プロジェクト管理を効率化するには、タスクの洗い出したうえで項目ごとに整理するのが重要です。プロジェクト管理の全体像が掴めれば、各タスクにかかる負担も大きく軽減できます。
一方で、プロジェクトの管理項目を十分に把握しておらず、プロジェクトを無事に完了できるか不安に感じている担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクト管理の必要項目や業務フローを中心に解説します。
- プロジェクト管理の経験が乏しく、必要な管理項目を十分に把握していない
- タスクを適切に洗い出して、抜け漏れなくプロジェクトを進めたい
- プロジェクト管理が負担になっており、効率化する方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、プロジェクト管理の必要項目が分かり、タスクを円滑に進められるようになります。
目次
プロジェクト管理の必要項目・業務フロー
以下では、プロジェクト管理の必要項目・業務フローを解説します。「プロジェクト管理を任されたが、具体的に何をすべきか分からない」という方は必見です。
プロジェクトの立ち上げ
まずは、具体的な目標を定めたうえでプロジェクトを立ち上げます。
最終目標は数値を用いて測定可能にするとともに、期限も明確にしておく必要があります。仮に「できるだけ早く終わらせる」のように定性的な目標だと、ゴールからの逆算ができず期限に遅れるリスクもあるからです。
また、最終目標とは別にマイルストーン（中間目標）をいくつか設定しておきましょう。マイルストーンがあれば長期的なプロジェクトでも進行状況を把握しやすくなるので、モチベーション維持にもつなげられます。
企画・立案
明確なプロジェクトのゴールを策定したら、具体的な管理項目を設定します。必要な項目は以下の通りです。
- スコープ管理
- コスト管理
- スケジュール管理
- ステークホルダー管理
- コミュニケーション管理
- リスク管理
プロジェクトを進める目的と成果物を明確化します。初期の段階で作業範囲を明確にしておくと、タスクの洗い出しがしやすく、プロジェクト終了後の検証も楽です。
プロジェクトにかかる総額と内訳を可視化し、人件費や外注費など項目ごとに分けて管理します。また、必ず予算内にコストが収まっているかを確認しましょう。
納期までの計画を逆算してガントチャートなどで管理します。中間目標としてマイルストーンを盛り込んでおくと、進捗状況が把握しやすくタスク漏れも防げます。
プロジェクトのステークホルダー（利害関係者）を記載し、責任者と各メンバーの役割を明確にします。組織図を用いればより視認性を高められます。
「日報は必ず勤務ごとに提出する」など、コミュニケーションに関するルールを可視化します。
プロジェクトが遅延する要因を洗い出し、対策を事前に練っておきます。データセキュリティやコミュニケーションの不和など、さまざまなパターンを想定しましょう。
以上の項目に抜け漏れがなければ、より効率的かつ正確なプロジェクト管理ができます。
実行結果と進捗の確認
責任者は、各タスクの進捗状況を項目ごとに把握・管理する必要があります。
プロジェクト管理には多くの項目があるため、項目ごとに整理しなければ情報が入り混じって混乱の原因となります。さらに、関連する情報は一か所に集約し、いつでも最新情報へアクセスできる体制を整えるべきなのです。
また、仮にプロジェクト管理が計画通りに進行していない場合は、適宜タスクの担当者を変えるなどの柔軟な対応をしましょう。
振り返りと改善行動
最後に、プロジェクト管理全体の振り返りと改善行動をします。
プロジェクト管理で出た課題と解決策を報告書に記載しておけば、次回以降のプロジェクトに生かす材料となります。そして、社員間でのコミュニケーションを図るためにも、振り返りのミーティングを設けるのも大切です。
以上のように、ひとつのプロジェクト管理に対して振り返りをすれば、良かった点や問題点が明確になり、より効果的な施策を示せるようになるのです。
プロジェクト管理の目的
以下では、プロジェクト管理の目的を2つご紹介します。プロジェクト管理に対して、チームで共通の目標を持ちたい担当者の方は必見です。
プロジェクトを成功に導く
プロジェクト管理における最大の目的は、プロジェクトを成功に導くことです。
タスクを洗い出し、作業工程やスケジュールを明確にすれば「期限までにタスクが終わらない」となる心配がありません。加えて、最終目標とマイルストーンを用いれば、目標からの逆算がしやすくなるのでパフォーマンスも向上します。
また、社員のパフォーマンスが向上すれば、タスクへのモチベーションも上がりやすくなります。このような好循環が生まれることで、プロジェクトの成功へつながるのです。
常に進捗状況を把握する
プロジェクト管理には、常に進捗状況を把握する目的もあります。
プロジェクト管理をすれば「タスクがスケジュール通り進んでいるか」を瞬時に確かめられます。その結果、仮にタスクの進捗が遅れている場合でも、ほかのメンバーにタスクを振り分けるなどの柔軟な対応ができるのです。
したがって、最新情報をリアルタイムで把握して適切な判断をするためにも、常にプロジェクトの進捗度合いに対してアンテナを張りましょう。
