人事評価における評価手法のひとつに「定性評価」があります。定性評価では「勤務態度」や「業務処理のスピード」など、数値化できない対象を評価します。
しかし、「人事評価するのにあたり、どのように定性評価に取り組めば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、定性評価の書き方や具体例、注意点を中心にご紹介します。
- 定性評価のやり方を把握して、自社の人事評価に役立てたい
- 定性評価に取り組むときの注意点を知り、対策したい
- 誰でも簡単かつ適切に定性評価に取り組めるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、定性評価のやり方・具体例が分かり、人事評価をスムーズに進められます。
目次
定性評価とは
「定性評価（ていせいひょうか）」とは、数値化して表せない事象を評価することを指します。定性評価を実施する担当者の方は、以下の内容を押さえましょう。
定性評価が求められる職種とは
定性評価は、事務職や看護士、保育士などの職種で実施されています。
上記の職種は、目標や業務パフォーマンスを数値で表しにくいのが特徴です。また、他業種においても、経験の浅い社員などの数値では測りにくい取り組みや努力を評価する時に用いられることもあります。
定性評価は、幅広い職種で人事評価に取り入れられている一方で、明確な判断基準を設けるのが難しいため、評価する側に知識やスキルが求められるのです。
定性評価と定量評価の違い
定性評価と定量評価の違いは、「評価対象が数値化できるかどうか」にあります。
一般的に、定性評価では、業務プロセスや方針、勤務態度などを評価します。評価対象が数値では表せないので、評価する側が適切に基準や指針を定めて公正な評価することで、社員のモチベーション向上が期待できるのです。
一方で、定量評価は、売上額や販売量などの数値に基づいて行われます。マーケティングや人事評価、市場調査などといったあらゆる場面で広く用いられ、数値から論理的に経営判断を導きたい場合に便利です。
このように、定性評価と定量評価では、それぞれ評価する対象が異なります。そのため、説得力のある評価をするには、双方を組み合わせて評価する点が重要です。
定性評価のメリット・デメリットとは
ここでは、定性評価のメリット・デメリットについて解説します。定性評価のデメリットでは、対策も併せてご紹介しているので、担当者の方は必見です。
メリット①｜数値化できない業務を評価できる
定性評価では、数値化できない業務を評価できます。
たとえば、事務職や間接部門など、ノルマがなく成果が数値として現れない職種では、数値化は困難です。そこで、定性評価に取り組むと、数値化できない業務も含めて、正しく評価できるようになります。
したがって、定性評価では、すべての社員を公平に評価できるのです。
メリット②｜社員のモチベーションにつながる
定性評価は、社員のモチベーションにつながるメリットがあります。
定性評価に取り組むと、定量的な業績だけでなく、勤務態度や仕事に対する姿勢なども評価できるようになります。見落とされがちな部分も評価できるので、社員が「数字以外も評価されている」と感じやすく、モチベーションにつながるのです。
したがって、定性評価では社員が納得感を得られやすくなり、モチベーションにつながります。
デメリット①｜評価基準が曖昧である
定性評価のデメリットとして、評価基準が曖昧である点が挙げられます。
定性評価では、数値化できない分、明確な基準が分かりません。そのため、定量評価と比べて評価基準が曖昧になりやすいです。
したがって、あらかじめ評価項目を明確にしておくなど、工夫が必要です。
デメリット②｜不満がでやすい
不満がでやすい点も、定性評価のデメリットのひとつです。
定性評価では、上司の主観が入るので、不満が出やすいです。とくに、「自分が予想していた評価と食い違いがある」「評価項目が不明瞭である」場合に、不満が生じやすくなります。
そのため、事前に評価基準をすり合わせておく点に注意しましょう。
定性評価のやり方とは
ここでは、定性評価のやり方について解説します。以下の内容を押さえて、定性評価をスムーズに導入しましょう。
（1）パフォーマンス目標・ストレッチ目標を設定する
まず、パフォーマンス目標・ストレッチ目標を設定します。
「パフォーマンス目標」とは、「営業成績で1位になる」など、成績や他者との比較によって、自身の能力に対して評価を得ようとする目標を指します。一方、「ストレッチ評価」とは、現状維持では達成できない適度な難易度に設定された目標を指し、社員の成長を促す効果があります。
このように、パフォーマンス目標とストレッチ目標を併せて設定することで、相乗効果を期待できます。
（2）達成レベルを設定する
次に、評価基準として達成レベルを設定します。
具体的には、現状の能力を基準にしたときに、達成できる目算のある「必達レベル」と、達成できるとより評価につながる「努力レベル」を設定します。また、以下のように、達成レベルごとに具体的な点数も設定しておきましょう。
- 必達レベルを達成していない：1点
- 必達レベルは達成しているが努力レベルは達成していない:2点
- 必達レベルも努力レベルも達成している:3点
このように、あらかじめ定数評価の点数を設定しておくことで、客観的に評価しやすくなります。
定性評価の項目・具体例とは
定性評価で使われる項目・具体例は以下の通りです。
- （1）スピード性
- 資料作成時間を短縮した
- 顧客からの問い合わせへの返信を早め、商談の流れがスムーズに進んだ
- （2）創意工夫
- 業務マニュアルを見やすく更新した
- 新しい事業アイデアを立案した
- 業務遂行における工夫をナレッジ化した
- （3）知識
- 知識をつけるために資格取得に励んだ
- 競合他社の特徴を調査・分析し、営業に生かした
- （4）積極性
- 会議で積極的に発言した
- 主体的に業務に取り組んでいる
