スケジュールやタスクの管理が不十分では、プロジェクトを予定通りに完了させるのが難しくなります。そのため、チーム内で進捗状況を共有でき、迅速に対応できる環境を整えるべきです。
しかし、「なぜプロジェクトが失敗してしまうのか分からず、有効な施策を打ち出せない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトが失敗する原因5選と改善策を中心にご紹介します。
- プロジェクトが失敗する原因を把握したい
- プロジェクトを成功に導くための効果的な方法を知りたい
- 誰でも簡単かつ確実にプロジェクトを遂行できるようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、プロジェクトが失敗する原因が分かり、管理体制を適切に改善できるようになります。
目次
【うまくいかない？】プロジェクトが失敗する原因5選
ここでは、プロジェクトが失敗する原因5選をご紹介します。以下に当てはまるチームは早急に管理体制を見直しましょう。
原因1｜顧客のニーズを把握できていない
まずは、顧客のニーズを把握できていないことが挙げられます。
顧客のニーズが詳細に分からなければプロジェクトの目的も不透明となって、成果物がニーズとずれたものになりかねません。そのため、顧客と綿密にコミュニケーションをとり、ニーズを的確に把握する必要があります。
ただし、顧客が成果物のイメージを持っていない場合は、企画案をいくつか提示し双方が納得したうえでプロジェクトを始動しましょう。
原因2｜スケジュールの見積もりが甘い
次に、スケジュールの見積もりが甘いのも、プロジェクトの失敗を招きます。
スケジュールを十分に見積もれていなければ、予定通りにタスクを完了できない恐れもあります。したがって、スケジュールを立てる際にはチーム内でタスクの洗い出しを徹底し、各タスクにかかる工数や作業時間を正確に見積もることが大切なのです。
また、各タスクの見積もりを詳細に行うことで、メンバーの能力を超えたタスク量となる心配もありません。
原因3｜進捗管理が不十分
次に、進捗管理が不十分なのも、プロジェクト失敗の原因になります。
メンバーの作業状況を把握していなければ、作業漏れやトラブルに気づくのが遅れてしまいます。そのため、週次ミーティングなど定期的に進捗確認をする機会を設け、作業の完了率を可視化すべきです。
以上のように定期的な進捗確認をしていれば、仮にタスクが遅れていた場合も迅速な対応ができるようになります。
原因4｜情報共有ができていない
次に、情報共有ができていないことも、プロジェクトがうまくいかない原因です。
情報共有を怠っていれば、各メンバーの進捗状況を瞬時に把握できず、スケジュール調整を誤る恐れがあります。また、進捗の確認不足から「納期直前までスケジュールの遅れに気付かない」といった事態にもなりかねません。
したがって、全体の進捗状況を確かめながら余裕をもってタスクを進めるためにも、情報共有はこまめにすべきなのです。
原因5｜プロジェクトのリソースが足りない
最後に、プロジェクトのリソースが足りないと、納期遅れのリスクが高まる原因になりかねません。
仮にメンバーの人数や予算が足りない場合、スケジュールに余裕がなくなり急な変更や修正に対応できなくなってしまいます。
リソース不足を防ぐには、計画の段階で作業量を的確に見積もり、必要な人員や予算を明確化しておくのが重要です。ただし、リソースを追加できない場合は、メンバーの能力に応じてタスクの配分を見直すなど柔軟に対応しましょう。
プロジェクトを成功に導く改善策4選
以下では、プロジェクトを成功に導く改善策を4つ解説します。プロジェクト管理に行き詰まっている担当者の方は、以下の方法を必ず実践しましょう。
改善策1｜プロジェクト計画書を作成・共有する
まずは、プロジェクト計画書を作成・共有するのが重要です。
「注意すべき箇所は何か」「いつまでに完了すべきか」といった目標や計画が明確であれば、逆算して効率よくタスクを進められます。また、成果物のクオリティがニーズからそれる心配もありません。
そして、計画書を共有すれば、チーム全体で共通認識を持ちながらプロジェクトを進行できるのです。
改善策2｜こまめな進捗管理をする
こまめな進捗管理もプロジェクトの成功につながります。
進捗管理を徹底していれば「スケジュール通りにタスクを進められているか」が可視化されます。そのため、納期直前で急遽スケジュールを調整する事態も回避できるのです。
また、長期プロジェクトの場合は各作業工程を細分化して管理すると、よりタスクの抜け漏れを防ぎやすくなるのでおすすめです。
改善策3｜コミュニケーションを円滑化する
コミュニケーションを円滑化するのも、プロジェクトの成功に不可欠です。
コミュニケーションが活発であれば、些細なトラブルやミスも早期に発見できるので、対応も迅速化して事態の悪化を防げます。また、各メンバーの特性や強みも理解できることから、タスク配分時の判断材料としても役立てられるのです。
したがって、重大トラブルを回避するだけでなくチームで良好な関係を築くためにも、円滑なコミュニケーションを促しましょう。
改善策4｜プロジェクト管理ツールを導入する
成功のためにはプロジェクト管理ツールの導入も欠かせません。
紙の日報やWord・Excelといった手法でプロジェクト管理をしていれば、進捗状況をリアルタイムで把握できず失敗の原因になってしまいます。また、コミュニケーションをとるにも逐一メールや電話をしなくてはなりません。
そこで、時間・場所を問わずタスクの進捗を確かめられる「プロジェクト管理ツール」を導入・運用すれば、メンバー同士のやりとりもひとつのツール上で完結します。
ただし、複雑なツールではメンバーが使いこなせず、かえって情報の管理・共有が滞る恐れもあるので避けるべきです。一方、誰でも導入即日で使いこなせる「Stock」のようなツールを使えば、シンプルな操作性なのでスムーズな情報共有が実現できます。
【担当者必見】 プロジェクトの失敗を防ぐおすすめのツール
以下では、プロジェクトの失敗を防ぐおすすめのツールをご紹介します。
プロジェクトがうまくいかないのは、チームでの情報共有が不十分で進捗状況が把握できていないケースが大半です。そのため、リアルタイムでのやりとりが可能な”プロジェクト管理ツール”を使い、いつでも瞬時に進捗を確かめられるようにすべきなのです。
ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、操作の教育に無駄な時間がかかってプロジェクトの進行を阻害しかねません。このような状態を防ぐには「ITに不慣れでも簡単に使いこなせるツール」が必須です。
結論、プロジェクトを成功させるには、非IT企業の社員でも即日で使いこなせるうえ、プロジェクト管理に必要な機能に過不足ない「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に進捗やプロジェクトの詳細を記載すれば瞬時に共有されるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」でやりとりもリアルタイムにできます。さらに、直感的な「タスク」機能によって作業の抜け漏れリスクも起こりません。
非IT企業の65歳が即日で使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクトが失敗する原因と改善策まとめ
これまで、プロジェクトが失敗する原因と改善策を中心にご紹介してきました。
失敗するプロジェクトには、顧客のニーズが不透明だったり、タスクの見積もりが甘く適切に進捗管理できなかったりといった原因があります。また、情報共有不足だと進捗が分からなくなり、プロジェクトがうまくいかない要因にもなるのです。
そこで”プロジェクト管理ツール”を使えば、情報を一か所に集約できるうえ、各メンバーの進捗もリアルタイムで分かります。ただし、複雑なツールが使いこなせず失敗しては意味がないので「操作性がシンプルなツール」を使うべきです。
つまり、プロジェクトの失敗リスクそのものを防ぐには、非IT企業の65歳以上でも説明なしで使いこなせる「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、プロジェクトがうまくいかない原因を取り除いて成功へ導きましょう。
