タスクを忘れない方法は、日々多くの業務を抱えるビジネスパーソンにとって重要なテーマです。特に、複数案件を同時に進める営業職や事務職、チームを管理するマネージャーにとって、タスクの抜け漏れは業務の遅れや信頼低下につながるリスクがあります。
しかし、「マルチタスクで業務を切り替えるうちに対応を忘れてしまう」「口頭やチャットで依頼された内容を見落としてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクを忘れない方法や忘れてしまう原因、抜け漏れを防ぐ具体的な対策とタスク管理のコツを中心にご紹介します。
- 複数の業務を同時に担当しており、タスクの抜け漏れを防ぎたいビジネスパーソン
- マルチタスクが多く、タスクを忘れてしまうことに悩んでいる会社員
- メンバーのタスク管理を見直し、チーム全体でミスを減らしたい管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、タスクを忘れる原因を整理し、抜け漏れを防ぐための具体的な方法が分かります。
目次
タスク・業務を忘れる原因とは
以下では、タスクや業務を忘れてしまう原因を3つ紹介します。タスク忘れをなくすためには、なぜ忘れてしまうのかから認識しなければなりません。
タスクや業務を見える化していない
タスク忘れが起きる大きな原因のひとつが、「タスクや業務を見える化していない」ことです。
頭の中だけでタスクを管理していると、内容や期日の把握が曖昧になり、タスク忘れを引き起こします。特に、複数の業務を並行して進めるマルチタスク環境では、注意リソースが分散し、記憶に頼った管理が破綻しやすいのです。
そのため、タスクが割り振られたら、まずメモやツールに書き出して可視化しましょう。特に複数タスクを抱える場合は、優先順位や所要時間を整理して着手順を決めることで、マルチタスクによる混乱や忘れを防げます。
メモを見返していない
タスクをメモに書き留めても、見返さなければ結果的にタスクを忘れてしまいます。
とくにマルチタスクで仕事を進めていると、一度メモした内容を記憶だけで管理するのは困難です。また、メモがノートの奥に埋もれていたり、スマホ内で場所がわかりにくかったりすると確認が後回しになり、見返す習慣が続きません。
したがって、タスクの可視化とあわせて、リマインド機能を活用したり、メモを手軽に取り出せる場所にまとめておき、こまめにチェックする習慣を作りましょう。
適切なスケジュール管理ができていない
不十分なスケジュール管理も、タスクを忘れる原因となります。
スケジュールが整理されていないと、作業の流れや着手順が曖昧になり、どのタスクをいつ対応すべきか判断しづらくなります。そのため、期日が迫ったタスクを見落としやすく、他の業務の遅延も招きかねません。
一方、正しくスケジュール管理すれば、タスクの流れや期日を把握しやすくなり、優先順位を踏まえて効率的に進められます。スケジュール管理はタスク忘れの防止だけでなく、仕事全体やチームのコミュニケーションを円滑にするためにも重要なのです。
タスクを忘れると起こる弊害
タスクを忘れると起こる弊害として、以下の2つが考えられます。
- チーム全体の業務を妨げ、プロジェクトの失敗を招く
チームでプロジェクトを進める場合、メンバー全員が足並みをそろえてそれぞれのタスクをこなす必要があります。しかし、メンバーの1人でもタスクを忘れると、チーム全体の業務が遅れてしまうのです。
そのため、タスク忘れはメンバー個人の問題ではなく、チーム全体の問題として解決しなければなりません。とくにマネジメント側には、メンバー全員のタスク忘れを解消するような仕組みづくりが求められます。
- 周囲の人からの信用を失う
何度もタスク忘れを繰り返すと、「責任感がない」「仕事ができない」という印象がチーム内に定着してしまいます。プロジェクトをスムーズに進めるためには、チームワークが前提となるため、信用を失えば大きな障害となります。
また、タスク忘れによって、メンバー個人だけでなくチームや企業自体の信用を失う可能性もあります。とくに、取引相手や顧客からの信用を失った場合には、企業全体の重大な損失にもつながりうるのです。
このように、タスク忘れはメンバー個人だけでなく、チームや企業にも弊害をもたらすため、適切な方法で防止しなくてはなりません。
【必見】タスクや業務を忘れない4つの対策
ここでは、タスクや業務を忘れないための4つの対策を紹介します。チームでプロジェクトをスムーズに進めるには、以下の方法を参考にして、タスク忘れを無くす必要があります。
方法1｜タスクや業務を洗い出して書き留める
まずは、現在抱えているタスクや業務をすべて洗い出して、メモに書き留めましょう。
タスクを細かく整理して書き出すことで、やるべきことが明確になり、抜け漏れを防げます。また、メモとして残しておけば、依頼内容や期日を正しく把握でき、タスクを確実に進められるのです。
ただし、メモは後から見返してこそ意味があります。そのため、タスク書き留めたメモは、リマインドできるアプリに登録するか、いつでも取り出せる場所に保管しましょう。
方法2｜タスクをメンバーに共有する
