近年、人材が多様化するなかで、会議における意見交換・合意形成をサポートする「ファシリテーター」が重要視されています。ファシリテーターがいると、円滑かつ有意義に会議を進められます。
しかし、ファシリテーターとして「どのように会議を進めれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファシリテーターのやり方・上手い人のスキルを中心にご紹介します。
- ファシリテーターのやり方を把握して、役割を明確にイメージしたい
- ァシリテーターが持つスキルを知り、向き不向きを判断したい
- ファシリテーターに最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ファシリテーターのやり方が分かり、会議を円滑に進められます。
目次
ファシリテーターとは
「ファシリテーター」とは、会議が円滑に進行することで、より良い結論が出るように導くポジションを指します。
また、以下では、ファシリテーターに関する用語を解説します。
- ファシリテート（ファシリテーション）とは
- ファシリテーターと司会の違いとは
- ファシリテーターとネゴシエーターの違いとは
ファシリテーターは、英語で「促進する」という意味を持つ「ファシリテート」に由来する言葉です。ビジネスにおいて「ファシリテート」とは、会議を円滑に進めるための手法を指します。
「司会」とは、会議の進行役を担うポジションを指します。会議をプログラム通りに進める「司会」と異なり、ファシリテーターはメンバーの発言を促したり、結論へと導いたりする点が特徴です。
「ネゴシエーター」とは、利害関係者と対話し、合意形成を目指すポジションを指します。「ネゴシエーター」が、自社の利益のために意見が対立している関係者と交渉する一方で、ファシリテーターは中立的な立場で会議を進行します。
このように、ファシリテーターは、会議を円滑に進行しつつ、参加者の合意形成をサポートします。
ファシリテーターのやり方とは
ここでは、ファシリテーターのやり方について解説します。会議を円滑に進めるには、コミュニケーションを活性化させながら、結論まで導く必要があるのです。
（1）ゴールを明確にする
まず、ファシリテーターは、会議のゴールを明確にします。
ゴールが明確にされていないと、何を議論すれば良いのか分からず、無駄な会議になってしまいます。そこで、ファシリテーターは、参加者に「なぜ会議を実施するのか」を伝え、会議の目的を共有しましょう。
また、話し合いを進めるなかで、議論が本筋から外れてしまう場合があります。そのため、ファシリテーターは議論がゴールに向かって進むように、都度軌道修正をする点が重要です。
（2）話しやすい雰囲気をつくる
ファシリテーターの役割として、話しやすい雰囲気をつくる点が挙げられます。
活発な意見交換を促すには、話しやすい場を提供する点が重要です。そこで、ファシリテーターは、傾聴したり意見の相違を歓迎したりして、メンバーの「心理的安全性」（安心して発言できる状態のこと）を高めましょう。
また、「アイスブレイク」（会議を始める前に自己紹介や雑談をすること）を実施することも手法のひとつです。緊張感のある雰囲気を和ませて、コミュニケーションの活性化を図れます。
（3）結論へと導く
議論を結論へと導くことも、ファシリテーターの役割です。
ファシリテーターは、メンバーの発言を引き出しつつ、情報を整理して結論へと導きます。その際、合意形成を図り、全員が納得できる結論を導き出すことがポイントです。
また、結論に導いたら「誰が、いつまでに、何をするのか」も明確にしましょう。メンバーが今後のアクションを認識して、会議終了後もスムーズに業務を進められます。
（4）時間を管理する
ファシリテーターは、会議の時間を管理します。
時間を適切に管理しなければ、予定時間を超過し、会議がだらだらと長引いてしまいます。そのため、ファシリテーターは時間をコントロールして、予定時間内に結論を出さなければなりません。
ただし、ファシリテーターの負担が大きい場合は、ファシリテーターとは別にタイムキーパーを設けることも手法のひとつです。
ファシリテーターに向いている人・上手い人が持つスキルとは
ここでは、ファシリテーターに向いている人・上手い人が持つスキルについて解説します。以下のスキルを磨いて、会議を円滑に進めましょう。
（1）コミュニケーションスキル
1つ目は、コミュニケーションスキルです。具体的には、ファシリテーターに必要なコミュニケーションスキルとして、以下の内容が挙げられます。
- 論理的に考えるスキル
- 議論を構造化するスキル
- 傾聴するスキル
- 適切な質問をするスキル
要素の因果関係を把握しつつ、議論の中から必要な情報を割り出して整理すれば、スピーディーに結論を導き出せます。
会議を円滑に進めるには、議論を構造化しつつ目に見える形に落とし込み、メンバーに共有する点が重要です。
意見を傾聴することで、信頼関係を築き、メンバーが安心して発言できるようになります。
議論を結論に導くには、適切な質問をして、話を深堀りしたり認識の齟齬を防いだりする必要があります。
