日常生活や仕事において我々の生活に密着している「メモ」ですが、近年ではメモの大切さを説く本がヒットしたりと、メモがより身近に感じることが多くなりました。
特に活躍する場面の多い仕事上では、メモをクラウド上で管理できる「クラウドメモ」というシステムが便利です。
メモを取ることはもちろん、共有が楽になったり、リアルタイムでの共同作業もできるようになったりと、ツールによってさまざまな機能があります。
そのため、業務効率化やコストカットが見込めます。
一方、自社でメモ管理ツールを統一しようと考えていても、多くのメモサービスのなかから、どれが自社にマッチしているのか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メモをクラウド上で管理するメリットとおすすめのツール10選をご紹介しますので、
- クラウドメモツールの種類が知りたい
- ITに詳しくないので、簡単に使えるメモツールが知りたい
- 無料かつ、できれば便利な機能がついているメモツールが知りたい
という担当者の方は必見です。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
目次
クラウドメモとは
「クラウドメモ」とはその言葉の通り、「クラウド」に対応する、「メモ」を管理するサービスです。
アカウントを作成すれば、どのデバイスからでも閲覧・編集することができるうえ、内容が全て同期されます。
例えば、打ち合わせをしながらその場で一緒にファイルを編集し、打ち合わせ中に資料を作成することも可能です。
さらに、普段使っているスマホやタブレット端末からでもアクセスできるので、紙とペンが必要なアナログのメモより、とても手軽に利用することができます。
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クラウドメモを使うメリット4選
クラウドメモを利用すると多くのメリットを享受でき、さまざまな機能を仕事に役立てることができます。
クラウドメモの利用におけるメリットを以下で４つご紹介していきます。
デバイスを選ばない
パソコン・スマホ・タブレット端末のどれからでもアクセスできる点は、クラウドメモの大きなメリットの一つです。
メモがクラウド上に同期されるため、どの端末から閲覧しても同じ内容を確認することができます。
また、記載したメモはいつでも手軽に見られるうえ、隙間時間で別の作業をしながらなど、メモを活用する機会を増やすことができます。
共有しやすい
仕事上で必要なメモを社内のメンバーへ簡単に共有できます。
紙のメモでは、その内容をパソコンに打ち込む、写真を撮るという手間を挟んでメンバーに送らなければなりませんが、クラウドメモではリアルタイムにメモの内容の共有ができます。
ツールによっては、作成したメモをタスクとして設定できるものもあり、設定したタスク（メモ）を通して業務管理ができるツールもあります。
紛失の心配がない
紙とペンを使ったメモだと、紙を失くしてしまったらそのメモはもう確認することができません。
クラウドメモではメモがクラウド上に保存されるので、一度とったメモを紛失する危険がなく、安心して利用することができます。
他にも、オンラインであれば標準でメモの記載内容を自動保存してくれるツールもあるので、「保存をせずにメモを閉じてしまい、内容が全て消えてしまった」という心配もないので安心です。
また、メモの閲覧制限をかけられるツールもあり、社外の人間は見られないような設定をしておくことで、仮にクライアントへメモのURLが知られてしまった状態であっても、セキュリティの面で安心して使えると言えるでしょう。
操作性が良い
「場所を選ばずアクセスできる」「簡単にメモを書ける」点も大きなメリットです。
文字を書くより、タイプする方が早く文字をメモできる場合には時間を削ることができ、仕事の効率化につながります。
ITに詳しくない場合は、すぐに使えてシンプルなものから導入し、慣れてきたらプランを変更したり、ツールの切り替えをする方法もあります。
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クラウドメモおすすめ10選
以下では、おすすめクラウドメモを10個ご紹介していきます。
各ツールのおすすめポイントと注意点も併せてまとめています。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Evernote
Evernoteはクラウドメモの中では知名度が高いツールです。
ノート単位で情報を残していくため、メモだけではなく議事録の作成などにも活用でき、多機能なことが特徴です。
