ミーティングや営業先への訪問、資料提出の締め切りなど、日々の業務における抜け漏れをなくすにはスケジュール管理が必須です。近年では、IT化にともなってスケジュール管理アプリを使う人が増えています。
しかし、アプリの利用を検討しているものの「どれを選べば良いか分からない」「そもそもスケジュール管理自体が苦手だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめスケジュール管理アプリと選定ポイントを中心に解説します。
- スケジュールを組んでも結局後ろ倒しになってしまう
- 予定と進捗を簡単に管理したい
- スケジュール管理が上手い人が実践するコツを真似したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なスケジュール管理アプリが見つかり、仕事を効率的に進めるのに役立ちます。
目次
スケジュール管理とは？
以下では、スケジュール管理について解説します。「何のためにスケジュール管理をするのか」という目的から逆算した適切な行動がとれるように、ここで押さえましょう。
スケジュール管理の概要
スケジュール管理とは、期日のある仕事を確実に遂行するため管理することを指します。
具体的には、「何を、いつまでにやるべきか」を洗い出し、それぞれに優先順位をつけてこなすという方法が一般的です。また、手帳やカレンダーアプリ、タスク管理アプリなど、管理にはさまざまな方法があります。
スケジュール管理の目的
スケジュール管理の目的は、効率的なタスク処理によるプロジェクトの成功です。
スケジュール管理をすれば「プロジェクトを成功させるためにこなすべきタスクは何か」「タスクを期日までに終えるにはどうすべきか」が明確になります。このように、逆算思考をすることでタスクを効率よく回せるようになるのです。
ただし、タスクの内容や期日はプロジェクトの進行に応じて変化する可能性があります。したがって、プロジェクトの成功を最優先に臨機応変なスケジュール管理をしましょう。
スケジュール管理のメリット3つ
ここでは、スケジュール管理のメリット3つをご紹介します。以下のメリットを得るためにも、スケジュール管理をチームで習慣化しましょう。
（1）予定忘れを防ぐ
一つ目のメリットは、予定忘れを防ぐことです。
スケジュール管理をすれば各自のタスクや案件が可視化されます。そのため、「次にやるべきタスクは何か」が常に把握できる状態となり、予定の抜け漏れを防げるのです。
加えて、個人だけでなくチーム全体でスケジュールを共有する環境が整っていると、誰かのタスクに遅れが発生したときにすばやく把握できます。その結果、ほかのメンバーへ手助けを依頼してプロジェクト全体の遅延を食い止められるのです。
（2）最適なアクションが起こせる
二つ目のメリットは、最適なアクションが起こせる点です。
タスクを期限までに効率よく消化するには、目的達成（ゴール）から逆算しなければなりません。逆算するとタスクの優先順位が明確になるため「どのタスクから取りかかれば良いか」と迷う時間がなくなり、スムーズにアクションを起こせるのです。
さらに、各自のスケジュールが常に分かるので「手の空いているメンバーにタスクを振り分ける」など、状況に合わせた最適なアクションがとれます。
（3）急な状況変化に対応できる
三つ目のメリットは、急な状況変化に対応できる点です。
具体的には、「顧客から急遽打ち合わせ時間の変更を依頼された」という場合に、タスクとスケジュールが明確であれば予定をすぐに組みなおせます。また、あらかじめチームでスケジュール表を共有しておけば、変更を逐一口頭で報告する手間がかかりません。
したがって、個人だけでなくチーム全体のスケジュールを把握しておき、急な変更でも迅速に対応、報告できる体制を整えましょう。たとえば、メンバー全員のタスクを共有し、いつでも簡単に確かめられる「Stock」のようなアプリを使うのも一つの方法です。
スケジュール管理の方法
スケジュール管理の方法としては、スケジュール管理アプリの導入・運用一択です。以下は、紙とエクセル、アプリの比較表です。（左右にスクロール可能）
