現在はテレワークの広がりによって、オンライン上の情報をノート形式で共有する「ノート共有アプリ」が普及しています。アプリであればノートを瞬時に共有できるため、業務効率化にも貢献します。
しかし、ノート共有アプリを導入したいが「どれが自社に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事で使えるノート共有アプリ7選や選び方を中心にご紹介します。
- どのノート共有アプリを使えばいいか分からない
- 様々なノート共有アプリの機能を比較したい
- 簡単に誰でも使えるノート共有アプリがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なノート共有アプリが分かり、共有時のストレスをなくすことができます。
目次
ノート・メモ共有アプリとは？
ノート・メモ共有アプリとは、紙のノートやメモの代わりに、クラウド上でノートやメモを保存・管理し、複数のデバイスやユーザー間で共有できるアプリのことです。
チームで同じノートを共有・編集できる「共同編集機能」や、キーワード検索で過去のメモをすぐに見つけることができる「検索機能」など、さまざまな機能を持ち合わせているのが一つの特徴です。
したがって、組織やチームで情報を共有するときには、ノート・メモ共有アプリが役立ちます。
職場で使える！おすすめのノート共有アプリ7選
以下では、職場で使えるおすすめのノート共有アプリ7選をご紹介します。
ノートアプリを使って情報共有する場合、作ったノートを都度共有する仕組みでは面倒です。そのため、「すでに共有されたフォルダにノートを追加できるアプリ」が最適です。
また、情報共有は業務の基本であるため、全社で取り組まなければ効率化は実現しません。ただし、操作を覚えられない多機能なアプリを選ぶと、ITが苦手なメンバーは使いこなせないため、「誰でも使えるシンプルなツール」を選ぶべきです。
結論、職場に最適なノート共有アプリは、非IT企業の65歳以上の方でも簡単にノートを作成し、情報共有ができる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、テキストやファイルなどを簡単に残しつつ、任意のメンバーとリアルタイムで共有・共同編集が可能です。また、ノートは部署やプロジェクトごとに「フォルダ」で分けて整理できるので、必要な情報をすぐに見つけられます。
【Stock】最もシンプルに情報を共有・管理できるノートアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Evernote】音声・画像ファイルも残せるノート共有アプリ
＜Evernoteの特徴＞
- AI検索編集機能
- 豊富な外部ツールと連携できる
AI搭載の検索機能と、編集機能があるため、無駄な作業を減らし、業務の効率化を図ることができます。
チャットツールの「Slack」をはじめ、GoogleカレンダーやOutlookとも連携できます。そのため、ツール間を移動する手間が省けます。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- ノート・ファイルの共有
- リマインド機能
閲覧・編集権限を設定することが可能なうえ、ワンクリックでノートのURLをコピーできるので、わずかな手順でノートを共有できます。また、ノートにExcelやWordなどを添付すれば、簡単にファイルも共有できます。
重要なメモに具体的な日時を指定してリマインドできます。ただし、有料プランのみの機能となるため、タスク管理もしたい場合は有料プランの契約が前提となります。
＜Evernoteの注意点＞
- 立ち上げが遅い
- 使い方を把握しづらい
実際に使っているユーザーからは「windowsPCを起動させて、その後にevernoteを起動してから使用できるまでが遅い」との声もあります。（引用：ITreview）
実際に使っているユーザーからは「多機能ゆえの使い方が把握し難い感じはある」との声もあります。（引用：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- ENTERPRISE：要問い合わせ
【Dropbox Paper】クリエイティブ向けノート共有アプリ
＜Dropbox Paperの特徴＞
- 多様な機能が搭載されている
- マルチデバイス対応
Dropbox Paperは「テンプレート」や「ファイルの検索機能」をはじめ、ドキュメントを効率的に作成・管理する機能が豊富です。
パソコンはもちろん、タブレットやスマートフォンにも対応可能です。
＜Dropbox Paperの機能・使用感＞
- フォルダー管理
- Dropboxと連携したノート機能
フォルダー管理では、一つの項目だけでなく、複数の項目に分けられているため、分割して管理しやすいです。
Dropbox Paperのノートでは、表やチェックリストを呼び出せるだけでなく、ファイル管理アプリの「Dropbox」上でアップロードしたファイルも残せます。そのため、Dropboxを頻繁に利用する場合に便利です。
＜Dropbox Paperの注意点＞
- 保存先がDropboxのみ
- 海外製なので操作感に戸惑う
ドキュメントの保存先がDropboxに限定される点に注意が必要です。Dropbox Paperで作成したドキュメントは、Dropbox内に自動保存されるので、ファイルが混在しないように定期的に整理しましょう。
海外製のツールなので、特有のユーザーインターフェースに使いづらさを感じてしまう可能性があります。
＜Dropbox Paperの料金体系＞
