ビジネスで用いる申請書には様々な種類があるため、それぞれの用途に合った項目や書式で提出することが求められます。そこで、項目があらかじめ記載された申請書のテンプレートを使えば、簡単に申請書を作成できます。
しかし、「どのテンプレートが申請書作成に適しているのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、申請書の書き方や無料で使えるテンプレートを中心にご紹介します。
- 申請書の書き方を知りたい
- 用途に適した申請書のテンプレートを探している
- 申請書の作成から管理・共有まで効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、申請書のテンプレートが見つかるだけでなく、申請書をはじめとする文書を適切に管理・共有する方法も分かります。
目次
申請書とは
申請書とは、官公庁や会社に対して特定の行為を承認してもらうために提出する文書のことを指します。今日では、様々なビジネスシーンで、申請書の提出が求められます。
主に、社外向けでは「青色申告書」「不動産登記」「医療費控除申告」などがあり、社内向けでは旅費や交通費などの申請書、育児休業をしたい場合に作成される申請書などがあります。それぞれに記載すべき項目が異なるため、注意が必要です。
また、添付書類が必要になる場合もあるため、不備がないか確認した後、期日に余裕をもって提出しましょう。
【社外・社内別】申請書の書き方とは
以下では、社外・社内別の申請書の書き方を解説していきます。申請書には様々な種類があるため、どの申請書が適切か明確にしてから作成に取り掛かりましょう。
社外向けの申請書の書き方
社外向けの申請書は、官公庁に対して公的制度を利用したいときに提出するものです。以下では、主な社外向け申請書の種類の例と書き方をご紹介します。
- 青色申告
- 不動産登記
- 医療費控除申告
個人事業主やフリーランスが確定申告をするときに提出します。住所、屋号、氏名、収入金額、所得金額、税額などを記載します。
不動産を相続するときなどに、法務局に提出します。登記の目的や原因、相続人、添付情報、申請日、申請する法務局などを記載します。
医療費控除とは、一定額を超える医療費を所得から還付するための申請です。氏名、病院名、所在地、医療費の内訳、保険で補填される金額、所得金額などを書きます。
外部に提出する申請書の場合、記載内容に誤りがあったとしてもすぐに訂正できないため、申請書を提出する前には不備がないかの確認を徹底しましょう。
社内向けの申請書の書き方
社内向けの申請書は、会社に対して制度を利用したいときや特定の行為に対する許可を願い出るときに提出するものです。以下では、主な社内向け申請書の種類と書き方をご紹介します。
- 出張申請書
- 交通費申請書
- 育児休業給付金支給申請書
業務に関連する出張に行くとき、費用の仮払いを受ける前に提出するものです。出張目的、訪問先、出張時間、移動ルートなどを記載します。
従業員が会社に対して通勤手当を申請するときに提出します。氏名、日付、交通手段、区間、金額などを記載します。
育児休業を取得するときに提出する申請書です。氏名、雇用保険番号、支給単位期間、職場復帰年月日などを記載します。
社外向けの申請書と比較して、社内向けの申請書は作成頻度が多いため、テンプレートの活用がおすすめです。
【無料】Excel・Wordで使える申請書のテンプレート
以下では、Excel（エクセル）やWord（ワード）で使える無料の申請書のテンプレートを紹介します。申請書を簡単に作成したいという方は必見です。
［文書］テンプレートの無料ダウンロードの申請書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、申請書のテンプレートです。ExcelやWordからダウンロードでき、無料で使用できます。
基本的な項目が記載されているので、様々な用途の申請書に対応できます。
ビズ研の申請書
こちらは、ビズ研が提供するシンプルな出張申請書のテンプレートです。出張する目的やスケジュールを記載する欄と、所属長から承認をもらう欄があります。
また、承認欄は必要に応じて追加・削除できます。
テンプレートボックスの申請書
こちらは、テンプレートボックスが提供する、シンプルな交通費申請書です。月額定期代の申請書として利用できます。
用途に合わせてアレンジでき、Excel、Word、PDFから保存可能です。ただし、ダウンロードするには無料でできる簡単な会員登録が必要になります。
Excel・Wordで申請書を作成するデメリットとは
以下では、申請書をExcelやWordで作成するデメリットについて解説します。実際に申請書を作成し始める前に、しっかりと押さえておきましょう。
