日々、仕事を進めていくうえで文書の作成・管理は、どの業界職種にも当てはまる業務だと言えます。また、ミスや違反行為をしてしまったとき提出を求められる「始末書」も、仕事上で扱う文書のひとつです。
しかし、なかには「始末書を書く機会が滅多にないので、どのように書けば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、始末書を書く時のコツや例文を中心に解説します。
- 始末書と顛末書の違いが分からない
- 例文を参考にして、始末書を作成したい
- 作成した文書の管理に最適な方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、正しい始末書の書き方が分かるだけでなく、文書管理に最適な手段まで見つけられます。
目次
始末書とは？
始末書とは「仕事上の過失や違反行為の事実を明らかにする書類」であるのと同時に「謝罪の意を表明する書類」とも言えます。
具体的な違反行為には、無断欠勤や遅刻など就業規則に違反した場合や法律違反など社会の規律を乱すような行為が挙げられます。また、会社の信用を傷つけたり、金銭的に損失を負わせてしまった場合も同様です。
始末書を書く目的とは
始末書を書く目的は、トラブルの経緯を明らかにすることに加え、違反行為をした本人に反省の意識をと再発防止の意識を持たせることにあります。
顛末書との違いとは
顛末書は、手続き上のミスやサービスに不具合があった場合に作成することがあります。作成する目的は、会社として経緯を把握しつつ、再犯防止のために改善に取り組み企業経営の向上を図ることが挙げられます。
また、そのほかにも始末書と顛末書では以下の違いがあるため、混同しないように注意しましょう。
| 提出先 | 処遇への影響 | |
|---|---|---|
| 始末書 |
お詫びする相手（社内の人や取引先、顧客） |
・場合によっては、譴責（けんせき）、減給、出勤停止などの懲戒処分扱い
・懲戒処分にならずとも人事査定に影響が出る可能性がある |
| 顛末書 |
原則社長 |
・懲戒処分や評価が下がるなど不利益を被ることはない
・場合によっては、人事考課に影響が出る可能性がある |
始末書を書くときのコツとは
以下では、始末書を書くときのコツを紹介します。始末書を作成するときは、相手に誠意を伝えるためにも、失礼がないように以下の内容を確実に押さえましょう。
事実を正確に記載する
まずは、事実を正確に記載することが重要です。
ミスや違反行為をしてしまった場合、焦りや後ろめたさから、胡麻化したり詳細を省いたりして書いてしまいがちです。しかし、事実を正直に書かなければ、相手に反省している態度や誠意が伝わらず、かえって事態は悪化しかねません。
そのため、自分の過失を正当化せず、嘘偽りなく事実を書くようにしましょう。
簡潔に記載する
また、簡潔に記載することもポイントです。
冗長な文章では、相手に伝えたい内容が十分に伝わらないことがあります。とくに、始末書の場合、相手にお詫びの気持ちが伝わらなければ意味がありません。
- 反省と謝罪の意を示す
- トラブルが起きた経緯・内容を説明する
- 過失の原因が自身にあることを認め、反省の意を示す
- 再発を防止する対策を説明する
そこで、以下のポイントを押さえつつ、順序立てて文章を作成すると、相手に伝わる始末書が作成できます。
すぐに作成する
始末書を提出するように指示が出た場合、すぐに作成に取りかかることも大切です。
ミスやトラブルが起きてから始末書の作成までに時間が空いてしまうと、詳細を忘れてしまい、正確な経緯を書けなくなってしまいます。また、謝罪を受ける側も放置されていると感じてしまい、不快感や不信感につながり兼ねません。
一方、素早い対応は、相手に真摯な態度や誠意を示すことができ、信頼を取り戻すまでの一歩となるのです。
始末書の例文4パターン
ここでは、始末書の例文をパターン別に紹介します。ただし、あくまでも例文なので、自分のことばで伝えることも大切です。
ぜひ、以下の例文を参考にしてみてください。
パターン1：遅刻したとき
こちらが、遅刻をしてしまったときの例文になります。
この度、令和〇年〇月〇日、正当な理由もなく遅刻を繰り返してしまい、会社の皆様に多大なご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。
これは私の自己管理ができていないことが原因で、弁解の余地もありません。
今後は自己管理を徹底して、2度とこのようなことがないように注意しながら、業務に精進することを誓います。
