社内外で発生した情報を適切に書き留めておけるメモですが、今日多くの企業が「クラウドメモ」ツールを活用して社内の情報共有を効率化させています。
 
このクラウドメモによってメモを取ることはもちろん、リアルタイムでの共同編集や最新情報への同期ができるようになります。一方、自社でクラウドメモを統一しようと考えていても、多くのメモサービスのなかから、どれが自社にマッチしているのか迷う方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、メモをクラウド上で管理するメリットとおすすめのツール10選をご紹介します。
 
  • クラウドメモの導入に懸念があるので、そのメリットが知りたい
  • ITに詳しくないので、簡単に使えるメモツールを導入したい
  • 無料、かつ便利な機能がついているクラウドメモであればすぐにでも運用開始したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、メリットを確実に確認したうえで自社にマッチするツールが選定できるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

クラウドメモとは

「クラウドメモ」とはその言葉の通り、オンライン環境下で社内メンバーとデバイス問わず、「メモ」を介して情報共有・管理するサービスです。各サービスのアカウントをメンバーごとに作成すれば、どのデバイスからでも閲覧・編集ができるうえ、その内容が全て同期されます。
 
たとえば、打ち合わせをしながらその場でメンバーと一緒にファイルを編集し、打ち合わせをしながら資料を完成させる、という使い方も可能です。
 
紙とペンが必要なアナログのメモよりもスピーディにメモが取れるので、マニュアルや議事録といったテキスト資料を作成するなど、応用した使い方もできます。
 
関連記事: オンラインメモのおすすめ19選!クラウドツールを活用しよう!


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クラウドメモを使うメリット4選

以下では、クラウドメモを利用すると得られる4つのメリットをご紹介します。メリットを得るにはツールの導入だけではなく、適切な運用が必要な点にも注意しましょう。

マルチデバイス対応

パソコン・スマホ・タブレット端末のどれからでもアクセスできる点(マルチデバイス)は、クラウドメモの大きなメリットのひとつです。
 
メモがクラウド上に同期される仕組みとなっているため、どの端末から閲覧しても同じ内容を確認できます。また、記載したメモはいつでも手軽に見られるので、移動中の隙間時間で情報をチェックするなど、時間や場所も選びません。
 
アナログでメモを管理している場合と比較すると、利便性が高いことがわかります。

各メンバーへ情報共有しやすい

クラウドメモを活用すれば、仕事上必要なメモを社内のメンバーへ簡単に共有できます。
 
紙のメモでは内容をパソコンに打ち込む、写真を撮って画像をメールで添付するという手間を挟んでメンバーに送らなければなりません。しかし、クラウドメモではツール内のページやノートにメモを記載すれば、リアルタイムでメモの共有ができます。
 
ツールによっては作成したメモをタスクとして設定できるような、業務管理の効率化を手助けできる機能を持つものもあります。

紛失の心配がない

クラウドでメモを管理する場合は、メモの紛失リスクを解消できます。
 
紙とペンを使ったメモの場合、紙を失くしてしまったらそのメモは確認できません。さらに、紛失したメモから情報漏洩の危険性もあります。
 
一方、クラウドメモではデジタルデータでの管理となり、一度とったメモを紛失するリスクがありません。ほかにも、オンライン下であればメモの記載内容を自動保存してくれるので、「保存をせずにメモを閉じてしまい、内容が全て消えてしまった」という事態を防止します。
 
また、メモの閲覧制限をかけられるツールであれば権限設定も可能なので、仮に社外にメモのURLが知られた状態であっても閲覧ができないので安心です。

操作性が良い

「場所を選ばずアクセスできる」「簡単にメモを書ける」という操作性の良さもメリットです。
 
文字を書くより、タイプする方が早く文字に起こせる場合は手書きの分の時間を削減でき、仕事の効率化にも貢献します。
 
一方で、社内のITリテラシーが異なる場合にはクラウドメモを導入してもスムーズに使いこなせないケースもあります。そのため、クラウドメモの費用対効果を最大限実現するには、誰でも簡単に使いこなせる「Stock」のようなツールの利用がおすすめです。
 
関連記事: 【おすすめ14選】webブラウザで使えるメモ帳サービスで使いやすいのはどれ?


