社用携帯とは、企業が社員に支給する仕事用の携帯のことです。外回り営業やリモートワークなど、オフィスを離れて仕事をする機会が増えたため、社用携帯を導入する企業が増えています。
そのため、なかには「社用携帯の導入を検討しており、必要性や注意点について知りたい」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社用携帯を支給する必要性やメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- 社用携帯の導入を検討している
- 社用携帯の導入する必要性やメリット・デメリットが知りたい
- 社用携帯との併用に最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に社用携帯を導入すべきかどうかが分かるだけでなく、社内の情報共有を効率化するツールまで見つかります。
目次
社用携帯の必要性とは
社用携帯の必要性とは、テレワークや在宅勤務の広まりにより、働き方が多様化したことにあります。
具体的には、働き方が多様化したことで「テレワークの人への電話の取り次ぎが面倒」「出社している人の電話応対の負担が大きい」といった課題が生まれたのです。
そのため、以前は営業など社外での連絡が必要な社員にのみ支給されていた社用携帯が、より多くの社員に支給されるようになっています。
社用携帯の3つのメリット
以下では、社用携帯を導入する3つのメリットを紹介していきます。社用携帯の導入を検討している担当者の方は必見です。
（1）情報漏洩を防ぐ
まずは、情報漏洩を防ぐことができます。
社内で個人の携帯を使用していると、セキュリティ水準に差が出てしまいます。しかし、社内携帯では企業側がセキュリティ対策を一括で管理できるのです。
そのため、個人利用の端末でクラウドサービスを使うことによる情報漏洩のリスクを削減できます。
（2）生産性を上げる
2つ目に、社用携帯を使うことで情報共有がしやすくなり、生産性が上がります。
外出先や移動中などでも連絡をとることができ、リモートワークでも電話の取り次ぎをする必要がありません。また、顧客や取引先とも社用携帯で連絡を取り合うため、社内でも電話の取り次ぎ業務を削減できるのです。
さらに、社内でクラウド型の情報共有ツールを導入して社内携帯で運用すれば、データ共有にメールやチャットツールを使う必要がなくなります。
（3）仕事とプライベートを分ける
3つ目に、仕事とプライベートを分けることができるという点です。
たとえば、社員のプライバシーを守ることで、勤務中に不必要にプライベートに干渉される「セクハラ」「パワハラ」など社員同士のトラブルを減らせます。
また、業務外の時間や休日には個人の携帯を使用するため、仕事の連絡と混同する心配がありません。反対に、勤務中にプライベートの連絡に気をとられてしまうこともないため、ストレスなく作業に集中できます。
したがって、社用携帯を支給することで、仕事とプライベートの線引きがしやすくなるのです。
社用携帯の3つのデメリット
以下では、社用携帯の3つのデメリットについて解説しています。社用携帯の導入を考えている方は以下の点に注意しましょう。
（1）紛失のリスクがある
まずは、社用携帯は持ち運びに便利な一方で、紛失のリスクがあることです。
たとえば、外出先で紛失した場合、社用携帯に保存されているパスワードや内部資料、取引先のデータなどの重要な情報が悪用されるリスクがあります。
そのため、社用携帯を支給したときには、社員個人の紛失対策やITリテラシーによってリスクを減らすしかないため、注意が必要です。
（2）私的利用される恐れがある
次に、社用携帯が私的利用される恐れがあります。
社用携帯は、社員の目が届かないところでも利用できるため、社員のコンプライアンス意識が低いと仕事以外の場面でも利用されてしまいます。
したがって、「アプリのインストールは担当者のみが行う」「データの通信料に制限をかける」など、社員に私的利用させない仕組みを作ることも重要です。
（3）コストがかかる
3つ目に、コストがかかることです。
一般的に、法人向けの携帯の利用プランは個人利用のものよりも割安となっていますが、導入するにあたっては初期費用や月額費用がかかります。
また、社員が私的利用することで業務以外の通話やネット検索に料金を払ったり、紛失・故障することで新たにコストがかかったりするので注意が必要です。
社用携帯を導入するときの注意点とは
社用携帯を導入するときの注意点は、私的利用をされることにあります。そのため、あらかじめ使用ルールを設定し、セキュリティ教育を実施しましょう。
たとえば、使用ルールには「フリーWi-Fiの使用を禁止する」「差し出し人不明のメールやリンクをタップしない」などがあります。
また、セキュリティ教育を徹底することも重要ですが、不正利用や情報漏えいのリスクをなくすには「企業側が情報を管理できるツール」の導入が欠かせません。
たとえば、国際セキュリティ規格である「ISO27017」を取得している「Stock」のようなクラウド型の情報共有ツールなら、高度な情報管理体制のもとビジネス上の情報を安心して共有することができます。
【必見】社用携帯を活用するときに導入すべきツール
以下では、社用携帯を活用するときに導入すべきツールを紹介します。
社用携帯は、働き方が多様化した現代においては便利な連絡手段であるものの、時として時間や場所が制限されてしまいます。そのため、急を要する連絡以外であれば、時間や場所を問わずに使えるITツールで情報共有をするのがおすすめです。
ただし、チャットツールでは、コミュニケーションはできますが大切な情報が流れてしまい蓄積できません。したがって、情報を蓄積しつつ、話題にそってやりとりが進められるツールを導入し、社内での情報共有を一元化しましょう。
結論、自社の社用携帯に導入すべきは、情報管理とコミュニケーションが一元管理できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したい情報を入力すれば、即時で共有できます。また、「メッセージ」や「タスク」がノートに紐付いているため、話題が混ざることなくメンバー同士でやりとりでき、任意のメンバーにタスクを飛せるなど進捗共有まで可能です。
社内の情報管理・共有を最適化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社用携帯の必要性とメリット・デメリットまとめ
これまで、社用携帯の必要性とメリット・デメリットを中心に紹介しました。
社用携帯の導入にあたっては、セキュリティ教育や使用ルールを徹底することで、情報漏えいや私物化を防ぐことができます。
なかでも、より高度なセキュリティ水準のもと、私物利用のリスクを軽減して社用携帯を運用したい場合、クラウド型のITツールで情報を一括管理するのがおすすめです。
結論、社用携帯にインストールするツールとして最適なのは、「ノート」に案件ごとの情報を重複なく蓄積して、コミュニケーションまでとれるクラウド型のITツールの「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、社用携帯を使った情報共有・管理を最適化しましょう。
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