企業にとって、アルバイト・パートは繁忙期や特定の時間帯に合わせて人員を補強できる貴重な戦力です。また、アルバイトは効果的な育成をするだけで、頼もしい存在になるだけでなく、ブランド認知の向上にも繋がるのです。
しかし、「アルバイトを育成するための効果的な指導の仕方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、アルバイト教育でよくある失敗や、アルバイト育成のコツについて解説します。
- 通常業務をこなしながらアルバイト教育もワンオペで行っている店舗責任者
- アルバイトがマニュアルを読んでくれず、同じ質問を何度もされている教育担当者
- スタッフ間でのオペレーションのバラつきや連絡漏れが頻発している現場リーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、今日のアルバイト育成が難しくなっている理由だけでなく、新人でも同じ基準で動ける環境を整える方法まで把握できます。
目次
なぜ今、アルバイト育成が難しくなっているのか
アルバイト育成が難しくなっている理由は、以下の通りです。
- すぐ辞められる時代
今日、労働人口が減少し続けているため、人手不足に陥っている職場が多く、アルバイト側は簡単に職場を変えることができます。そのため、少しでも「働きづらい」と感じたら、スタッフはすぐに別のバイトへ移ってしまうのです。 - 若者は長文を読まない
スマホ世代は、動画やSNSの短いテキストで情報を得ることに慣れており、タイムパフォーマンスを極めて重視します。そのため、膨大なマニュアルを作っても、目的の情報を探すのに時間がかかるため、マニュアルを読まなくなってしまうのです。
以上のように、少子化やスマートフォンの普及により、アルバイト育成は困難になっているのです。
アルバイト教育でよくある失敗
以下では、アルバイト教育でよくある失敗を4つ紹介します。下記の事項が、自社・自店舗に当てはまっていないか確認しましょう。
膨大なマニュアルを作って満足する
1つ目は、膨大なマニュアルを作って満足することです。
アルバイトが業務中にマニュアルを確認したいとき、本当に必要なのは「今困っている手順が書かれた、たった1ページ」だけです。しかし、完璧を目指して作られたマニュアルはページ数が多く、忙しい勤務中に目的の1ページをすぐに見つけることができません。
その結果、マニュアルがあるにもかかわらず、新人から何度も同じ質問を繰り返されることになります。教育担当者は「マニュアルに書いてあるでしょ！」とイライラし、ストレスを溜めてしまうのです。
重要連絡をチャットツールで流す
2つ目は、重要連絡をチャットツールで流すことです。
LINEなどのチャットツールでシフトの連絡やオペレーション変更を伝達しても、他のメッセージによって流れてしまいます。とくに、週1~2回しかシフトに入らないアルバイトは、過去のログを遡って確認することなどしません。
チャットツールは情報の保管には向いておらず、新人がオペレーションの変更を把握しないままミスをしてしまうおそれがあるのです。
教える人によって指示が違う
3つ目は、教える人によって指示が異なることです。
人によって指示内容にばらつきがあると、「Aさんに教えてもらった方法で進めたら、Bさんには怒られた」という事態が発生します。結果として、新人は職場の人間関係にストレスを感じて早期離職してしまう恐れがあります。
正しい基準が1つに定まっていないと、新人は誰を信じていいのか分からなくなり、現場の人間関係が悪化する原因にもなるのです。
すぐに一人立ちさせる
4つ目は、新人をすぐに一人立ちさせようとすることです。
人手不足を理由に、基本手順を1回教えただけで放置しても、新人はレジのエラーやイレギュラーな返金対応などのトラブルに直面したときにパニックに陥ります。
さらに、対応方法を確認しようとしても、他のスタッフが忙しくしていると声をかけられずに孤立感を深めてしまうのです。
新人でも同じ基準で動ける環境を整える3つのステップ
以下では、新人でも同じ基準で動ける環境を整える方法を紹介します。新人から何度も同じ質問をされて困っている店舗責任者や教育担当者の方々は、必見です。
