近年、会議における意見交換・合意形成をサポートする「ファシリテーター」が重要視されています。ファシリテーターがいることで、円滑かつ有意義に会議を進められる一方、誰でも簡単に果たせる役割ではないためスキルが求められます。
しかし、ファシリテーターとして「どのように会議を進めれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファシリテーターのやり方・上手い人のスキルを中心にご紹介します。
- ファシリテーターの役割を知りたい
- ファシリテーターのコツを知って活かしたい
- ファシリテーターが利用できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ファシリテーターのやり方が分かり、会議を円滑に進められます。
目次
ファシリテーターとは
「ファシリテーター」とは、会議が円滑に進行することで、より良い結論が出るように導くポジションを指します。
また、以下では、ファシリテーターに関する用語を解説します。
- ファシリテート（ファシリテーション）とは
- ファシリテーターと司会の違いとは
- ファシリテーターとネゴシエーターの違いとは
ファシリテーターは、英語で「促進する」という意味を持つ「ファシリテート」に由来する言葉です。ビジネスにおいて「ファシリテート」とは、会議を円滑に進めるための手法を指します。
「司会」とは、会議の進行役を担うポジションを指します。会議をプログラム通りに進める「司会」と異なり、ファシリテーターはメンバーの発言を促したり、結論へと導いたりする点が特徴です。
「ネゴシエーター」とは、利害関係者と対話し、合意形成を目指すポジションを指します。「ネゴシエーター」が、自社の利益のために意見が対立している関係者と交渉する一方で、ファシリテーターは中立的な立場で会議を進行します。
このように、ファシリテーターは、会議を円滑に進行しつつ、参加者の合意形成をサポートします。
ファシリテーターの役割とは
ここでは、ファシリテーターの役割について解説します。会議を円滑に進めるには、コミュニケーションを活性化させながら、結論まで導く必要があるのです。
（1）会議の目的をブレさせない
ファシリテーターは、会議の目的をブレさせず、ゴールを明確にする役割があります。
ゴールが明確にされていないと、何を議論すれば良いのか分からず、無駄な会議になってしまいます。そこで、ファシリテーターは、参加者に「なぜ会議を実施するのか」を伝え、会議の目的を共有しましょう。
また、話し合いを進めるなかで、議論が本筋から外れてしまう場合があります。そのため、ファシリテーターは会議の目的を達成できるように、都度軌道修正をする点が重要です。
（2）意見を引き出す
ファシリテーターの役割として、メンバーから意見を引き出すことが挙げられます。
活発な意見交換を促すには、話しやすい場を提供する点が重要です。そこで、ファシリテーターは、傾聴したり意見の相違を歓迎したりして、メンバーの「心理的安全性」（安心して発言できる状態のこと）を高めましょう。
また、「アイスブレイク」（会議を始める前に自己紹介や雑談をすること）を実施することも手法のひとつです。緊張感のある雰囲気を和ませて、コミュニケーションの活性化を図れます。
（3）どんな意見も尊重する
どんな意見も尊重することも、ファシリテーターの役割です。
ファシリテーターは、メンバーの発言を引き出しつつ、情報を整理して結論へと導きます。そのとき、合意形成を図り、中立的な立場で全員が納得できる結論を導き出すことがポイントです。
また、結論に導いたら「誰が、いつまでに、何をするのか」も明確にしましょう。メンバーが今後のアクションを認識して、会議終了後もスムーズに業務を進められます。
（4）時間内に結論を出す
ファシリテーターは、時間内に結論を出すことが求められます。
時間を適切に管理しなければ、予定時間を超過し、会議がだらだらと長引いてしまいます。そのため、ファシリテーターは時間をコントロールして、予定時間内に結論を出さなければなりません。
ただし、ファシリテーターの負担が大きい場合は、ファシリテーターとは別にタイムキーパーを設けることも手法のひとつです。
ファシリテーターに最適なツール
以下では、ファシリテーターが利用すると、さらに会議を円滑に進められるツールをご紹介します。