Excelで申請書を作成するデメリット
まずは、申請書作成にExcelを利用する際のデメリットをご紹介します。Excelを利用するデメリットは以下の通りです。
- 印刷に手間がかかる
- デザイン性が乏しい
Excelのシートには縦・横の区切りがないため、そのまま印刷すると想定外のところでページが分かれてしまう可能性があります。そのため、印刷前に必ずプレビューを確認し、必要に応じて印刷範囲を修正する必要があります。
WordやPowerPointと比べると、Excelはデザイン性に欠けています。そのため、限られた機能で視覚的に分かりやすい申請書を作る必要があります。
以上がExcelで申請書を作成するデメリットです。
Wordで申請書を作成するデメリット
続いて、申請書作成にWordを利用する際のデメリットをご紹介します。Wordを利用するデメリットは以下の通りです。
- 自動計算機能がない
- 大きい表やグラフが入りきらない
wordには自動計算機能がありません。そのため、申請書で計算を要する数値の記入を求められた場合は、外部のツールを利用するか自ら計算する必要があります。
Wordのページの大きさは限られているため、大きめの表やグラフはページからはみ出してしまう可能性があります。とはいえ、ページの大きさに合わせて表やグラフのサイズを小さくすると、読みづらくなってしまうので気を付けましょう。
以上がWordで申請書を作成するデメリットです。
Excel・Word共通のデメリット
最後に、ExcelとWordに共通して存在するデメリットをご紹介します。
- 目当てのファイルが見つかりづらい
- 共有に手間がかかる
保管場所を統一しないとファイルが散在し、目当てのファイルがどこにあるのか分からなくなってしまいます。また、ファイルが大量にある場合や容量が大きい場合は検索に時間を要し、タイムロスになってしまうのです。
ExcelやWordのファイルを共有するためには、メールやチャット等を使う必要があります。そのため、共有の度に外部のツールを起動する手間がかかります。
以上がExcelとWordに共通して存在するデメリットです。ExcelやWordは誰でも気軽に利用できる反面、共有や管理がしづらいという側面があります。
そのため、多階層な「フォルダ」と高度な「検索機能」で目当ての情報がすぐに見つかり、作成した申請書がリアルタイムで任意のメンバーに共有できる「ナレカン」のようなツールの導入がおすすめです。
【必見】申請書作成におすすめのツールとは
以下では、申請書の作成に最適なツールを紹介します。
申請書をはじめとする社内文書は、共通のテンプレートを使ってナレッジ化すれば、文書作成の工数を削減できます。ただし、ExcelやWordで作成した申請書は、メールやチャットで共有する必要があり、面倒です。
そもそもメールやチャットには「重要な情報が他のメッセージに埋もれる」というデメリットがあり、申請書に関する質問や書類の共有には不向きです。そのため、申請書の共有とコミュニケーションが一括でできる情報共有ツールを使いましょう。
結論、社内文書の運用を最適化するITツールは、テンプレートで文書作成の負担を軽減でき、共有とコミュニケーションまでストレスなくできる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」はテンプレートの登録・呼び出しが簡単に行えるほか、内容を任意のメンバーに即座に共有することができます。加えて、ノートに紐づく「コメント」によるスムーズな会話、多階層の「フォルダ」による種類別の申請書管理が可能です。
メールを使える方なら誰でも利用できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
申請書の書き方や無料テンプレートまとめ
これまで、「申請書の書き方や無料で使えるテンプレート」を中心にご紹介しました。
テンプレートを活用すれば、申請書の作成にかかる時間や負担を省けるようになります。しかし、Excelやwordで作成した申請書は、ファイル管理が煩雑になりがちなうえに、共有が面倒なため承認まで時間がかかってしまうというデメリットがあります。
そこで、自作のテンプレートを呼び起すだけで簡単に申請書を作成でき、共有まで一括管理できるツールを導入すれば、申請・承認の時間を短縮することができるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を「記事」に蓄積でき、簡単な操作で定着しやすい『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、申請書の運用を最適化する仕組みをつくりましょう。
