業務改善やDX推進では、業務フローを正しく把握し、課題を明確にすることが欠かせません。とくに、業務プロセスがブラックボックス化していると、無駄な作業や属人化に気づけず、改善施策が形骸化する原因になります。
しかし、なかには「業務プロセスを可視化したいものの、何から整理すべきかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務プロセスの可視化がうまくいかない企業の共通点や可視化するためのポイントを中心にご紹介します。
- どこで業務が滞っているのかが把握できず、改善施策を打てない管理職
- 担当者ごとに進め方が異なり、業務の属人化が発生して困っている現場リーダー
- DX推進において、まず何を整理・可視化すべきかわからない業務改善担当者
という方はこの記事を参考にすると、業務プロセスを整理・可視化する方法が分かり、業務改善や情報共有をスムーズに進められるようになります。
目次
業務プロセスの可視化とは？
ここでは、業務プロセスと業務フローの違いや、業務プロセスの可視化が不十分だと生じる問題について解説します。
業務プロセスと業務フローの違い
業務プロセスとは「業務全体の流れと構造」を捉える考え方であり、業務フローは「作業手順を図で表したもの」です。
業務プロセスは、誰が・どの情報を使って・どのような目的で業務を進めているのかまで含めて整理します。具体的には、どの部署が依頼を受け、どのシステムに情報を入力し、どの工程で非効率が発生しているのかまで可視化します。
一方、業務フローは、業務の順番や分岐といった作業の流れの可視化であり、業務プロセスを明確にするための一環だと言えます。たとえば、見積作成業務に関して、業務フローでは「依頼受付→見積作成→上長確認→提出」といった手順が整理されます。
したがって、単に作業の流れを整理したい場合は業務フロー、業務全体を見直して改善につなげたい場合は、業務プロセスの可視化が重要だといえます。
可視化が不十分だと生じる問題
業務プロセスが可視化されていないと、引継ぎや日常業務に余計な負担が生じます。
作業手順や判断基準が整理されていないと、業務が個人の経験や判断に依存し、引き継ぎもスムーズにできません。また、業務の流れや役割分担が不明確なままでは、同じ作業を重複しておこなったり、不要な確認が発生したりするなど、非効率が生じます。
このように、可視化が不十分な状態では引継ぎ効率が低下し、無駄な作業が蓄積して本来の業務に時間を割けなくなるのです。
【失敗例】業務プロセス可視化がうまくいかない企業の共通点
ここでは、業務プロセスの可視化がうまくいかない企業の共通点についてご説明します。
可視化すること自体が目的になっている
業務プロセス可視化がうまく進まない企業には、可視化そのものが目的化してしまっているという共通点があります。
本来は業務の改善や属人化の解消の手段であるにもかかわらず、フロー図を作ること自体がゴールになると、現場の課題が置き去りになってしまいます。その結果、作成した資料が業務に活用されず、更新されないまま形骸化してしまうケースもあるのです。
このように、可視化の取り組みが業務改善につながらず、時間と労力だけが消費されてしまうのです。
現場の実情を反映できていない
業務プロセスの可視化が形骸化してしまう企業では、作成されたプロセスが現場の実態とずれていることが大きな課題になります。
実際の作業手順を十分に把握しないままフローを作成すると、現場の運用と合わず、使われない資料になってしまいます。また、現場の声を取り入れずに可視化を進めると、実情に合わないルールが増え、結局は従来の属人的なやり方に戻ってしまうのです。
そのため、現場の実態を踏まえたプロセス設計ができなければ、「適切に可視化できている」とは言えません。
KPIや評価基準が設けられていない
業務プロセス可視化が定着しない企業では、取り組みの成果を測るためのKPIや評価基準が設定されていないというケースが多いです。
可視化することで何を実現したいか、その目的が指標として明確になっていないと、改善の進捗を判断できません。また、評価基準がない状態では、現場が可視化の必要性を実感しにくく、取り組みが一時的な作業で終わってしまい、継続的な改善につながりません。
そのため、可視化の効果を高めるには、達成すべき指標を明確にし、改善状況を客観的に把握できる仕組みを整えることが欠かせないのです。
【図解あり】業務プロセスを可視化する方法
ここでは、業務プロセスを可視化する方法について解説します。仕事の流れを明確化したい企業は、以下の内容を実践するとスムーズに取り組みが進められます。
図表を作成する
業務プロセスを可視化する方法として、図表の作成が挙げられます。たとえば、業務プロセスを可視化できる図表として、以下の内容が挙げられます。
- フローチャート
- プロセスマップ
- スキルマップ
矢印・図形を使って、個々の業務の流れを図式化する表形式です。
業務の流れを図式化して、プロセス同士の関係性を可視化できる形式です。
社員個々のスキルを表にまとめて、人員配置・育成に生かせる表形式です。
たとえば、フローチャートを用いて図表を作成すると以下のようになります。
このように、図表を作成すると、可視化した業務プロセスを、誰でも直観的に把握できるようになります。業務の流れをまず整理したい企業や、現状の業務を洗い出す段階の企業には、図表による可視化が適しています。
業務状況を管理・共有する
業務状況を管理・共有すると、業務プロセスを可視化できます。
たとえば、進捗状況を共有できる仕組みをつくれば、ほかのメンバーの業務状況を把握しやすくなります。とくに、進捗表や業務棚卸表を作成すると、業務実態を把握して、「ムダなプロセス」や「過度な負担がかかっているプロセス」の発見が可能です。