| 紙 | エクセル | スケジュール管理アプリ | |
|---|---|---|---|
|
スケジュール変更 |
△
書き直すのが面倒 |
〇
PCで入力する |
◎
スマホから簡単に変更する |
|
スケジュール確認 |
△
手帳を開くのが面倒 |
△
エクセルファイルを開くのが面倒 |
◎
スマホですぐにアクセスできる |
|
チームでスケジュール共有 |
△
紙を手渡しするのが面倒 |
△
メールやチャットで送るのが面倒 |
〇
アプリ上で共有が完結
※アプリによって異なる |
紙でスケジュール管理をすると「予定の変更を書きなおす」「わざわざスケジュール帳を開いて書き込んだり確認したりする」といった手間がかかります。
また、WordやExcelは複数人で編集・確認するのに不向きなため、チーム全体のスケジュール管理がスムーズにできません。
一方、スケジュール管理アプリはスマホやPCから簡単にタスクを設定、変更できます。また、メンバーの進捗を共有できるため、チーム全体のスケジュール管理に役立つのです。
ただし、無料のスケジュール管理アプリには共有機能がないものもあるため、「Stock」のようにアプリ上で簡単にスケジュールを共有できるものが最適です。
＜必見＞ビジネス向けスケジュール管理アプリ6選
以下では、ビジネス向けスケジュール管理アプリ6選をご紹介します。
スケジュール管理アプリを活用すれば、チーム全体のスケジュールをリアルタイムで確認できます。また、WordやExcelのように、メールやチャットに添付して共有する手間もかかりません。
ただし、多機能なアプリは操作を覚えるのに時間がかかり、かえって面倒です。そのため、必ず「誰でも簡単にスケジュール管理ができるアプリ」を選びましょう。
結論、ビジネスに最適なスケジュール管理アプリは、非IT企業の65歳の方が説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にスケジュールや関連資料を記載据えれば、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。また、メンバー全員の進捗を簡単に確かめられる「タスク」が搭載されており、スケジュール調整にも役立つのです。
【Stock】チームのスケジュールを最も簡単に管理できるアプリ
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
【Googleカレンダー】Gmailとスムーズに連携できるアプリ
＜Googleカレンダーの特徴＞
- タスク管理が可能
- スケジュールの共有が可能
Google ToDo リストと連携すればタスク管理にも使えます。
同じアプリを利用していればカレンダーを共有できるため、離れた場所にいてもメンバーのスケジュールをいつでも確かめられます。
＜Googleカレンダーの注意点＞
- 詳細なスケジュールの共有は難しい
予定の時刻と内容を簡潔に表示するため「打ち合わせの予定で使う資料」「会議の流れ」といった詳細事項は別の手段を使って共有しなければなりません。
＜Googleカレンダーの料金体系＞
- グーグルアカウントを持っていれば無料で利用できます。
【Microsoft To Do】To Doリストを簡単に管理できるアプリ
＜Microsoft To Doの特徴＞
- Windowsユーザーにおすすめ
- タスクの追加や編集が簡単
Microsoftが提供しているアプリなので、アカウントを持っていれば即座に使いはじめられます。
数クリックでタスクを追加、編集でき、紙やエクセルに比べて手間がかかりません。
＜Microsoft To Doの注意点＞
- タスクの細かい説明を書けない
タスクの詳細を記入できないため、結局別のメモアプリやドキュメントにまとめる手間がかかることに注意が必要です。
＜Microsoft To Doの料金体系＞
- 無料で利用できます。
【Asana】タスクをオンラインで管理できるアプリ
＜Asanaの特徴＞
- カンバン方式のタスク管理
- さまざまなアプリと連携可能
