方である「5つのプロセス」を定義しています。詳細は以下の通りです。
＜10の知識エリアとその詳細＞
＜5つのプロセスとその詳細＞
このように、PMBOKのフレームワークに当てはめながらプロジェクトを管理すれば、立ち上げから完了までを細かくコントロールできるのです。
CCPM（Critical Chain Project Management）
CCPMは、各タスクの納期を可能な限り短く設定して、余剰分をプロジェクト全体のバッファ（余裕）として確保しておく手法です。
通常、スケジュールを立てるときはタスクごとに余裕を持たせますが、CCPMではタスクごとの期限を限りなく短縮して見積もります。これにより、スピード感を持ってタスクに取り組み、納期を守りやすくなるのです。
また、タスクの納期を短縮することでプロジェクト全体にバッファが生じるので、万が一タスクが遅れた場合でも対処できます。
PPM（Project Portfolio Management）
PPMとは、複数のプロジェクトを同時に管理して、社内全体のリソース配分を最適化する手法です。
適切に人員を配置できていなければ「プロジェクトAでは人手が足りないのに、プロジェクトBでは人手が余っている」というように生産性の悪い現場がでてきます。そこで、PMMを実践すると、プロジェクトごとのリソースを適切にあてられるようになるのです。
ただし、複数のプロジェクトを並走させている場合、それぞれの情報が混同しやすい点に注意しましょう。そこで、プロジェクト単位で情報を整理できる「ノート」「フォルダ」が備わった「Stock」を使えば、情報が入り乱れる心配がありません。
【解決策あり】プロジェクトの失敗例2選
ここでは、プロジェクト進行の失敗例を2つご紹介します。解決策も掲載しているので、失敗を未然に防ぐためにも必ず確認しましょう。
（1）タスクの作業時間が足りない
1つ目は、タスクの作業時間が明らかに足りないことによる「納期（Delivery）」の失敗例です。
この場合は、計画段階で定めた「タスクの完遂までにかかる作業時間の見積もり」を見直しましょう。見積もられた作業時間が適切でない原因の多くは、タスクを細分化しきれていないことにあります。
タスクを細かく分解できていれば、作業時間をより具体的に見積もれます。したがって、タスクの作業時間を設定するときは、タスクの細分化できているかを確認しましょう。
（2）スキルにバラつきがある
2つ目は、スキルにバラつきがあることによる「品質（Quality）」の失敗例です。
メンバーによってスキルにバラつきがある場合、プロジェクト全体の遅延に繋がる可能性があるだけでなく、品質の低下にも起因します。顧客が求めている品質を担保できないのであれば、プロジェクトは成功したとは言えません。
この場合は、作業マニュアルを作成して共有しておくことで、メンバー間での能力の差異を無くすことができます。ただし、製造業などの現場作業では、Excelや紙のマニュアルは確認しづらいので、「Stock」のようなツールが役立ちます。
プロジェクトの基本的な進め方とコツやフレームワークまとめ
ここまで、プロジェクトをうまく進めるコツやフレームワークをご紹介しました。
プロジェクトをうまく進めるには、「タスクの分解や優先順位の確定」「メンバー間の定期的な進捗共有」が大切です。そこで、「タスク機能とメッセージ機能を搭載したITツール」を導入すれば、効率よくプロジェクトを進められます。
ただし、多機能なツールは操作が複雑で、ITに詳しくない社員が使いこなせずに普及しないリスクが高いです。したがって、「必要な機能に過不足がなく、簡単に使えるシンプルなツール」を選びましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、「ノート」「フォルダ」「タスク」「メッセージ」の4機能を搭載した、シンプルなツール『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクトの円滑な進行を実現しましょう。
