ビジネスを進めていくにあたり、プロジェクト終了時に振り返りをすることは重要です。とくに、KPT法を用いて振り返りを実施すると、前回の反省を生かしつつ新しいプロジェクトに入れるため、より良い成果が期待できます。
しかし、「KPTという名称は知ってはいるものの、KPT法の具体的な進め方は分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、KPT法の具体的な進め方や導入時のコツを中心にご紹介します。
- KPT法の詳細がわからない
- KPT法を取り入れるメリットを知りたい
- KPT法の進め方について詳しく知りたい
という方はこの記事を参考にすると、KPT法が企業にどのように役立つのか理解を深めつつ、実践できるようになります。
目次
KPT法とは
KPT法とは振り返り手法の1つであり、業務内容の改善を促進するために用いられる方法です。具体的には、プロジェクトの全容を以下の3つに分類して振り返り、改善点や今後の施策を考えていきます。
- Keep：良かった点を継続する
- Problem：解決すべき課題を提示する
- Try：課題に取り組む
KPT法を用いて振り返りを実施することで、プロジェクトの良かった点や反省点を分析できます。その結果、次のアクションにつながり、プロジェクトを効率よく進めていけるのです。
KPT法の3つのメリット
ここでは、KPT法を活用することで得られるメリットを3つご紹介します。KPT法を用いて業務改善を図りたい方は必見です。
（1）課題を早期発見できる
KPT法の1つ目のメリットは、課題を可視化し、早期発見できる点です。
KPTは反省点だけでなく良かった点も整理するため、客観的な視点で課題を洗い出せるので、いち早く課題解決に向けて取り掛かれるのです。また、早いうちに課題を修正できれば、後に大問題に発展するリスクを下げられます。
さらに、KPT法を取り入れると、自身やチームの行動を客観的に分析して課題を見つけ出す習慣が身に付くのです。以上のように、仕事内容に向き合う機会が多くなる分、課題の早期発見にもつながります
（2）コミュニケーションが活性化する
KPT法の2つ目のメリットは、意見を交換する機会が増え、職場内のコミュニケーションが活発になる点です。
さまざまな意見が交わされることで、自身では気がつかなかった点が見つかり、あらゆる視点から解決策を見出せるようになります。また、共通の課題に対して、お互いの意見を聞きながら話し合うため、チーム一丸となって課題解決に取り組めます。
以上のように、KPTの実施はコミュニケーションを活発化させ、チームの向上力増進が期待できます。
（3）認識を統一できる
KPT法の3つ目のメリットは、物事に対しての認識をチーム内で統一できる点です。
人によって課題に対する解釈が異なる可能性があるため、課題や問題は正確に共有することが大切です。よって、チーム全体で振り返りをすれば、同じタイミングで共通認識をもてるため、今後やるべきタスクが明確となり、問題解決に向かって迅速に動けます。
したがって、KPT法を用いるとチーム内での認識を統一しやすくなり、課題解決を効率よく進められます。
KPT法の進め方
では、KPT法を実施するときの具体的な進め方について、表を用いて解説します。
- ステップ1｜振り返り用のフォーマットを作成する
- ステップ2｜KeepとProblemを書き出す
- ステップ3｜KeepとProblemについて話し合う
- ステップ4｜Tryする内容を具体的に考える
KPTをはじめる準備として、下図のように左上に「Keep」、左下に「Problem」、右側に「Try」と書いた表を用意します。
「Keep」の欄にうまくいったこと、「Problem」の欄に課題や問題点を記載します。このとき、他人の考えに影響を受けないよう自身の意見を書き出していきましょう。
ステップ2で書き出した内容について、「Problem」を中心にディスカッションします。問題とした理由や要因を突き詰めて、真相を明確にすることが大切です。
話し合いを通して明らかになった要因に対して、どのような改善策をとるのか具体的に考え、実施していきます。ここで決定したTry内容は、次回の振り返りのときに検証ポイントとして役立つため、いつでも確認できるようにしましょう。
このように、KPT法ではKeep→Problem→Tryの順にプロジェクト内容を書き出していき、良かった点や反省点を振り返っていきます。
KPT法の3つのコツとは
さらに、KPT法による振り返りにはコツがあります。KPT法を効果的に実施したい方は必見です。
（1）テーマを絞り込む
KPT法を用いた話し合いでは、テーマを絞り込むことが大切です。
たとえば、「上半期の売上実績」といった抽象的なテーマではなく、「今月のテレアポ件数」や「チーム体制」など、具体的なテーマを決めましょう。また、決定したテーマは事前にチームで共有しておけば、会議で活発な意見交換ができます。
以上のように、テーマを決めてKPTを実施すれば、思考を整理しやすくなり、議論の効率化も図れます。
（2）誰でも発言しやすい環境を作る
KPTでは、各自が些細なことでも思いついたらすぐに発言できる環境が非常に大切です。
しかし、大人数の会議ではなかなか自分の意見を言いづらい場合があります。そのため、グループを複数に分けたり、進行役をたてたりすることで、さまざまな意見が出る上、議論がまとまりやすくなるのです。
したがって、誰もが活発に意見を言える環境がKPTを成功させるためには欠かせません。
（3）KPT法を継続的に実施する
KPTを正しく機能させるためには、定期的に継続することが必須です。
前回のTry結果の振り返りによって連続性が生じ、課題が徐々に改善していくという実感が湧きやすくなります。さらに、KPTは実施するごとに新たな発見や学びがあり、自身やチームが成長していくという実感は、継続していく上で大きな原動力となります。
このように、KPT法の継続は業務を改善していくのに効果的です。
KPT法で話し合った情報を共有するツール
以下では、KPT法を用いた会議の情報を保存・共有できるツールをご紹介します。
KPT法は1度で終わりではなく、定期的に繰り返し実施することで効果を発揮します。そして、業務を改善していくには進捗を照らし合わせながら、振り返った内容を会議の都度確認することが大切です。
そのため、会議で話し合った情報を簡単に共有できて、リアルタイムで情報を確認できる情報共有ツールを導入すべきです。しかし、チャットツールでは情報が錯綜してしまい、見つけるのに不便なため、情報を蓄積・共有できるノート型ツールが適切です。
結論、KPTの活用に役立つツールは、内容をフォルダごとに管理でき、情報を適切に管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は画像やファイルも貼り付けられるため、話し合った内容を詳細に記録できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、メンバーと内容についていつでも簡単にやりとりできます。
誰でも簡単に情報をストックできる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
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SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
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KPT法の概要や注意点まとめ
これまで、KPT法の詳細やメリット、進め方を中心にご紹介しました。
KPT法は課題の早期発見やチーム力の向上につながりますが、効果を発揮するためには継続的に続けていくことが重要です。たとえば、次の会議のはじめには、前回の内容をその都度確認して、達成できたかを判断する必要があります。
そのためには、会議での情報を適切に管理しなければなりませんが、チャットツールやファイルでの管理は情報が入り乱れやすく、探すのに非常に不便です。そこで、「情報を簡単にストックでき、フォルダに分けて整理できるノート型ツール」を導入するべきです。
結論、KPT法を用いた会議での情報管理に役立つツールは、情報が混ざることなくストックできて、いつでも簡単にチーム内で共有できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクトの課題点を見つけ、改善できるよう努めましょう。