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オンラインでメモ共有ができるクラウドメモ10選

以下では、PC・スマホ利用可能なおすすめのクラウドメモ10個をご紹介していきます。
 
クラウドメモの選定をする際には、メモを利用するメンバーによって使い方が異なるものは避ける必要があります。メモといえども、書き留めたメモの場所がわからなくなったり、メモの入力や装飾をはじめとした操作が一目でわからなかったりすると、余計な教育コストがかかってしまうからです。
 
そのため、社歴や役職を問わずメモを通したコミュニケーションが円滑にできるツールが必須です。もちろん、ツールがシンプルなものを検討すると、教育コストや社内稟議の手間を削減しスピーディに業務効率化が実現できます。
 
結論として、クラウドメモツールを用いて社内の効率化を実現するには、非IT企業でもストレスなく運用ができるメモツールの「Stock」一択です。
 
メモはStockの「ノート」に記載し、「フォルダ」で適切に管理ができます。さらに、メモはもちろんマニュアルや議事録などの資料も残しておけるうえ、「メッセージ」を活用してノートの内容についてのやりとりも可能です。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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【Evernote】豊富な機能が特徴のメモアプリ

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Evernoteはクラウドメモの中では知名度が高いツールです。ノート単位で情報を残していくため、メモだけではなくさまざまな資料の作成や蓄積ができ、多機能なことが特徴です。

<Evernoteの特徴>

  • さまざまなデータを残すことができる
    メモ内にテキストだけではなく、ファイル・画像・音声など複数の情報を1つのメモにまとめられます。
  • メモアプリとして多機能
    メモを残すのみだけではなく、パスワード保護・名刺のスキャン・タスク管理など、多くの機能が搭載されています。

<Evernoteの注意点>

  • シンプルさを求めている人は使いづらい
    メモ機能以外にも多くの機能があるため、シンプルにメモだけとして使いたい方には向いていません。
  • 無料プランでは2台までしか同期できない
    無料プランでは、同時に同期できる端末が2台までなので、複数デバイスでの運用は有料プランに加入する必要があります。

<Evernoteの料金体系>

  • FREE:¥0
  • PERSONAL:¥680/月(月間払い)
  • PROFESSIONAL:¥850/月(月間払い)
  • EVERNOTE TEAMS:¥1,100/ユーザ/月(月間払い)

【Dropbox Paper】Dropbox内のファイルとも連携

Dropbox Paperのトップページ

Dropbox PaperはDropboxが提供する、ドキュメントの作成・保存に特化したサービスです。

<Dropbox Paperの特徴>

  • Dropboxとの連携が可能
    Dropboxのアカウントを持っていれば無料で利用可能、ブラウザでメモの作成ができます。作成したメモはDropboxのストレージに容量は消費されずに保存されるため、Dropboxユーザーには嬉しいポイントです。
  • 汎用性が高い
    さまざまなファイルの添付や、ToDoリストの作成、ドキュメントへのコメント機能など、多くのシーンで活用できます。

<Dropbox Paperの注意点>

  • 情報を整理しにくい
    作成したメモは、日付順でしか表示されないため、整理するには手間がかかってしまいます。
  • インターネットの回線速度に影響される
    ファイルのデータ量が多いと、インターネットの速度によってはアップロードに時間がかかってしまいます。

<Dropbox Paperの料金体系>

  • (個人用)Plus:¥1,200/月(月間払い)
  • (個人用)Family:¥2,000/月(月間払い)
  • (法人用):Professional:¥2,400/月(月間払い)
  • (法人用):Standard:¥1,500/ユーザー/月(月間払い)
  • (法人用):Advanced:¥2,400/ユーザー/月(月間払い)

【Google Keep】Googleアカウントがあれば利用可能

Google Keepの起動画面

Google Keepは、Google社が提供するメモアプリで、Googleアカウントと連携すれば豊富な機能を利用可能です。

<Google Keepの特徴>

  • Googleアカウントと連携
    Googleアカウントと連携することで、メモは全てGoogleアカウント上に保存されます。端末を選ばず自分のアカウントにアクセスして、メモの確認ができます。
  • 音声入力、手書き入力、リマインダー機能搭載
    音声を自動でテキストに変換する音声入力機能や、手書きで書き込める機能、設定した日時や場所でアラームを鳴らすことができる機能など、便利な機能が数多く搭載されています。

