管理職やプロジェクトリーダーになる人物には、組織・部下を統率していくための「マネジメント能力」が求められます。また、高いマネジメント能力を持つ人物が一人いればよいのではなく、次世代に向けて頼れる人材を育てていくことが組織としての課題です。
しかし、なかには「部下への指示や進捗確認に追われてしまう」「現場が思うように回らない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マネジメントに必要な能力とマネジメント力の高い組織の特徴をご紹介します。
- 情報共有が属人しており、チーム運営がうまく回らない管理職
- マネジメント力が必要な一方で、具体的に何をすべきかわからない現場リーダー
- メンバー数が増え、口頭・チャット中心の管理に限界を感じているチームリーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、マネジメントが崩壊する原因を理解できるだけでなく、チーム全体のマネジメント力を向上させる方法が分かります。
目次
マネジメントに必要な能力とは
以下は、組織をマネジメントするうえで必要なスキルになります。自分に足りていない部分を把握し、マネジメント力向上に努めましょう。
- 目標設定能力
目標達成に向けて、適切なゴールと道筋を設計する能力です。社員のレベルに応じて、無理のない目標やタスクを設定することが重要です。 - 問題解決能力
課題を明確化したうえで優先順位を定め、問題を解決する能力です。全体の状況を適切に把握するために、広い視野を持つ必要があります。 - 進捗管理能力
目標と進捗を照らし合わせながら、状況に応じて計画を調整する能力です。業務を遂行する上で想定外のトラブルが発生しても柔軟に対応する必要があります。 - 実行力
プレゼンや交渉などの実務スキルを含め、周囲を巻き込みながら業務を前に進める能力です。現場からの信頼を得るうえでも重要です。
以上のように、「マネジメント能力」という抽象的なスキルを細分化すれば、不足している要素が明確になるため、効率的にマネジメントに必要な能力を高められます。
マネジメント能力が不足している人の特徴
以下では、マネジメント能力が不足している人の特徴を3つご紹介します。マネジメントを任されはじめた管理職の方や、新しく事業を始めた経営者の方は以下の特徴に当てはまっていないか見直しましょう。
（1）状況を把握できていない
まずは、社員や部下の状況を把握できていないことが挙げられます。
組織を上手くマネジメントするには、社員間での円滑なコミュニケーションが大切です。たとえば、適切な報告・連絡・相談がされないと、社員の進捗状況がわからず、いつ誰がどのタスクに取り組むべきかを指示できません。
そのため、普段から他部署のメンバーや部下とのコミュニケーションを欠かさないように心がけ、進捗状況を共有する習慣を社内で仕組化しましょう。
（2）専門的な知識や技能が足りていない
次に、業務を遂行するうえで必要とされる専門知識や技能が足りていないことが挙げられます。具体的には、以下3つの要素が挙げられます。
- 汎用的なスキル
PCスキルやビジネスマナーなど、社会人として仕事をするうえで不可欠なスキルです。メンバーからの信頼のためにも、社会人としてのスキルを身につけましょう。 - 専門スキル
ある業務に関する専門的な知識を使いながら業務を遂行していくためのスキルです。たとえば、営業職の場合は、商品知識や接客技術が求められます。 - 特化スキル
ある分野に特化したスキルのことで、イメージとしては「各職種の専門スキルをより磨き上げたもの」になります。例として、営業職であれば、商談経験を通じて培われた「ヒアリング力」や「論点整理力」などが当てはまります。
とくに、リーダーとなる人物は「専門スキルおよび特化スキル」が高く、部下からの信頼を得ることにつながります。
（3）情報を効率よく管理・共有できていない
最後に、適切に情報を管理できていないという特徴もあります。
プロジェクトや部下に関する情報を正しく管理できておらず、問題が生じてしまったり、適切な対処ができなかったりしてしまいます。また、部下に正しい情報を共有できていないことで、部下のパフォーマンスの低下や非効率なプロジェクト運営を招くのです。
今日では働き方改革によってテレワークなどが浸透しているため、より適切な情報管理・共有の仕組みが欠かせません。たとえば、「Stock」のようなツールを使えば、社員の進捗状況やノウハウを簡単に管理・共有できる仕組みをつくれます。
マネジメントが崩壊する組織の特徴とは
ここでは、マネジメントが崩壊する組織の特徴をご紹介します。自社のマネジメント方針が適しているか確認しましょう。
情報共有が属人化している
1つ目の特徴は、情報共有が属人化している点です。
ビジネスでは複数の業務が依存関係にあるため、メンバー間での情報共有が欠かせません。しかし、情報が属人化している環境では、「誰かに聞かなければ次のステップに進めない」状態が常態化してしまいます。
そのため、組織のマネジメントを安定させるためには、「人依存」の情報管理から脱却し、必要な情報を組織全体で共有できる体制を整えることが重要です。
「管理」と「放置」が両極端になっている
2つ目の特徴は、「管理」と「放置」が両極端になっている点です。
頻繁な指示出しと過度な進捗報告を求める組織では、メンバーが報告に追われるうえに、指示がないと動けない組織になってしまいます。一方、管理の仕組みが全くない組織では、問題の発覚が遅れるなどの課題があります。
こうした状況に陥る背景には、リアルタイムでの情報共有の不足があります。進捗を都度確認するのではなく、任意のタイミングで情報を把握できる環境を作りましょう。
意見や相談をしづらい空気がある
3つ目の特徴は、意見や相談をしづらい空気がある点です。
質問や相談がしづらい環境では、組織に潜む問題が表面化しにくくなります。その結果、トラブルが大きくなってから発覚して、組織のマネジメント不足が浮き彫りになってしまいます。
