近年、社員のキャリア志向が多様化するなかで、ジョブローテーション制度を「時代遅れ」という声も増えてきました。ただし、実際には、人材育成や組織の柔軟性向上、業務の属人化防止といった観点から、今なお多くの企業が注目してます。
しかし、「ジョブローテーションはなぜ必要なのか分からない」「異動との違いや、導入する意味を知りたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ジョブローテーションの意義や成功のポイントを中心にご紹介します。
- 特定社員への業務依存や属人化が進む現状に危機感を持っている管理職
- ジョブローテーションと異動の違いや、行う意義がわからないビジネスパーソン
- ジョブローテーションを検討しており、注意点などを詳しく知りたい人事担当者
という方はこの記事を参考にすると、ジョブローテーションが必要とされる背景を理解でき、自社に適した運用方法を判断できるようになります。
目次
ジョブローテーション制度とは
「ジョブローテーション制度」とは、社員の職場・職種を定期的に異動させる制度を指し、終身雇用を前提とした日本だけの制度だと言われています。
ジョブローテーションに似た言葉として「人事異動」「社内公募制度」が挙げられますが、それぞれの違いは以下の通りです。
| ジョブローテーション | 人事異動 | 社内公募制度 | |
|---|---|---|---|
| 主体 |
会社主導
|
会社主導
|
社員主体
|
| タイミング |
定期的
|
おもに期初め
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不定期
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| 目的 |
人材育成
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組織編成
|
キャリア支援
|
| 選考の有無 |
基本なし
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基本なし
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基本あり
|
このように、ジョブローテーションでは、社員の成長を目指して、企業側が対象者を選定します。そのため、企業は適切な人材を選ぶ必要があるのです。
ジョブローテーションはなぜ必要？
ここでは、ジョブローテーションがなぜ必要なのかを解説します。ジョブローテーションを検討していて、実施する意義を詳しく知りたい担当者の方は必見です。
（1）業務の属人化を防ぐため
ジョブローテーションを実施すると、社内の引き継ぎが活発になり、業務の属人化防止や属人化解消につながります。
長い間担当者が変わらないと、判断基準や業務のコツが個人の中に蓄積されやすくなります。一方、ジョブローテーションでは、担当者が定期的に変わるため、ノウハウが個人に集中しづらくなるのです。
その結果、担当者不在でもトラブルに対応しやすくなり、個人に依存した業務から脱却できるのです。さらに、複数人が同じ業務をするため、業務フローの問題点にも気づきやすくなり、業務改善にもつながります。
（2）次世代のリーダーを育てるため
ジョブローテーションは、管理職やリーダーの育成に適した施策です。
管理職やリーダーには、単一の業務だけでなく、幅広い業務理解や広い視野が必要です。そのために、ジョブローテーションで複数の業務を経験しておくと、組織全体を見ながら判断する能力を養えるのです。
このように、ジョブローテーションで複数の部署を経験することで、広い視点で業務ができるようになるため、次世代のリーダーを育成するために最適なのです。
（3）部署間の連携を強化するため
部署間の連携強化のためにも、ジョブローテーションは必要な施策です。
「他部署の業務を知らない」「情報共有できていない」ような組織は、他部署との連携が弱くなります。一方、ジョブローテーションでは、個人が複数の部署を経験できるので、自部署目線ではなく組織全体を見て働ける人材が育ちやすくなるのです。
さらに、他部署とのつながりがあると、気軽に相談できたり情報共有しやすくなったりするので、ジョブローテーションによる人的ネットワークの形成も重要です。
ジョブローテーションを成功させるポイント3選
ここでは、ジョブローテーションを成功させるポイントについて解説します。以下の内容を押さえて、取り組みが無駄にならないように注意しましょう。
（1）目的を明確にする
1つ目のポイントは、目的を明確にすることです。
たとえば、「どのような経験を積むのか」「その経験がどのように役立つのか」まで明確にすることで、モチベーションの向上につながります。また、目標や評価基準も併せて設定しておくと、社員の視座を高めることが可能です。
このように、あらかじめ、対象者に取り組みの目的を伝えることが成功させるポイントです。
（2）教育コストを最小限に抑える