<Google Keepの注意点>

  • オフラインでの使用ができない
    インターネット環境がないと利用できず、「今メモだけ書いて、後で同期する」ということができません。
  • 共有には向いていない
    PDFファイルの保存ができないうえ、共有は共同編集者として一人ひとり選択しなければならないため、素早い情報共有には不向きです。

<Google Keepの料金体系>

すべての機能を無料で利用できます。
 

【Qiita:Team】エンジニアチームの利用実績多数

Qiita:Teamのトップ画面

Qiita:Teamは、Markdown記法に対応しており、文書を作成・共有する機能が搭載された情報共有サービスです。

<Qiita:Teamの特徴>

  • Markdown記法に対応している
    Markdown記法に対応しており、読みやすい文書を作成できます。慣れていなくても補助ボタンを使用し、比較的簡単な編集ができるようになります。
  • 情報共有がしやすい
    作成したメモは検索や絞り込み機能を使って簡単にアクセス、かつコメント欄でやりとりができるので、チームで情報を残したいときなどに最適です。

<Qiita:Teamの注意点>

  • エンジニア向けである
    エンジニアの技術的なノウハウや、問題点に対する解決法などは記述しやすいですが、エンジニアではない方が使うには少し混乱する可能性があります。
  • メモツールとしては料金が高い
    基本プランでも高いセキュリティが搭載されているため、導入するのは安心ですが、1人あたり1,520円〜/月なのでメモツールとしては高めな点がネックです。

<Qiita:Teamの料金体系>

  • Personal(1人):500円/月
  • Micro(3人):1,520円/月
  • Small(7人):4,900円/月
  • Medium(10人):7,050円/月
  • Large(17人):15,300円/月
  • Extra(17人以上):15,300円/月〜

Qiita:Teamの詳細はこちら

【Joplin】オープンソースの無料アプリ

Joplinのトップページ

Joplinはオープンソースの無料ノートアプリで、Markdown記法にも対応しています。複数のプラットフォームのアプリがあるので、どんなデバイスでも動作します。

<Joplinの特徴>

  • マルチプラットフォームに対応
    WindowsやmacOSなどのデスクトップOS以外にもAndroid、iOSなどのモバイルデバイスでのアプリがあるので、あらゆる環境でも同じノートを使いたいという方に最適です。
  • Evernoteのインポートが可能
    Evernoteの代替アプリとして開発されたこともあり、Evernoteから乗り換えを検討している方には使いやすい機能が豊富です。

<Joplinの注意点>

  • Markdown記法に慣れていないと難しい
    メモはMarkdown記法で記入するので、慣れていない方はシンプルなメモツールがおすすめです。

<Joplinの料金体系>

すべての機能を無料で利用できます。
 

【NotePM】社内版ウィキペディア

NotePMのトップページ

NotePMは、ドキュメント専用の情報共有サービスです。会議の議事録や、マニュアルなどの情報を社内で共有可能であり、社内情報を効率的に管理できます。

<NotePMの特徴>

  • 既読確認ができる
    既読機能により記事を読まれたかどうかがわかります。また、コメント機能も搭載されているため、コミュニケーションを気軽にとれます。
  • フォルダで階層化し、情報を整理
    フォルダでの階層構造化、およびキーワードを入力してファイルの中身を全文検索できるので、欲しい情報がすぐに得られます。

<NotePMの注意点>

  • インポート機能がない
    インポート機能がないため、バックアップをする際は少し不便です。
  • フリープランがない
    30日間無料で試用できますが、それ以降は一番安くても8ユーザーで4,800円/月のプランを申し込まないと使えません。

<NotePMの料金体系>

  • プラン8:4,800円/月
  • プラン15:9,000円/月
  • プラン25:15,000円/月
  • プラン50:30,000円/月
  • プラン100:60,000円/月〜(101名以降は人数によって変動)

