社用携帯は、業務連絡の効率化や情報漏えい対策を目的として、企業が社員に支給する仕事用の携帯です。しかし、社用携帯を導入しただけでは、社内の情報共有や業務引き継ぎの課題までは解決できません。
実際に「社用携帯を導入したが欲しい情報が見つからない」「担当者が退職すると過去の対応履歴が分からない」といった問題に悩む企業も少なくありません。
そこで今回は、社用携帯を導入する必要性や運用ルール、導入時によくある失敗を防ぐ方法を中心にご紹介します。
- 個人携帯を業務利用しているが、情報漏えいリスクが不安な中小企業の経営者
- 社用携帯の導入を検討中だが、運用管理の手間・コスト高に懸念を抱く現場管理者
- シンプルで継続しやすい業務連絡・情報共有方法を探している業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社に社用携帯が必要か判断できるだけでなく、導入後の失敗を防ぎながら社内の情報共有を効率化する方法まで分かります。
目次
なぜ社用携帯が必要なのか
ここでは、社用携帯が必要な理由を紹介します。必要性に疑問を感じている方は、是非参考にしてみてください。
- 個人携帯利用のリスク
紛失対応の遅れやマルウェア感染、退職時のデータ持ち出しは、個人端末を利用することで企業が管理できなくなることが原因です。社用携帯を導入すれば、企業側がセキュリティ管理の主導権を取り戻せます。 - 情報管理の課題
社員が個人端末で取引先とやり取りすると、記録が会社に残らず「シャドーIT」状態となり、監査ができません。また、通信履歴が残らないことでトラブル時の事実確認が難しくなり、誤送信なども起こりやすくなります。 - コンプライアンス対策
個人携帯で顧客情報を扱うと、情報漏えい時に企業は管理責任を問われ、賠償リスクが発生します。また、業務連絡が常時届くことで労働時間の管理が難しくなり、是正勧告の対象となる可能性があります。
これらの理由から、社用携帯を導入したほうが、企業情報の流出やコンプライアンス違反のリスクを軽減できるといえます。
社用携帯を導入する時の失敗例と原因
ここでは、社用携帯を導入する時の失敗例とその原因について紹介します。事前に把握しておくことで、同じ過ちを繰り返す必要がなくなります。
（1）社用携帯を配るだけで運用ルールを作らない
社用携帯を「配って終わり」にした場合、新たなトラブルの火種になる可能性があります。
ルールがないと、社員は利用範囲を自身で判断せざるを得ず、深夜・休日の業務連絡が常態化して負担が増えます。また、私的利用によるウイルス感染や通話料の増加なども管理できず、労務やセキュリティのすべてが崩れる原因になります。
そのため、端末を配る前に「何時から何時まで使っていいか」「私用アプリのインストールは禁止か」「通話料の上限はあるか」といった具体的なルールを社内規定として文書化して記録しておくことが重要です。
（2）業務情報を携帯だけで管理する
社用携帯の内部ストレージだけに業務データを保存することは、端末が消えたときに会社の情報資産が消える状態を作り出しています。
スマートフォンはポケットやバッグから落とすなど、紛失・破損リスクが高く、端末保存の業務データは消失や引き継ぎ不能の原因になります。そのため、社用携帯は「保管」ではなく「情報へのアクセス手段」として使う必要があるのです。
したがって、社用携帯に保存したデータは、別のデータ保管プラットフォームに組み込んでおく必要があります。つまり「端末が壊れてもデータは無事」という状態を作ることが、情報管理の基本です。
（3）情報漏えいへの対策が不十分
「社員が気をつければ大丈夫」という精神論だけでは、情報漏えいは防げません。そのため、仕組みとして防ぐ技術的な対策が必要です。
人為ミスは避けられず、端末の紛失や盗難は発生します。たとえば、MDM（モバイル端末管理システム）がなければ遠隔ロックやデータ削除ができず、情報漏えいにつながるうえに、パスワード未設定や公共Wi-Fi利用でも情報流出のリスクがあります。
したがって、情報漏えい対策は社員の意識を変えるだけでなく、会社が仕組みを整備すべきです。MDM導入やパスワード義務化、不審なWi-Fi接続の制限を徹底することで、個人のミスによる情報漏えいと信用失墜を防げます。
このような失敗を繰り返さないためにも、「ただ社用携帯を導入すればいい」という考え方は避けるようにしましょう。
社用携帯の導入前に決めるべき運用ルール
ここでは、社用携帯の導入前に決めるべき運用ルールを紹介します。導入後に運用が形骸化しないためにも、以下の内容を確認しましょう。
（1）利用ルール
社用携帯の利用ルールは、「禁止事項」と「例外として認める行為」をセットで明文化することが重要です。
たとえば、以下のように禁止事項と許容範囲を並べて記載すると、現場での判断がしやすくなります。
- 禁止事項
SNS・動画・ゲームアプリの使用、業務に不要なアプリの無断インストール、深夜・休日の私用目的での使用や持ち帰り - 例外として認める行為
緊急時に限った家族への連絡や、会社が事前に承認したアプリの使用
このように具体的なケースを列挙しておくことで、従業員が自己判断で誤った使い方をするリスクを減らせます。
