プロジェクトの原価管理では、見積と実績を比較し、差分の原因を分析が必要です。そこで、Excel（エクセル）を利用すれば、数値の自動計算や分析が可能になります。
しかし、「どのようにExcelで原価管理すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの原価管理表テンプレートと、運用のコツを紹介します。
- Excelでのプロジェクト原価管理の方法を理解したい
- プロジェクト原価管理のテンプレートを知りたい
- プロジェクトの原価管理を効率よく進めたい
という方は本記事を参考にすると、自社に最適な原価管理方法が見つかります。
目次
原価管理の概要
以下では、予算管理やコスト管理との違いなど、原価管理の概要について紹介します。原価管理をする前に、定義を確認しましょう。
プロジェクトにおける原価管理とは
プロジェクトにおける原価管理とは、プロジェクトや業務活動で発生する費用を正確に把握し、原価を適切に管理するプロセスを指します。
原価管理に取り組むのは、料金コストを抑えつつ収益性を確保することが目的です。とくにプロジェクトでは、事前にプロジェクト遂行にかかる原価を「標準原価」として設定し、実際にかかった「実際原価」との差を比較します。
標準原価と実際原価の差が明らかになれば、進捗や工数のズレ、予期せぬ追加費用が明確になり、次のプロジェクトの改善に役立ちます。そのためにも、管理すべき項目は漏れがないように洗い出し、慎重にチェックしましょう。
原価管理・コスト管理・予算管理の違い
「原価管理」「コスト管理」「予算管理」は、それぞれの目的や管理範囲が異なります。以下の表を参考に、各管理方法の違いを確認しましょう。
| 目的 | 管理範囲 | 例 | |
|---|---|---|---|
| 原価管理 | プロジェクトの収益性を確保する | プロジェクト全体の費用 | 原材料費、人件費、設備費 |
| コスト管理 | 経費を削減し利益を最大化する | 個別のコスト項目 | 部門や活動ごとのコスト（例: 部門別人件費） |
| 予算管理 | 組織全体の財務目標を達成する | 企業全体の収入と支出計画 | 売上目標、営業費用、利益目標 |
このように、各管理方法にはそれぞれ異なる意味を持ちます。とくに、「原価管理」や「コスト管理」は「予算管理」の一部であり、「予算管理」よりも狭義と言えます。
【4ステップ】原価管理のプロセス
プロジェクトにおける原価管理は、以下の4ステップで進行します。
- 計画
- 実行
- 監視
- 精査
プロジェクト開始前に、必要なコストや資源を見積もり、標準原価を設定します。ここでは、スケジュールや予算の範囲内で効率よくプロジェクトを進めるための計画を立てることが重要です。
計画に基づき、プロジェクトを実行します。実際にコストが発生するため、計画したリソースやコストに従って作業を進め、適切なコストを維持する必要があります。
プロジェクトの進行中に、実際にかかった原価と計画時の標準原価を比較し、進捗やコストのずれを監視します。定期的なチェックが、予算超過やリソース不足を早期に発見するために必要です。
監視で発見された差異の原因を分析し、改善策を検討します。プロジェクト終了後に、次回以降のプロジェクトのために精査結果を反映させ、効率的な原価管理に活かします。
上記4つのステップに沿って原価管理をすることで、プロジェクトのコストを効果的にコントロールできます。
見やすい原価管理表を作るために！無料Excelテンプレート3選
以下では、原価管理に使えるExcelの無料テンプレート3選をご紹介します。テンプレートを活用して、一から原価管理表をつくる手間をなくしましょう。
幅広い業界に対応したシンプルな原価管理表
こちらは、業種を問わず活用できるシンプルな原価管理表のテンプレートです。
材料費、加工費、経費、間接費の項目を合計すると、製品1単位当たりの原価を割りだせます。ただし、関数がほとんど入っていないため、社内のITリテラシーに合わせて関数を組み込んで手間を省きましょう。
製造原価計算に役立つ製造業向けコスト計算表
こちらは、Microsoft社が提供する製造業向けコスト計算表のテンプレートです。
直接費、間接費、一般および管理費に分けて製造費用を算出できます。また、製品原価と週当たりの生産単位数を入力すれば、合計生産原価も自動で計算されるので便利です。
飲食店向け見やすい商品別の原価率計算表
こちらは、飲食店向けの見やすい原価率計算表のテンプレートです。
商品ごとに原価率を算出できるため、適正な価格設定が可能です。ただし、多種類の食材を扱う場合は、料理単位で原価を管理するなどの工夫が求められます。
Excelで原価管理をする3つのメリット
プロジェクトの原価管理において、Excelを使用する企業は多くあります。以下では、Excelを利用する3つのメリットを紹介します。
（1）教育コストがかからない
Excelで原価管理をするメリットとして、教育コストがかからない点が挙げられます。
Excelは多くの企業で導入されており、一般的なツールのため、社員がすでに習熟している場合が多く、新たな研修なしに運用しやすいです。さらに、操作が直感的で、入力漏れなどのリスクも抑えられます。
ただし、誰でも使えるからといって特定の担当者だけが管理する体制にすると、操作や管理が属人化しやすいです。そのため、「Stock」のような原価管理表を共有し、チーム全体で更新・閲覧できるツールを導入して、業務の属人化を防ぎましょう。
（2）導入コストがかからない
Excelは、初期費用といった導入の追加コストは発生しません。そのため、新たなシステムを導入する手間や費用を抑えつつ、すぐに原価管理を始められます。
さらに、2023年のキーマンズネット調査によると、回答企業の98％がExcelを利用しており、すでに社内環境が整っている企業が多いため、追加の学習コストも最小限に抑えられます。
（3）テンプレートが使える
テンプレートが使える点もExcelのメリットです。
Excelは多くの無料テンプレートが公開されているため、自社に合ったものを簡単に見つけられます。そのため、一から原価管理表をつくる手間がかからず、効率よく作業を進められるのです。