ファシリテーターは、チームの活発な話し合いを促したり、意見を整理したりする必要があり、会議の質を左右する重要なポジションです。そのため、議論中はもちろん事前準備から、情報を整理して適切に管理することが重要です。
また、議論で話し合われた内容は社内にわかりやすい形で共有し、次に活かす必要があります。そのため、社内で情報を共有しやすいツールを導入しましょう。
結論、ファシリテーターが利用するべきツールは、社内の情報を簡単に一元管理でき、社内のナレッジが属人化することなく全員に共有されるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは記事機能を利用して、テキストだけでなく画像や添付ファイルも保存でき、会議の内容を簡潔にまとめられます。また、メンバー全員を自然とナレッジ管理に巻き込めるため、業務の質が向上します。
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ファシリテーターの流れ
以下では、会議においてファシリテーターがやるべき仕事の流れを解説します。流れを押さえて、スムーズに会議を進めましょう。
- 事前準備
- 議論の開始
- 議論の整理
- 結論のフォロー
- 会議後のフォロー
まず、会議が始まる前に準備をします。会議の必要資料を準備して共有したり、時間や場所を決定したりなどが例として挙げられます。会議を円滑に進められるよう十分に準備しましょう。
会議冒頭は、全員が会議に積極的に参加できるような雰囲気作りが求められます。会議の目的を共有した上で、アイスブレイクをすると発言しやすい環境を作ることができます。
本格的に議論が始まったら、ファシリテーターは活発な議論を促し、意見を引き出しましょう。時間内で結論を出せるよう、意見を整理してまとめることが重要です。
参加者の意見を引き出し議論が進んだら、結論を出します。会議の目的に沿って全員が合意できるような結論を導けるよう調整します。
会議の終わりには、全体のまとめをします。終了後は議事録を共有し、次に活かせるようにしましょう。
以上が大まかなファシリテーターの流れです。参加者全員に気を配りながら、合意形成をサポートし、会議後のフォローも忘れないことが重要です。
ファシリテーターに向いている人・上手い人が持つスキルとは
ここでは、ファシリテーターに向いている人・上手い人が持つスキルについて解説します。以下のスキルを磨いて、会議を円滑に進めましょう。
（1）コミュニケーションスキル
1つ目は、コミュニケーションスキルです。具体的には、ファシリテーターに必要なコミュニケーションスキルとして、以下の内容が挙げられます。
- 傾聴するスキル
- 適切な質問をするスキル
意見を傾聴することで、信頼関係を築き、メンバーが安心して発言できるようになります。
議論を結論に導くには、適切な質問をして、話を深掘りしたり認識の齟齬を防いだりする必要があります。
このように、ファシリテーターが上手い人は、コミュニケーションスキルを発揮して、円滑な議論をサポートしています。
（2）合意形成スキル
2つ目は、合意形成スキルです。
ファシリテーターは、メンバーの意見を集約し、合意を形成します。そのため、議論全体を俯瞰して情報を整理しつつ、議論が本筋から外れないように結論へと導くスキルが必要です。
とくに、ファシリテーターが上手い人は、メンバー同士で意見が「一致している部分」と「相違している部分」を把握して、論点を明確にしていることがポイントです。
（3）時間管理スキル
3つ目は、時間管理スキルです。
限られた時間のなかで結論まで導くためには、時間管理スキルが重要です。とくに、ファシリテーターが上手い人は、優先順位を付けて、優先度の高い議題から話し合いを進めています。
また、会議の議題をまとめたものを「アジェンダ」と言います。事前にアジェンダを作成し、時間配分を設定しておくと、時間を適切に管理しながら会議をスムーズに進めやすくなります。
（4）ロジカルシンキングスキル
4つ目は、ロジカルシンキングスキルです。
会議を円滑に進めるには、参加者の意見や主張から必要な情報を割り出して整理し、議論を構造化するのが大切です。とくに、ファシリテーターが上手い人は、その議論を目に見える形に落とし込み、メンバーへ共有もしています。
このようにファシリテーターは、自身の論理的思考力を活かし、話の整理や問題の分析を客観的な立場から実施することで、議論の質を高めるのに貢献しています。