タスクを「未完了」「対応中」「完了」といったボードに貼り付けていく”カンバン方式”で管理できるので、進捗が一目で分かるのが特徴です。
SlackやGoogleカレンダー、GitHubなど、連携できるアプリが幅広いです。
＜Asanaの注意点＞
- 有料にしなければ人数制限がある
無料版では15人までしか共有できません。無制限にするには、月額料金（¥1,475/ユーザー/月〜）を支払う必要があります。
＜Asanaの料金体系＞
- Basic：¥0
- Premium：¥1,475/ユーザー/月（月払い）
- Business：¥3,300/ユーザー/月（月払い）
- Asana Enterprise：要問い合わせ
【Any.do】直感的に操作できるアプリ
＜Any.doの特徴＞
- タスクを詳細に設定できる
- リマインダーを設定できる
タスクごとに時間や場所、サブタスクといった詳細情報を設定できます。
タスクごとにリマインダーを設定できるので、抜け漏れを防げます。
＜Any.doの注意点＞
- アプリの動作が重い
アプリの動作が重く、起動に時間がかかったり、完了したタスクが反映されなかったりするケースがあります。
＜Any.doの料金体系＞
- Personal：0円
- Premium：$3/月
- Teams：$5/ユーザー/月
【Senses】営業のスケジュール管理に強みがあるアプリ
＜Sensesの特徴＞
- 営業に特化したツール
- 顧客管理も可能
案件ボードが搭載されており、営業の進捗を直感的に把握できます。
タスクだけでなく、案件や行動履歴などの顧客情報も一元管理できるのが特徴です。
＜Sensesの注意点＞
- 運用コストがかかる
最安プランでも月額27,500円〜のため、導入のハードルが高いと言えます。
＜Sensesの料金体系＞
- Starter：27,500円～/月
- Growth：110,000円～/月
- Enterprise：330,000円～/月
プライベート向けスケジュール管理アプリ5選
以下では、プライベート向けのスケジュール管理アプリ5選をご紹介します。ビジネス用以外で探している方や無料のアプリを使いたい方は必見です。
【ジョルテ】紙とデジタルを融合したアプリ
＜ジョルテの特徴＞
- さまざまなデバイスで使用できる
- 自動バックアップが可能
スマホで作成したカレンダーやToDoリストがパソコンやタブレットに同期されるため、複数のデバイスでスケジュールを確認できます。
誤ってアプリをアンインストールしたり、スマートフォンやiPadの故障や紛失をしたりした場合でも、スケジュールを復元できます。
＜ジョルテの注意点＞
- 扱いが難しい
機能が豊富すぎるため使うのが難しいというユーザーの意見もあり、シンプルなスケジュール管理には不向きと言えます。
＜ジョルテの料金体系＞
- 無料：0円
- ジョルテプレミアム：300円/月（月払い）
- ジョルテプラス：480円（年払い）
【Yahoo!カレンダー】無料のカレンダーアプリ
＜Yahoo!カレンダーの特徴＞
- 複数のカレンダーを作れる
- デザインのアレンジが可能
仕事用・プライベート用に使い分けられ、予定の混同を避けられます。
背景の色やテーマを変えられるため、好みに合ったカレンダーを作成できます。
＜Yahoo!カレンダーの注意点＞
- バックアップの手順に手間がかかる
バックアップを取るためには、Yahoo!IDを取得する必要があります。アカウントを増やすのが手間に感じる方にとっては不向きです。
＜Yahoo!カレンダーの料金体系＞
- 無料で利用できます。
【TimeTree】チームでのスケジュール共有に強みがあるアプリ
＜TimeTreeの特徴＞
- チームでのチャットも可能
- メモの共有ができる
予定ごとにチャット欄があり、コメントや画像を付け加えられます。
議事録のメモやToDoリストなど、社内で共有したい情報をスケジュールに付随して共有できます。
＜TimeTreeの注意点＞
- セキュリティロック機能がない
カレンダーごとにセキュリティロックをかける機能がないため、他人に見られたくない予定がある場合は注意しましょう。