また、勤怠管理に取り組んで、社員の労働状況を把握することも業務プロセスの可視化において有効です。「長時間労働」や「有給休暇の取得率」から、業務の実態について定量的に判断できます。
そのため、複数人で業務を分担している部署や、進捗の遅れや業務量の偏りに課題を感じている企業には、業務状況の管理・共有が適しています。
マニュアルを作成する
マニュアルを作成することも、業務プロセスを可視化する手法のひとつです。
業務プロセスをマニュアル化して共有すれば、すべての社員が手順を把握して同じ品質で業務に取り組めます。
また、マニュアルを作成したら、定期的に更新して、常に最新の状態を保つように注意しましょう。とくに、マニュアルの活用が浸透している企業は、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを使って、社内の情報共有を円滑化しているのです。
業務品質のばらつきや引き継ぎの負担に課題を感じている企業には、マニュアルによる可視化が適しています。
【初心者でもできる】業務プロセスが簡単に可視化できるツール
以下では、業務プロセスの可視化を効果的に進められるツールをご紹介します。
業務プロセスの可視化に取り組まないままでは、各メンバーの進捗や業務の流れが分からず、属人化が進んでしまいます。その結果、無駄な作業や二重対応が発生し、改善点にも気づけなくなります。
ただし、進捗を口頭報告やバラバラの資料で管理しているだけでは、情報が分散して全体像を正確に把握できません。また、複雑なツールを導入しても、操作が難しければ現場に定着せず、結局は形だけの可視化に終わってしまいます。
そこで重要なのが、誰でも直感的に使え、情報を1か所に集約できる情報共有ツールを導入することです。ツールを活用すれば、進捗共有やマニュアル整備がスムーズになり、業務プロセスを自然に可視化できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツール「Stock」です。Stockでは、ノートに進捗や業務フローをまとめて共有し、タスクごとの担当者も設定できます。そのため、情報が錯綜せず業務プロセスの可視化をスムーズに進められます。
社内の情報共有を効率化できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務プロセスを可視化するうえで重要な3つのKPIとは
業務プロセスを可視化するには、KPI(重要業績評価指標)の設定が有効です。KPIを設定すると、目標を明確化して、取り組みを客観的に評価できます。
そこで以下では、業務プロセスを可視化するうえで重要な3つのKPIについて解説します。
(1)業務時間
1つ目は、業務時間です。
業務プロセスを可視化して、作業時間や進捗状況を記録・共有して分析すると、業務遂行に必要な時間を予測できます。そのため、必要以上に時間がかかっている業務を発見し、改善できるのです。
実際に、【HR総研：「働き方改革」への取り組み実態調査【2】労働時間】によると、「労働時間短縮のための運用」として4割以上の企業が「業務プロセスの見直し・改善」を挙げており、多くの企業が労働時間を短縮するために、業務プロセスの改善に取り組んでいることが分かります。
このように、業務時間をKPIとして設定して、業務プロセスの可視化・改善に取り組むことも手法のひとつです。
(2)残業時間
2つ目は、残業時間です。
残業時間を削減するには、残業が発生している原因を特定する必要があります。例として、「業務量が多すぎる」「人員配置が適切でない」などの原因が考えられます。
そこで、残業時間にKPIを設定し、業務プロセスを可視化・改善すれば、結果として労働時間を適正化できます。このように、残業時間を削減すると、働きやすい職場環境を整えて、社員のモチベーションを向上できるのです。
(3)納品までのリードタイム
3つ目は、納品までのリードタイム(必要な時間)です。
納品までのリードタイムをKPIとして設定して業務プロセスを可視化すれば、時間がかかっているプロセスを特定・改善して、リードタイムを削減できます。また、リードタイムを削減すると、以下のメリットを得られます。
- 製品をスピーディーに納品して、販売機会を増やせる
- 在庫の回転率を高めて、廃棄のリスクを削減できる
- 納品までの時間を短縮でき、顧客満足度を向上につながる
このように、納品までのリードタイムをKPIとして設定して削減すれば、業務を効率的に進められるだけでなく、競合他社と差別化できるのです。
業務プロセスを可視化するメリット・方法まとめ
これまで、業務プロセスの可視化がうまくいかない企業の共通点や、可視化するためのポイントを中心にご紹介しました。
業務プロセスを可視化すると、共通認識を形成したり属人化を解消したりできます。また、「業務時間」「残業時間」「納品までのリードタイム」をKPIとして設定すると、目標を明確化してプロセスを改善できるのです。
一方で、効果的に業務プロセスを可視化するには、進捗やマニュアルを簡単に共有できる仕組みが必須です。そこで、「誰でも簡単に使いこなせるシンプルな情報共有ツール」を導入すれば、社内の情報共有を徹底して、全社で業務プロセスの可視化に取り組めます。
したがって、業務プロセスの可視化には、誰でも導入即日で活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした250,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、業務プロセスの可視化に取り組みましょう。