（2）紛失時の対応
紛失時の対応フローで重要なのは、「即時報告しやすい仕組み」を先に整えておくことです。
紛失した従業員が恐れるのは、叱責されることです。「怒られるかもしれない」という心理から報告が遅れるほど、不正アクセスや情報漏えいのリスクは高まります。被害を最小限に抑えるには、報告のハードルを下げることが先決です。
そこで、運用ルールには、以下の内容を盛り込んでおくと安心です。
- 紛失に気づいた時点から1時間以内に報告することを義務づける
- 夜間・休日でも連絡できる緊急連絡先（担当者の個人番号など）をあらかじめ周知する
- 報告を受けた管理者は、MDM（モバイルデバイス管理）ツールを使って端末の遠隔ロックや遠隔初期化（ワイプ）を実施する
- 並行して警察への遺失届の提出と、キャリアへの回線停止手続きを実施する
紛失は誰にでも起きてしまうものです。だからこそ「報告したほうが早く解決できる」という空気を組織の中に作っておくことが、セキュリティ対策に繋がります。
（3）退職時の回収
退職時の端末回収は、「機器を返してもらう」だけでは不十分です。アカウントとデータの処置まで含めたチェックリストを用意しておくことが必要です。
退職者の個人アカウントが紐づいたままだと、情報の持ち出しやシャドーIT化につながるリスクがあります。そこで、退職手続きのチェックリストには、以下の項目を含めておくと漏れが防げます。
- 資産管理台帳と照合しながら、端末本体・充電器・SIMカードの一式を確認・回収する
- 端末内のファクトリーリセットを実施し、個人のApple IDやGoogleアカウントからのサインアウトを確認する
- 社内システムへのログイン情報・ライセンスやアカウントを削除・失効させ、退職後のアクセスを遮断する
また、社用携帯の端末内や個人のチャットアプリだけに業務のナレッジが残っている状態だと、退職時の引き継ぎが困難になり、情報がブラックボックス化してしまいます。そのため、日頃からチーム全体で情報を一か所で管理できる仕組みを整えておきましょう。
（4）情報管理の方法
社用携帯での情報管理は、「どこに保存するか」のルールを会社側が明確に指定することが重要です。
情報管理のルールとして、以下を明文化しておくことをおすすめします。
- データの保存先は会社が指定した環境のみとし、個人アカウントへの保存を禁止する
- チャットやメッセージアプリは「連絡用」と位置づけ、重要な情報は別の場所に蓄積・管理する運用に切り替える
したがって情報管理は、社用携帯そのものに依存するのではなく、会社が指定したクラウドストレージや文書管理ツールなどを中心におこなう体制に整えるべきです。
【必見】社用携帯を活用するときに導入すべきツール
社用携帯は業務効率化や情報漏えい対策に役立つ一方で、導入しただけでは情報共有や引き継ぎの課題は解決できません。ここでは、社用携帯を導入しても失敗する理由と、その対策に最適なツールを紹介します。
社用携帯をただ導入しても、業務情報が電話・メール・チャットに分散したままでは、必要な情報を探すたびに時間がかかります。また、担当者の異動や退職時には対応履歴が見つからず、引き継ぎ漏れが発生しやすくなります。
このような失敗が起きる原因は、社用携帯が「連絡手段」であって「情報を蓄積・管理する仕組み」ではないためです。情報が端末やチャットに散在したままでは、社用携帯を導入しても業務効率は改善されません。
そのため、社用携帯の導入効果を高めるには、業務情報を一元管理できるツールを併用することが重要です。情報を誰でも探せる状態で蓄積しておけば、引き継ぎ漏れや確認作業の負担を防げます。
この条件に最も当てはまるのが、業務情報や顧客対応履歴、マニュアルなどを簡単に蓄積・共有できるシンプルなツール「Stock」です。チャットのように情報が流れず、必要な情報をすぐ検索できるため「社用携帯はあるのに情報共有がうまくいかない」という失敗を防ぐツールとして最適です。
社内の情報管理・共有を最適化するツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社用携帯を支給する必要性や社用携帯の運用ルールまとめ
これまで、社用携帯を導入する必要性や運用ルール、導入時によくある失敗を防ぐ方法を紹介しました。
社用携帯は業務連絡を効率化できますが、情報を蓄積・管理する仕組みではありません。そのため、電話やチャットに業務情報が分散すると、引き継ぎ漏れや情報検索に時間がかかる原因になります。
そのため、社用携帯の導入効果を最大化するには、業務情報を一元管理し、誰でも必要な情報をすぐに確認できるITツールを併用することが重要です。
なかでも、社用携帯と併用するツールとして最適なのは、業務情報を簡単に蓄積・共有できるITツールの「Stock」です。情報がチャットのように流れず、必要なときにすぐ探せるため、社用携帯だけでは防げない情報共有の課題を解決できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社用携帯の運用と情報共有を効率化しましょう。