＜TimeTreeの料金体系＞
- 無料で利用できます。
【Lifebear】クラウド型の電子手帳アプリ
＜Lifebearの特徴＞
- さまざまな機能が一体化している
- オリジナル手帳を作れる
カレンダーごとにToDoリストを書けるほか、資料の画像を貼るノート機能や、日記を書く機能もあります。
1,500種類以上のスタンプ、20種類以上の着せかえテーマが揃っており、好みの手帳を作れます。
＜Lifebearの注意点＞
- 共有機能がない
個人での利用を想定しているので、ほかのメンバーとの共有はできません。しかし、スマートフォンやPCでのデバイス間での共有は可能です。
＜Lifebearの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- ベーシックプラン：248円/月
- プレミアムプラン：498円/月（月払い）
【スケジュールストリート】スマホで使えるカレンダーアプリ
＜スケジュールストリートの特徴＞
- 複数のカレンダーを作成可能
- 詳細なスケジュール追加が可能
カレンダーを分類できるため、プライベートと仕事のカレンダーを使い分けられます。また、予定が公私で混同する事態も避けられます。
タスクやボイスメモ、写真などをスケジュールに付加できます。たとえば、定例会議ごとに資料やボイスメモを簡単にまとめられます。
＜スケジュールストリートの注意点＞
- 共有に手間がかかる
タスクを共有するとき、Googleカレンダーを経由しないと同期ができません。加えて、ほかの端末と同期するには、Google Tasksを利用する必要があります。
＜スケジュールストリートの料金体系＞
- 無料で利用できます。
スケジュール管理アプリの選び方3つ
ここでは、スケジュール管理アプリの選び方を3つご紹介します。アプリの導入後に従業員の抵抗感を生まないためにも、以下のポイントを把握しましょう。
（1）無料プランや試用期間があるか
一つ目のポイントは、無料プランや試用期間があるかです。
アプリを継続的に運用するためには、あらかじめスケジュールの管理機能やサポート体制が十分かを確かめる必要があります。そこで、無料で使えるアプリであれば、初期費用を抑えながら使い心地を確かめられるのです。
逆に、有料プランしかないアプリでは「課金して導入したが、自社には浸透しなかった」というケースになりかねません。したがって、必ず無料プランや試用期間で使い心地を確かめましょう。
（2）導入目的に沿った機能があるか
二つ目のポイントは、導入目的に沿った機能があるかです。
アプリにどのような機能があるのか事前に把握していなければ、導入後に「欲しい機能が備わっていなかった」という事態になりかねません。そのため、アプリを選ぶ前に目的と必要な機能を洗い出しましょう。
また、必要な機能を抽出する際は、アプリによって解決したい課題を明確化するのが大切です。たとえば、会議のスケジュールを共有したい場合は「日程調整だけでなく関連資料の蓄積もできるか」などを確認しましょう。
（3）簡単に使いこなせるか
三つ目の機能は、簡単に使いこなせるかです。
多機能なアプリでも、UI（見た目）が複雑でタスクやスケジュールを確認しづらければ、ITに詳しくないメンバーは使いこなせず、結果的に社内へ浸透しません。
とくに、社内のITリテラシーにばらつきがある中小企業や非IT企業では、誰でも直感的に使いこなせる「Stock」のようなアプリが最適と言えます。
スケジュールの立て方とは？
以下では、具体的なスケジュールの立て方を3つの手順に沿って解説します。
- 作業を洗い出す
- 締め切りと優先順位をつける
- 作業時間を設定する
はじめに、やるべき作業を細分化して洗い出しましょう。ここでは、「打ち合わせの日程調整」のように抽象的な表現ではなく「参加者のスケジュール確認」「メール送信」といった具体的な作業レベルに落とし込むのがポイントです。
次に、洗い出した作業に締め切りと優先順位をつけます。タスクは緊急度と重要度が高いものから順に優先的に処理しなければなりません。