ファシリテーターの注意点とは
ここでは、ファシリテーターの注意点について解説します。ファシリテーターは、議論を活性化させられる一方で、会議の質を左右する、責任の重いポジションと言えます。
（1）1人あたりの負担が大きくなりやすい
1つ目は、1人あたりの負担が大きくなりやすい点です。
参加者や議題が多い場合、ファシリテーターが1人だと負担が大きくなってしまいます。とくに、参加者が多いと「議論をコントロールする」「全員が納得できるように合意を形成する」ことは困難です。
そのため、ファシリテーターを複数設定したり、サポート役を依頼したりして工夫する必要があります。このように、会議によって柔軟に対応して、ファシリテーターの負担を軽減する点に注意しましょう。
（2）会議の質がファシリテーターの能力に左右される
2つ目は、会議の質がファシリテーターの能力に左右される点です。
有意義な会議ができるかは、ファシリテーターのスキルに依存しやすいです。ただし、会議の進行をすべてファシリテーターに委ねるのではなく、参加者も協力して議論を進めなければなりません。
そのため、会議の質を高めるには、あらかじめ会議の工程をつくったりシミュレーションをしたりしておくことがポイントです。十分な事前準備によって、効果的な会議をデザインし、議論を円滑に進めやすくなります。
ファシリテーターが取り入れるべき手法やフレームワーク
ここでは、ファシリテーターが取り入れるべき手法やフレームワークをご紹介します。以下を活用して、より有意義な会議にしましょう。
アイスブレイク
アイスブレイクとは、参加者の緊張をほぐすことで、積極的な会議への参加を促したり、発言の意欲を高める手法のことです。
会議や研修においては、参加者同士の面識がない場合もあります。そのため、アイスブレイクで簡単な自己紹介や簡単なゲームをすれば、お互いのことを知ったりリラックスしたりできるため効果的です。
参加している人数や関係性などを考慮して、アイスブレイクの内容を考えましょう。
OARR
OARR（オール）とは、ファシリテーターが利用するべきフレームワークのことです。
OARRは、それぞれ「Outcome（目標）・Agenda（議題）・Role（役割）・Rule（ルール）」を指しています。4つに沿って情報を整理すると、目標がブレずに建設的な会議を進行できます。
会議前にOARRを整理した上で参加者に共有しておけば、全員が目標意識を持って会議に参加できるため、ファシリテーターにとって重要です。
ブレインストーミング
ブレインストーミングとは、数人で議論するときに用いられる手法です。
ブレインストーミングでは、メンバー間でアイディアを自由に出し合うことで、多くの意見を引き出します。十分にアイディアが出たら、良いアイディアを選び評価をします。
複数のアイディアを参考にすることで、より良い結果に終結する可能性が高まります。そのため、否定はせずに積極的なアイディア出しを心がけることで、新たな発想やアイディアの改善につなげましょう。
ファシリテーターの研修制度とは
ファシリテーターとしてのスキルを身につけたい人には、資格制度や研修制度があります。ノウハウを学ぶことができるため、ファシリテーターとしてより活躍したい方は必見です。
ファシリテーターになるための資格や研修では、講座を受講します。ファシリテーターの役割やスキルを学んだり、模擬会議を実施したりするなど、内容は異なります。
自分が身につけたいスキルや受講方法に合ったサービスを選んで利用しましょう。
ファシリテーターのやり方・上手い人のスキルまとめ
これまで、ファシリテーターのやり方・上手い人のスキルを中心にご紹介しました。ファシリテーターには役割が複数あり、円滑に会議を進行するにはスキルも求められます。
ファシリテーターは議論の準備から議論中の論点の整理、会議後のフォローまでを担う必要があります。アイスブレイクやブレインストーミングなど議論を活発に進めるための手法を利用することもおすすめです。
また、会議の行程を検討したり、議論をまとめたりするためには、「あらゆる情報を整理して、管理・共有できるツール」があると便利です。
したがって、ファシリテーターとして会議を進めるには、会議資料や議論の内容を自由にまとめることができ、簡単に情報を共有できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、質の高い会議を進めましょう。
