ビジネスフォンとは、1つの電話回線を複数人で共有できる企業向けの電話システムです。社内外の通話を効率化できるものの、近年ではクラウドPBXやスマートフォンの普及により、自社に本当に必要なのか判断に迷うケースも増えています。
「ビジネスフォンと家庭用電話やスマートフォンの違いが分からない」「自社に導入すべきなのか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスフォンの仕組みや必要性、ビジネスフォン導入後に見えてくる課題、併用におすすめのツールを中心にご紹介します。
- 新規開業やオフィス移転を控えており、ビジネスフォンの必要性を知りたい総務
- ビジネスフォンやクラウドPBXなどの違いが分からない管理部門担当者
- ビジネスフォンを導入したいが、自社に適するか判断できない中小企業の担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、ビジネスフォンの基礎知識を理解したうえで、自社に導入が必要かどうかを判断できるようになります。
目次
ビジネスフォンとは
ここでは、ビジネスフォンの仕組みや家庭用電話機・クラウドPBXとの違いを解説します。ビジネスフォンの基礎知識を知りたい方は必見です。
ビジネスフォンの仕組みとは
ビジネスフォンとは、主装置（PBX）を介して複数の電話機を接続し、1つの電話回線や電話番号を共有できる企業向けの電話システムです。
一般的な家庭用電話機は、利用する電話回線ごとに1台の電話機を接続するため、電話回線が1本しかない場合は複数の電話機で同時に通話できません。一方、ビジネスフォンは「電話回線→主装置（PBX）→電話機」という構成で、主装置が発着信を制御するため、複数の電話機を効率的に運用できます。
また、複数チャネルを契約すれば、1つの電話番号を複数の電話機で共有でき、どの電話機からでも外線の発着信に対応可能です。社内の電話機同士で利用する内線通話は無料で利用できるケースが多く、通話料金の削減にもつながります。
なお、接続する回線にはアナログ回線やISDN回線、ひかり電話回線、IP回線などがありますが、現在はインターネット回線を利用するIP回線が主流です。
ビジネスフォンと家庭用電話機の違い
ビジネスフォンと家庭用電話機の大きな違いは、複数人での利用を前提とした機能が備わっているかどうかです。
家庭用電話機は一般家庭での利用を想定しているため、基本的には少人数での通話に適しています。一方、ビジネスフォンでは、内線通話・保留転送・外線の振り分けなど、組織で効率的に電話対応するための機能が搭載されています。
したがって、複数人で電話対応をする企業では、家庭用電話機よりもビジネスフォンの方が適しています。
ビジネスフォンとクラウドPBXの違い
ビジネスフォンとクラウドPBXの違いは、電話システムを社内に設置するか、クラウド上で利用するかという点です。
従来のビジネスフォンでは、オフィス内に主装置を設置して電話機を接続します。一方、クラウドPBXはインターネット経由でPBX機能を利用するため、専用機器を設置せずにスマートフォンやパソコンを内線端末として活用できます。
そのため、オフィス中心の運用ならビジネスフォン、リモートワークや拠点分散を重視するならクラウドPBXが適しているといえます。
なぜ企業にビジネスフォンが必要なのか
ここではビジネスフォンの便利な機能を中心に、企業にビジネスフォンが必要とされる理由を解説します。
内線機能で電話応対の手間を減らせる
1つ目は、内線機能によって社内の担当者へすぐに連絡できるためです。
たとえば、「営業部の田中さんをお願いします」という電話がかかってきた場合、受付担当は営業部の電話機へ内線をかけるだけで担当者を呼び出せます。担当者が応答すれば、そのままスムーズに電話を引き継げるので、外線をかけ直す必要はありません。
その結果、部署間で電話の取次ぎが頻繁に発生しても、内線機能によって電話応対の無駄な行き来をなくせます。内線通話は無料で利用できるケースが多く、社内の連絡手段として活用すれば通信費の削減にもつながります。
保留転送機能で取次ぎをスムーズにできる
2つ目は、保留転送機能で取次ぎをスムーズにできるためです。
