「反復作業」はどの業種にもあり、見直さずに放置しているケースが多くあります。しかし、反復作業を見直して、業務を効率化すれば、組織全体の生産性が上がるというメリットがあるのです。
しかし、なかには「反復作業を効率化したいがやり方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、反復作業を効率化するコツやメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- 反復作業の業務の無駄を減らしたい
- 反復作業の効率化のコツが知りたい
- 反復作業に向いている人はどんな人か知りたい
という方はこの記事を参考にすると、反復作業を効率化するコツが分かるだけでなく、反復作業の効率化に貢献するおすすめのツールまで見つかります。
目次
反復作業とは
反復作業とは、繰り返し行われる定型化した業務のことを指します。
一度作業フローが定型化すると、それを見直さずに「何となく」で続けてしまう場合が多くあります。しかし、反復作業の業務負担が軽減できると、他の業務に時間や人員を充てることができるため、生産性の向上が期待できるのです。
そのため、反復作業は優先的に見直しを実施して、業務効率化を図りましょう。
反復作業が向いている人とは
反復作業は、決まった順序で作業を繰り返すため、変化が少なく、自分のペースで仕事に取り組むことができるという特徴があります。
そのため、反復作業は、自分のペースで黙々と作業を進めるのが好きな人に向いていると言えます。また、黙々と作業するのが好きで「より早く正確にこなすにはどうしたらよいか」と改善し続けることにやりがいを見出せる人にもおすすめです。
一方、仕事に変化や刺激を求める人の場合、作業に慣れることで「飽きた」と感じやすく、反復作業は不向きだと言えます。
反復作業を効率化する5つのコツ
以下では、反復作業を効率化する5つのコツをご紹介します。反復作業を見直したい方や業務効率化を目指す方は必見です。
（1）作業フローを作成する
1つ目に、作業フローを整備しましょう。
まずは、チーム全体で作業の流れを見直すことで、不必要な作業を洗い出して、省いていきましょう。たとえば、「細分化しすぎている作業」や「ひとつの工程に多くの人員を割いている作業」などは、不要なリソースが割かれている傾向にあります。
以上のように、作業フローを整備することで業務が簡略化されるため、誰が行っても同じ質とスピードで反復作業を効率よく進めることができます。
（2）マニュアルを整備する
2つ目に、マニュアルの整備をして従業員同士でノウハウを共有させましょう。
複雑な作業を反復作業にしている場合、各人でオリジナルのノウハウで作業をしており、それが蓄積されてしまいがちです。
そのため、マニュアルの整備をしてノウハウを統一させると、作業の属人化が防げるだけでなく全員がより良い手法で作業を進めることができます。
（3）反復作業をToDoリスト化する
3つ目に、反復作業をToDoリスト化しましょう。
自分が実施すべき反復作業を洗い出し、ToDoリストを作成し、作業が完了するたびにチェックしていきます。
やるべきタスクがひと目で分かるため、タスクの抜け漏れを防ぐと同時に、反復作業へのモチベーションを保つことができるのです。
（4）作業の無駄を省く
4つ目に、作業の無駄を省くことです。
たとえば、データ入力や文書作成用に「テンプレートを用意しておく」ことで作業の無駄を省くことができます。テンプレートを活用することで、作業の工数を減らせて効率化が期待できるのです。
そのため、反復作業はテンプレート化するなどして工夫し、無駄を省くことで生産性を向上させましょう。
（5）ITツールを導入する
5つ目に、ITツールを導入することで作業を効率化できます。
たとえば、「経費計算システム」や「名刺管理ソフト」があります。これらのツールは、反復作業そのものを自動化するため、組織全体の生産性の向上が期待できます。
ただし、これらのツールを導入するときには教育コストが発生します。とくに、多機能すぎるとITが苦手な方には使うのが難しく、現場に定着しないリスクがあるため注意が必要です。
たとえば、シンプルな操作性の「Stock」なら、導入したその日から全員が使いこなすことができ、文書作成や名刺管理などの反復作業の効率化にも最適です。
反復作業のメリット・デメリット
以下では、反復作業のメリット・デメリットについて解説しています。反復作業を行っている方は以下の内容を押さえておきましょう。
反復作業のメリット
反復作業のメリットは、作業効率や正確性を向上させれば、組織の生産性を上げることができることにあります。
また、作業の流れが決まっており、他の業務に乱されることがないため、スケジュール管理もしやすいです。
したがって、ルーチンワークのメリットが活かせる職業として「事務職」や「製造業」などが挙げられます。ただし、どの職業にとっても反復作業はあるため、効率化に努めましょう。
反復作業のデメリット
反復作業のデメリットは、同じ作業の繰り返しによりモチベーションが低下するという懸念点があることです。
モチベーションを維持するための対策としては「小さな目標を作る」や「ToDoリストを作成する」などが挙げられます。
また、思考が一定化してしまい、新たなアイデアが出にくいというデメリットもあります。そのため、反復作業に新しい視点を取り入れることを意識して、モチベーションを保ちましょう。
【必見】繰り返しの反復作業の効率化に貢献するツール
以下では、繰り返しの反復作業の効率化に貢献するツールを紹介します。
反復作業は、繰り返し決まった作業をするという業務のことで「事務職」や「配送業」に多く見られます。また、反復作業は、日々見直してマニュアルを整備・更新することで効率化できます。
そこで、マニュアルの整備にITツールを導入する企業や工場が多くありますが、高機能すぎると操作が難しく、現場になじめない事態になりかねません。そのため、「必要な機能が過不足なく備わったシンプルなITツール」を導入しましょう。
結論、社内の反復作業の効率化に貢献するのは、テンプレート機能やToDoリストの備わった情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」でマニュアルやToDoリストを作成すれば、現場のメンバーと簡単に共有でき、ノートに紐づく「メッセージ」で話題の混ざらないやりとりも可能です。また、テンプレート機能もあるので、社内文書などの書類作成の反復作業を効率化できます。
非IT企業の65歳以上の方でも即日で使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
反復作業の概要と業務効率化のコツまとめ
これまで、反復作業の概要と業務効率化のコツを中心にご紹介しました。
反復作業には向き不向きがありますが、どの業種にも存在します。とはいえ、工夫して効率化すれば組織の生産性が上がるというメリットもあるのです。
そこで、ITツールを導入し、反復作業を効率化しましょう。ただし、多機能なツールを導入すると、ITが苦手な方が多い「コールセンター」や「工場」などの現場では、形骸化してしまうケースもあるので注意すべきです。
結論、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に操作でき、あらゆるマニュアルやテンプレートを蓄積できる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、反復作業の効率化ができる仕組みをつくりましょう。
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