会社を運営していく上で、利益を最大限出すためには、業務の効率化は欠かせません。そこで、業務効率化を最も簡単に早く実現できるのが「業務のシステム化」です。
しかし、「どのようにシステム化を進めていけば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、効果的な業務改善をするために必要なシステム化の方法を中心にご紹介します。
- システム化は企業にどのような効果をもたらすのか知りたい
- システム化の具体的な進め方が分からない
- 効率良く業務をシステム化する方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、会社の生産性を上げる仕組みを構築できて、利益を上げるのに役立ちます。
目次
システム化とは
システム化とは、企業が継続して一定の成果を出すために、誰がやっても同じ成果を生み出せる仕組みづくりのことです。
システム化は「マニュアル化・ルール化」と「ITシステムの導入」の2種類に大きく分類されます。「マニュアル化・ルール化」は、ITの知識がなくても簡単に導入できるのに対して「ITシステムの導入」では、素早く正確に情報を処理できるようになり、作業品質が向上します。
以上より、誰でも一定数の成果を出せる仕組みを構築するためには、マニュアルの作成やITシステムの導入による業務のシステム化が欠かせません。
システム化の3つのメリット
ここでは、業務をシステム化するメリットを3つご紹介します。システム化を検討している方は必見です。
（1）データを柔軟に管理できる
ITツールを活用したシステム化によって、データの柔軟な管理ができるようになります。
業務をシステム化すると、今まで部署ごとでバラバラに管理されていたデータの保存先が基幹システムに統一されます。それにより、情報は基幹システムに入力させるようになるため、どの部署でもリアルタイムで同一のデータを取得することが可能となるのです。
したがって、システム化によりデータのアクセス先が統一されるため、一元管理ができるようになり、柔軟なデータ管理がしやすくなります。
（2）業務の効率化につながる
システム化によって、業務工程が最適化されることで、業務の効率化につながります。
従来では、会議をするために全員が同じ場所に集まる必要がありましたが、リモートワークが普及したことで、時間や場所を問わず、仕事ができるようになりました。また、移動にかける時間を短縮できた分、他の業務に集中でき、業務の効率化にもつながります。
よって、業務のシステム化は無駄な作業や時間を削減できて、業務の効率化を図れます。
（3）属人化を防げる
マニュアルを整備して、誰でも同一の業務に取り組める環境を整えることで、属人化を防げるというメリットがあります。
たとえば、担当者が緊急で休んだり、退職した場合に、業務が属人化していると業務の遂行に大きな支障がでてしまいます。しかし、マニュアル化やルール化を進めて業務手順を定義しておけば、担当者以外でも業務をスムーズに進めることが可能です。
そのため、業務のシステム化を進めて、誰でも同じ作業ができるようにすると、属人化を避けられるのです。
システム化の2つのデメリットと対処法とは
業務をシステム化（ITシステムの導入）するデメリットとその対処法を2つご紹介します。システム化にはリスクもあるため、内容をよく理解してから導入しましょう。
（1）システムを管理する人が必要となる
ITを活用してシステム化をするには、ITシステムに精通している管理者が必要です。
ITシステムを管理できる人材が社内にいない場合は、専門知識を社員に教育しなければなりません。そのため、システムの導入だけに意識が向いて、導入後の運用や管理に多くの時間と費用を費やさないように注意することが大切です。
以上より、システム化にはある程度のIT知識をもった管理者が欠かせないため、事前の準備や社員教育を徹底しましょう
（2）不正アクセスのリスクが生じる
ITシステムを使用して情報をデータ化すると、不正アクセスされるリスクが高まります。
紙媒体と異なり情報をデータ化して管理すると、消耗品や保管費を削減できますが、電子データは、不正アクセスによって情報漏洩するリスクが生じます。また、外部からの不正アクセスだけでなく、人為的ミスによっても情報が漏洩する可能性もあります。
システム化すると、不正アクセスや人的ミスにより情報漏洩のリスクがあることを十分に理解した上で、万全のセキュリティ対策をするのが大切です。
【ステップ別】システム化の手順