そのため、マネジメントを機能させるためには、メンバーが情報共有や相談をしやすい環境を整えて、問題が表面化する前に対処できる土台を作りましょう。
マネジメント力が高い組織の共通点とは
ここでは、マネジメント力が高い組織の共通点をご紹介します。組織全体のマネジメント力を向上させたい担当者の方は必見です。
誰でも進捗や状況を把握できる
1つ目の共通点は、誰でも進捗や状況を把握できる点です。
たとえば、多くのメンバーの進捗を担当者だけが管理していると、チーム内で連携をとるときに、担当者へ都度確認しなければならず、スムーズな業務が実現できません。
反対に、マネジメント力が高い組織では、メンバーが各自で判断できるように、チーム全体で情報共有できる環境を整備しているのです。
判断基準や業務フローが蓄積されている
2つ目の共通点は、判断基準や業務フローが蓄積されている点です。
業務フローが蓄積されていないと、担当者によって対応品質にばらつきが出て、顧客への不信感の原因になります。また、引き継ぎ時のトラブルも発生しやすくなるため、判断基準や業務フローは明文化しましょう。
このように、マネジメント力が高い組織では「その場の判断」や「個人の経験」に頼らず、蓄積された基準やルールをもとに、再現性の高い業務ができるのです。
必要な情報をすぐ検索・参照できる
3つ目の共通点は、必要な情報をすぐ検索・参照できる点です。
対応履歴やマニュアルなどをすぐに確認できれば、担当者不在の時でも、スムーズな業務を実現できます。また、必要な情報にすぐにアクセスできると、情報を探す時間が少なくなり、ストレスなく業務を進められるのです。
このように、マネジメント力の高い組織は、情報をストレスなく活用する点を重視しています。蓄積した情報をすぐに参照できる環境があると、現場の判断スピードが上がり、組織全体のマネジメント力も向上するのです。
【簡単】組織のマネジメントに最適な方法とは
ここでは、組織のマネジメントに最適な方法をご紹介します。
マネジメント力が高い組織では、優秀なマネージャーに依存するのではなく、誰でも簡単に情報にアクセスできる仕組みの整備によって、組織として安定したマネジメントを実現しています。
しかし、メールやチャットなど、従来の情報共有の仕組みでは、情報の蓄積や検索に弱く、結局のところ「マネージャーに頼る情報管理体制」を脱却できません。結果、マネジメントが属人化して管理の負担が増えてしまうのです。
そこで、個人がチームの情報を蓄積・検索できるITツールを導入しましょう。ただし、多機能で複雑なツールではなく、シンプルで直感的に使えるツールのほうが、現場ですぐに情報にアクセスできるのでおすすめです。
こうした条件に最も当てはまるのは、誰でも簡単に社内のあらゆる情報を蓄積・検索できる情報共有ツール「Stock」です。Stockは、社内の情報をまとめた「ノート」をカテゴリごとに「フォルダ」を分けて管理でき、検索機能を使えば必要な情報に即アクセス可能です。
社内のあらゆる情報を管理・共有できるツール
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マネジメント能力を高める3つの方法
以下では、マネジメント能力を高める3つの方法をご紹介します。効率的にマネジメント能力を向上させたい方は必見です。
（1）周囲との信頼関係を構築する
1つ目は、普段から周囲との信頼関係を構築していくことです。
普段から部下との良好な関係づくりが、プロジェクトにおける円滑なコミュニケーションの実現に役立ちます。たとえば、自ら部下に話しかけに行くことで、部下も意見を言いやすくなり、お互いの信頼度も高まります。
昨今では、リモートワークの普及で対面でのコミュニケーションの機会が減少傾向にあるため、自ら周りに働きかけることを意識すれば、迅速な意思決定が可能になるのです。
（2）視座を高く持つ
2つ目に、視座を高く持つのもマネジメント力を向上させるのに有効な手段です。
ただし、視座を高く持つためには、自分の担当業務だけでなく「組織として最適な状態か」を考えられなければなりません。そこで、自社全体の仕組みや業務フローを把握することで、各メンバーに適した目標を設定でき、効率的なリソースの分担が実現します。
また、顧客や部下などの第三者の目線に立つ「ポジションチェンジ」という思考法も有効です。顧客の目線に立つと優先すべき課題が見え、正しい目標設定が可能になります。
（3）情報共有の仕組みを整える
3つ目は、社内の情報共有の仕組みを整えることです。
紙を使用したアナログな管理方法で社員の進捗管理を行うと、情報が伝わるまでにタイムラグが生じやすく、情報の伝達漏れのリスクが高い点がデメリットです。また、情報共有が後回しになりやすく、業務効率の低下につながってしまいます。
そこで、「Stock」のような機能に過不足のないツールを活用すれば、ITに不慣れな社員でも使いこなせます。結果、社内にスムーズに浸透するので、リアルタイムで情報共有する体制を整備できるのです。
組織のマネジメントを成功させる方法まとめ
ここまで、マネジメントが崩壊する組織の特徴やマネジメント力が高い組織の共通点をご紹介しました。
組織のマネジメント力を高めるためには、マネージャーに依存するのではなく、メンバーが各自で判断できる環境づくりが大切です。そのため、情報共有の基盤を整備しましょう。
ただし、Excelやメールによる情報共有では、手間がかかるうえ、情報の検索ができず、メンバーが素早く判断できません。したがって、誰もが簡単に使いこなせる機能に過不足のない情報共有ツールを活用すべきです。
結論、マネジメントを成功させるには、ITに不慣れな方でも簡単に情報を管理・共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、組織としてのマネジメントを成功させましょう。