このように、ファシリテーターが上手い人は、コミュニケーションスキルを発揮して、円滑な議論をサポートしています。
（2）合意形成スキル
2つ目は、合意形成スキルです。
ファシリテーターは、メンバーの意見を集約し、合意を形成します。そのため、議論全体を俯瞰して情報を整理しつつ、議論が本筋から外れないように結論へと導くスキルが必要です。
とくに、ファシリテーターが上手い人は、メンバー同士で意見が「一致している部分」と「相違している部分」を把握して、論点を明確にしていることがポイントです。
（3）時間管理スキル
3つ目は、時間管理スキルです。
限られた時間のなかで結論まで導くためには、時間管理スキルが重要です。とくに、ファシリテーターが上手い人は、優先順位を付けて、優先度の高い議題から話し合いを進めています。
また、会議の議題をまとめたものを「アジェンダ」と言います。事前にアジェンダを作成し、時間配分を設定しておくと、時間を適切に管理しながら会議をスムーズに進めやすくなります。
ファシリテーターの注意点とは
ここでは、ファシリテーターの注意点について解説します。ファシリテーターは、議論を活性化させられる一方で、会議の質を左右する、責任の重いポジションと言えます。
（1）中立的な立場を守る必要がある
1つ目は、中立的な立場を守る必要がある点です。
ファシリテーターが特定の意見に偏っていると、活発な意見交換ができなくなってしまいます。そのため、ファシリテーターは議論を俯瞰して整理しつつ、客観性を保って会議を進行しましょう。
したがって、ファシリテーターは意思決定に関わらず、中立的な立場を徹底する点に注意が必要です。
（2）負担が大きい
2つ目は、負担が大きい点です。
参加者や議題が多い場合、ファシリテーターが1人だと負担が大きくなってしまいます。とくに、参加者が多いと「議論をコントロールする」「全員が納得できるように合意を形成する」ことは困難です。
そのため、ファシリテーターを複数設定したり、サポート役を依頼したりして工夫する必要があります。このように、会議によって柔軟に対応して、ファシリテーターの負担を軽減する点に注意しましょう。
（3）会議の質がファシリテーターの能力に左右される
3つ目は、会議の質がファシリテーターの能力に左右される点です。
有意義な会議ができるかどうかは、ファシリテーターのスキルに依存しやすいです。ただし、会議の進行をすべてファシリテーターに委ねるのではなく、参加者も協力して議論を進めなければなりません。
また、会議の質を高めるには、あらかじめ会議の工程をつくったりシミュレーションをしたりしておくことがポイントです。十分な事前準備によって、効果的な会議をデザインし、議論を円滑に進めやすくなります。
ファシリテーターに最適なツール
以下では、ファシリテーターに最適なツールをご紹介します。
ファシリテーターは、会議の質を左右する重要なポジションです。有意義な会議を実施するには、事前に会議の工程を検討したり、議論で得た情報を整理したりする必要があるため、情報を適切に管理する点が重要です。
そこで、「情報が流れず、誰でも簡単に情報管理ができるツール」を導入しましょう。大量の情報を管理しても錯綜せず、会議を円滑に進められます。
結論として、ファシリテーターとして会議を円滑に進めるには、誰でも導入即日で活用できる情報管理ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、ファシリテーターの膨大な情報をストックしつつ、リアルタイムで共有できます。また、「メッセージ」がノートに紐づいているので、スムーズに意思疎通ができるのです。
会議の情報を円滑に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
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＜Stockの口コミ・評判＞
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松山ヤクルト販売株式会社 |
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ファシリテーターのやり方・上手い人のスキルまとめ
これまで、ファシリテーターのやり方・上手い人のスキルを中心にご紹介しました。ファシリテーターは、以下のように会議を進行します。
- 会議の目的を共有する
- 発言しやすい場をつくる
- 全員が納得できる結論を導き出す
- 会議の時間をコントロールする
また、ファシリテーターは、あらかじめ会議の工程を検討したり、議論の情報を整理してまとめたりしなければなりません。そこで、「ITに不慣れな方でも直感的に使いこなせるほどシンプルな情報管理ツール」があると便利です。
したがって、ファシリテーターとして会議を進めるには、情報が流れないうえ、非ITでもストレスなく情報を管理できるツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入し、ファシリテーターとして質の高い会議を進めましょう。
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