以下では、システム化（マニュアル化・ルール化）の手順について、ステップ別に解説します。これを理解すれば、システム化をするときに、スムーズに作業を進められます。
- ステップ1｜システム化の対象業務を整理する
- ステップ2｜マニュアルを作成する
- ステップ3｜業務を実行・修正する
全体の業務を整理して、システム化できる工程や対象範囲を分析しましょう。これにより、開発の手間や費用などの見立てを立てやすくなります。
システム化の対象となる業務が決定したら、誰でも簡単に理解して使用できるよう、その業務に関するマニュアルを作成します。マニュアルには、緊急時に現場で対応できるように、手順の解説のほか、システムの運用方法も記載しましょう。
作成したマニュアルを実際に試してみて、現場の声を聞き、わかりやすい記載かどうか確認します。また、マニュアルを使っているうちに不備やミスが見つかった場合は、速やかに修正しましょう。
以上のように、システム化は対象業務を整理して、マニュアルを作成し、実際に業務を運用しながら必要に応じて修正していくという手順で進めていきます。
業務をマニュアル化・ルール化する方法
ここでは、業務をマニュアル化・ルール化する具体的な方法について解説します。どのようにルール化を進めれば良いのか悩んでいる方は参考にしてください。
チェックリストを活用する
業務上の細かいミスや、やり直しが多い場合は、チェックリストを活用しましょう。
チェックリストを導入することで、抜け漏れや影響の大きいミスを防止して、業務の品質向上や作業時間の短縮が期待できます。チェックリストを作成するときには、誰でも分かりやすい文章にして、視覚的な工夫を加えるとより効果が出やすいです。
このように、作業ミスが多い場合には、誰でも簡単に作成できるチェックリストが役立ちます。
情報共有ツールを導入する
単純作業や情報の共有には、ITツールを導入すると、簡単にシステム化を実現できます。
ITシステムを活用することで、手作業でしていた業務を短時間で大量に処理できるだけでなく、人的ミスを大幅に減らせます。その分、社員の時間を生み出せて、会社の生産性も上げられるのです。
以上より、単純作業をシステム化するときには、作業効率を上げるためにもITツールを導入しましょう。
【必見】業務のシステム化に役立つITツール
以下では、業務のシステム化（マニュアル化・ルール化）に役立つツールをご紹介します。
業務のシステム化を進めるためには、誰が見ても簡単に理解できるマニュアルを作成して、必要なときにすぐ見れるように管理するのが必須となります。
しかし、マニュアルを「Excel」や「Word」といったファイルで管理すると、情報がどこにあるのか分からなくなり、探すのに手間がかかります。そのため、マニュアルを「ノート」に作成して、フォルダで管理できるツールが最適です。
結論、業務のシステム化に最も適したITツールは、情報を「ノート」にストックして保存・共有できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に記録した情報は「フォルダ」ごとに分けて整理すれば、必要な情報にすぐアクセスできます。また、Stockは国際的なセキュリティ資格の”ISO27017″を取得しており、不正アクセスや情報漏洩の心配がなく、大企業の方でも安心して使えます。
チームの情報を簡単に共有できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
システム化のメリットや手順まとめ
これまで、システム化のメリットやデメリット、システム化を進める3ステップの手順を中心にご紹介しました。
ITの導入によるシステム化は、会社全体の効率を上げて、属人化を防ぐためにも欠かせません。そのためには、マニュアルを作成して、誰でも同じように作業できる仕組み作りが必要です。
しかし、マニュアルを作成しても適切に管理されていないと、使われなくなったり探すのに手間取ったりと、かえって非効率になる可能性があります。そのため、必要なマニュアルをすぐに見つけ出せるように、ノートに記録しつつ、フォルダで管理しましょう。
結論、業務のシステム化に最適なITツールは、マニュアルを最も簡単に管理・共有できる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、企業目標を達成するために業務の効率化およびシステム化を図りましょう。
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