たとえば、受付担当が「経理部の佐藤さん宛て」の電話を受けた場合、相手を保留にしたまま経理部の電話機へ転送できます。担当者が電話に出ればそのまま通話を引き継げるため、「折り返しお電話します」と案内する必要がありません。
その結果、電話を受ける従業員と担当者の双方の負担を軽減し、顧客を待たせる時間も短くできます。担当者が別のフロアや会議室にいても、転送機能を利用すれば社内でスムーズに電話を回せるため、取次ぎ時間の短縮にもつながるのです。
通話履歴や録音機能で対応品質を向上できる
3つ目は、通話履歴や録音機能で対応品質を向上できることです。
たとえば、顧客から「商品を40個注文した」を「30個」と聞き間違えた場合でも、録音データを確認すれば実際の会話内容を振り返ることが可能です。また、「いつ・誰が・何分通話したのか」という履歴も確認できるため、言った言わない問題を防止できます。
その結果、受注や問い合わせなど電話で重要な情報をやり取りする場面でも、認識のズレをなくせます。さらに、新人教育では実際の応対内容を聞きながら改善点を共有できるため、電話応対の品質向上にも役立ちます。
【比較表】ビジネスフォンが向いている企業・向いていない企業
こちらは、ビジネスフォンが向いている企業・向いていない企業をまとめた比較表です。
| ビジネスフォンが向いている企業 | ビジネスフォンが向いていない企業 |
|---|---|
| オフィス勤務が中心の企業 | テレワーク中心の企業 |
| 代表電話への着信が多い企業 | 電話をほとんど利用しない企業 |
| 内線や保留転送を頻繁に利用する企業 | スマートフォンだけで業務が完結する企業 |
| 固定の電話環境を構築したい企業 | 初期費用を抑えて導入したい企業 |
| 社員数が多く、電話対応を分担したい企業 | 少人数で柔軟な働き方を重視する企業 |
ビジネスフォンは、営業部・総務部・経理部など部署間で電話を取り次ぐ機会が多い企業に適しています。一方、テレワークが中心の企業・スマートフォンだけで業務が完結する企業では、ビジネスフォンの機能を十分に活用できない可能性があります。
そのため、自社の働き方や電話対応の頻度を踏まえて導入を検討しましょう。
ビジネスフォンの選び方
ビジネスフォンは、以下3つの視点から選ぶことが重要です。
- 回線の種類
ビジネスフォンで利用できる回線には、種類によって通信品質や運用方法が異なります。利用人数や通信環境、将来的な拠点拡大も踏まえ、自社に適した回線を選びましょう。 - 必要な機能
ビジネスフォンには、内線通話や保留転送など多くの機能があります。不要な機能まで導入すると導入費用がかさむため、業務に必要な機能を整理したうえで判断しましょう。 - 利用台数と同時接続数
電話機の利用台数や、同時に外線を利用する人数に対応する必要があります。将来的な社員数や拠点数の増加も考慮して、拡張性のあるシステムを選ぶと安心です。
ビジネスフォン導入後に「回線数が足りない」「不要な機能がある」という失敗を防ぐために、回線の種類や必要な機能、利用台数・同時接続数を事前に整理しましょう。
ビジネスフォン導入後に見えてくる課題
ここでは、ビジネスフォン導入後に見えてくる課題を解説します。電話の取次ぎや社内連絡にかかる時間を短縮したい方は参考にしてください。
電話対応の履歴は自動で共有されない
1つ目は、電話対応の内容が社内へ自動で共有されるわけではないことです。
ビジネスフォンは電話の発着信や内線機能を効率化するシステムであり、「誰が・どのように対応したのか」という情報は別途記録する必要があります。取引先から納期変更の連絡を受けても、担当者がメモを残さなければ別の社員は内容を把握できません。
そのため、電話対応の履歴を社内で共有するには、情報を記録・管理する仕組みも併せて整備することが重要です。
口頭での申し送りは属人化しやすい
2つ目は、口頭での申し送りが属人化しやすくなることです。
口頭連絡だけで業務を進めると、「〇月〇日に納品してほしい」という顧客からの依頼が正しく伝わらない恐れがあります。また、電話を受けた担当者が休暇や退職で不在になると、過去にどのようなやり取りをしたのかをほかの社員が確認できません。