以下Dropboxのいずれかのプランに入っていれば、Dropbox Paperも無料で使えます。
- Basic（無料プラン）：0円
- Plus（個人向け）：1,500円/月（月払い）
- Standard（スタンダード向け）：1,800円/月（月払い）
- Professional（プロフェッショナル向け）：2,400円/月（月払い）
- Advanced（企業向け）：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【OneNote】自由度の高いノートを作れるアプリ
＜OneNoteの特徴＞
- 目的に沿った製品を使える
- Microsoftアプリとの連携
家庭向け・一般法人向け・大企業向けと、様々な相手に対してサービスを提供できます。
WordやExcelなど、ほかのMicrosoftアプリとの連携ができます。たとえば、ノートにExcelファイルを貼り付ければワンクリックで開けます。
＜OneNoteの機能・使用感＞
- ほかのMicrosoftアプリと同じ使い心地
- 共同編集できる
OneNoteには、ノート上にExcel・Wordなどのファイルや画像を差し込めます。また、タッチペンで描画することもできるため、メモするのに便利です。
ノートを共有し、共同編集することができるため、変更内容もデバイス間に反映されます。
＜OneNoteの注意点＞
- 数式や表は入れづらい
- 画面が見にくい
ユーザーからは「メモ帳としては非常に優秀ですが、数式や表を入れるには難しいことが改善点です」との声もあります。（引用：ITreview）
「現状は真っ白のノートという形式ですが、より本当のノートのように罫線などが引くバージョンなど選べると書きやすい」という意見も一部ありました。（引用：ITreview）
＜OneNoteの料金体系＞
- 無料版 OneNote：0円
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：1,483円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月
【Simplenote】Markdownが使えるノート共有アプリ
＜Simplenoteの特徴＞
- テキストのみを残せるシンプルなノートツール
- リアルタイムで反映
画像や別ファイルデータなどを残さずにメモだけを保存します。また、Markdownに対応しているので、記法に慣れれば整理されたメモを作れます。
メモやノートの内容は自動的に保存され、リアルタイムで更新されるため、保存や更新ボタンを押す作業が省かれます。
＜Simplenoteの機能・使用感＞
- 削除取り消し
- シンプルなノート機能
誤って削除してしまったメモに関しては、再び戻すことが可能です。
ノートはシンプルな設計で、テキスト入力とチェックリストの呼び出しができます。ただし、手書き入力や画像、ファイルの添付機能はないので、より詳細に情報を残したい場合は不向きだと言えます。
＜Simplenoteの注意点＞
- 同期バグが生じる
- ログが消える場合がある
実際に使用するユーザーからは「他のデバイスで作成した新規ノートが同期されません。」との声があります。（引用：ITreview）
ユーザーからは「新規作成で保存が完了していたはずの物ごと四日分のログがまるまる消えました」という声もあります。（引用：ITreview）
＜Simplenoteの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
【Google Keep】付箋を共同編集できるノート共有アプリ
＜Google Keepの特徴＞
- 一覧でメモを管理する
- 写真・画像添付
メモを分類するフォルダはなく、一か所ですべてのメモを管理する仕様です。また、音声や画像を添付したり、手書きでメモを残すことも出来ます。
作成したメモ・ノートに関しては、写真や画像も添付可能なため、会議資料などの重要資料の写真や画像も見ることができます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- リマインド機能
- メンバーとの共同編集機能
メモごとにリマインドを設定できるので、具体的な日時や繰り返しタスクを指定するのに役立ちます。また、期日が迫ると通知されるため、抜け漏れが防ぎやすくなる点もメリットです。
Google Keepでは、ほかのメンバーを招待してメモの共同編集ができます。そのため、リモートワーク下でも便利なほか、作業もスムーズに進みます。
＜Google Keepの注意点＞
- Windows向けアプリはサポートを終了している
- 探すのが大変
Windows向けのGoogle Keepは、2021年にアプリのサポートを終了し、ウェブ版に移行しているため、デスクトップから即アクセスするにはショートカットを作成する必要があります。
実際に使用するユーザーからは「フォルダ機能や階層管理がないため、メモが増えると探すのに時間がかかる。」との声もあります。（引用：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
【MetaMoJi Note】録音機能も備わっている手書きノート共有アプリ
＜MetaMoJi Noteの特徴＞
- あらゆるプラットフォームで利用できる
- 録音機能が搭載
iOS、Android、Windowsに対応しており、異なるデバイスから同一のノートにアクセスすることができます。
文字や写真などに録音を紐づけることができ、プレゼン資料での音声の利用など、様々なシーンで活用できます。
＜MetaMoJi Noteの機能・使用感＞
- 写真切り抜き機能