＜Evernoteのポイント＞
- 様々なデータを残すことができる
メモ内にテキストだけではなく、ファイル・画像・音声など複数の情報を1つのメモにまとめることができます。
- 多機能
メモを残すのみだけではなく、パスワード保護・名刺のスキャン・タスク管理など、様々な機能が搭載されています。
＜Evernoteを使う上で気をつけたい点＞
- シンプルさを求めている人は使いづらい
メモ機能以外にも様々な機能があるため、シンプルにメモだけとして使いたい方には向いていません。
- 無料プランでは2台までしか同期できない
無料プランでは、同時に同期できる端末が2台までなので、様々なデバイスからアクセスするには不便でしょう。
Dropbox Paper
Dropbox PaperはDropboxが提供する、ドキュメント作成・保存に特化したサービスです。
＜Dropbox Paperのポイント＞
- Dropboxとの連携が可能
Dropboxのアカウントを持っていれば無料で利用ができ、ブラウザでメモの作成ができます。作成したメモはDropboxのストレージに容量は消費されずに保存されるため、Dropboxユーザーには嬉しいです。
- 汎用性が高い
様々なファイルの添付や、ToDoリストの作成、ドキュメントへのコメント機能など、様々なシーンで活用することができます。
＜Dropbox Paperを使う上で気をつけておきたい点＞
- 情報を整理しにくい
作成したメモは、日付順でしか表示されないため、整理するには手間がかかってしまいます。
- インターネットの回線速度に影響される
ファイルのデータ量が多かったりすると、インターネットの速度によってはアップロードに時間がかかってしまいます。
Google Keep
Google Keepは、Google社が提供するメモアプリで、Googleアカウントと連携することで様々な活用法があります。
＜Google Keepのポイント＞
- Googleアカウントと連携
Googleアカウントと連携することで、メモは全てGoogleアカウント上に保存されます。端末を選ばず自分のアカウントにアクセスして、メモの確認ができます。
- 音声入力、手書き入力、リマインダー機能搭載
音声を自動でテキストに変換する音声入力機能や、手書きで書き込める機能、設定した日時や場所でアラームを鳴らすことができる機能など、便利な機能が数多く搭載されています。
＜Google Keepを使う上で気をつけたい点＞
- オフラインでの使用ができない
インターネット環境がないと利用できず、「今メモだけ書いて、後で同期する」ということができません。
- 共有には向いていない
PDFファイルの保存ができなかったり、公開機能はないため、チームメンバーとの共有には向いていないと言えるでしょう。
Qiita:Team
Qiita:Teamは、Markdown記法に対応しており、文書を作成・共有する機能が搭載された情報共有サービスです。
＜Qiita:Teamのポイント＞
- Markdown記法に対応している
Markdown記法に対応しており、読みやすい文書を作成できます。慣れていなくても補助ボタンを使用し、比較的簡単な編集ができるようになります。
- 情報共有がしやすい
作成したメモは検索や絞り込み機能を使い、簡単にアクセス、かつコメント欄でやりとりができるので、チームで情報を残したいときなどにぴったりです。
＜Qiita:Teamを使う上で気をつけたい点＞
- エンジニア向けである
エンジニアの技術的なノウハウや、問題点に対する解決法などは記述しやすいですが、エンジニアではない方が使うには少し混乱する可能性があります。
- メモツールとしては料金が高い
基本プランでも高いセキュリティが搭載されているため、導入するのは安心ですが、1人あたり1,520円〜/月なのでメモツールとしては高めな点がネックです。
Joplin
Joplinはオープンソースの無料ノートアプリで、Markdown記法にも対応しています。
複数のプラットフォームのアプリがあるので、どんなデバイスでも動作します。
＜Joplinのポイント＞
- マルチプラットフォームに対応
WindowsやmacOSなどのデスクトップOS以外にもAndroid、iOSなどのモバイルデバイスでのアプリがあるので、あらゆる環境でも同じノートを使いたいという方にぴったりです。
- Evernoteのインポートが可能
Evernoteの代替アプリとして開発されたこともあり、Evernoteから乗り換えを検討している方には使いやすい機能が豊富です。
＜Joplinを使う上で気をつけておきたい点＞
- Markdown記法に慣れていないと難しい
