多くの企業にとって、スピーディーな情報伝達を実現するビジネスフォンは、必要不可欠な存在だと言えます。また、携帯電話と比べて、電話業務に便利な機能が豊富に備わっている点も、大きなポイントです。
しかし、なかには「ビジネスフォンでのやりとりは情報が残らない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスフォンの特徴や注意点を中心にご紹介します。
- ビジネスフォンの仕組みを学びたい
- 通話でのやりとりを正確に残したい
- ビジネスフォンと併用して情報を残せる仕組みを整えたい
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスフォンの注意点を押さえつつ、情報を正確に残せる仕組みを整えられます。
目次
ビジネスフォンとは
ビジネスフォンとは、オフィスや事務所などで使われる業務用電話機です。以下では、ビジネスフォンの仕組みや業務に役立つ機能を紹介します。
ビジネスフォンの仕組みとは
一般的に、通話するには、利用したい電話機と同じ数の電話回線が必須です。そのため、家庭用電話機では、家庭内に電話回線が1本しかないので、複数の電話機を同時に使えません。
一方、ビジネスフォンは「電話回線→主装置→電話機」というように、主装置を経由した発着信になるので、1本の電話回線で複数の電話機が使える仕組みになります。
また、複数チャネルの契約をすることで、1つの電話番号を複数の電話機で共有でき、どの電話機からでも外線・内線を応答が可能になります。また、内線の場合、無料で使えることも特徴です。
ビジネスフォンの便利な機能とは
ビジネスフォンには、業務効率化に役立つ機能が備わっています。
- 転送機能
- 着信音の変更
- 短縮機能
- 時間外案内機能
保留している電話を担当者に引き継ぐ場合、内線番号をダイヤルしてから「転送ボタン」を押します。すると、保留していた電話をそのまま担当者につなげられる仕組みです。
着信番号によって、着信音を変更できます。たとえば、取引先の電話番号で設定しておけば、だれ宛の電話なのかすぐに分かります。
本来の電話番号よりも短い番号にダイヤルするだけで、電話をかけられます。支店や他フロアの担当者に電話をつなげるときに、電話番号をプッシュする必要がなくなるので、電話を引き継ぐまでの時短にもなります。
業務時間を過ぎてから電話がかかってきたときに、音声アナウンスが流れる仕組みです。
以上のように、ビジネスフォンにはさまざまな機能が備わっており、電話頻度の高い職種において大きな役割を果たすのです。
ビジネスフォンを導入するときのポイントとは
以下では、ビジネスフォンを導入するときの選定ポイントを紹介します。これからビジネスフォンの導入を検討している担当者の方は必見です。
（1）回線の種類
オフィスで一般的に使用される「デジタル回線」には、ISDN回線とIP電話の2種類があります。これらの違いや特徴は、以下の通りです。
| ISDN回線 | IP電話 | |
|---|---|---|
| 特徴 |
・電話線を使用したデジタル回線
・1つの電話番号に2つの回線を持てるため、同じ番号で通話をしながらFAXの受け取りもできる |
・インターネット回線を使用した電話を指す
・「050IP電話」「0ABJ番号IP電話」「通話アプリ」の3種類がある |
| メリット |
・既存の回線を使用できるので、配線工事など導入コストを抑えられる
・「03」などの市外局番を利用できる |
・通話料は全国で一律である
・主装置との接続が不要なため、配線工事にかかる費用を削減できる |
| デメリット |
・回線利用料や遠方の拠点との通話料が高い
・オフィス内にターミナルアダプタの設置が必要になる |
・フリーダイヤルや「110番」「119番」「117番」あての電話は発信できない
・FAX通信は不可である
・プロバイダー加入が必須である
・光ファイバーの導入が必要になる |
以上のように、ISDN回線やIP電話の利用は、メリットだけでなくデメリットも伴うのです。そのため、デジタル回線を使用するときは、慎重に検討しましょう。
（2）使用方法
ビジネスフォンの導入方法には「購入、リース、レンタル」の3つの選択肢があります。
たとえば、商品を新品で購入する場合は、初期費用がかかるものの最新機種を導入できます。また、中古商品の購入であれば、初期費用だけでなくタートルの費用を押さえられるので、コストパフォーマンス重視の方向きです。
一方、初期費用を押さえたいという場合には、リースやレンタルがおすすめです。しかし、長期にわたり使用するのであれば、トータル的に費用が高くなってしまう点に注意しましょう。
ビジネスフォンを使うときの注意点
以下では、ビジネスフォンを使うときの注意点を解説します。ビジネスフォンは、スピーディーな情報伝達に有効ではあるものの、以下の点を注意して使わなければなりません。
（1）情報を残せない
1つ目の注意点は、情報を残せないことです。
ビジネスフォンでは、音声でのやりとりになるので、時間が経つにつれてどのような話をしたのかが曖昧になりがちです。そのため、聞いた内容はメモに残こさなければ、正確な情報を振り返ることができません。
とはいえ、付箋やメモアプリでは共有する手間がかかったり、情報が属人化したりするリスクが高いので注意しましょう。たとえば、「Stock」のようなITツールなら、通話の内容を「ノート」に残すだけでチームに共有もできるので、情報を残すのに最適です。
（2）タイミングに左右される
2つ目の注意点は、タイミングに左右されてしまうことです。
電話でやりとりをする場合、電話の相手が「電話機の傍で、通話できる状態であること」が前提になります。しかし、場合によっては、席をはずしている可能性や通話中でられないケースなど、タイミングが合わないことも少なくありません。
そのような場合、タイミングをみてかけ直したり、相手からの折り返しを待っていたりしなければならず、煩わしさがあるのです。そのため、緊急性の高い連絡以外は、メールやチャットツールの活用を使いましょう。
ビジネスフォンとの併用におすすめのツール
以下では、ビジネスフォンとの併用におすすめのツールを紹介します。
ビジネスフォンは、外部・内部とのやりとりを円滑に進めるうえで必須アイテムです。しかし、音声のみの伝達になるので、確実に情報を残せるアイテムとの併用が不可欠だと言えます。
しかし、付箋やPCのメモ帳アプリでは、情報へのアクセス性が悪く、チームで共有するには不向きです。そのため、気軽に情報を残しつつ、チームで共有できるITツールとの併用が最適です。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を簡単に残せて、スピーディーな共有を実現するツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にビジネスフォンでのやりとりを記載すれば、任意のメンバーにのみリアルタイムで情報を共有できます。また、ノートは「フォルダ」でカテゴリーごとに分けて管理できるので、メモした内容をいつでも簡単に振り返られます。
チームの情報を簡単に残せるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネスフォントの仕組みや特徴まとめ
ここまで、ビジネスフォンの仕組みや特徴のほか、注意点を中心に紹介しました。
ビジネスフォンは、主装置を経由することで、1本の回線でも複数台の電話機が稼働できる仕組みです。そのため、外部や内部からの問い合わせに、柔軟な対応が可能です。
しかし、音声のみのやるとりになるため、正確な情報を残せるアイテムとの併用が必須です。また、メモを残したとしても、チームで共有しなければ、情報は属人化してしまうので注意しましょう。
したがって、ビジネスフォンとの併用に最適なのは、あらゆる情報を「ノート」「フォルダ」で管理しつつ、チームに簡単に共有できる『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、ビジネスフォンとの併用に役立てましょう。
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