- PDFへの書き込み機能
- 絵画機能
写真の自由な切り抜きができるため、写真を多く用いてノートを作りたい方におすすめです。
PDFを読み込み、手書きで注釈や説明を付け足せるため、ちょっとしたことでも気軽にメモを取れます。
自由自在に描けることを追求したUIにより、想いのまま描くことが可能です。
＜MetaMoJi Noteの注意点＞
- 端末によっては利用できない
- 手書きで日本語入力したい場合は別途アプリの購入が必要
Android 10 以降の環境での利用については動作を保証していないうえ、Android 14以降の環境にはインストールすることができません。また、iPad Air (M2) / Pro (M4) および Apple Pencil Proの環境においては動作の不具合が報告されています。
MetaMoJi Note上で日本語の手書き文字をテキスト化したい場合は、別アプリの手書き日本語入力ソフト「mazec」とアプリ内課金「mazec Plus」の購入が必要になります。（参考：App Store）
＜MetaMoJi Noteの料金体系＞
- MetaMoji Note Lite：無料
- MetaMoji Note 2：無料
- MetaMoji Note：800円～ ※ストアごとに価格が異なります。
- MetaMoji Note Premium：2,900円
＜比較表＞職場で使えるノート共有アプリ一覧
以下は、職場で使えるノート共有アプリ7選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | Evernote | Dropbox Paper | OneNote | Simplenote | Google Keep | MetaMoji Note | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
ノートを最も簡単に共有・管理できるアプリ |
音声・画像ファイルも残せるノート共有アプリ |
クリエイティブ向けノート共有アプリ |
自由度の高いノートを作れるアプリ |
Markdownが使えるノート共有アプリ |
付箋を共同編集できるノート共有アプリ |
録音機能も備わっている手書きノート共有アプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※タグ分けしかできない |
【×】※タグ分けしかできない |
【〇】 |
| 手書き機能 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※Windowsはブラウザ版のみでアプリ版はなし |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
立ち上げが遅い時がある |
保存先がDropboxのみ |
画面が見づらい |
ログが消える場合がある |
メモを探すのが大変 |
端末のバージョンによっては利用できない |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは500円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,079円/ユーザー/月～ |
・すべての機能を無料で利用できます。 |
・すべての機能を無料で利用できます。 |
・無料プランあり
・有料プランは800円～（※ストアごとに価格が異なります。） |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Dropbox Paper」の詳細はこちら |
「OneNote」の詳細はこちら |
「Simplenote」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「MetaMoji Note」の詳細はこちら |
以上のように、アプリによって特徴や利用料金は異なります。ただし、「多機能で便利そうだから」という理由で選ぶと、社内のメンバーが使いこなせない恐れがあるので「全員が即使いこなせるか」を軸にツールを選定するのがおすすめです。
ノート共有アプリの選び方のポイント3つ
まず前提として、目的に沿ったノート共有アプリを選ぶようにしましょう。複雑なツール選ぶと設定や管理が大変で、ノートを共有したいメンバーが使いこなせません。
以下では、より最適なノート共有アプリを選ぶポイントを3つご紹介します。
（1）アクセス権限の設定ができるか
1つ目の選定ポイントは「アクセス権限の設定ができるか」です。
アクセス権限を柔軟に設定できるアプリであれば、閲覧・編集できるメンバーを必要最小限に抑えてノートを共有できます。そのため、“不正な目的でのアクセス”や“誤操作によるトラブル”を防止して、社内の情報を安全に管理することが可能です。
以上のように、アクセス制限機能があれば、情報を確実に保護しながら、安心してアプリを運用できます。
（2）簡単に操作できるか
2つ目の選定ポイントは「アプリを簡単に操作できること」です。
高度な機能が豊富に備わったアプリは一見便利なものの、操作が複雑なので、ITツールに不慣れな従業員は使いこなすのが困難です。その結果、「他の従業員が共有したノートを見てくれない状況」になりかねません。
したがって、誰でも簡単に使えるほどシンプルなノートアプリを選びましょう。たとえば、導入初日から直感的にノートを作成・共有できる「Stock」のようなアプリであれば、ITツールに慣れていない人でもすぐに使いこなせます。
（3）マルチデバイス対応か
3つ目の選定ポイントは、マルチデバイス対応かどうかです。