また、社内で共通のテンプレートを使うことで、誰でも効率的に原価管理できます。
Excelで原価管理をする3つのデメリット
ここでは、Excelで原価管理をする3つのデメリットを紹介します。以下を参考にメリットとデメリットを比較検討し、自社に適した方法を選びましょう。
（1）管理が属人化してしまう
Excelのデメリットの1つは、「管理の属人化」が起こりやすいことです。
関数やマクロを活用すればさまざまな処理が自動化される一方で、機能を使いこなせる社員が限られている場合、原価管理が特定の担当者に依存してしまいます。その場合、担当者が異動や退職すると、管理体制が崩れる可能性があります。
そのため、原価管理に使用するITツールを選ぶ際には、シンプルで誰でも管理しやすいツールを選びましょう。
（2）管理に手間がかかる
次に、「管理に手間がかかる点」もExcelのデメリットです。
Excelでは、プロジェクトごとに異なるシートやファイルを作成して情報を管理する必要があります。そのため、知りたい情報があっても、ファイルの場所を見失ってしまい、情報を探す手間がかかってしまいます。
この問題を解消するには、情報を一元管理できるツールを導入するのが効果的です。たとえば、「Stock」のようなツールを使えば、情報を整理しやすく、検索機能によって必要なデータを素早く見つけられます。
（3）更新に手間がかかる
最後に、Excelの原価管理には、「更新に手間がかかる」というデメリットもあります。
Excelファイルは共有作業が不便なため、データを最新に保つためには、ファイルを都度開いて編集し、更新されたファイルをメールなどで共有しなくてはなりません。また、情報が更新されても他のメンバーは気づくことが難しいのです。
そのため、更新・共有に時間がかかり、誤った情報が使われるリスクも生じます。そこで、リアルタイムで情報を更新・共有できるツールを活用することで、効率的な原価管理が可能になります。
【これで解消】Excelよりも簡単に原価管理ができるおすすめツール
以下では、Excelよりも簡単に原価管理ができるおすすめのツールをご紹介します。
Excelで原価管理表を作成すると、共有するときにメールやチャットを使う必要があり、手間がかかります。また、ファイル数が増えると、必要な情報への迅速なアクセスが難しいです。
そこで、プロジェクト管理ツールを使えば、別のツールを使わずとも同じツール上で原価管理表を共有や閲覧ができます。ただし、ツールが多機能だと、操作が難しく社内に浸透せず、作業が特定の担当者に依存する「属人化」を招く恐れがあります。
結論、自社が導入するべきツールは、ITに詳しくない65歳でも導入したその日から使えるほど、簡単に情報を共有できるプロジェクト管理ツール「Stock」一択です。
Stockの「テンプレート」を活用して作成した原価管理表は、リアルタイムでチームメンバーと共有可能なので、共有の手間を省けます。また、強力な「検索機能」により、目的の情報をすぐに見つけられるため、管理作業の効率化も実現できます。
非IT企業の社員でも導入したその日から使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
原価管理を成功させるコツ
以下では、原価管理のコツを紹介します。原価管理を成功させたい方は必見です。
（1）細かい項目までしっかりと洗い出す
原価管理をする際は、抜け漏れがないか必ず確認し、細かい項目まで洗い出しましょう。
人件費や材料費、外注費など、細分化して計上することで、実際にかかるコストの見落としを防ぎ、正確な管理が可能になります。そのため、プロジェクト全体のコスト把握がしやすくなり、将来の予算策定に役立ちます。
たとえば、「Stock」のようなITツールを活用すれば、あらかじめテンプレートを作成・共有できるため、必要な項目を網羅した原価管理がスムーズにできます。これにより、項目の細分化による抜け漏れを防ぎながら、効率的なコスト管理が可能です。
（2）書式や運用のルールを策定する
原価管理する際は、社内で書式や運用ルールを定めておきましょう。
ルールを作らず、担当者に任せていると書式や記入方法にばらつきが生じたり、業務が属人化したりする恐れが生じます。また、運用ルールがなければ、情報の更新が正確にできず、社内に正しい情報が共有されないリスクがあるのです。
したがって、原価管理を始める前には必ず書式や運用ルールを決めて、社内に周知しておくことが大切です。
（3）マクロ・関数を活用する
Excelで原価管理を行う場合、マクロや関数を活用すると作業を自動化できます。
複雑な計算や繰り返し作業を省略できるため、手動ミスを防ぎ、より正確なデータ管理が可能になります。さらに、作業時間を短縮されると、重要な業務に集中する余裕が生まれるメリットも得られるのです。
また、一度設定しておけば、シートをコピーして使い回せるので、Excelが苦手なメンバーがいる場合でも安心です。
プロジェクトの原価管理をExcelで行うメリット・デメリットまとめ
ここまで、原価管理表のテンプレートやExcelのメリット・デメリットを中心に紹介しました。
Excelテンプレートがあれば、一から原価管理表をつくる必要がないうえ、社内で様式を統一できるメリットがあります。一方で、ファイルの管理が煩雑になったり、作業が属人化したりして業務が滞るデメリットもあるのです。
そのため、「高精度な検索機能によりファイルへのアクセス性が高く、誰でも簡単に使いこなせるプロジェクト管理ツール」を導入しましょう。
結論、プロジェクトの原価管理には、ITに詳しくない65歳でも使いこなせて、直感的に目的の情報を見つけ出せるツール「Stock」が必須です。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上がStockを導入して、効果的な管理を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入して、原価管理表を適切に運用しましょう。