情報を1箇所に集約する
1つ目は、情報を1箇所に集約することです。
「連絡はLINE、手順は共有ドライブ、シフトは紙」といった、情報が分散している状態では、目的の情報を確認するのに手間がかかってしまいます。そのため、業務に関する情報を1つのツールに集約させることが重要です。
たとえば、「Stock」のような情報共有ツールは、機能がシンプルで、もしITに不慣れなスタッフが在籍していてもスムーズに定着します。
スマホからアクセスできるマニュアルを作る
2つ目は、スマホからでもアクセスできるマニュアルを作ることです。
わざわざ事務所のパソコンを開いたり、バックヤードへ紙のマニュアルを読みに行ったりしていては、作業中のトラブルにその場で対応できません。勤務中に不明点があったとき、スマホを取り出して「その場で1秒で解決できる環境」を作ることが重要です。
また、マニュアルには業務内容やトラブル時の結論だけを箇条書きにし、なるべく文章量を減らすことで、タイパ重視の若者でも読みやすいものになります。
情報の更新担当を決める
3つ目は、情報の更新担当を決めることです。
ルールが変わっても古いマニュアルが更新されずに放置されていると「正しい情報が載っていないから読む意味がない」とマニュアルが形骸化します。そのため、マニュアル運用担当者を決め、手順が変わった瞬間にスマホで書き換えるというルールを作りましょう。
マニュアルには常に最新の情報だけ載せるようにし、新人がマニュアルを読むだけで自主的に動けるような環境を構築することが重要なのです。
【必見】アルバイト育成を成功させる方法
以下では、アルバイト育成を成功させる方法を紹介します。
現在、少子化による人手不足が加速しており、アルバイト一人の教育に時間をかけることは難しいです。そのため、スタッフが自分で見て動ける仕組みを構築する必要があります。
しかし、LINEなどのチャットツールでシフトやオペレーション変更の連絡をしても、情報が流れてしまい、タイムラインを遡って確認する手間がかかります。
そこで重要なのが、「ITに不慣れな店舗責任者・教育担当者でも使えて、情報が流れないITツール」を導入することです。このようなツールを使えば、重要連絡が流れる心配はありません。
こうした条件に最も当てはまるのが、非IT企業のメンバーでも簡単に使える情報共有ツール「Stock」です。Stockはスマートフォンからもサクサク使えるため、マニュアルを保存しておけばいつでも手軽にアクセスできるようになるのです。
非IT企業のメンバーでも簡単に使えるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク・メッセージ機能＞
以下では、Stockのノートに紐づいている「タスク」「メッセージ」機能について紹介します。
タスクには期限や担当者を設定でき、担当者には通知が飛びます。また、社員への連絡事項があるときは、メッセージにて任意のメンバーをメンションして伝えることができます。
以上のように、Stockを使えば、関連する情報が分散することなく、一括で確認できるようになるのです。
アルバイト教育でよくある失敗・アルバイトを自律させる方法まとめ
ここまで、アルバイト教育でよくある失敗や、新人を自律させる方法について紹介しました。
膨大なマニュアルを作ったり、チャットツールで連絡したり、教育担当者によって指示が異なっていたり、すぐに一人立ちさせようとしたりすると、アルバイト教育は失敗します。新人でも同じ基準で動けるような環境を整えるには、情報の管理・更新体制を整備することが重要です。
具体的には、業務に関する情報や連絡事項を1箇所に集約させ、スマホからでもアクセスできるマニュアルを作ることが必要不可欠です。また、情報の更新担当者を決め、ルール変更と同時にマニュアルを更新するようにしましょう。
結論、アルバイト育成には、IT初心者でも簡単に情報を管理・更新でき、スマートフォンにも対応しているツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を利用して、アルバイトが質問しなくても動ける環境を作りましょう。