したがって、申し送りは口頭だけに頼らず、誰でも確認できる形で記録を残すことが重要です。
顧客対応の経緯を後から確認しにくい
3つ目は、顧客対応の経緯を後から確認しにくいことです。
担当者ごとに紙のメモや個人のパソコンへ情報を保存していると、「○月○日に価格を変更して見積書を再送する」といった過去のやり取りが担当者しか把握できません。その結果、顧客へ同じ内容を何度も確認したりする原因になります。
そのため、継続的な顧客対応を円滑に進めるには、電話対応履歴をチーム全員が確認できる形で一元管理することが大切です。
ビジネスフォンとの併用におすすめのツール
以下では、ビジネスフォンと併用して、電話対応後の情報共有や引き継ぎを効率化する方法をご紹介します。
ビジネスフォンを導入しても、問い合わせ内容や折り返し依頼、顧客からの要望を口頭や個人のメモだけで管理していると、引き継ぎ漏れや対応漏れが発生しやすくなります。これは、電話の取次ぎや折り返し対応に余計な時間がかかる原因に直結します。
こうした課題を防ごうとExcelや紙の台帳で電話対応を記録しても、転記作業の手間が増え、更新漏れや入力ミスが起こりがちです。運用ルールを徹底するだけでは、情報の属人化を根本的に解消し、チーム全体で最新情報を共有し続けることは難しいでしょう。
とくに、問い合わせ件数が増えるほど、担当者ごとの管理では対応漏れや引き継ぎミスが発生しやすくなるため、電話対応の情報をチーム全体で共有できる仕組みが必要です。そこで、情報共有ツールを導入すれば、電話で得た重要な情報を一元管理でき、引き継ぎや対応状況の確認もスムーズになります。
この条件に最も当てはまるのが、電話対応の内容や申し送り事項を蓄積・共有できる情報共有ツール「Stock」です。Stockなら、問い合わせ内容や顧客対応履歴を「ノート」に時系列で残せるため、スムーズに折り返し対応できます。ビジネスフォンと併用することで、通話だけでなく、その後の引き継ぎや対応管理まで一元化できるのです。
チームの情報を簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
FAQ｜ビジネスフォンに関するよくある質問
以下では、ビジネスフォンに関するよくある質問を紹介します。
- ビジネスフォンと一般電話の違いは何ですか？
ビジネスフォンは、1つの電話番号を複数の電話機で共有し、内線通話や保留転送ができる企業向けの電話システムです。一方、一般電話は基本的に1回線につき1台で利用します。 - NTTビジネスフォンの月額料金はいくらですか？
オフィス規模に合わせた「ひかり電話」などの回線基本料金（約1,200円〜数千円）に、通話料と機器の料金が加算されます。機器をレンタルやリースで導入する場合、オフィスの席数や主装置の構成によって変動します。 - ビジネスフォンは高いのはなぜですか？
通話を制御する主装置（PBX）の導入や配線工事が必要なため、初期費用や導入費用が高くなります。 - ビジネスフォンのメリット・デメリットは？
メリットは、内線通話や保留転送によって電話業務を効率化できる点です。一方、導入費用や維持費がかかる点がデメリットです。
ビジネスフォンの必要性と便利機能まとめ
これまで、ビジネスフォンの仕組み、企業にビジネスフォンが必要な理由、ビジネスフォン導入後に見えてくる課題を中心にご紹介しました。
ビジネスフォンは、内線通話や保留転送によって電話業務を効率化できる一方で、問い合わせ内容や顧客対応履歴は自動で共有されません。そのため、電話対応後の情報共有や引き継ぎまで見据えた運用が重要です。
そこで、問い合わせ内容や折り返し依頼、顧客とのやり取りをチーム全体で共有することが求められます。担当者の休暇や不在時でもスムーズに対応するには、電話対応の履歴を一元管理できる「情報共有ツール」を併用することが理想です。
なかでも、ビジネスフォンとの併用に最適なのは、電話対応の内容や顧客対応履歴を簡単に蓄積・共有できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ビジネスフォンと併用し、電話対応から情報共有までを一元化しましょう。