以上のように、言い訳をしてしまわないように注意しましょう。
パターン2：紛失したとき
以下は、会社からの貸与を紛失したときの例文です。
この度、令和〇年〇月〇日に、会社より貸与されている〇〇を、帰宅途中に不注意で電車内で紛失しました件について、多大なご迷惑をお掛けしたことをお詫び申し上げます。
経過ですが、すぐに最寄りの駅にて駅員に確認をした後、当日中に警察に紛失物届を提出いたしまいた。しかし、今のところ警察からの連絡は来ていない状況です。
今後は、使用するとき以外は〇〇を鞄に入れて細心の注意を払い、2度とこのようなことが起こらないよう誓います。
以上のように、紛失させてしまった場合は、ことが起こった経緯や現時点での状況まで明記するようにしましょう。
パターン3：破損したとき
以下は、会社の物品を破損させてしまったときの例文です。
この度、令和〇年〇月〇日に、会社より貸与されている〇〇を、不注意で落としてしまい、破損させてしまった件について、多大なご迷惑をお掛けしたことをお詫び申し上げます。
本来ならば周囲の環境を慎重に確認すべきところ、〇〇を運んでいる最中に誤ってコンセントに足を引っかけてしまったことが原因です。
2度とこのようなミスを起こさないように、物を運ぶ際は足元に注意を払い慎重に行動することを誓います。
以上のように、自身の過失を認め、胡麻化すことなく記載することが大切です。
パターン4：事故を起こしたとき
以下は、事故を起こしてしまったときの例文です。
この度は、令和〇年〇月〇日午後〇〇頃、〇〇市の〇〇交差点付近で、前方不注意による追突事故を起こしてしまいました。
営業で外回りをしている途中、私の不注意で前方の確認を怠ってしまったことが原因です。
幸い、双方にともに怪我はありませんでしたが、車は両方破損してしまったため、修理が必要となりました。事故処理については、総務部より保険会社を通して、相手方の理解を得て示談が成立している状況です。
この件につきまして、会社に多大なご迷惑と損害を与えてしまったことを深くお詫び申し上げます。また、今後は安全運転を心がけて事故を起こさないように誓います。
とくに、交通事故が起こった場合、何より知りたいのは双方の安全確認です。そのため、以上のように、重要な要素を簡潔にまとめて報告するようにしましょう。
社内の文書管理に最も貢献するツール
以下では、社内の文書管理に最も貢献するツールを紹介します。
始末書は、作成して終わりではなく再発を防止するためにも、企業側で確実に記録として残しておくことが大切です。また、始末書にかぎらず、顛末書や物品の貸出書など、ほかの文書も同様に適切に管理しておかなければなりません。
とはいえ、紙資料やExcel、Wordを使った管理では、情報が入り乱れやすく、管理するのに手間がかかります。そこで、「誰でも簡単に欲しい情報にたどり着けるツール」があれば、文書を振り返るのに便利です。
結論、自社が導入すべきなのは、文書の内容を「ノート」に残すことができ、非IT企業の65歳の方でも簡単に情報にたどり着ける「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に文書の内容を直に書き込むだけで、任意のメンバーに共有することができます。また、ノートはカテゴリーごとに「ファイル」を分けて管理すれば、どこに何があるのか分からない事態が起こりません。
情報の管理・共有を最適化するツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
始末書の概要や書くときのコツとは
ここまで、始末書の概要や書くときのコツを中心に紹介しました。
始末書は、仕事上の過失を明らかにするとともに、相手への謝罪の意を表明する重要な文書になります。そのため、作成するときは「嘘偽りのない事実を簡潔に述べ、速やかに提出すること」が誠意を伝えるうえで大切です。
また、始末書をはじめとする様々な文書は、企業にとって重要な記録となるので、適切に管理するように努めましょう。たとえば、情報を「ノート」に残しつつ「ファイル」ごとに管理できるツールがあれば、膨大な数の文書も適切に管理できます。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる文書を入り乱れることなく管理でき、いつでも簡単に情報を振り返られるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、始末書をはじめとする文書の管理を最適化しましょう。