2つ目のポイントは、教育コストを最小限に抑えることです。
ジョブローテーションでは、業務の引き継ぎが活発になるため、引き継ぎのたびに発生する教育コストも増加します。そのため、いかにして教育コストを抑えるかが重要なポイントなのです。
たとえば、社内のマニュアルやノウハウを蓄積するITツールがあれば、引き継ぎ時の教育を最小限に抑えてジョブローテーションを効果的に運用できます。なかでも、「Stock」のようなツールでは、メッセージで気軽に質問もできるためおすすめです。
（3）社員のモチベーションにつなげる
3つ目のポイントは、社員のモチベーションにつなげることです。
ジョブローテーションは、社員の仕事内容や環境が大きく変わる制度です。そのため、社員が異動に不満を持ったままでは、思ったような成果は出ず、会社にとってもマイナスに働く可能性があります。
また、一方的な施策では、社員の離職につながる恐れもあります。社員が異動のモチベーションを保てるよう、社員のキャリア形成や希望の部署を尊重したジョブローテーションを実施しましょう。
ジョブローテーションを効果的に実施する方法
ここでは、ジョブローテーションを効果的に実施する方法をご紹介します。
ジョブローテーションは、中長期的な人材育成や業務の属人化防止につながる一方で、引き継ぎ時の教育コストが増加しやすい点が課題です。
そのため、ジョブローテーションの成功させるには、まずは業務マニュアルを整備し、異動してきた社員でもマニュアルを見れば判断できる状態をつくりましょう。ただし、マニュアルがあってもすぐに参照できないと、徐々に形骸化し口頭説明に戻ってしまいます。
そこで、業務に必要な情報を一元管理できるだけでなく、誰でも簡単にアクセスできるツールを導入することが重要です。
なかでも、社内のあらゆる情報を管理して、すぐに取り出せる情報共有ツール「Stock」は、ジョブローテーションの運用に最適です。Stockは、業務のマニュアルなどをまとめた「ノート」を任意のメンバーにすぐに共有できるうえ、高精度な検索機能によって目的の情報にすぐにアクセスできます。
各業務の情報を”蓄積”できるツール
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ジョブローテーションを導入すべき企業
ここでは、ジョブローテーションを導入すべき企業の特徴を解説します。ジョブローテーションの導入を検討しているが、自社に適しているのかわからない担当者の方は必見です。
人材育成を重視している企業
ジョブローテーションは、ある程度の期間を使って社内のさまざまな業務を経験してもらう仕組みであるため、長期的なキャリア形成を前提とした教育方針を持っている企業に適しています。
具体的には、大手メーカーや総合職の新卒社員を多く採用している企業が当てはまります。逆に、研究開発、法務、医療などの高度な専門知識が求められる業務では、一つの業務に長期間従事する方が向いています。
したがって、自社の事業内容や部署の業務内容を考慮したうえで導入を検討しましょう。
採用コストを削減したい企業
ジョブローテーションでは、メンバーがマンネリせずに働けて離職率が軽減されるため、採用コストを削減したい企業におすすめの施策です。
メンバーの定期的な異動によって、常に刺激のある業務ができるため、業務のマンネリが原因での離職が減少します。その結果、新人採用の必要がなくなり、採用コストを削減できるのです。
こうした好循環を生み出すために、ジョブローテーションを実施して、メンバーの業務モチベーションを引き上げましょう。
業務が属人化しやすい企業
ジョブローテーションでは、部署のメンバーが入れ替わるため、業務の属人化を防止したい企業に適しています。
とくに、定型業務で作業が属人化している企業は、異動や退職のたびに引き継ぎが発生して業務が遅滞しやすいです。そのため、マニュアルや教育体制など、比較的早い段階で業務を習得できるように整備したうえでジョブローテーションを実施しましょう。
以上のように、ジョブローテーションの実施によって得られるメリットと目的が合致しているか確認することが重要です。
ジョブローテーションの必要性と成功のコツまとめ
これまで、ジョブローテーションの必要性と成功のコツを中心にご紹介しました。
ジョブローテーションに取り組むと、企業側にも社内メンバー側にもメリットがあります。ただし、ジョブローテーションを「やって終わり」にせず、継続的な人材育成につなげるには情報の蓄積が不可欠です。
そこで、「情報を簡単に記録・管理できるうえ、必要な情報をすぐに見つけられるツール」があると便利です。とくに、「検索機能」が充実していると、蓄積した人事情報や業務マニュアルをきちんと活用できます。
したがって、ジョブローテーションの情報を簡単に管理するには、検索性に優れていて、すべての社員がストレスなく情報を管理できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了する、ぜひ「Stock」を導入して、ジョブローテーションをスムーズに実施しましょう。