タスクをメンバーに共有する方法も、タスク忘れの対策として効果的です。
担当しているタスクを自分だけが把握している状態だと、チーム内で状況が共有されず、問題に気づくのが遅れてしまいます。そこで、タスクや進捗をメンバーに共有しておくことで、期日が迫った作業の遅れに他のメンバーが気づきやすくなり、必要なフォローを早めに行えるのです。
このように、担当者だけでなくチーム全体でタスク状況を把握することで、タスク漏れや遅延のリスクを減らせます。
方法3｜タスクに優先順位をつける
タスクに優先順位をつけて管理すると、スケジュールを立てやすくなり、タスク忘れの防止につながります。
たとえば、重要度や締め切り順にタスクを並べておけば、対応する順番が明確になり、後回しによるタスク漏れを防げます。また、リマインダー機能のあるタスク管理アプリを併用すれば、期日の通知も受け取れるため、さらに確実に管理できます。
このように、優先順位付けはスケジュール管理を助け、タスク忘れを防ぐ効果的な対策です。
方法4｜スマホ対応のタスク管理アプリを利用する
タスク忘れの防止には、タスク管理アプリの活用もおすすめです。
タスク管理アプリを使うと、画像のように見える化したタスクを一元管理できます。さらに、パソコンやスマホなどの複数デバイスに対応しているアプリを使えば、場所の制約を受けずに確認可能なので、タスク忘れが軽減されます。
紙でもタスク管理はできますが、タスクの追加や共有が面倒で管理が疎かになるため、結果としてタスク忘れを防げません。
そのため、今日ではタスクのリマインダー機能やメンバーへの共有機能も備えている「Stock」のようなアプリを使ったタスク管理が、複数の企業の間でトレンドとなっています。
【非IT企業でも使える】タスク管理に最もおすすめのアプリ
以下では、非IT企業でも使えて、タスクを忘れない仕組みづくりができるタスク管理アプリをご紹介します。
タスクを忘れてしまう原因には、「管理の複雑さ」や「思い出す仕組みがない」ことが関係します。とくに、業務が立て込むとメモが埋もれたり、複数ツールの行き来で重要な情報を見落としやすくなってしまうのです。
これを防ぐために、Excelやメモ帳で管理したり、チャットでメモしたりするケースもあります。しかし、情報が分散すると「どこを見ればいいか分からない」状態になり、かえって抜け漏れが起きやすくなります。また、多機能なツールは操作が複雑で、ITに不慣れな現場では定着しにくいのが実情です。
そこで重要なのが、誰でも迷わず使えて、タスク・情報・連絡を一元管理できるツールです。タスクの発生から対応・確認までを一貫して管理でき、「自然と思い出せる状態」を作れます。
こうした条件に当てはまるのが、シンプルな操作でタスクと業務情報、メッセージをまとめて管理できるアプリ「Stock」です。Stockでは、「ノート」に書いた内容にそのままタスクを紐づけられます。さらに、期限の通知がアプリとメールの両方に届くため、重要な依頼や期限を確実に思い出せます。
ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockでタスク管理する方法
以下は、Stockで「ノート」に「タスク」を紐づけて設定するイメージ画面です。
Stockでは、タスクごとに担当者を設定できるため、自分を担当者に指定すれば、そのまま自分へのリマインドとして活用できます。
また、設定した期限にあわせて通知がアプリとメールの両方に届くため、重要な依頼や対応漏れを防ぎながら、確実にタスクを進められます。
よくある質問｜マルチタスクで業務を忘れる理由とは？
マルチタスクで業務を忘れるのは、複数の作業に注意が分散し、必要な情報を記憶し続けることが難しくなるからです。
たとえば、資料作成の途中に顧客対応の連絡が入り、さらに会議準備の依頼が追加される状況では、直前まで進めていた作業内容を正確に思い出せなかったり、期日の認識が抜け落ちたりしやすくなります。タスク切り替えのたびに注意が分散し、結果として対応漏れや期限忘れが起こりやすくなるのです。
このように、マルチタスクは注意力や記憶を大きく消耗するため、業務内容や期日の保持が難しくなりタスクを忘れやすくなります。記憶に頼らない仕組みを整えることが、抜け漏れ防止に効果的です。
タスクを忘れる原因や対策まとめ
これまで、タスクを忘れる原因や弊害、防止する対策を中心にご紹介しました。
タスクの見える化や振り返り、適切なスケジュール管理が不十分だと、タスク忘れが発生します。タスクを忘れると業務が滞るため、特にプロジェクトのようにチームで進める場合は、タスク漏れを防ぐ対策が欠かせません。
その対策としてアプリを使ったタスク管理・共有が有効ですが、Excelなどはスマホで扱いにくく、外出先や現場では不便です。また、多機能アプリは操作が複雑で、結果として管理しきれず、タスク忘れが起きてしまいます。
したがって、自社が導入すべきなのは、スマホでもパソコンでも簡単にタスクを管理・共有できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、チーム全体のタスク忘れや抜け漏れを無くしましょう。