メモはMarkdown記法で記入するので、慣れていない方はシンプルなメモツールがおすすめです。
NotePM
NotePMは、ドキュメント専用の情報共有サービスです。
会議の議事録や、マニュアルなどの情報を社内で共有することができ、効率的に管理することができます。
＜NotePMのポイント＞
- 既読確認ができる
既読機能により記事を読まれたかどうかがわかります。また、コメント機能も搭載されているため、コミュニケーションを気軽にとることができます。
- フォルダで階層化し、情報を整理
フォルダでの階層構造化、およびキーワードを入力してファイルの中身を全文検索することができるので、欲しい情報がすぐに得られます。
＜NotePMを使う上で気をつけておきたい点＞
- インポート機能がない
インポート機能がないため、バックアップをする際は少し不便です。
- フリープランがない
30日間無料でお試しできますが、それ以降は一番安くても3ユーザーで1000円/月のプランを申し込まないと使うことができません。
esa
esaは、「情報を育てる」という視点で作られた、迅速な情報共有をサポートするサービスです。
＜esaのポイント＞
- WIP機能
WIP（Work in Progress）機能とは、「書き途中」と分かる状態で、情報を公開できる機能です。他のメンバーが書き途中であることを認知できるので、早い段階での情報共有ができます。
- 社内の情報を一括管理
社内の情報をまとめて管理ができます。チームメンバーであれば、誰でも編集ができ、カテゴリの設定もできるので情報の整理もしやすいです。
＜esaを使う上で気をつけておきたい点＞
- フリープランがない
２ヶ月まで無料でトライアルができますが、それ以上は1人あたり500円/月の有料プランに契約する必要があります。
- 非エンジニアには使いにくいことも
文書を作成する時はMarkdown記法のため、非エンジニアなどの慣れない方には使いにくいと感じることもあるでしょう。
Markdownやwebhookによるサービス連携など、エンジニアにとっての使いやすい機能が多くあり、エンジニア向けのツールとも言えます。
Simplenote
Simplenoteはとてもシンプルなメモ同期サービスです。
＜Simplenoteのポイント＞
- これ以上にないシンプルさ
テキストを同期することだけに特化したサービスです。機能が少ないからこそ、シンプルで使いやすいと言えるでしょう。
- 完全無料
どこまで使っても完全無料で、どの端末にもアプリがあるため、メモツールとしての導入がしやすいです。
＜Simplenoteを使う上で気をつけたい点＞
- シンプルすぎる
テキストを同期することはできますが、タグ機能・ファイル分け・共有機能はないため、ビジネスで使うには物足りないかもしれません。
Scrapbox
Scrapboxは、チームでリアルタイムに情報を共有することを可能にするツールです。
情報を自動で整理してくれるため、大量の情報を扱うことができます。
＜Scrapboxのポイント＞
- 自動整理機能
タグとリンクによって自動で情報を整理してくれるため、大量の情報を扱っても見やすい状態をキープすることができます。
- 複数ユーザーで同時編集可能
チームメンバーと同時にメモを編集ができるので、会議の時などにも便利です。
＜Scrapboxを使う上で気をつけておきたい点＞
- スマホのアプリがない
Android・iOSに対応したアプリがないため、出先での使用にはPCからアクセスする必要があります。
- エンジニア向き
Markdown記法での文書作成や、Gyazoをそのまま使える機能など、エンジニア以外の方には使わないであろう機能があります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
まとめ
クラウドメモだけでもさまざまなサービスがあることがお分かりいただけたかと思います。
シンプルにメモ機能だけを使いたいのか、チェックリスト機能、Markdown機能で文書を作成したいかなど、どの機能が自社に必要なのかを考えることが重要です。
どのようなメモツールを選定するのかは、担当者の独断ではなく、導入後に全社で使えるかどうかも考慮しなければなりません。
そのため、高機能であっても使いづらく、誰も使わないという状況を避けるために、「ITツールに詳しくなくても」簡単に使えるツールとして「Stock」がおすすめとして挙げられます。
Stockはメモ機能はもちろん、メモを「ノート」として管理・クラウド上に保存ができ、ノートの中で共同作業も可能です。
無料で登録・利用ができるうえ、自社の規模に合わせてプランを変更可能ですので、ぜひ一度チェックしてみてください。