最後に、それぞれのタスクの作業時間を設定します。移動や休憩も考慮し、余裕を持った時間設定を心がけましょう。
スケジュール管理が苦手な方は、以上の3ステップに従うと、無理のない範囲かつ綿密なスケジュールを立てられます。
スケジュール管理が苦手な原因
以下では、スケジュール管理が苦手な原因について解説します。「スケジュール管理が苦手だが、何がだめなのか分からない」という方は必見です。
原因1｜やるべきことを整理していない
一つ目の原因は、やるべきことを整理していないことです。
そもそも「今どれほどの仕事を抱えているのか」や「仕事の期限はいつまでなのか」といった項目を整理できていないと、遂行まで逆算できません。その結果、スケジュールが後ろ倒しになったり、急な業務に対応できなくなったりするのです。
したがって、やるべきことを整理できていない場合は、抱えている仕事を洗い出したり、仕事の期限を確認したりすることからはじめましょう。
原因2｜何から手を付ければ良いか分からない
二つ目の原因は、何から手を付ければ良いか分かっていないことです。
仕事に優先順位をつけられていないと、やみくもに消化しようとして「期限が短いタスクを見逃していた」「重要なタスクにかけられる時間が足りなくなった」という事態になりかねません。
したがって、何から手を付ければ良いか分からない場合は、仕事の緊急度（期限）と重要度を明確にし、より高いものから消化する習慣をつけましょう。
上手い人が実践！スケジュール管理のコツ3選
ここでは、スケジュール管理における3つのコツをご紹介します。より効率的にスケジュールを管理したい方は、以下の3点を実践しましょう。
コツ1｜把握している予定をすべて抽出する
はじめに、タスクとして把握している予定をすべて抽出します。
漏れなく予定を書き出すと、各自の抱えているタスクが可視化されて優先順位がつけやすくなります。その結果、大量のタスクを抱える「マルチタスク」の状態を防げるので、ほかの業務の時間が圧迫される心配もありません。
このように、タスクの全体像を把握して優先順位をつけるためにも、まずは予定をすべて洗い出しましょう。
コツ2｜具体的な作業時間を見積もる
作業時間を見積もるのもスケジュール管理のコツです。
ここでは、各タスクの期日に合わせて「どの作業にどれくらいかけられるか」を逆算します。そのうえで、「1週間以内に5枚の報告書を作成する」のように、具体的な作業時間を設定しましょう。
また、タスクを回す能力には個人差があるので、実現可能な範囲で見積もらなければなりません。たとえば、マイルストーン（中間目標）を設定すると、長期に及ぶタスクでも適切な作業時間を設定できます。
コツ3｜アプリを使う
効率的なスケジュール管理にはアプリの活用も欠かせません。
アプリを使えば、タスクの期限を通知するリマインダーを設定したり、時間や場所を問わずにスケジュールを確認したりできます。また、メンバーへの共有もアプリ上で完結するのが特徴です。
ただし、多機能なアプリは操作が難しく社内に浸透しない恐れがあるので、自社のITリテラシーに合ったアプリが必須です。たとえば、誰でも説明なしで使いはじめられる「Stock」のようなアプリであれば、ITリテラシーに関わらず簡単に使えます。
おすすめのスケジュール管理アプリまとめ
これまで、おすすめのスケジュール管理アプリ11選や選定ポイントを中心にご紹介しました。スケジュール管理を選ぶ3つのポイントは以下の通りです。
- 無料プランや試用期間があるか
- 導入目的に沿った機能があるか
- 簡単に使いこなせるか
とくに、三つ目の「簡単に使いこなせるか」は、チームのスケジュール管理において重要です。ITリテラシーを問わず誰でも使いこなせるアプリでなければ、社内へ定着せず進捗の共有や日程調整に支障をきたしかねません。
たとえば、今回ご紹介したStockは、65歳以上の従業員でも導入即日に使いこなせるほど簡単なアプリです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でスケジュール管理のストレスを解消し、プロジェクトを円滑に進めましょう。