- 社内メンバーとのコミュニケーションを活発にした
- （5）規律性
- 遅刻・欠勤がなく、真面目に業務に取り組んでいる
- 服装は会社の規則に準じ、常に清潔にしている
- 机の上が綺麗に片付いている
- （6）協調性
- 取引先とのトラブルに柔軟に対応した
- 他部署と連携して大型企画を実現した
- （7）責任感
- 設定した目標を達成している
- 期日までにタスクを完了している
- 任された業務を確実に遂行している
1つ目はスピード性です。
業務を円滑に進めるには、スピーディーに取り組む点が重要です。
2つ目は創意工夫です。
このように、独自のアイデアが求められます。
3つ目は知識です。
知識が不十分だと、問い合わせにスムーズに対応できません。
4つ目は積極性です。
積極性を評価することで、社員の自主的な行動を促します。
5つ目は規律性です。
規律性を評価することで、職場の風紀秩序を維持します。
6つ目は協調性です。
業務をスムーズに進めるには、メンバー同士の連携が欠かせません。
7つ目は責任感です。
関係者と信頼関係を築くには、責任感を持って業務に取り組む必要があります。
以上のように、明確な評価項目を設定すると、担当者の主観に左右されず、公平に定性評価を進められます。
定性評価に取り組むときのポイントとは
以下では、定性評価に取り組むときのポイントを解説します。適切に評価して組織のパフォーマンスを高めたい方は必見です。
あらかじめ定量評価と組み合わせた評価項目を設定する
1つ目に、あらかじめ定量評価と組み合わせた評価項目を設定することです。
評価項目を設定することで、定性評価が主観的な意見に左右されるのを防げます。また、例えば「勤労態度が適切か」という項目において、「欠勤や遅刻の回数が○回以下か」という定量的な基準も設定すると、公平な評価が可能です。
したがって、公平で制度の高い定性評価を実施するために、あらかじめわかりやすい評価項目・基準を設定しておきましょう。
人材の「定性情報」を蓄積しておく
2つ目に、人材の「定性情報」を蓄積しておくことです。
人材の定性情報を蓄積しておくことで、客観的なデータをもとに評価ができます。具体的には、「1on1面談の記録」「人事評価シート」などを人材ごとに蓄積しておくのがおすすめです。
そこで、ナレッジ管理に特化したツールを導入すれば、人材の定性情報を簡単に蓄積できます。たとえば、「ナレカン」ではテンプレートを使って簡単に定性情報を残し、人ごとのフォルダを作成できるので、定性評価に役立てられます。
複数人で評価する「多面評価」を導入する
3つ目に、複数人で評価する「多面評価」を導入することです。
多面評価とは、上司だけでなく、同僚や部下など複数の関係者が評価する手法です。多面評価のメリットは、「評価に納得感がある」「自己評価と他者評価のギャップが明らかになる」などが挙げられます。
人事が多面評価を実施するときには、「人材ごとの定性情報を複数人に共有する」といった工数が発生するので、共有が簡単なツールで定性情報を管理しましょう。
定性評価シートの管理方法は？
項目や判断基準を記載した定性評価シートを管理する方法として、導入の簡単さからExcelが多くの企業に取り入れられています。Excelは表作成に適しているので、評価項目と評価内容を表管理できる点が便利です。
しかし、定性評価シートをExcelなどのファイルで管理していては、社員数が増えると情報が散在し「どのフォルダに目的のファイルがあるか分からない」「社員への共有が面倒」といった状況になりがちです。
そのため、定性評価は、欲しい情報がすぐに見つかり共有も簡単なナレッジ管理ツールで行いましょう。
誰でも簡単かつ適切に定性評価に取り組めるツール
以下では、誰でも簡単かつ適切に定性評価に取り組めるツールをご紹介します。
定性評価は、数値化できない業務を評価して社員のモチベーションにつなげられる一方で、評価基準が曖昧で不満がでやすい点が特徴です。そのため、人材を客観的に評価するには、該当する人材の情報を共有し、蓄積しておかなければなりません。
しかし、人事情報をExcelで管理していると共有や整理に手間がかかり、とくに、多くの社員がいる大企業では情報管理に不向きです。そこで、「簡単に操作できるうえ、すべての社員が定性評価に必要な人事情報を確実に管理できるツール」を導入しましょう。
結論として、誰でも簡単かつ適切に定性評価に取り組むには、誰でも導入即日で活用できる情報管理ツールの「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に蓄積した人事情報は、高精度な検索機能により目的の情報に一発でたどり着けるうえ、「フォルダ」で見やすく管理できます。また、フォルダごとにアクセス権限を制限することで、人事評価のような機密性の高い情報も安全に管理できます。
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定性評価のやり方・具体例まとめ
これまで、定性評価のやり方・具体例を中心にご紹介しました。
定性評価に取り組むときは、パフォーマンス目標・ストレッチ目標を設定してから、達成レベルを設定します。また、定性評価は、数値化できない業務を評価して社員のモチベーションにつなげられる一方で、評価基準が曖昧で不満がでやすい点が特徴です。
そのため、人材を客観的に評価するには、該当する人材の情報を蓄積しておかなければなりません。そこで、「ナレッジ化した定性情報を簡単に任意のメンバーに共有できるツール」があると便利です。
したがって、誰でも簡単かつ適切に定性評価に取り組むには、ITに不慣れな社員でも、定性評価に関する情報を簡単に管理できるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、適切な定性評価に取り組みましょう。
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