マルチデバイス対応のツールを導入すれば、外出先やリモートワーク中でも、共有されたノートをすぐに確認・編集できます。ただし、マルチデバイス対応でも、「スマホでは操作性が落ちる」「同期が遅い」との声が見られるツールもあります。
したがって、マルチデバイス対応かつ、スマホでも同じ操作性で、同期も早いアプリを導入しましょう。
職場でノート共有アプリを使う5つのメリット
以下では、職場でノートを共有するメリットを解説します。導入後に適切に運用するためにも、どのようなメリットが得られるのか把握しておきましょう。
（1）情報を共有・蓄積する場所ができる
ノート共有アプリを導入すると、属人化されていた情報を社内に共有・蓄積する場所ができます。
紙のノートでは「ベテラン従業員の退職時にノウハウが引き継がれない」「似たような案件へスムーズに対応できない」などの課題がしばしば見られます。しかし、ノート共有アプリで業務の情報を逐一共有すると、有益な情報が確実にストックできるのです。
さらに、有益な情報が蓄積できていれば、その後の業務に活用しやすくなるため、マニュアル作成や新人研修が効率化します。したがって、アプリを使えば、紙のノートにありがちなトラブルを取り除けるのです。
（2）編集履歴が分かる
ノート共有アプリでは、編集履歴が把握しやすいです。
たとえば、WordやExcelで情報共有する場合、「どこが追加した情報なのか」「どの情報を編集したのか」が把握しづらいと言えます。そのため、ノートの上から下まで見直さなければならず、時間がかかってしまうのです。
一方、メモアプリのなかでも「Stock」のように、ノートの編集履歴が分かるだけでなく編集履歴から復元もできるアプリであれば、誤って情報を書き換えてしまっても慌てる心配がありません。
（3）情報へアクセスしやすい
ノート共有アプリは、わずかな操作で情報へアクセスできます。
PCに保存した大量のファイルから、目的の情報を探し出すには時間がかかってしまいます。しかし、ノート共有アプリには「検索機能」を備えたものもあるので、タイトルやキーワードから瞬時に目的のノートを探し出せるのです。
したがって、素早く情報を見つけるためには、ExcelやWordで大量のファイルを作るのではなく、情報へのアクセス性が高いノート共有アプリを使用するべきなのです。
（4）一つのアプリで完結する
ノート共有アプリを使えば、ノートの活用に必要な作業が一つのアプリで完結します。
たとえば、一部のノート共有アプリには、ノートにメッセージやタスク管理機能が紐づいています。つまり、情報管理は「ファイル管理アプリ」、コミュニケーションは「チャットアプリ」、進捗管理は「タスク管理アプリ」と分ける必要がなくなるのです。
その結果、ツールを併用する料金コストを削減でき、複数のアプリに情報が分散しないため、仕事をスムーズに進められます。
（5）作業時間を短縮できる
ノート共有アプリを導入すれば、作業時間の短縮が期待できます。
たとえば、備品の使用マニュアルをノートにまとめておけば「プリンターの使い方が分からない」場合もすぐに解決します。そのため、ほかのメンバーに逐一質問する手間を省けるのです。
つまり、情報の格納場所をノート共有アプリに統一することで、社員はノートを見るだけでスムーズに自己解決できるのです。結果として、作業を始めるまでに無駄な時間がかからないので、作業時間の短縮に役立ちます。
ノート共有アプリを安全に使用するためのセキュリティ対策
ノート共有アプリを業務で使う場合、セキュリティリスクも考慮しなければなりません。以下に代表的なセキュリティ対策についてご紹介します。
二段階認証
二段階認証とは、Webサービスやアプリケーションへログインする際、IDとパスワードの入力に加え、追加で別の認証（ワンタイムパスワード、指紋認証、確認コード等）を行う不正ログイン対策のことです。
この二段階認証を実施することで、たとえIDやパスワードが漏洩したとしても、不正アクセスされることを防ぐことができます。
セキュリティ認証を取得している
セキュリティの認証を取得しているアプリを利用することも重要です。
たとえば、「ISO27001」は、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS)に関する国際規格であり、「ISO27017」は、クラウドサービスに関する情報セキュリティ管理策のガイドライン規格のことです。
つまり、両者を取得しているということは、国際標準に沿って情報を管理し、さらにクラウド環境でもセキュリティ対策を実施していると第三者機関が認めているのです。
たとえば、二段階認証である確認コードを取り入れ、ISO27001(ISMS)とISO27017の両者を取得している「Stock」のようなノート共有アプリなら、ビジネスでも安心して利用が可能です。
仕事で使えるおすすめノート共有アプリまとめ
これまで、仕事で使えるノート共有アプリ7選や、導入メリットを中心に解説しました。
ノート共有アプリにはマニュアルやノウハウ、顧客情報など、さまざまな情報をストックします。その結果、社内情報が一元化され、素早くメンバーに共有できるのです。
ただし、多機能なノートアプリを導入すると、ITツールに詳しくない従業員が使いこなせず社内に定着しません。そのため、「誰でも説明なしで操作できる、シンプルなノート共有アプリ」が必須になります。
結論、職場で使うべきノート共有アプリは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも直感的に操作できる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、ノートを効率的に作成・共有できる仕組みを作りましょう。