【esa】未完成の情報を育てるツール

esaのトップページ

esaは、「情報を育てる」というコンセプトで設計された、編集途中でも気軽に情報を投稿できるクラウドメモです。

<esaの特徴>

  • WIP機能
    WIP(Work in Progress)機能とは、「書き途中」と分かる状態で、情報を公開できる機能です。他のメンバーが書き途中であることを認知できるので、早い段階での情報共有ができます。
  • 社内の情報を一括管理
    社内の情報をまとめて管理ができます。チームメンバーであれば誰でも編集ができ、カテゴリの設定も可能なので情報の整理もしやすいです。

<esaの注意点>

  • フリープランがない
    2ヶ月まで無料でトライアルができますが、それ以上は1人あたり500円/月の有料プランに契約する必要があります。
  • 非エンジニアには使いにくいことも
    文書を作成する時はMarkdown記法のため、非エンジニアなどの慣れない人には使いにくい可能性があります。Markdownやwebhookによるサービス連携など、エンジニアにとっての使いやすい機能が多くあり、エンジニア向けのツールとも言えます。
 

【Simplenote】マルチデバイス対応のメモアプリ

Simplenoteのトップページ

Simplenoteは非常にシンプルな、ブラウザで利用できるメモ同期サービスです。

<Simplenoteの特徴>

  • これ以上にないシンプルさ
    テキストを同期することだけに特化したサービスです。機能が少ないからこそ、シンプルで使いやすいと言えます。
  • 完全無料
    どこまで使っても完全無料で、どの端末にもアプリがあるため、メモツールとしての導入がしやすいです。

<Simplenoteの注意点>

  • シンプルすぎる
    テキストを同期することはできますが、ファイル分けや共有機能はないため、ビジネスで使うには機能不足と感じる可能性があります。
  • 日本語未対応
    公式サイトやヘルプページがすべて英語となっています。

<Simplenoteの料金体系>

すべての機能を無料で利用できます。
 

【Scrapbox】一覧ページで情報をまとめて管理

Scrapboxのトップページ

Scrapboxは、チームでリアルタイムに情報を共有することを可能にするツールです。情報を自動で整理してくれるため、大量の情報を扱えます。

<Scrapboxの特徴>

  • 自動整理機能
    タグとリンクによって自動で情報を整理してくれるため、大量の情報を扱っても見やすい状態をキープすることができます。
  • 複数ユーザーで同時編集可能
    チームメンバーと同時にメモを編集ができるので、会議の時などにも便利です。

<Scrapboxの注意点>

  • スマホのアプリがない
    Android・iOSに対応したアプリがないため、出先での使用にはPCからアクセスする必要があります。
  • エンジニア向き
    Markdown記法での文書作成や、Gyazoをそのまま使える機能など、エンジニア以外の方には使わない機能があります。

<Scrapboxの料金体系>

  • 個人・教育利用:無料
  • ビジネス:ユーザーひとりあたり1,000円/月
  • エンタープライズ:要問い合わせ(30人以上)
 
関連記事: 【iPhone・Android対応】メモ共有アプリ21選!
 
関連記事: 仕事で使えるAndroidのメモ帳3選!無料で使えるシンプルなアプリとは?


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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おすすめのクラウドメモのまとめ

ここまでクラウドメモの利用によって得られるメリットや、ビジネス利用可能なメモツールをご紹介してきました。
 
とくに、クラウドメモで得られるメリットは社内環境を整備しなければ、その効果を最大限享受できません。そのため、導入担当者やチームはもちろん、全社で定着させるという共通認識が求められます。
 
社内で導入するという意識のほかにも、導入するツールの「使いやすさ」が関わってきます。メモを取り情報を蓄積しておくだけなのに、操作が複雑、作成したメモの振り返りが簡単にできないようなツールでは逆効果となるので注意が必要です。
 
したがって、クラウドメモを初めて導入する企業こそ、非IT企業でも即日で運用ができるほど簡単なStockのようなツールが必須です。Stockは非IT企業を含む100,000社以上が導入し、メモの効率化による生産性向上を実現しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って社内外の情報をメモとして適切にストックしましょう。
 
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