プロジェクト管理を成功させるポイント5選
ここでは、プロジェクト管理を成功させるポイントを5つご紹介します。プロジェクトを確実に遂行するためにも、以下の点を必ず押さえましょう。
（1）プロジェクトの全体像を把握する
まずは、プロジェクトの全体像を把握するのがポイントです。
ひとつの項目を管理するのに集中しすぎると、全体像が掴めなくなり最終的なゴールへの道筋を見失う恐れがあります。そのため、あらかじめプロジェクトの全体像を把握してから、各タスクの詳細や予算を整理しておくのが大切です。
また、メンバーのスキルとタスク難易度が乖離するのを防ぐためにも、メンバーと活発にコミュニケーションをとり、性格や能力を把握してからタスクをアサインしましょう。
（2）業務工程を細分化する
タスク管理しやすくするために、業務工程を細分化するのも重要です。
プロジェクトは多くの業務から成り立っているため、一度にすべてのタスクを完了するのは難しいケースもあります。しかし、業務工程を細分化すればやるべきことがより明確になるので、長期のプロジェクトでも目標を見失う心配がありません。
また、各タスクの進捗状況も確かめやすくなることから、万が一タスクが遅れていても迅速な判断ができるのです。
（3）予算を適切に見積もる
プロジェクト管理を成功させるには、予算の適切な見積りも大切です。
たとえば、工数予算の見積もる場合、不正確な見積もりでは作業時間が予定よりも多くかかったり、納期遅れのリスクが高まったりしてしまいます。
しかし、予算の見積もりを徹底していれば、プロジェクトにかかる費用や見込まれる売り上げを正確に想定できるので、実際数値との乖離も抑えられるのです。
（4）ステークホルダー管理をする
プロジェクト管理には、ステークホルダー（利害関係者）管理も不可欠です。
あらかじめステークホルダーが明確であれば、役割や影響度からコミュニケーションをとるべき優先順位もつけやすくなります。そして、ステークホルダーとは定期的にミーティングをして良好な関係を築いておくべきです。
以上のように、プロジェクトを円滑に進めるためにも、ステークホルダーとの信頼関係を築いて交渉・調整がしやすい環境を整えましょう。
（5）情報共有とバージョン管理をする
情報共有とバージョン管理もプロジェクト管理に欠かせません。
部署をまたいだ大規模なプロジェクトの場合、ドキュメントをスムーズに全員へ共有するのはもちろん、常に最新情報を反映させる必要があります。仮に、情報共有が滞ってしまうと、メンバーによってはスケジュールの変更に気付かない恐れもあるのです。
加えて、編集前のドキュメントが必要になった際にも、すぐにアクセスできるようにバージョン管理も必要です。そこで、円滑な情報共有とバージョン管理が同時に実現する「Stock」を使えば、プロジェクト管理の負担を大きく減らせます。
【すぐに使える】プロジェクト管理に最適なツール
以下では、プロジェクト管理に最適なツールをご紹介します。
メールやWord・Excelといった手法でプロジェクト管理していると、タスクの進捗を確認するたびにファイルを開かなければなりません。また、リアルタイムでチーム全員に情報共有できないのも面倒です。
以上のようなデメリットを解消するには「ITツール」の導入・運用一択となります。ITツールを活用すれば、プロジェクトに関わるあらゆる情報が一元管理されるうえ、部署をまたいだコミュニケーションも瞬時にできるのです。
ただし、操作が複雑なツールでは無駄な教育コストがかかるので、”誰でも即日で操作可能なツール”を使いましょう。つまり、誰でも説明不要で使いこなせて、プロジェクト管理に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にはあらゆるファイルや画像を蓄積できるほか、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」で情報の錯綜を防げます。また、直感的な「フォルダ」で項目ごとにノートを分けられるのも大きな強みです。
非IT企業の65歳が簡単に使えるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクト管理の項目や業務フローまとめ
ここまで、プロジェクト管理の必要項目や業務フローを中心に解説しました。
プロジェクトは立ち上げ段階から具体的な目標を定め、進捗をチームで共有するのが重要です。また、メンバーの能力に応じて適切なタスクをアサインすれば、”期限内にタスクが終わらない”といったリスクも軽減できます。
また、各メンバーにおけるタスクの進捗状況を効率的に把握するためには「ITツール」が欠かせません。ITツールを活用すればリアルタイムで作業状況が分かるうえ、遅れが発生してもチームで共有されているので迅速な対応ができます。
ただし、操作が複雑なツールでは教育コストがかさんでしまうので、”シンプルで簡単に使えるツール”が求められます。結論、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でプロジェクト管理を効率化し、情報共有のストレスも取り除きましょう。
